Orientasi Kerja: Makna, Tujuan, dan Cara Meraih Kesuksesan

Apa karyawan baru tercepat yang pernah meninggalkan perusahaan Anda?

Anda mungkin terkejut mendengar bahwa 4% karyawan baru berhenti dari pekerjaan mereka setelah hari pertama mereka, dan 22% dari pergantian karyawan terjadi dalam 45 hari pertama.

Kabar baik: program orientasi kerja yang baik dapat membantu Anda mencegah hal ini terjadi di perusahaan Anda.

Karyawan yang berpartisipasi dalam orientasi tempat kerja terstruktur memiliki kemungkinan 69% lebih besar untuk bertahan di perusahaan mereka setidaknya selama tiga tahun—itu merupakan pengembalian investasi Anda yang signifikan.

Apa itu Orientasi Kerja?

Orientasi Kerja adalah ketika karyawan yang baru direkrut disambut di tempat kerja baru mereka dan diperkenalkan dengan pekerjaan, perusahaan, lingkungan kerja, dan rekan kerja mereka. Ini biasanya terjadi selama beberapa hari pertama mereka bekerja.

Program orientasi umumnya meliputi:

• Tur tempat kerja
• Perkenalan rekan kerja, tim, dan supervisor
• Presentasi perusahaan, termasuk pengenalan kebijakan dan proses
• Penanganan dokumen perekrutan baru

Mengapa Orientasi Kerja Penting bagi Karyawan Baru?

Tujuan utama orientasi karyawan adalah untuk membantu karyawan baru merasa diterima dan memberi mereka pemahaman yang jelas tentang peran mereka dan semua sumber daya, peralatan, dan instruksi yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Di luar itu, ada lebih banyak alasan mengapa orientasi kerja yang sukses itu penting.

Orientasi kerja adalah kesempatan terbaik bagi Anda untuk membantu karyawan baru Anda mengenal perusahaan lebih dalam. Ini termasuk misi, latar belakang, standar, dan nilai perusahaan Anda yang menentukan budaya organisasi.

Hal ini, pada gilirannya, meningkatkan kemampuan karyawan baru untuk memahami:

• Misi dan nilai perusahaan Anda
• Tempat mereka di dalam perusahaan
• Apa yang diharapkan dari mereka?

Ini juga membantu mereka:

• mengintegrasikan dengan lancar ke dalam prinsip dan budaya kerja perusahaan
• berkontribusi terhadap tujuan perusahaan

Setiap perusahaan memiliki seperangkat kebijakan dan prosedur pemandu yang unik yang membentuk cara karyawan harus berperilaku.

Ini dapat mencakup kebijakan mengenai hal-hal berikut:

• Aturan berbusana
• Waktu kerja dan kehadiran
• Waktu istirahat dan makan
• Kebijakan keamanan
• Anti-diskriminasi dan pelecehan

Memperkenalkan karyawan baru pada nilai-nilai inti perusahaan Anda pada tahap awal ini dan dengan cara yang terorganisir akan membantu mereka menyesuaikan diri dan bertindak sesuai sejak awal.

Pastikan bahwa kebijakan dan prosedur perusahaan Anda serta informasi penting lainnya dapat diakses dan mudah ditemukan oleh karyawan Anda. Basis pengetahuan digital adalah cara mudah untuk melakukan ini.

Orientasi kerja adalah waktu yang tepat untuk memastikan bahwa karyawan baru Anda memahami peran mereka dalam perusahaan Anda dan apa yang diharapkan dari mereka.

Ini, pada gilirannya, membantu menghilangkan kebingungan yang mungkin dimiliki karyawan baru Anda mengenai posisi mereka. Hal ini juga memungkinkan mereka untuk menetapkan harapan mereka dan dengan demikian potensi kecemasan sekarang mengetahui apa yang diharapkan dari minggu-minggu pertama di pekerjaan baru.

Mengkomunikasikan secara efektif kepentingan dan kontribusi mereka secara keseluruhan terhadap tujuan perusahaan akan memotivasi mereka untuk melakukan tugas mereka dengan lebih baik.

Perekrutan sering kali kesulitan membangun hubungan dengan rekan kerja mereka dan menjadi bagian dari tim.

Program orientasi tempat kerja mengatasi rintangan ini dengan membangun hubungan semacam itu dengan menyambut dan memperkenalkan karyawan baru kepada orang-orang yang akan bekerja dengan mereka.

Pastikan karyawan baru Anda merasa menjadi bagian dari tim dan merasa nyaman mengajukan pertanyaan atau menyampaikan kekhawatiran apa pun. Ini akan mengatur nada untuk hubungan positif dan produktif yang langgeng.

Ini mungkin terdengar jelas, tetapi karyawan yang bahagia cenderung bertahan di perusahaan mereka. Program orientasi kerja yang baik memberikan kesan pertama yang positif kepada karyawan baru tentang lingkungan kerja baru mereka, meningkatkan semangat kerja, motivasi, kepuasan kerja, dan komitmen organisasi dalam jangka pendek dan panjang.

Beberapa minggu pertama di setiap pekerjaan baru biasanya ditandai dengan belajar dan menyerap informasi baru – bukan dengan kerja yang efisien. Dengan membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan peran baru mereka secepat mungkin, mereka menjadi lebih cepat produktif.

Selain itu, ini meningkatkan kemampuan pekerja baru Anda untuk menghasilkan pekerjaan berkualitas yang memenuhi tujuan perusahaan dan mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk mencapai potensi penuh mereka.

Ini membantu mereka merasa kurang tegang dan lebih nyaman dan percaya diri, yang mengurangi kesalahpahaman dan kesalahan dan meningkatkan tingkat produktivitas di tempat kerja.

Berapa Lama Orientasi Kerja Harus Berlangsung?

Biasanya, orientasi kerja berlangsung dari beberapa jam hingga satu minggu kerja penuh. Panjang ideal berbeda per perusahaan dan sangat tergantung pada kompleksitas perusahaan dan peran karyawan baru.

Orientasi karyawan tidak sama dengan proses orientasi yang umumnya lebih lama, di mana orientasi kerja hanya merupakan komponen kecil tetapi penting.

11 Langkah Membuat Orientasi Kerja di Organisasi Anda Sukses

Memulai pekerjaan baru bisa membuat stres. Kurangi kecemasan karyawan baru Anda dengan mengomunikasikan apa yang seharusnya mereka harapkan.

Sebelum hari pertama mereka, komunikasikan dengan jelas:

• Jam berapa mereka harus tiba
• Petunjuk terperinci tentang cara mencapai tempat kerja
• Kepada siapa mereka harus melapor
• Kode berpakaian Anda
• Apa saja yang perlu mereka bawa, seperti dokumen, alat, dll.
• Bagaimana mereka perlu masuk dan keluar

Juga, buatlah rencana yang menguraikan program untuk beberapa hari pertama karyawan sehingga mereka akan tahu apa yang akan terjadi.

Menggunakan perangkat lunak manajemen karyawan all-in-one akan memungkinkan Anda berkomunikasi dengan mudah dengan karyawan Anda yang bekerja dari jarak jauh dan berbagi dokumen penting.

Memberi karyawan baru tur ke tempat kerja dan memperkenalkan mereka kepada rekan kerja, anggota tim, dan penyelia mereka akan membantu semua orang merasa lebih nyaman.

Persiapkan tempat kerja karyawan baru Anda dan siapkan item terkait pekerjaan apa pun yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka dan tunggu mereka saat mereka tiba.

Ini dapat mencakup:

• Peralatan teknis
• Kartu identitas perusahaan
• Kabinet atau loker
• Peralatan Kantor
• Email dan kata sandi perusahaan
• Undangan ke komunikasi tim dan perangkat lunak manajemen tugas

Juga, pastikan bahwa seseorang siap untuk menunjukkan kepada mereka bagaimana semuanya bekerja.

Untuk karyawan baru yang bekerja dari jarak jauh, barang-barang ini harus dikirimkan kepada mereka cukup jauh sebelumnya untuk dapat digunakan pada hari pertama mereka bekerja.

Juga, pastikan bahwa seseorang siap membantu mereka mengatur dan menunjukkan kepada mereka bagaimana semuanya bekerja.

Berikan sambutan hangat kepada karyawan baru Anda ke dalam tim baru mereka dan antusiaslah dengan kedatangan mereka. Ini akan meningkatkan rasa memiliki mereka dan memberikan kesan pertama yang sangat baik.

Biarkan mereka mengenal anggota tim mereka dengan mengatur pertemuan tim atau makan siang sebagai sebuah kelompok.

Anda juga dapat menambahkan beberapa fasilitas bagus untuk membuat pendatang baru merasa istimewa. Buat paket selamat datang yang mencakup kaos perusahaan, buku catatan, dan botol air—siapa yang tidak suka mendapat hadiah?

Pastikan untuk memberikan pengalaman yang sama ramahnya kepada karyawan Anda yang bekerja dari jarak jauh.

Kembangkan jadwal untuk program orientasi kerja Anda yang mencakup semua hal yang perlu diketahui oleh karyawan baru Anda sambil tetap mempertimbangkan kebutuhan mereka.

Jaga agar orientasi tetap spesifik dan konsisten, dan hindari membuat karyawan baru Anda kewalahan dengan menyajikan terlalu banyak informasi kepada mereka. Tambahkan banyak istirahat untuk memungkinkan mereka memproses semuanya dan mengambil nafas.

Untuk menyederhanakan tugas ini, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi pembuat jadwal.

Dorong pendatang baru Anda untuk mengajukan pertanyaan dan menambahkan titik kontak dengan supervisor mereka setidaknya dua kali sehari.

Jaga agar program orientasi kerja Anda konsisten untuk semua karyawan baru dengan membuat atau menggunakan daftar periksa orientasi kerja yang ada.

Studi menunjukkan bahwa orang menyerap jauh lebih banyak informasi yang mereka dengar dan lihat, yaitu 50%, dibandingkan dengan hanya 20% dari apa yang mereka dengar dan 10% dari apa yang mereka baca.

Alih-alih hanya memberi tahu karyawan baru Anda informasi yang perlu mereka ketahui, alihkan dengan menambahkan presentasi visual. Ini memberikan stimulasi visual dan pendengaran untuk membantu karyawan baru Anda tetap terlibat dan menyerap informasi dengan lebih baik.

Misalnya, ini bisa berupa:

• presentasi PowerPoint yang memberikan gambaran visual tentang apa yang disajikan
• video pengenalan perusahaan

Presentasi visual dapat disimpan dan dibagikan dengan karyawan Anda untuk referensi di masa mendatang. Itu akan menghemat waktu dan tenaga Anda.

Presentasi semacam itu juga mudah dibagikan dengan karyawan Anda yang bekerja dari jarak jauh atau tidak bekerja di belakang meja, terutama saat menggunakan aplikasi komunikasi tim.

Dengan mengelompokkan orientasi kerja Anda berdasarkan topik, Anda membuat gambaran umum yang jelas tentang materi dan tugas yang tercakup dalam program.

Ini juga memungkinkan Anda untuk menetapkan sesi untuk dikelola oleh departemen atau orang yang relevan.

Misalnya, pemimpin tim akan menangani tugas yang membiasakan karyawan baru dengan lingkungan kerja baru mereka, seperti:

• Tur tempat kerja
• Memperkenalkan anggota tim
• Mempresentasikan misi dan visi perusahaan
• Memeriksa kebijakan dan prosedur perusahaan

Sedangkan bagian HR akan menangani tugas-tugas administrasi, seperti:

• Dokumen perekrutan baru
• Menyediakan barang-barang terkait pekerjaan yang diperlukan
• Mengumpulkan umpan balik dari karyawan setelah menyelesaikan proses

Penting untuk memastikan bahwa karyawan baru Anda sepenuhnya memahami apa yang diharapkan dari mereka di tempat kerja dan secara keseluruhan sebagai bagian dari perusahaan.

Beberapa harapan inti perlu dikomunikasikan sejak hari pertama. Ini dapat mencakup bahwa semua karyawan harus:

• Lakukan yang terbaik dan bertanggung jawab atas pekerjaan mereka
• Bertindak secara profesional
• Jujur dan berintegritas
• Terimalah bahwa orang terkadang bisa membuat kesalahan
• Pahami bahwa rasa hormat sangat penting dalam menjaga hubungan kerja yang positif
• Mencari bantuan dan bimbingan saat dibutuhkan
• Bersedia mempelajari hal baru secara teratur

Juga, mengomunikasikan kepada karyawan baru Anda tentang apa yang akan mereka evaluasi di masa depan akan merangsang mereka untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Karyawan baru Anda akan bersemangat untuk mempelajari lebih lanjut tentang pekerjaan baru mereka—bagaimanapun juga, untuk itulah mereka ada di sini.

Komunikasikan seperti apa pekerjaan mereka sehari-hari dan apa tugas, tanggung jawab, dan prioritas mereka secara keseluruhan.

Beri mereka gambaran umum tentang proyek apa pun yang akan mereka kerjakan. Misalnya, Anda dapat memberi mereka informasi proyek, seperti:

• Beberapa latar belakang
• Dengan siapa mereka akan bekerja
• Pentingnya peran mereka dalam berhasil menyelesaikannya

Menyoroti pentingnya karyawan Anda dalam perusahaan akan memotivasi mereka untuk bekerja keras menuju misi dan visi perusahaan dan menginternalisasi tujuan ini.

Lebih dari sekadar mengomunikasikan apa yang diharapkan dari karyawan baru dan bagaimana mereka harus melakukan pekerjaan mereka, penting untuk menyuarakan bagaimana perusahaan menghargai dan menghargai mereka atas kerja keras mereka.

Semua karyawan Anda harus memahami sistem perusahaan tentang bagaimana kinerja mereka terkait dengan pengakuan dan promosi karyawan yang positif.

Studi menunjukkan bahwa dengan memiliki program pengakuan, produktivitas, kinerja, dan keterlibatan pekerja Anda 14% lebih tinggi daripada perusahaan tanpa program tersebut.

Selain itu, mereka perlu menyadari bahwa perusahaan menawarkan kesempatan kerja yang sepenuhnya adil dan inklusif di mana semua karyawannya dapat berkembang.

Mempersiapkan kuis bagi karyawan Anda untuk mengikuti sesi orientasi adalah cara yang menyenangkan dan menarik untuk menguji pemahaman karyawan Anda tentang materi dan melihat apakah Anda berhasil menyampaikan semua yang Anda ingin mereka pelajari.

Anda dapat menyederhanakan seluruh proses pembuatan, pengisian, dan peninjauan kuis dengan mengklik tombol menggunakan kuis online. Ini juga akan mudah digunakan dengan karyawan jarak jauh dan tanpa meja Anda.

Selalu ada ruang untuk perbaikan dalam setiap orientasi tempat kerja.

Mengumpulkan umpan balik dari karyawan baru Anda setelah menyelesaikan orientasi kerja adalah cara sempurna untuk mendapatkan wawasan berharga tentang bagaimana membuat proses menjadi lebih baik.

Cara yang bagus untuk mengumpulkan umpan balik adalah melalui survei karyawan.

Perhatikan setiap kenaikan:

• Kekhawatiran
• Saran untuk peningkatan
• pertanyaan

Ini juga merupakan kesempatan bagus untuk meninjau kinerja mereka untuk memastikan bahwa karyawan tersebut telah bekerja dengan baik.

Selain itu, meminta umpan balik meningkatkan keterlibatan karyawan, meningkatkan pengalaman mereka sejak awal.

Meminta umpan balik dari karyawan baru telah terbukti meningkatkan hubungan Anda hingga 91%.

Apa itu Daftar Periksa Orientasi Kerja?

Daftar periksa orientasi kerja adalah daftar periksa semua elemen yang ingin Anda sertakan dalam orientasi kerja Anda, mulai dari menandatangani formulir karyawan baru hingga menyiapkan area kerja mereka dan menyajikan budaya perusahaan.

Itu membuat orientasi pengorganisasian dalam pekerjaan menjadi lebih mudah karena Anda tidak perlu membuat program dari awal dan membantu Anda memastikan tidak ada yang lolos.

Jangan ragu untuk mencoba Template Daftar Periksa Orientasi Karyawan Baru ini.

Apakah Orientasi Kerja dan Orientasi Sama?

Sementara orientasi dalam pekerjaan dan proses orientasi karyawan sama-sama bertujuan untuk membantu karyawan baru Anda beradaptasi, keduanya adalah dua hal yang berbeda.

Orientasi dimulai pada hari pertama kerja dan lebih fokus secara umum, menyambut karyawan baru dan memperkenalkan mereka dengan lingkungan kerja baru mereka.

Onboarding adalah proses yang jauh lebih lama, biasanya beberapa minggu atau bulan, dan lebih spesifik untuk pekerjaan dan departemen. Ini terdiri dari serangkaian pelatihan dan acara, termasuk orientasi tempat kerja, yang membantu karyawan baru berintegrasi ke dalam departemen mereka dan berkembang menjadi pekerja yang sukses.

Proses orientasi yang kuat meningkatkan retensi karyawan baru sebesar 82% dan produktivitas lebih dari 70%, bersama dengan banyak manfaat lainnya.

Secara keseluruhan, orientasi kerja adalah kunci tetapi hanya sebagian kecil dari proses orientasi. Namun demikian, keduanya penting dalam menyiapkan karyawan baru Anda untuk sukses.

Sekarang Mari Bekerja

Jadi secara keseluruhan, sekarang jelas bahwa orientasi kerja adalah kunci untuk menyambut karyawan baru Anda dan mengatur nada untuk hubungan kerja yang positif dan produktif yang langgeng.

Dan bagian terbaiknya adalah itu bahkan tidak harus sulit.

Dengan alat yang tepat dan daftar periksa orientasi kerja yang tepat, Anda dapat dengan mudah menyiapkan jadwal untuk pendatang baru Anda.

Selain itu, ada beberapa solusi perangkat lunak yang luar biasa, seperti Connecteam, aplikasi manajemen karyawan pemenang penghargaan yang memungkinkan Anda membuat program orientasi kerja dengan mudah dan membagikannya dengan karyawan Anda langsung di perangkat seluler mereka.

Dan itu hanya puncak gunung es!