Orientacja na pracę: jej znaczenie, cel i jak odnieść sukces

Jaki jest najszybszy nowy pracownik, który opuścił Twoją firmę?

Możesz być zaskoczony, słysząc, że 4% nowych pracowników odchodzi z pracy po pierwszym dniu, a aż 22% rotacji pracowników ma miejsce w ciągu pierwszych 45 dni.

Dobra wiadomość: dobry program orientacji w pracy może pomóc Ci zapobiec takim sytuacjom w Twojej firmie.

Osoby zatrudnione, które uczestniczą w zorganizowanej orientacji w miejscu pracy, są o 69% bardziej skłonne do pozostania w firmie przez co najmniej trzy lata — to znaczący zwrot z Twojej inwestycji.

Co to jest orientacja na pracę?

Orientacja na pracę ma miejsce, gdy nowo zatrudnieni pracownicy są mile widziani w nowym miejscu pracy i wprowadzani do pracy, firmy, środowiska pracy i współpracowników. Zwykle dzieje się to w ciągu pierwszych kilku dni zatrudnienia.

Programy orientacyjne zazwyczaj obejmują:

• Zwiedzanie miejsca pracy
• Wprowadzenie współpracowników, zespołów i przełożonych
• Prezentacje firmowe, w tym wprowadzenie do polityk i procesów
• Obsługa dokumentów nowo zatrudnionych

Dlaczego orientacja na pracę jest ważna dla nowych pracowników?

Głównym celem orientacji na pracownika jest pomóc nowym zatrudnionym poczuć się mile widzianym i dać im jasne zrozumienie ich roli oraz wszystkich zasobów, sprzętu i instrukcji, których będą potrzebować do wykonywania swojej pracy.

Poza tym istnieje wiele innych powodów, dla których ważna jest skuteczna orientacja zawodowa.

Orientacja w pracy to dla Ciebie najlepsza okazja, aby pomóc nowym pracownikom zapoznać się z firmą na głębszym poziomie. Obejmuje to misję, pochodzenie, standardy i wartości Twojej firmy określające kulturę organizacyjną.

To z kolei poprawia zdolność nowych pracowników do rozumienia:

• Misja i wartości Twojej firmy
• Ich miejsce w firmie
• Czego się od nich oczekuje

Pomaga im również:

• płynnie zintegrować się z zasadami i kulturą pracy firmy
• przyczyniać się do realizacji celów firmy

Każda firma ma swój własny, unikalny zestaw zasad i procedur, które kształtują sposób, w jaki pracownicy powinni się zachowywać.

Może to obejmować zasady dotyczące:

• Kodeks ubioru
• Czas pracy i frekwencja
• Przerwy i posiłki
• Polityka bezpieczeństwa
• Przeciwdziałanie dyskryminacji i molestowaniu

Zapoznanie nowych pracowników z podstawowymi wartościami Twojej firmy na tym wczesnym etapie iw zorganizowany sposób pomoże im zaaklimatyzować się i odpowiednio postępować od samego początku.

Upewnij się, że zasady i procedury Twojej firmy oraz inne ważne informacje są dostępne i łatwe do znalezienia dla Twoich pracowników. Cyfrowa baza wiedzy to prosty sposób na zrobienie tego.

Orientacja w pracy to doskonały czas, aby upewnić się, że nowi pracownicy rozumieją swoją rolę w firmie i czego się od nich oczekuje.

To z kolei pomaga wyeliminować wszelkie nieporozumienia, jakie mogą mieć nowi pracownicy w związku z ich stanowiskiem. Pozwala im również określić swoje oczekiwania, a tym samym potencjalny lęk przed tym, czego się spodziewać w pierwszych tygodniach nowej pracy.

Skuteczne komunikowanie ich ogólnego znaczenia i wkładu w cele firmy zmotywuje ich do jeszcze lepszego wykonywania swoich zadań.

Rekruci często mają trudności z budowaniem relacji ze swoimi współpracownikami i byciem częścią zespołu.

Program orientacji w miejscu pracy pokonuje tę przeszkodę poprzez budowanie takich relacji poprzez przyjmowanie i przedstawianie nowych pracowników ludziom, z którymi będą pracować.

Upewnij się, że nowi pracownicy czują się częścią zespołu i swobodnie zadają pytania lub zgłaszają wszelkie wątpliwości. To nada ton trwałym pozytywnym i produktywnym relacjom.

To może wydawać się oczywiste, ale zadowoleni pracownicy mają tendencję do pozostawania w swoich firmach. Dobry program orientacji w pracy daje nowym pracownikom pozytywne pierwsze wrażenie w nowym środowisku pracy, zwiększa morale, motywację, satysfakcję z pracy i zaangażowanie organizacyjne w perspektywie krótko- i długoterminowej.

Pierwsze tygodnie w każdej nowej pracy są zwykle naznaczone nauką i przyswajaniem nowych informacji, a nie wydajną pracą. Pomagając nowo zatrudnionym w przystosowaniu się do nowej roli tak szybko, jak to możliwe, szybciej stają się produktywni.

Co więcej, zwiększa zdolność nowych pracowników do wykonywania pracy wysokiej jakości, która spełnia cele firmy i skraca czas potrzebny do osiągnięcia pełnego potencjału.

Dzięki temu czują się mniej spięci, bardziej komfortowo i pewnie, co zmniejsza nieporozumienia i błędy oraz zwiększa poziom produktywności w miejscu pracy.

Jak długo powinna trwać orientacja w pracy?

Zazwyczaj orientacja w pracy trwa od kilku godzin do pełnego tygodnia pracy. Idealna długość różni się w zależności od firmy iw dużej mierze zależy od złożoności firmy i roli nowego pracownika.

Orientacji na pracownika nie należy mylić z ogólnie dłuższym procesem onboardingu, którego orientacja na pracę jest tylko małym, ale kluczowym elementem.

11 kroków, które sprawią, że zorientowanie na pracę w Twojej organizacji odniesie sukces

Rozpoczęcie nowej pracy może być stresujące. Złagodź niepokój swoich nowych pracowników, komunikując, czego powinni się spodziewać.

Przed pierwszym dniem jasno zakomunikuj:

• O której godzinie powinni przybyć
• Szczegółowe wskazówki, jak dotrzeć do miejsca pracy
• Do kogo powinni się zgłosić
• Twój kod ubioru
• Wszystko, co muszą przynieść, takie jak dokumenty, narzędzia itp.
• Jak muszą wejść i wyjść?

Stwórz również plan przedstawiający program na kilka pierwszych dni pracownika, aby wiedział, co się dzieje.

Korzystanie z kompleksowego oprogramowania do zarządzania pracownikami pozwoli Ci łatwo komunikować się z pracownikami pracującymi zdalnie i udostępniać ważne dokumenty.

Oprowadzenie nowych pracowników po miejscu pracy i przedstawienie ich współpracownikom, członkom zespołu i przełożonym pomoże wszystkim poczuć się swobodniej.

Przygotuj stanowiska pracy dla nowych pracowników i przygotuj wszelkie niezbędne do wykonywania pracy przedmioty związane z pracą, które czekają na nich po ich przybyciu.

Może to obejmować:

• Wyposażenie techniczne
• Firmowa karta identyfikacyjna
• Szafka lub szafka
• Artykuły biurowe
• Firmowy adres e-mail i hasła
• Zaproszenie do oprogramowania do komunikacji zespołowej i zarządzania zadaniami

Upewnij się również, że ktoś jest przygotowany, aby pokazać im, jak wszystko działa.

W przypadku nowych pracowników pracujących zdalnie elementy te powinny zostać wysłane z odpowiednim wyprzedzeniem, aby móc z nich skorzystać już pierwszego dnia pracy.

Upewnij się również, że ktoś jest przygotowany, aby pomóc im skonfigurować i pokazać, jak wszystko działa.

Przyjmij ciepłe powitanie nowych pracowników w ich nowym zespole i bądź entuzjastycznie nastawiony do ich przybycia. Poprawi to ich poczucie przynależności i zapewni doskonałe pierwsze wrażenie.

Pozwól im poznać członków swojego zespołu, organizując spotkanie zespołu lub jedząc lunch w grupie.

Możesz także dodać kilka fajnych dodatków, aby nowicjusze poczuli się wyjątkowo. Stwórz zestaw powitalny, który zawiera firmową koszulkę, notatnik i butelki na wodę – kto nie lubi dostawać prezentów?

Zadbaj o to, aby Twoi pracownicy pracujący zdalnie byli równie przyjaźnie nastawieni.

Opracuj harmonogram programu orientacji w pracy, obejmujący wszystko, co powinni wiedzieć Twoi nowi pracownicy, pamiętając o ich potrzebach.

Zachowaj konkretną i spójną orientację i unikaj przytłaczania nowych pracowników, prezentując im zbyt wiele informacji. Dodaj wiele przerw, aby mogli wszystko przetworzyć i odpocząć.

Aby uprościć to zadanie, możesz rozważyć użycie aplikacji do tworzenia harmonogramów.

Zachęć nowoprzybyłych do zadawania pytań i dodaj punkt kontaktu z przełożonym co najmniej dwa razy dziennie.

Utrzymuj spójny program orientacji zawodowej dla wszystkich nowych pracowników, tworząc lub korzystając z istniejącej listy kontrolnej orientacji zawodowej.

Badania pokazują, że ludzie przyswajają znacznie więcej informacji, które słyszą i widzą, czyli 50%, w porównaniu do zaledwie 20% tego, co słyszą i 10% tego, co czytają.

Zamiast po prostu przekazywać nowym pracownikom informacje, które muszą znać, zmień je, dodając prezentację wizualną. Zapewnia to stymulację wizualną i słuchową, która pomaga utrzymać zaangażowanie nowych pracowników i lepiej przyswajać informacje.

Na przykład może to być:

• prezentacja PowerPoint dająca wizualny przegląd tego, co jest prezentowane
• film wprowadzający do firmy

Prezentacje wizualne można zapisywać i udostępniać pracownikom do wykorzystania w przyszłości. Dzięki temu zaoszczędzisz czas i wysiłek.

Takie prezentacje można również łatwo udostępniać pracownikom, którzy pracują zdalnie lub nie pracują za biurkiem, zwłaszcza korzystając z aplikacji do komunikacji zespołowej.

Grupując swoją orientację w pracy według tematu, tworzysz przejrzysty przegląd materiałów i zadań objętych programem.

Umożliwia to również przypisanie sesji do zarządzania przez odpowiednie działy lub osoby.

Na przykład liderzy zespołów zajmą się zadaniami, które zapoznają nowych pracowników z ich nowym środowiskiem pracy, takimi jak:

• Zwiedzanie miejsca pracy
• Przedstawiamy członków zespołu
• Przedstawienie misji i wizji firmy
• Przeglądanie zasad i procedur firmy

Natomiast dział HR zajmie się zadaniami administracyjnymi, takimi jak:

• Nowe dokumenty dotyczące zatrudnienia
• Zapewnienie niezbędnych przedmiotów związanych z pracą
• Zbieranie informacji zwrotnych od pracowników po zakończeniu procesu

Ważne jest, aby upewnić się, że nowi pracownicy w pełni rozumieją, czego się od nich oczekuje w pracy i ogólnie jako część firmy.

Niektóre podstawowe oczekiwania należy komunikować od pierwszego dnia. Może to oznaczać, że wszyscy pracownicy muszą:

• Dawaj z siebie wszystko i bierz odpowiedzialność za swoją pracę
• Działaj profesjonalnie
• Bądź uczciwy i uczciwy
• Zaakceptuj, że ludzie czasami popełniają błędy
• Zrozum, że szacunek ma kluczowe znaczenie w utrzymywaniu pozytywnych relacji w pracy
• W razie potrzeby szukaj pomocy i wskazówek
• Bądź chętny do regularnego uczenia się nowych rzeczy

Ponadto komunikowanie nowym pracownikom, na czym będą oceniani w przyszłości, będzie ich motywować do dobrego wykonywania pracy.

Twoi nowi pracownicy będą podekscytowani, mogąc dowiedzieć się więcej o swojej nowej pracy — w końcu po to tu są.

Poinformuj, jak wygląda ich codzienna praca oraz jakie są ich ogólne zadania, obowiązki i priorytety.

Daj im przegląd wszelkich projektów, nad którymi będą pracować. Na przykład możesz przedstawić im informacje o projekcie, takie jak:

• Trochę tła
• Z kim będą pracować
• Znaczenie ich roli w pomyślnym jej ukończeniu

Podkreślanie znaczenia pracowników w firmie zmotywuje ich do ciężkiej pracy nad misją i wizją firmy oraz uwewnętrznienia tych celów.

Oprócz informowania o tym, czego oczekuje się od nowego pracownika i jak powinien wykonywać swoją pracę, ważne jest, aby wyrazić, w jaki sposób firma ceni ich i nagradza za ich ciężką pracę.

Wszyscy Twoi pracownicy powinni rozumieć system firmy, w jaki sposób ich wyniki są powiązane z pozytywnym uznaniem i awansem pracowników.

Badania pokazują, że dzięki programom uznawania, produktywność, wydajność i zaangażowanie Twoich pracowników są o 14% wyższe niż w firmach bez nich.

Ponadto muszą mieć świadomość, że firma oferuje całkowicie uczciwą i inkluzywną możliwość pracy, w której wszyscy jej pracownicy mogą się rozwijać.

Przygotowanie quizów dla pracowników, aby mogli wziąć udział w kolejnych sesjach orientacyjnych, to zabawny i angażujący sposób na sprawdzenie zrozumienia materiału przez pracowników i sprawdzenie, czy udało ci się przekazać wszystko, czego chciałeś, aby się nauczyli.

Możesz usprawnić cały proces tworzenia, wypełniania i przeglądania quizów za pomocą jednego kliknięcia, korzystając z quizu online. Będzie to również łatwe w użyciu dla pracowników zdalnych i pracujących bez biurka.

Zawsze jest miejsce na poprawę w dowolnej orientacji w miejscu pracy.

Zbieranie informacji zwrotnych od nowych pracowników po ukończeniu orientacji w pracy to doskonały sposób na uzyskanie cennych informacji o tym, jak ulepszyć proces.

Świetnym sposobem na zebranie opinii jest ankieta pracownicza.

Zwróć uwagę na wszelkie podniesione:

• Obawy
• Sugestie dotyczące poprawy
• pytania

Jest to również świetna okazja, aby przejrzeć ich wyniki, aby upewnić się, że zatrudnienie dobrze się zadomowiło.

Ponadto proszenie o informację zwrotną promuje zaangażowanie pracowników, zwiększając ich doświadczenie od samego początku.

Poproszenie nowych pracowników o informacje zwrotne poprawiło Twoje relacje o 91%.

Co to jest lista kontrolna orientacji w pracy?

Lista kontrolna orientacji w pracy to lista kontrolna zawierająca wszystkie elementy, które chcesz uwzględnić w swojej orientacji zawodowej, od podpisywania formularzy dla nowych pracowników po ustalanie ich obszaru pracy i prezentowanie kultury firmy.

Ułatwia to zorganizowanie orientacji w pracy, ponieważ nie trzeba tworzyć programu od zera i pomaga upewnić się, że nic nie prześlizguje się przez szczeliny.

Wypróbuj ten nowy szablon listy kontrolnej orientacji pracowników.

Czy zorientowanie na pracę i onboarding to to samo?

Podczas gdy orientacja w pracy i proces onboardingu pracowników mają na celu pomóc nowym pracownikom w zaaklimatyzowaniu się, są to dwie różne rzeczy.

Orientacja rozpoczyna się pierwszego dnia pracy i skupia się na bardziej ogólnym charakterze, witaniu nowych pracowników i wprowadzaniu ich w nowe środowisko pracy.

Onboarding to znacznie dłuższy proces, zazwyczaj kilka tygodni lub miesięcy i jest bardziej specyficzny dla danego stanowiska i działu. Składa się z serii szkoleń i wydarzeń, w tym orientacji w miejscu pracy, które pomagają nowym pracownikom zintegrować się z ich działami i stać się odnoszącymi sukcesy pracownikami.

Silny proces onboardingu poprawia retencję nowych pracowników o 82% i wydajność o ponad 70%, a także wiele innych korzyści.

Ogólnie rzecz biorąc, orientacja na pracę jest kluczem, ale tylko niewielką częścią procesu onboardingu. Niemniej jednak oba są niezbędne, aby Twój nowy pracownik mógł odnieść sukces.

Teraz zabierzmy się do pracy

Ogólnie rzecz biorąc, teraz jasne jest, że orientacja na pracę jest kluczem do powitania nowych pracowników i nadawania tonu trwałych, pozytywnych i produktywnych relacji w pracy.

A najlepsze jest to, że nie musi to być nawet trudne.

Dzięki odpowiednim narzędziom i odpowiedniej liście kontrolnej orientacji w pracy możesz łatwo przygotować harmonogram dla nowoprzybyłych.

Ponadto istnieją niesamowite rozwiązania programowe, takie jak Connecteam, wielokrotnie nagradzana aplikacja do zarządzania pracownikami, która umożliwia łatwe tworzenie programu orientacji w pracy i udostępnianie go pracownikom bezpośrednio na urządzeniach mobilnych.

A to tylko wierzchołek góry lodowej!