Como criar e implementar uma estratégia de comunicação interna

Seja você uma pequena ou grande empresa, você deve ter uma comunicação interna realmente boa para ter sucesso, mesmo que seus funcionários estejam todos no mesmo prédio ou espalhados pelo mundo – uma comunicação eficaz tem um impacto enorme e direto no sucesso de sua empresa. Sabemos que isso parece um pouco agitado, mas é o seguinte: uma comunicação interna eficaz realmente leva ao sucesso.

E não, a comunicação não é apenas um anúncio da empresa, um e-mail ou um post social. E é muito mais do que apenas gerenciar e distribuir informações. Em vez disso, é um diálogo contínuo entre todos os funcionários e a empresa, independentemente de sua posição ou tempo na empresa – cria um senso de comunidade.

O que você pode esperar quando não tem uma comunicação interna eficaz?

• Baixos níveis de produtividade
• Baixo engajamento dos funcionários
• Baixa experiência do funcionário
• Fofocas e rumores falsos
• Funcionários confusos e frustrados levam a alta rotatividade

A comunicação é a espinha dorsal da sua empresa, é o que mantém você lucrativo.

Por que é necessária uma estratégia de comunicação interna?

Sem uma estratégia de comunicação interna eficiente, você não tem um registro transparente do que está tentando realizar no primeiro plano. Além disso, uma estratégia de comunicação interna destaca áreas de força ou fraqueza dentro da organização.

As estatísticas comprovam a importância de utilizar uma estratégia de comunicação interna:

• Gallup descobriu que empresas com funcionários altamente engajados experimentam uma melhoria de 20% na produtividade
• Culture IQ aprendeu que organizações com funcionários engajados têm um desempenho 200% melhor
• Um relatório da Willis Tower Watson descobriu um retorno total 47% maior para os acionistas para empresas com estratégia de comunicação interna do que aquelas sem
• O relatório Gallup State of the American Workplace descobriu que quase 70% dos trabalhadores estão desengajados no trabalho, o que custa às organizações US$ 450-550 bilhões a cada ano

Então, como você pode fazê-lo? Abaixo, listamos apenas algumas etapas, mas se você estiver procurando por detalhes, role um pouco mais para baixo para obter o resumo completo da criação de uma estratégia de comunicação interna eficaz.

• Não se trata apenas de enviar uma mensagem quando quiser, trata-se de fornecer uma comunicação aberta e atualizada para energizar os funcionários.
• Não negligencie ninguém, todos os funcionários devem estar cientes da mensagem. Dessa forma, você mantém uma conexão com seus funcionários e cria confiança.
• Obtenha feedback valioso de seus funcionários para que os gerentes possam se ajustar às suas necessidades e aumentar a motivação como resultado.
• Quando você promove a comunicação aberta, seus funcionários sentem mais valor pessoal e isso cria um efeito positivo em seu desempenho.
• Os objetivos da empresa e a estratégia de comunicação devem estar alinhados. Quando esse for o caso, você verá os níveis de produtividade aumentarem à medida que seus funcionários se sentirem mais comprometidos em cumprir as metas da empresa.

Podemos ver como você acha que implementar uma estratégia de comunicação interna realmente boa parece uma tarefa assustadora, mas na verdade é fácil implementar um plano que produz resultados. Você está se perguntando o que está em uma estratégia de comunicação interna ? Não se preocupe, descrevemos exatamente o que você precisa incluir em seu plano para ver os resultados - mais sobre isso mais tarde! Abaixo está um resumo geral das etapas que você precisa seguir para implementar uma estratégia de comunicação interna – se você estiver interessado em um resumo mais detalhado com instruções passo a passo, continue lendo.

• Uma situação atual do seu negócio – que tipo de conteúdo você está enviando e com que frequência? E vice-versa, qual conteúdo você não está comunicando?
• O que você quer realizar, como em seus objetivos de negócios e comunicação? Como envolver seus funcionários, deixá-los orgulhosos da empresa e assim por diante.
• Conheça seu público! A quem se destina a sua mensagem?
• Qual é o melhor método para comunicar a mensagem? E-mail, quadro de avisos, mídia social, aplicativo de comunicação interna etc. Isso depende de quem é seu público.
• Qual é o melhor momento para enviar a mensagem?
• Como os funcionários podem se envolver com o conteúdo e enviar feedback?
• Como você medirá seu progresso?

Basta lembrar que uma estratégia de comunicação interna não é uma mera lista de táticas. Em vez disso, as táticas são parte integrante do plano geral e precisam refletir o que você planeja fazer para atingir suas metas de negócios.

Sua estratégia de comunicação interna pode ajudar de várias maneiras, como ajudar os funcionários com novos procedimentos, abordar questões importantes da empresa, tópicos sensíveis dos funcionários, uma campanha para reduzir acidentes, aumentar a produtividade e muito mais. Seja o que for que você precisa alcançar, use as seguintes métricas para desenvolver sua estratégia.

O que incluir em sua estratégia de comunicação interna :

1. Meça o desempenho e pergunte a si mesmo,

• O que são atividades de alto e baixo valor?
• Qual foi o seu desempenho com suas metas, KPIs e expectativas?
• Obtenha feedback de gerentes, funcionários de nível inferior e clientes.
• Olhe para campanhas e estratégias fracassadas, o que deu errado?

Quando você define suas metas de negócios – pode ajudar a definir uma linha de base para que você possa entender o que está medindo para determinar sua eficácia – e estabelecer objetivos, torna-se uma tarefa mais fácil de gerenciar em relação à definição de sua estratégia de comunicação interna.

Se você ainda não tem certeza de como medir exatamente a comunicação interna, nosso guia gratuito pode ajudá-lo! Acompanhamos cada processo, passo a passo, para que você possa começar a medir efetivamente sua estratégia de comunicação interna.

2. Qual é a ferramenta mais eficaz para gerar engajamento?

• Qual canal sempre entrega? E qual ferramenta otimiza esse canal?
• Como seu público gosta de receber informações? Eles preferem vídeo ou uma mensagem rápida?
• Qual ferramenta ou canal gera mais tráfego?

Por exemplo, existem alguns métodos à sua disposição que podem definir qual ferramenta é a melhor para gerar engajamento e compartilhar sua mensagem:

• Comunicação face a face: quando você deseja fazer uma conexão pessoal e deve ser feita uma vez por mês, no mínimo, para criar esse relacionamento, melhorar o engajamento e obter feedback.
• Reuniões de equipe: para que você possa obter feedback de sua equipe enquanto melhora o moral do escritório e estabelece uma melhor relação de trabalho entre sua equipe com jogos e exercícios de construção de equipe.
• Vídeo: para que você possa contar uma história e compartilhar apresentações visuais para levar a mensagem adiante.
• Mídias sociais internas: permitem que você construa cultura e relacionamento.
• App do funcionário: nada fica no esquecimento, você está sempre envolvido com todos os seus funcionários e eles com você.
  • Crie canais para se comunicar facilmente com sua equipe, canais podem ser criados via localização, cargo, departamento, etc.
  • Toda a comunicação de trabalho é armazenada em um só lugar e separada do espaço de armazenamento pessoal de um trabalhador
  • Toda a comunicação é feita em tempo real para que você possa levar o engajamento e a produtividade para o próximo nível
  • Todos os dados são acionáveis ​​para que você fique por dentro de quem leia sua mensagem, envie lembretes para aqueles que não leram, entenda os resultados da pesquisa e da pesquisa ao vivo à medida que eles chegam e assim por diante.

Na verdade, um aplicativo de comunicação com funcionários é usado pela maioria das empresas para reinventar a comunicação e o engajamento.

3. Identifique e entenda seu público

• Quais são seus gostos/desgostos e interesses?
• Quais mensagens recebem mais atenção?

Isso é especialmente importante quando você está gerenciando uma equipe de funcionários que variam de jovens a idosos. A maioria da geração mais jovem é bastante experiente em tecnologia, então você precisa alcançá-los onde eles são mais eficientes, mas lembre-se de que mesmo os mais velhos da sua equipe precisam das ferramentas certas para trabalhar de maneira mais inteligente.

Além disso, você deve entender quando é a hora certa de enviar sua mensagem para que ela receba a quantidade certa de atenção. Manhã? Depois do almoço? Durante o acidente das 3 horas?

4. Revise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças)

• Pontos fortes: são atributos internos da empresa, positivos e que estão sob seu controle.
• Fraquezas: fatores negativos que podem tirar seus pontos fortes e você precisa melhorar para ter sucesso.
• Oportunidades: fatores externos em seu ambiente de negócios que também podem contribuir para o seu sucesso.
• Ameaças: fatores externos que você não pode controlar. Pense em instalar planos de contingência para cuidar de ameaças se elas aparecerem.

O método SWOT permite que você examine claramente quais pontos fortes e fracos você possui em sua estratégia de comunicação interna para que você possa aproveitar as oportunidades disponíveis e enfrentar quaisquer ameaças no futuro.

5. Desenvolva sua mensagem

Não perca nenhum detalhe crucial ao descrever exatamente o que você precisa dizer ao público relevante.

• O quê: Qual é a decisão? O que isto significa? O que leva a isso?
• Por que: Por que é a decisão certa?
• Onde: Onde/quais locais são afetados? Onde você pode conseguir mais informacões?
• Quando: Quando isso está acontecendo?
• Como: Como a mensagem será implementada? Como a comunicação fluirá interna e externamente?
• Quem: Quem tomou a decisão? Quem é o responsável? Quem isso impacta?

Seja específico em suas mensagens, porque se você nem mesmo as entende, ou seu propósito, seus funcionários definitivamente não “compreenderão a mensagem”.

6. Defina metas SMART

As metas SMART são específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e baseadas no tempo. Por exemplo,

• Específico: defina o que você deseja realizar em termos simples para que todos consigam.
• Mensurável: crie marcos e metas para acompanhar o progresso.
• Atingível: Seja ambicioso, mas mantenha metas gerenciáveis ​​e realistas.
• Relevante: crie metas que desenvolverão sua equipe e se conectarão ao seu modelo de negócios.
• Com base no tempo: crie uma linha do tempo específica para permanecer no caminho certo.

Ao elaborar metas SMART, é mais provável que você permaneça na mensagem e as chances de seus funcionários interagirem com suas mensagens também são muito maiores.

O resultado final de uma estratégia de comunicação interna

Uma estratégia de comunicação interna pode ser a última coisa em sua mente, mas é a espinha dorsal do seu negócio, pois mantém toda a sua equipe na mesma página para que eles possam oferecer o melhor serviço aos seus clientes e levar sua empresa ao próximo nível.

Ao implementar as estratégias de comunicação interna que destacamos acima, você pode desenvolver a melhor estratégia de comunicação interna para sua organização e funcionários. Também recomendamos ajustar sua estratégia continuamente, pois as coisas são fluidas, assim como sua estratégia de comunicação interna.

Uma dica final é manter-se atualizado sobre as últimas tendências de comunicação para garantir que você esteja sempre um passo à frente.