Precisa-se de ajuda: como gerenciar a solicitação de entrevista de um candidato

Quando os candidatos se candidatam a um emprego e entram no pool de contratação, os gerentes analisam as inscrições e decidem quem eles querem conhecer. Este processo pode continuar por dias, semanas ou meses. Durante esse período, os candidatos que parecem qualificados são normalmente contatados com um pedido de entrevista.

As primeiras impressões são tudo. É importante facilitar um processo de contratação claro e organizado para seus clientes potenciais. Isso incentiva uma experiência positiva e sem atritos para eles e pode melhorar suas chances de um bom desempenho durante a entrevista.

Para ajudá-lo a se preparar, reunimos alguns modelos e princípios orientadores para você neste artigo. Estes irão fornecer-lhe tudo o que você precisa. Você aprenderá como enviar um pedido de entrevista, para que ele se destaque dos e-mails comuns que eles recebem todos os dias.

Noções básicas de um pedido de entrevista

Vamos começar com o básico de um pedido de entrevista. Ao formular sua mensagem para o candidato, existem algumas qualificações básicas que você deve atender. Entraremos em cada uma dessas etapas com mais detalhes em breve. Aqui está uma visão geral rápida:

• Escreva uma linha de assunto de e-mail atraente para o candidato
• Estabeleça um tom amigável e acolhedor
• Parabenize-os por serem selecionados para avançar em seu processo de entrevista
• Forneça detalhes sobre o que vem a seguir para o candidato e defina as expectativas sobre a entrevista
• Esclareça quaisquer detalhes importantes sobre como sua empresa opera em geral
• Compartilhe um link de agendamento para automatizar o registro da entrevista do candidato

É importante que os candidatos sintam que estão passando por um processo de contratação profissional e bem pensado que os levará ao sucesso. Configurar um modelo sólido pode ajudá-lo a evitar erros de digitação e ser consistente. Quando você lidera com um tom amigável, define expectativas futuras e fornece um link de agendamento, os candidatos sentem que têm um caminho claro a seguir.

Estabeleça um tom amigável e acolhedor

Quando você começa a compor um modelo de solicitação de entrevista, é importante manter a simpatia em mente. O processo de procura de emprego pode parecer intimidante para os candidatos. Então, vire essa emoção de cabeça para baixo e escreva um e-mail que seja caloroso e acolhedor.

Recrutadores e gerentes de contratação estão mediando o relacionamento entre empresas e futuros funcionários. Como mediador entre as duas partes, seu trabalho é facilitar novos relacionamentos e minimizar o atrito durante o processo de contratação. É por isso que é tão importante se comprometer com um tom amigável nesses modelos de e-mail. Quando o candidato se sente nutrido por você, é mais provável que ele apareça com o melhor pé à frente.

Não tenha medo de iluminar sua mensagem com um emoji ou emoticon. Mantenha-o profissional, é claro, mas lembre-se sempre de que uma mensagem otimista traz à tona o melhor das pessoas.

Felicite-os em seu convite por e-mail

Uma saudação calorosa no início do seu e-mail é sempre apropriada. Se você puder acompanhar essa saudação com algumas palavras de incentivo, melhor ainda. Recomendamos adicionar uma ou duas frases no início do seu modelo de e-mail para parabenizá-los pelo progresso no processo de contratação.

Se você quiser realmente excitar o candidato, inclua uma breve declaração sobre por que você acha que ele seria uma boa opção para o potencial empregador. Essa técnica é semelhante ao que um cliente em potencial pode fazer em sua carta de apresentação para informar ao empregador que pesquisou sua empresa com antecedência. Ao destacar os pontos fortes do candidato em relação à descrição do trabalho, você aumentará a confiança dele em sua capacidade de conseguir uma entrevista de emprego. Isso aumenta as chances de eles agirem e agendarem uma entrevista com você.

Fornecer informações adicionais sobre o pedido de emprego

Depois de aquecer os candidatos a emprego com algumas palavras de incentivo, é hora de fornecer informações adicionais sobre o processo de agendamento de entrevistas. Você deve certificar-se de que a política e os procedimentos da empresa estejam claramente descritos. Por exemplo, se houver requisitos que ainda não foram comunicados, este seria o lugar certo para adicioná-los.

Aqui estão alguns exemplos de informações adicionais que eles podem precisar saber:

• Reiterar o nome da empresa, cargo e descrição do trabalho
• Expectativas do candidato caso o empregador faça uma oferta de emprego
• Opcional para incluir algumas perguntas pré-entrevista
• Será uma webconferência ou entrevista por telefone?
• Se for uma ligação telefônica, você fornecerá um número de telefone ou coletará o deles?

Compartilhar um link de agendamento de entrevista

Agora chega o momento em sua solicitação de entrevista em que você pode realmente encantar o candidato (e economizar muito tempo como gerente de contratação ou recrutador). Com um link de agendamento de entrevistas, você poderá fazer um simples call to action como “clique aqui para agendar um horário para sua entrevista”. Tudo o que você precisa fazer é destacar esse texto âncora e anexar um link para uma página de agendamento dedicada.

Alguns de vocês podem não estar familiarizados com links de agendamento e como eles funcionam, então vamos analisar o conceito por um momento.

Quando você envia um link de agendamento aos candidatos, eles podem escolher uma data e hora que funcionem para eles. As páginas de agendamento incluem um formulário de entrada para que você possa coletar informações adicionais, conforme necessário. Por exemplo, em vez de pedir seu número de telefone, a página de agendamento de chamadas telefônicas pode coletar esses dados durante a etapa do formulário de registro. Dessa forma, você protege as informações críticas e as conecta aos dados de reserva. Quando chegar a hora de se encontrar com eles, todas as informações do candidato estarão em um só lugar para o seu gerente de contratação revisar.

Aqui estão apenas algumas vantagens que você pode esperar ao configurar uma ferramenta de agendamento online.

• Deixe o candidato escolher uma data e horário de entrevista que funcione para sua equipe
• Prevenir conflitos de agendamento
• Automatize notificações por e-mail, como o e-mail de confirmação da entrevista
• Circular entrevistas de candidatos em um grupo de funcionários em recursos humanos
• Evite ir e voltar por meio de respostas de e-mail e mensagens de voz tentando encontrar um bom momento

Alternativamente, você sempre pode sugerir uma data e alguns horários que podem funcionar. Mas existe o risco de eles estarem em um fuso horário diferente e ficarem confusos. Se eles concordarem com o horário, você deve torcer para que eles marquem seu calendário e não se esqueçam de mostrar. Falhas sutis de comunicação como essa são exatamente o motivo pelo qual recomendamos automatizar o processo.

Reunimos instruções específicas sobre como gerar e compartilhar links de agendamento com seus candidatos. Você pode usar o plano gratuito do Appointlet para otimizar os processos de contratação e entrevista sem nenhum custo para sua empresa.

Modelo de e-mail de amostra para uma solicitação de entrevista

Agora que analisamos os principais elementos a serem considerados ao escrever seu e-mail de solicitação de entrevista, aqui está um exemplo de e-mail que um recrutador pode escrever. Você pode se dirigir a eles pelo nome completo ou com uma saudação formal. Seguimos as diretrizes deste artigo para ajudar a conectar os conceitos a algo mais tangível.

Caro Sr. Jackson, Muito obrigado por entrar em contato conosco no LinkedIn esta semana. Recebemos sua inscrição para o cargo em e gostaríamos de discutir essa oportunidade com você.

Com base no seu currículo, parece que você já tem alguns anos de experiência trabalhando nessa função. Isso é realmente ótimo de se ver. Se você estiver disponível para se reunir na próxima semana para discutir a posição em detalhes, ficaremos felizes em marcar um horário com você!

Normalmente nos reunimos por telefone ou webconferência, com base em sua preferência. A entrevista inicial terá cerca de 30 minutos e dá-nos a oportunidade de nos conhecermos. Se tudo correr bem, você também passará por uma fase de entrevista técnica e de equipe.

pretende preencher esta posição no prazo de 60 dias, por isso, se decidir prosseguir com este processo, pedimos que esteja disponível nesse prazo.

Para chamadas telefônicas, coletaremos seu número no formulário de admissão. Se você estiver agendando uma ligação por Skype ou Zoom conosco, espere encontrar um link "participar da reunião" no e-mail de confirmação da entrevista. Se isso soa bem, você pode ir em frente e reservar um tempo conosco aqui.

Estamos ansiosos para falar com você em breve!

Atenciosamente,

< gerente de contratação / nome do recrutador >

Agendamento de acompanhamentos após a solicitação de entrevista inicial

Depois de enviar o pedido inicial de entrevista, você pode esperar que os candidatos comecem a se inscrever com horários para atender. Facilitar entrevistas é outro conjunto de habilidades que vai além do escopo deste artigo. Como recrutador ou gerente de contratação, você já deve ser treinado sobre as melhores práticas para as próprias sessões de entrevista. No entanto, podemos ajudá-lo aqui com algumas considerações finais sobre como acompanhar os candidatos após a entrevista inicial.

Como você já possui uma solução de agendamento automatizado, recomendamos gerar páginas de agendamento dedicadas para cada etapa do processo de entrevista. Se você tiver uma segunda fase de entrevista técnica, por exemplo, será útil criar um modelo de tipo de reunião separado para isso. O local, a duração e os anfitriões da reunião podem mudar. Portanto, ter links separados configurados é uma ótima maneira de manter uma sensação de continuidade durante todo o processo de integração de recursos humanos.

Quando chegar a hora de fazer uma oferta de emprego, você também poderá criar um link de reunião designado para essa conversa. Esse momento representará a conclusão de sua primeira grande fase na integração de funcionários.

Há outras coisas que você pode fazer, além das entrevistas iniciais, para continuar construindo relacionamento e construindo a confiança de seus novos contratados. Por exemplo, algumas empresas publicam anúncios de novas contratações em suas contas de mídia social. Se o seu site tiver uma página do Teams, você poderá coletar uma breve assinatura sobre o novo funcionário e postar uma foto dele.

Ao fazer um esforço extra para que seus funcionários se sintam em casa durante os estágios iniciais do processo de inscrição, você define o tom para o sucesso a longo prazo.