Como agendar de maneira eficaz e fácil a equipe de varejo em 2023

Administrar uma loja de varejo significa fornecer o melhor atendimento ao cliente, reduzir a taxa de rotatividade de funcionários, manter os funcionários engajados, administrar o estoque, ficar à frente da concorrência e muito mais. Muito mais. Mas não vamos esquecer aquela agenda de funcionários chata, completa com solicitações de folga, horários e calendários de disponibilidade.

Criar um cronograma para os trabalhadores do varejo é uma fera por si só.

O problema que a maioria dos gerentes de varejo enfrenta ao criar uma agenda de funcionários são todas as variações que entram em jogo:

• tamanho da loja
• volume médio de vendas
• o número de funcionários disponíveis
• períodos de pico de vendas
• gestão de funcionários a tempo inteiro e a tempo parcial
• aderindo a um orçamento
• criando turnos em torno de seus principais trabalhadores
• lidar com mudanças, folgas, horas extras, etc.

Tudo isso afeta o orçamento da folha de pagamento da loja e as horas necessárias para cobrir. O gerente de varejo deve criar um cronograma que satisfaça todos os funcionários e atenda às necessidades da loja. Um aplicativo de agendamento de varejo pode simplificar esse processo, mas falaremos mais sobre isso posteriormente.

Importância de um cronograma de funcionários eficaz

Não podemos deixar de enfatizar a importância de um cronograma eficaz, principalmente aquele que atenda às necessidades da loja e do funcionário. Abaixo, destacamos alguns dos fatores mais importantes que um cronograma eficaz traz para a mesa.

1. Estrutura e Procedimento em vigor

Crie pedidos e fluxos para sua loja de varejo com uma programação de funcionários. Dessa forma, todos os funcionários sabem quando devem trabalhar, o que permite que eles se concentrem em seu trabalho. Com o agendamento adequado, agora você sabe que todas as tarefas importantes são cobertas nos momentos apropriados.

Considere todos os cenários e tenha um procedimento em vigor quando os turnos forem publicados para que os funcionários possam responder facilmente: O que devo fazer se não puder trabalhar no turno que me foi atribuído? O que devo fazer se quiser mais turnos? E se eu quiser trocar de turno? Estou perto da hora extra, o que eu faço? E se eu ficar doente quando estou programado para trabalhar?

Tudo deve ficar claro para o funcionário evitar confusão!

Se você está procurando aprender mais sobre como criar um cronograma do início ao fim, criamos um blog que mergulha em todos os aspectos de um cronograma de trabalho perfeito, leia tudo aqui para começar.

2. Os melhores funcionários são agendados uniformemente

Você já sabe quem são seus melhores funcionários, então não deixe de usar isso a seu favor! Certifique-se de que seus principais funcionários estejam trabalhando nos turnos mais adequados para eles, por exemplo, funcionários eficientes devem trabalhar na hora do rush, enquanto funcionários tagarelas são mais adequados para quando os clientes tendem a demorar mais.

Além disso, funcionários experientes melhoram a qualidade do turno, pois estão preparados para lidar com qualquer situação. E se você tiver novos contratados, juntar-se a um funcionário experiente e de alto nível mostrará sem esforço como é feito.

3. Estabeleça o equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Certifique-se de criar a agenda do funcionário com antecedência, pelo menos duas semanas. Isso garante que os funcionários tenham tempo suficiente para planejar sua vida pessoal em torno de seu trabalho. E se surgir algo que os impeça de cumprir seu turno, eles ainda têm tempo de encontrar alguém para cobrir seu turno ou até mesmo trocar turnos com colegas de trabalho para acomodar suas necessidades. Quando seus funcionários têm um equilíbrio saudável entre sua vida profissional e sua vida pessoal, eles são muito mais felizes.

Ou talvez você ofereça um horário mais flexível se for adequado ao seu negócio de varejo, para que seja possível manter um equilíbrio entre vida profissional e pessoal que ainda proporcione lucro e satisfação do cliente.

4. Evite assumir mais que um único funcionário pode lidar

Seus funcionários têm a capacidade de gerenciar a si mesmos, podem encontrar um colega de trabalho para substituí-los em um turno e enviar ao gerente uma atualização sobre a mudança de turno. Isso poupa você e o funcionário do tempo e do incômodo de ligar para VOCÊ para cada coisinha.

Agora que você entende o quão importante é um cronograma de funcionários eficaz, você precisa saber como aplicar isso em suas operações do dia-a-dia.

Como agendar a equipe de varejo

1. A consistência é crítica

Estudiosos descobriram em um estudo que “três quartos dos funcionários de grandes empresas de serviços de varejo recebem menos de duas semanas de antecedência das horas atribuídas que variam diariamente e semanalmente”.

Agora, esse é frequentemente o caso da maioria das lojas de varejo, e com tanta instabilidade na agenda de um funcionário, você só experimentará maior insatisfação do funcionário, baixa produtividade e maior rotatividade. Nós realmente precisamos apontar o quão ineficiente isso é? Não pensei assim!

Agora, qual é a solução para esse problema ao analisar como agendar a equipe de varejo?

• Primeiro, certifique-se de criar o cronograma com antecedência, duas semanas ou mais, se possível. Isso tornará mais fácil para os funcionários mapearem sua vida pessoal, desde férias em família até jantares em família. Um cronograma preditivo está se tornando lei em muitos estados, leia mais sobre isso aqui para saber se ele se aplica a você e sua loja de varejo.
• Dois, não apenas suponha ou adivinhe quando você experimentará mais tráfego de pedestres. Em vez disso, consulte os recursos preditivos do seu PDV para prever vendas e clientes, pois isso se baseia em transações anteriores.
• E, finalmente, depois de desenvolver um calendário de turnos viável, cumpra-o, dando aos funcionários bastante aviso se você planeja mudar a aparência de um turno médio. Depois de criar um calendário de turnos viável que funcione para todos, certifique-se de cumpri-lo e avise os funcionários com bastante antecedência se forem necessárias alterações.

A consistência é fundamental ao escrever um cronograma de trabalho de varejo.

2. Evite agendamento de plantão

Há situações em que a demanda do cliente é imprevisível e é por isso que algumas lojas de varejo têm seus funcionários “de plantão”. Basicamente, os funcionários ligam antes do início do turno para saber se precisam ou não. Portanto, se os negócios estiverem baixos, o funcionário pode ser solicitado a não entrar.

No entanto, isso está se tornando um incômodo para os funcionários, pois é difícil planejar sua vida pessoal em torno dessa prática de plantão. Algumas das maiores cadeias de varejo começaram a acabar com essa prática, como Aeropostale, Carter's, Disney e PacSun, para citar algumas.

É melhor evitar isso completamente, criando sua agenda com antecedência. Além disso, você deve tomar suas decisões de agendamento com base em várias entradas, como necessidades de turno, dados de turno e preferência do funcionário.

E se você é um dos poucos que ainda usa o Google Agenda para criar sua programação de varejo, leia este blog sobre por que é hora de mudar para uma nova solução!

3. Comunique-se!

Evite mudanças de turno e solicitações de férias usando um aplicativo de agendamento de varejo para que os funcionários possam se comunicar uns com os outros. A comunicação entre os trabalhadores do varejo é crucial porque às vezes é um setor em que os funcionários realmente não se conhecem, mas dependem uns dos outros para realizar o trabalho.

Com o aplicativo de agendamento de varejo certo, os funcionários podem ver quem está disponível e podem entrar em contato pelo aplicativo para ver se esse funcionário pode cobrir seu turno. Além disso, use o aplicativo de agendamento de varejo como uma ferramenta para aumentar o engajamento compartilhando desejos de aniversário, o funcionário do mês, avaliações positivas de clientes e assim por diante. Permita que os funcionários participem com comentários e curtidas para que possam construir camaradagem.

4. Seja transparente

Com um aplicativo de agendamento de varejo, a transparência é muito mais fácil de alcançar! Diga adeus aos quadros de avisos que exibem a agenda dos funcionários e se perguntam se todos viram as alterações feitas. Se o aplicativo de agendamento de varejo puder enviar notificações push automatizadas para todos os funcionários relevantes, isso é um bônus adicional.

Agora você entende como agendar a equipe de varejo, mas qual é o melhor aplicativo de agendamento de varejo para ajudá-lo a conseguir isso e muito mais? Veja abaixo... dica, dica.

O aplicativo de agendamento de varejo Connecteam é a melhor escolha digital

O aplicativo de agendamento de varejo Connecteam foi projetado para ajudar sua empresa de varejo - e VOCÊ - a economizar horas e horas. Especialmente quando se trata de criar horários de varejo, organizar informações para todos os turnos planejados, reduz custos de mão de obra e fornece a confiança de que sua equipe de varejo apareceu no horário.

Como uma grande empresa de varejo, a solução da Connecteam é ideal para nós. O aplicativo e seu sistema de gestão nos ajudam a estar em contato constante com todos os colaboradores da empresa, que estão espalhados por todo o país. – Barak Alfital, Grupo FOX

É tão fácil criar uma agenda em minutos com modelos que permitem copiar modelos diários, semanais ou mensais. Ou use a opção de arrastar e soltar, defina turnos individuais ou de equipe, crie turnos repetidos ou permita turnos abertos para qualquer pessoa.

• adicione todas as informações necessárias a um turno para melhor eficiência, como tarefas a serem executadas, notas, anexos, etc.
• notificar automaticamente os membros da equipe de varejo quando novos turnos estiverem disponíveis, sobre quaisquer alterações de programação e enviar uma notificação automaticamente antes do início do turno para que eles apareçam no horário
• os funcionários devem aprovar a mudança com antecedência para melhor responsabilidade
• tornar mais fácil para sua equipe visualizar suas agendas em seu próprio telefone celular, definir suas próprias preferências de disponibilidade, solicitar folgas e pegar turnos abertos - tudo o que você pode gerenciar em movimento com recursos de administração em seu telefone celular, Nós vamos
• mantenha-se informado sobre onde as coisas estão com a tabela de planejamento para que você possa ver imediatamente quando os funcionários estão indisponíveis e se você está perto de exceder as limitações diárias ou semanais predefinidas

Acha que o Connecteam parece caro? Não! Connecteam é facilmente o aplicativo de agendamento de varejo mais acessível. O preço começa em apenas US $ 29 por mês para até 30 usuários.

Agende facilmente a equipe de varejo daqui para frente

Já dissemos isso antes, e vamos dizer de novo! Uma agenda de funcionários justa, feita com antecedência e que acomoda mudanças de última hora é fundamental para gerenciar um negócio de varejo bem-sucedido. Além disso, um horário que mantém os funcionários felizes, mantém os clientes satisfeitos, o que, por sua vez, mantém os lucros da loja felizes.