6 Tipos de Comunicação Eletrônica nos Negócios

A comunicação eletrônica pode ser uma excelente maneira de os colegas de equipe ficarem conectados uns com os outros e com os clientes. Mas, com tantos meios diferentes, como saber quais são os certos para o seu negócio?

Ligar vários meios de comunicação eletrônica diferentes em uma rede pode levar tempo. Como você pode ter certeza de que está atingindo o equilíbrio certo para o seu local de trabalho?

Continue lendo para aprender a definição de comunicação eletrônica, os prós e contras de nossos métodos favoritos e nossas principais dicas para implementar uma forte rede de comunicação eletrônica.

O que é comunicação eletrônica?

Comunicação eletrônica é qualquer forma de entrar em contato com sua equipe que pode ser visualizada, compartilhada ou armazenada eletronicamente. Às vezes é chamado de comunicação elétrica ou e-comunicação. O uso de vários canais de comunicação eletrônica juntos forma uma rede de comunicação eletrônica.

Os meios de comunicação eletrônica incluem e-mail, aplicativos de mensagens instantâneas, videochamadas, telefonemas, blogs e mensagens de texto. Sua rede de comunicação eletrônica pode incluir qualquer combinação desses tipos de aplicativos.

Diferentes tipos de comunicação eletrônica

Cada meio de comunicação eletrônica tem seus próprios pontos fortes e fracos. A escolha dos canais corretos para a situação específica de sua empresa ou equipe dependerá das necessidades de sua empresa.

E-mail

Você sabia que aproximadamente 33,2 bilhões de e-mails são enviados diariamente no mundo corporativo americano? Isso é cerca de 3,5 milhões de e-mails por segundo!

A maioria das empresas estará familiarizada com o e-mail como um método de comunicação eletrônica. É amplamente utilizado na maioria das empresas e é um método confiável e eficaz de compartilhamento de informações.

Benefícios da comunicação por e-mail

O uso é gratuito: a maioria das redes de e-mail é gratuita e altamente eficaz. A maioria também vem com calendários integrados.

Facilita a comunicação horizontal e diagonal : o e-mail é uma ótima maneira de alcançar todos em sua organização, desde sócios seniores até associados juniores. A combinação dos estilos de comunicação horizontal e diagonal pode criar um ambiente colaborativo e contribuir para uma forte cultura da empresa.

É uma maneira confiável de enviar anexos : anexos de tamanho pequeno a médio, incluindo fotos, arquivos, documentos e vídeos, podem ser enviados por e-mail.

Desvantagens da comunicação por e-mail

O alto volume de e-mails pode ser esmagador : com cerca de 3,5 milhões de e-mails enviados a cada segundo na América corporativa, os e-mails geralmente desaparecem! É provável que os colegas percam um ou dois e-mails se estiverem tendo um dia agitado. Um e-mail também pode cair acidentalmente em sua pasta de spam, colocando você em risco de perder informações vitais.

É lento e formal : a estrutura das caixas de entrada de e-mail pode dificultar uma conversa em tempo real. A etiqueta de e-mail comum pode significar que os e-mails demoram mais para serem escritos do que para uma conversa ou mensagem instantânea.

As mensagens em grupo podem ser desajeitadas : enviar e-mails para várias pessoas pode se tornar opressor rapidamente e as respostas podem ser facilmente perdidas. Tópicos de conversa podem ser difíceis de seguir.

aplicativos de mensagens

As mensagens instantâneas (IM) tornaram-se populares como um método de comunicação eletrônica. É uma ótima maneira de seus funcionários se conectarem com membros da equipe e clientes.

De acordo com o SuperOffice, 46% dos clientes esperam uma resposta em até quatro horas e 12% esperam uma resposta em 15 minutos! As mensagens instantâneas ajudarão você a atender às expectativas de seus clientes com bate-papo em tempo real.

As mensagens instantâneas também são uma ótima opção para comunicações internas. Os gerentes gostam que eles possam conversar com facilidade e rapidez com os membros da equipe, e muitos colegas gostam do formato de bate-papo em grupo mais casual.

Por exemplo, o sistema de mensagens instantâneas integrado do Connecteam permite que você entre em contato com seus funcionários instantaneamente por meio de uma função de bate-papo segura. O aplicativo permite que você crie bate-papos em grupo colaborativos ou tenha conversas particulares individuais com cada membro da equipe.

Benefícios das mensagens instantâneas

Acontece em tempo real : Um dos benefícios das mensagens instantâneas é que sua comunicação é quase instantânea! Muitas vezes, é uma maneira mais eficaz de enviar mensagens curtas ou perguntas para as quais você precisa de uma resposta rápida do que escrever um longo e-mail.

É informal : as mensagens instantâneas podem ajudar os funcionários a desenvolver um relacionamento mais casual com os colegas de equipe.

Desvantagens das mensagens instantâneas

Ele cria a expectativa de respostas instantâneas : Embora a natureza instantânea das conversas de mensagens instantâneas possa ser útil, ela também pode parecer esmagadora para alguns funcionários. Os funcionários podem se distrair com notificações de mensagens instantâneas e perder o foco em outro trabalho.

Se você achar que os membros da equipe estão sobrecarregados com as notificações de mensagens instantâneas, convém ter uma conversa de apoio sobre seus limites em relação às comunicações. Tente manter um dos dois métodos de comunicação instantânea para evitar sobrecarga de comunicação.

Leia sobre mais 11 maneiras de melhorar o desempenho no trabalho aqui.

Pode afetar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal : alguns funcionários citam o aumento das plataformas de mensagens instantâneas como uma razão pela qual lutam para manter o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Os funcionários sentem que estão sendo constantemente monitorados ou caem na armadilha de instalar aplicativos de mensagens instantâneas em seus telefones pessoais e checá-los o tempo todo, tornando-os “contatáveis ​​demais” fora do horário de trabalho e contribuindo para o esgotamento.

Chamadas de vídeo e compartilhamento de vídeo

O recente aumento no trabalho remoto veio com um aumento na videoconferência ao vivo para colaboração entre equipes remotas. Esse tipo de comunicação eletrônica é geralmente usado juntamente com plataformas de mensagens instantâneas, pois a maioria das plataformas de mensagens instantâneas possui software de videoconferência integrado.

Compartilhar vídeos também pode ser uma ótima maneira de se comunicar com clientes e funcionários. Muitas empresas agora estão usando aplicativos como o TikTok para criar conteúdo de vídeo curto para colegas e clientes para manter os funcionários mais jovens envolvidos nas comunicações.

Benefícios da comunicação por vídeo

Isso dá um rosto ao nome : com muitas empresas agora empregando equipes totalmente remotas, é comum trabalhar com colegas diariamente sem nunca vê-los pessoalmente! Nesse caso, a videochamada pode ajudar a evitar que os funcionários se sintam sozinhos no local de trabalho. Ele pode até ser usado para atividades remotas de formação de equipes para ajudar as pessoas a se conectarem.

Ele cria conteúdo envolvente : o conteúdo de vídeo e as videochamadas podem ajudar a quebrar a monotonia de ler o texto na tela, para que funcionários e clientes se sintam mais envolvidos com notícias, eventos e suas equipes.

É ótimo para apresentações no local de trabalho : vídeos e videoconferências são ideais para compartilhar apresentações no local de trabalho. Se os funcionários não puderem assistir a uma apresentação, eles poderão assistir à gravação do vídeo posteriormente.

Desvantagens da comunicação por vídeo

Isso pode deixar as pessoas ansiosas : alguns funcionários acham difícil ligar suas câmeras durante as videochamadas, pois isso os faz sentir como se todos os estivessem observando. Isso geralmente não é um problema se apenas um ou dois funcionários não estiverem no vídeo. No entanto, se todos os funcionários se sentirem assim, isso pode tornar as videochamadas estranhas.

Blogues e sites

Blogs e sites podem ser um ótimo complemento para sua rede de comunicação eletrônica, especialmente ao se comunicar com os clientes. Blogs e sites costumam ser um dos primeiros lugares que os clientes procuram quando estão pesquisando sobre sua empresa. Portanto, é fundamental ter um site e/ou blog bem escrito e que o represente positivamente.

Internamente, um blog ou site pode ser usado para armazenar comunicações internas e artigos úteis que os funcionários possam ler. Esses blogs podem ser sobre atualizações de negócios importantes ou podem incluir informações tópicas, como “Como realizar uma ótima revisão de final de ano”. Essas postagens ajudarão no aprendizado e no desenvolvimento de seus funcionários.

Com o aumento da popularidade das mídias sociais, as plataformas de comunicação de blog são um meio de comunicação muito respeitado. O aplicativo da Connecteam tem todas as ferramentas de notícias e atualizações necessárias para criar um ótimo canal de comunicação interna com um feed no estilo de mídia social. Com um software baseado em aplicativo fácil de usar, você pode criar atualizações envolventes com apenas alguns cliques.

Benefícios dos blogs e da comunicação estilo blog

Isso solidifica sua posição : publicar consistentemente postagens de blog informativas e de alta qualidade sobre tópicos importantes para seus clientes pode transformar sua empresa em uma fonte confiável de conhecimento para seus clientes. Como resultado, eles estarão mais propensos a comprar seus produtos e serviços.

Esses blogs bem escritos também podem ajudar no desenvolvimento de seus funcionários e responder a perguntas simples que eles possam ter sobre o negócio. Por exemplo, se seu funcionário tiver uma dúvida sobre como melhorar seu desempenho, uma postagem de blog sobre esse tópico será útil para ele.

É fácil de manter : sites e blogs são um dos meios de comunicação mais acessíveis para manter. As plataformas de hospedagem de sites geralmente são fáceis de usar, há muitos serviços para escolher e a maioria dos hosts terá uma linha de suporte técnico à qual você pode recorrer.

Desvantagens dos blogs e da comunicação estilo blog

Pode ficar caro : se você não é um escritor ou um designer de site, pagar alguém para escrever artigos de blog ou manter seu site pode ser caro. Se você é uma pequena empresa, considere aprender essas habilidades para economizar custos. Você pode encontrar outras maneiras de reduzir custos para sua pequena empresa aqui.

Chamadas telefônicas e mensagens de voz

Nos locais de trabalho modernos, há menos ênfase em chamadas telefônicas e mensagens de voz como métodos de comunicação do que no passado. No entanto, esse sistema antigo ainda é tecnicamente uma comunicação eletrônica e ainda pode trazer um toque pessoal que as plataformas de mensagens instantâneas ou blogs podem não ter.

Benefícios da comunicação por telefone

Novos sistemas de correio de voz incluem fala preditiva : muitas ferramentas de correio de voz agora têm recursos de conversão de texto em fala que podem converter automaticamente uma mensagem de correio de voz em um e-mail digitado. Isso pode ajudar a garantir que nenhuma mensagem fique sem resposta.

É acessível : as chamadas telefônicas são uma ótima ferramenta de comunicação para pessoas com deficiência ou para aqueles que lutam com os métodos modernos de comunicação. Essa estratégia de comunicação resistiu ao teste do tempo, portanto, se um funcionário não estiver entendendo o seu sistema de mensagens instantâneas, você pode incentivá-lo a pegar o telefone e tirar suas dúvidas.

Desvantagens da comunicação por telefone

Chamadas perdidas podem desperdiçar tempo : Chamadas perdidas e correios de voz podem ser frustrantes. Quando você perde chamadas continuamente, às vezes pode parecer que está jogando tênis de correio de voz com seus colegas.

Considere definir um horário em seu calendário designado para responder a quaisquer chamadas perdidas ou mensagens de voz que você possa receber. Pode ser útil agendar um horário para atender um telefonema importante e se afastar de seu espaço habitual na mesa para mudar de cenário.

SMS/mensagens de texto

De acordo com o centro de pesquisa PEW, 97% dos americanos possuem um telefone celular. Este é um mercado enorme! É uma ótima ideia usar mensagens de texto para marketing e comunicação com os clientes para garantir que você alcance o público mais amplo. As mensagens SMS também podem ser usadas internamente, por exemplo, para notificar gerentes e líderes de equipe sobre ausência por doença.

A principal diferença entre o SMS e outras plataformas de comunicação instantânea é que o SMS usa torres de celular para enviar mensagens, enquanto o IM usa a internet. A vantagem disso é que, se houver um problema com a conectividade com a Internet, o SMS ainda estará disponível para sua equipe.

Benefícios das mensagens de texto

É conveniente : Ser capaz de se comunicar com um dispositivo que a maioria dos clientes tem com eles 24 horas por dia, 7 dias por semana, não pode ser subestimado.

É instantâneo : Tal como acontece com os mensageiros instantâneos, com o SMS, a velocidade a que pode enviar mensagens a clientes e colegas é bastante elevada. Considere o uso de mensagens de texto em sua rede de comunicação eletrônica se sua indústria valoriza a velocidade.

Desvantagens das mensagens de texto

Um sinal ruim pode dificultar o envio de mensagens : um serviço ruim de telefone celular pode reduzir a capacidade de seus clientes e funcionários de receber suas mensagens, especialmente em locais mais rurais. Antes de implementar essa estratégia, verifique a intensidade do sinal em seu estado para ver se perderá muitos clientes em potencial.

Principais dicas para criar uma rede de comunicação eletrônica

Considere a persona da sua marca

Sua rede de comunicação precisa se adequar à persona da sua marca. Para qual público você está falando? Qual mensagem geral você deseja enviar?

Você deve construir sua estratégia de comunicação em torno dessas questões e adequar sua comunicação ao seu público. Por exemplo, uma empresa tentando atrair a Geração Z não deve se concentrar em ligações telefônicas como uma ferramenta de marketing.

Chame a atenção deles

Esteja você se comunicando com membros da equipe ou clientes, suas mensagens devem ser curtas, descritivas e memoráveis. Verifique sua ortografia e gramática antes de postar uma comunicação e mantenha seu tom leve e amigável.

Distribua amplamente as comunicações

Certifique-se de que todos os membros da equipe recebam as informações que você deseja compartilhar ao mesmo tempo. Considere deixá-los agendar uma hora regular de seu dia de trabalho para ler as comunicações do local de trabalho, como boletins. O objetivo é envolver os funcionários com sua rede de comunicação, portanto, dar a eles um tempo específico para fazer isso garantirá que seu esforço seja bem gasto.

Conclusão

Diferentes métodos de comunicação digital têm seus próprios prós e contras. Algumas equipes gravitarão naturalmente em direção ao e-mail, enquanto outras podem preferir bate-papo por texto ou vídeo. Escolha a combinação certa de métodos e você poderá criar uma forte rede de comunicação eletrônica para compartilhar facilmente com membros da equipe e clientes.