6 видов электронной коммуникации в бизнесе

Электронное общение может быть отличным способом для товарищей по команде оставаться на связи друг с другом и клиентами. Но с таким количеством различных сред, как узнать, какие из них подходят для вашего бизнеса?

Объединение нескольких различных электронных средств связи в одну сеть может занять некоторое время. Как вы можете быть уверены, что соблюдаете правильный баланс для своего рабочего места?

Читайте дальше, чтобы узнать определение электронного общения, плюсы и минусы наших любимых методов, а также наши главные советы по созданию надежной сети электронного общения.

Что такое электронное общение?

Электронное общение — это любой способ связаться с вашей командой, который можно просмотреть, передать или сохранить в электронном виде. Иногда это называют электрической связью или электронной связью. Совместное использование нескольких каналов электронной связи образует сеть электронной связи.

Электронные средства связи включают электронную почту, приложения для обмена мгновенными сообщениями, видеозвонки, телефонные звонки, блоги и текстовые сообщения. Ваша сеть электронной связи может включать любую комбинацию этих типов приложений.

Различные типы электронной связи

Каждая электронная коммуникационная среда имеет свои сильные и слабые стороны. Выбор правильных каналов для уникальной ситуации вашего бизнеса или команды будет зависеть от потребностей вашего бизнеса.

Эл. адрес

Знаете ли вы, что в американском корпоративном мире ежедневно отправляется примерно 33,2 миллиарда электронных писем? Это около 3,5 миллионов писем в секунду!

Большинство предприятий знакомы с электронной почтой как с электронным средством связи. Он широко используется в большинстве предприятий и является надежным и эффективным методом обмена информацией.

Преимущества общения по электронной почте

Это бесплатно : большинство почтовых сетей бесплатны и очень эффективны. Большинство также поставляются со встроенными календарями.

Это упрощает горизонтальное и диагональное общение : электронная почта — отличный способ связаться со всеми в вашей организации, от старших партнеров до младших сотрудников. Сочетание горизонтального и диагонального стилей общения может создать среду для совместной работы и способствовать формированию сильной корпоративной культуры.

Это надежный способ отправки вложений . Вложения небольшого и среднего размера, включая фотографии, файлы, документы и видео, можно отправлять по электронной почте.

Недостатки общения по электронной почте

Большой объем электронных писем может стать ошеломляющим : около 3,5 миллионов электронных писем, отправляемых каждую секунду в корпоративной Америке, часто теряются! Коллеги, скорее всего, пропустят одно или два электронных письма, если у них напряженный день. Электронное письмо также может случайно попасть в папку со спамом, в результате чего вы рискуете потерять важную информацию.

Это медленно и формально . Структура почтовых ящиков может затруднить общение в режиме реального времени. Общий этикет электронной почты может означать, что на написание электронных писем уходит больше времени, чем на разговор или обмен мгновенными сообщениями.

Групповой обмен сообщениями может быть неуклюжим : отправка электронных писем нескольким людям может быстро стать невыносимой, а ответы могут легко потеряться. За нитями разговора может быть трудно следить.

Приложения для обмена сообщениями

Обмен мгновенными сообщениями (IM) стал популярным как метод электронного общения. Это отличный способ для ваших сотрудников общаться как с членами команды, так и с клиентами.

По данным SuperOffice, 46% клиентов ожидают ответа на свой запрос в течение четырех часов, а 12% ожидают ответа в течение 15 минут! Обмен мгновенными сообщениями поможет вам оправдать ожидания ваших клиентов с помощью чата в реальном времени.

Обмен мгновенными сообщениями также является отличным вариантом для внутренней связи. Руководителям нравится, что они могут легко и быстро общаться с членами команды, а многим коллегам нравится более непринужденный формат группового чата.

Например, встроенная система обмена мгновенными сообщениями Connecteam позволяет мгновенно связаться с вашими сотрудниками с помощью функции защищенного чата. Приложение позволяет создавать совместные групповые чаты или вести частные беседы один на один с каждым членом команды.

Преимущества обмена мгновенными сообщениями

Это происходит в режиме реального времени : одно из преимуществ обмена мгновенными сообщениями заключается в том, что ваше общение происходит почти мгновенно! Часто это более эффективный способ отправить короткие сообщения или вопросы, на которые вам нужен быстрый ответ, чем писать длинное электронное письмо.

Это неформально : обмен мгновенными сообщениями может помочь сотрудникам установить более непринужденные отношения с товарищами по команде.

Недостатки обмена мгновенными сообщениями

Это создает ожидание мгновенных ответов : хотя мгновенный характер обмена мгновенными сообщениями может быть полезен, он также может показаться некоторым сотрудникам чрезмерным. Сотрудники могут отвлекаться на уведомления в мессенджерах и терять фокус на другой работе.

Если вы обнаружите, что члены команды перегружены мгновенными сообщениями, вы можете поддержать разговор об их границах в общении. Старайтесь придерживаться одного из двух способов мгновенного общения, чтобы избежать коммуникативной перегрузки.

О других 11 способах повышения производительности труда читайте здесь.

Это может повлиять на баланс между работой и личной жизнью : некоторые сотрудники ссылаются на рост популярности платформ обмена мгновенными сообщениями как на причину, по которой они изо всех сил пытаются поддерживать баланс между работой и личной жизнью. Сотрудники чувствуют, что за ними постоянно наблюдают, или попадают в ловушку, устанавливая приложения для обмена мгновенными сообщениями на свои личные телефоны и проверяя их в любое время, что делает их «слишком контактными» в нерабочее время и способствует выгоранию.

Видеозвонки и обмен видео

Недавний рост удаленной работы связан с увеличением количества видеоконференций в реальном времени для совместной работы удаленных команд. Этот тип электронной связи обычно используется вместе с платформами обмена мгновенными сообщениями, поскольку большинство платформ обмена мгновенными сообщениями имеют встроенное программное обеспечение для видеоконференций.

Обмен видео также может быть отличным способом общения как с клиентами, так и с сотрудниками. Многие компании в настоящее время используют такие приложения, как TikTok, для создания короткого видеоконтента для коллег и клиентов, чтобы молодые сотрудники были вовлечены в общение.

Преимущества видеосвязи

Это ставит лицо перед именем : поскольку многие компании в настоящее время используют полностью удаленные команды, принято ежедневно работать с коллегами, даже не видя их лично! В этом случае видеосвязь может помочь сотрудникам не чувствовать себя одинокими на рабочем месте. Его можно даже использовать для удаленных мероприятий по созданию команды, чтобы помочь людям общаться.

Он создает привлекательный контент : видеоконтент и видеозвонки могут помочь разбавить монотонность чтения текста с экрана, чтобы сотрудники и клиенты могли чувствовать себя более заинтересованными в новостях, событиях и своих командах.

Он отлично подходит для презентаций на рабочем месте . Видео и видеоконференции идеально подходят для демонстрации презентаций на рабочем месте. Если сотрудники не могут присутствовать на презентации, они могут посмотреть видеозапись позже.

Недостатки видеосвязи.

Это может вызывать у людей беспокойство : некоторым сотрудникам трудно включать камеры во время видеозвонков, так как им кажется, что все наблюдают за ними. Обычно это не проблема, если на видео нет только одного или двух сотрудников. Однако, если так думают все сотрудники, это может сделать видеозвонки неудобными.

Блоги и сайты

Блоги и веб-сайты могут стать отличным дополнением к вашей электронной сети связи, особенно при общении с клиентами. Блоги и веб-сайты часто являются одним из первых мест, которые клиенты будут искать, изучая вашу компанию. Поэтому крайне важно иметь веб-сайт и/или блог, которые хорошо написаны и представляют вас в положительном свете.

Внутри блог или веб-сайт можно использовать для хранения внутренних сообщений и полезных статей, которые могут прочитать сотрудники. Эти блоги могут быть посвящены важным бизнес-новостям или содержать актуальную информацию, например «Как провести отличный годовой обзор». Эти посты помогут вашим сотрудникам учиться и развиваться.

С ростом популярности социальных сетей платформы для общения в блогах стали уважаемым средством коммуникации. В приложении Connecteam есть все инструменты для новостей и обновлений, необходимые для создания отличного внутреннего канала связи с лентой в стиле социальных сетей. С помощью простого в использовании программного обеспечения на основе приложений вы можете создавать привлекательные обновления всего за несколько кликов.

Преимущества ведения блога и общения в стиле блога

Это укрепляет вашу позицию : постоянное размещение высококачественных информативных сообщений в блогах на темы, которые важны для ваших клиентов, может сделать ваш бизнес надежным источником знаний для ваших клиентов. В результате они с большей вероятностью купят ваши товары и услуги.

Эти хорошо написанные блоги также могут помочь развитию ваших сотрудников и ответить на простые вопросы, которые могут возникнуть у них о бизнесе. Например, если у вашего сотрудника есть вопрос о том, как повысить свою производительность, ему будет полезна запись в блоге на эту тему.

Его легко поддерживать : веб-сайты и блоги являются одними из самых доступных средств коммуникации для обслуживания. Платформы хостинга веб-сайтов обычно удобны для пользователя, есть много услуг на выбор, и у большинства хостов есть линия технической поддержки, на которую вы можете позвонить.

Недостатки ведения блога и общения в стиле блога

Это может дорого обойтись : если вы не являетесь писателем или дизайнером веб-сайтов, платить кому-то за написание статей в блоге или поддержку вашего веб-сайта может быть дорого. Если у вас небольшой бизнес, вы можете рассмотреть возможность изучения этих навыков, чтобы сэкономить на расходах. Вы можете найти другие способы сократить расходы для вашего малого бизнеса здесь.

Телефонные звонки и голосовая почта

На современных рабочих местах меньше внимания уделяется телефонным звонкам и голосовой почте как средствам связи, чем в прошлом. Тем не менее, эта система старой школы по-прежнему технически является электронной связью, и она по-прежнему может привносить индивидуальный подход, которого может не хватать платформам для обмена мгновенными сообщениями или блогами.

Преимущества телефонного общения

Новые системы голосовой почты включают прогнозируемую речь . Многие инструменты голосовой почты теперь имеют возможности преобразования текста в речь, которые могут автоматически преобразовывать сообщение голосовой почты в печатное электронное письмо. Это поможет гарантировать, что ни одно сообщение не останется без ответа.

Это доступно : телефонные звонки — отличный инструмент общения для людей с ограниченными возможностями или тех, кто борется с современными методами связи. Эта коммуникационная стратегия выдержала испытание временем, поэтому, если сотрудник не разбирается в вашей системе обмена мгновенными сообщениями, вы можете побудить его поднять трубку телефона и обсудить свой вопрос.

Минусы телефонного общения.

Пропущенные звонки могут привести к пустой трате времени . Пропущенные звонки и голосовая почта могут раздражать. Когда вы постоянно пропускаете звонки, иногда может показаться, что вы играете в теннис с голосовой почтой со своими коллегами.

Подумайте о том, чтобы установить время в своем календаре, предназначенное для ответа на любые пропущенные звонки или голосовые сообщения, которые вы можете получить. Это может помочь запланировать время, чтобы ответить на важный телефонный звонок и отойти от своего обычного рабочего места, чтобы сменить обстановку.

SMS/текстовые сообщения

По данным исследовательского центра PEW, у 97% американцев есть мобильный телефон. Это огромный рынок! Это отличная идея использовать текстовые сообщения для маркетинга и общения с клиентами, чтобы обеспечить охват самой широкой аудитории. SMS-сообщения также можно использовать внутри компании, например, для уведомления менеджеров и руководителей групп об отсутствии по болезни.

Основное различие между SMS и другими платформами мгновенной связи заключается в том, что SMS использует для отправки сообщений вышки сотовой связи, а IM использует Интернет. Преимущество этого заключается в том, что если есть проблема с подключением к Интернету, SMS по-прежнему будет доступно для вашей команды.

Преимущества обмена текстовыми сообщениями

Это удобно : нельзя недооценивать возможность общаться с устройством, которое большинство клиентов носит с собой круглосуточно и без выходных.

Это мгновенно : Как и в случае с мессенджером, с помощью SMS скорость, с которой вы можете получать сообщения клиентам и коллегам, довольно высока. Подумайте об использовании текстовых сообщений в вашей сети электронной связи, если ваша отрасль ценит скорость.

Недостатки обмена текстовыми сообщениями

Плохой сигнал может затруднить обмен сообщениями . Плохое качество сотовой связи может снизить способность ваших клиентов и сотрудников получать ваши сообщения, особенно в сельской местности. Прежде чем внедрять эту стратегию, рассмотрите возможность проверки уровня сигнала в вашем штате, чтобы увидеть, не потеряете ли вы много потенциальных клиентов.

Лучшие советы по созданию сети электронной связи

Подумайте о своем бренде

Ваша коммуникационная сеть должна соответствовать образу вашего бренда. Перед какой аудиторией вы говорите? Какое общее сообщение вы хотите отправить?

Вы должны построить свою коммуникационную стратегию вокруг этих вопросов и адаптировать свое общение к своей аудитории. Например, компания, пытающаяся обратиться к поколению Z, не должна фокусироваться на телефонных звонках как на маркетинговом инструменте.

Привлечь их внимание

Общаетесь ли вы с членами команды или клиентами, ваши сообщения должны быть короткими, описательными и запоминающимися. Дважды проверяйте орфографию и грамматику, прежде чем публиковать сообщение, и сохраняйте легкий и дружелюбный тон.

Распространяйте коммуникации широко

Убедитесь, что все члены команды получают информацию, которой вы хотите поделиться, одновременно. Подумайте о том, чтобы позволить им запланировать обычный час своего рабочего дня для чтения сообщений на рабочем месте, таких как бюллетени. Цель состоит в том, чтобы привлечь сотрудников к вашей коммуникационной сети, поэтому предоставление им определенного времени для этого гарантирует, что ваши усилия будут потрачены не зря.

Вывод

Различные методы цифровой связи имеют свои плюсы и минусы. Некоторые команды, естественно, будут тяготеть к электронной почте, в то время как другие могут предпочесть текстовый или видеочат. Выберите правильную комбинацию методов, и вы сможете создать мощную сеть электронной связи, которой будет легко делиться как с членами команды, так и с клиентами.