商業中的 6 種電子通信類型

電子通信可以成為團隊成員與彼此和客戶保持聯繫的絕佳方式。 但是，有這麼多不同的媒介，您如何知道哪些適合您的業務？

將幾種不同的電子通信媒介連接到一個網絡中可能需要時間。 您如何確定您正在為您的工作場所取得適當的平衡？

繼續閱讀以了解電子通信的定義、我們最喜歡的方法的優缺點以及實施強大的電子通信網絡的重要技巧。

什麼是電子通信？

電子通信是聯繫您的團隊的任何方式，可以通過電子方式查看、共享或存儲。 它有時被稱為電子通信或電子通信。 一起使用多個電子通信渠道可以構成一個電子通信網絡。

電子通信媒介包括電子郵件、即時消息應用程序、視頻通話、電話、博客和短信。 您的電子通信網絡可以包括這些類型的應用程序的任意組合。

不同類型的電子通信

每種電子通信媒介都有其自身的優點和缺點。 為您的業務或團隊的獨特情況選擇正確的渠道將取決於您的業務需求。

電子郵件

您是否知道美國企業界每天發送大約 332 億封電子郵件？ 那是每秒大約 350 萬封電子郵件！

大多數企業都熟悉電子郵件作為一種電子通信方式。 它廣泛應用於大多數企業，是一種可靠且有效的信息共享方法。

電子郵件通訊的好處

免費使用：大多數電子郵件網絡都可以免費使用並且非常有效。 大多數還帶有集成日曆。

它使橫向和對角線通信變得容易：電子郵件是聯繫組織中從高級合夥人到初級助理的每個人的好方法。 結合橫向和對角線溝通方式可以創造協作環境並有助於形成強大的公司文化。

這是發送附件的可靠方式：可以通過電子郵件發送中小型附件，包括照片、文件、文檔和視頻。

電子郵件通信的缺點

大量的電子郵件可能會讓人不知所措：美國企業每秒發送大約 350 萬封電子郵件，電子郵件經常丟失！ 如果同事忙碌了一天，他們可能會錯過一兩封電子郵件。 電子郵件也可能意外落入您的垃圾郵件文件夾，使您面臨丟失重要信息的風險。

緩慢而正式：電子郵件收件箱的結構會使實時對話變得更加困難。 常見的電子郵件禮儀可能意味著寫電子郵件比進行對話或即時消息要花更長的時間。

群發消息可能很笨拙：向多人發送電子郵件很快就會讓人不知所措，回復也很容易丟失。 談話的線索可能很難跟上。

信使應用程序

即時消息 (IM) 作為一種電子通信方式已經變得流行起來。 這是您的員工與團隊成員和客戶建立聯繫的好方法。

據 SuperOffice 稱，46% 的客戶希望在四小時內回复他們的查詢，12% 的客戶希望在 15 分鐘內回复！ 即時消息將幫助您通過實時聊天滿足客戶的期望。

即時消息也是內部通信的絕佳選擇。 經理喜歡他們可以輕鬆快速地與團隊成員交談，許多同事喜歡更隨意的群聊形式。

例如，Connecteam 的內置 IM 系統允許您通過安全聊天功能即時聯繫您的員工。 該應用程序允許您創建協作群聊或與每個團隊成員進行私人一對一對話。

即時通訊的好處

它是實時發生的：即時消息的好處之一是您的通信幾乎是即時的！ 與寫一封長電子郵件相比，發送短消息或您需要快速回答的問題通常是一種更有效的方式。

非正式：即時消息可以幫助員工與隊友建立更隨意的關係。

即時通訊的缺點

它創造了即時響應的期望：雖然 IM 對話的即時特性可能很有用，但它也會讓一些員工感到不知所措。 員工可能會被即時消息通知分散注意力，從而無法專注於其他工作。

如果您發現團隊成員對 IM 通知不知所措，您可能希望就他們在溝通方面的界限進行支持性對話。 盡量堅持使用兩種即時通信方法中的一種，以防止通信過載。

在此處閱讀大約11 種提高工作績效的方法。

它會影響工作與生活的平衡：一些員工將即時通訊平台的興起作為他們努力保持工作與生活平衡的原因。 員工覺得他們經常受到監視，或者陷入在個人手機上安裝 IM 應用程序並隨時查看的陷阱，使他們在工作時間之外“太容易聯繫”並導致倦怠。

視頻通話和視頻共享

最近遠程工作的增加伴隨著遠程團隊之間協作的實時視頻會議的增加。 這種類型的電子通信通常與即時消息平台一起使用，因為大多數 IM 平台都集成了視頻會議軟件。

分享視頻也是與客戶和員工溝通的好方法。 許多企業現在都在使用 TikTok 等應用程序為同事和客戶製作短視頻內容，以保持年輕員工參與交流。

視頻通訊的好處

名副其實：現在許多企業都採用完全遠程的團隊，每天與同事一起工作而從未見過他們本人是很常見的！ 在這種情況下，視頻通話可以幫助員工避免在工作場所感到孤獨。 它甚至可以用於遠程團隊建設活動，幫助人們建立聯繫。

它創造了引人入勝的內容：視頻內容和視頻通話有助於打破在屏幕外閱讀文本的單調乏味，因此員工和客戶可能會更加關注新聞、事件和他們的團隊。

非常適合工作場所演示：視頻和視頻會議是共享工作場所演示的理想選擇。 如果員工不能參加演示，他們可以在之後觀看錄像。

視頻通信的缺點

這會讓人們感到焦慮：一些員工發現在視頻通話期間很難打開攝像頭，因為這讓他們覺得好像每個人都在看著他們。 如果只有一兩個員工不在視頻中，這通常不是問題。 但是，如果所有員工都有這種感覺，可能會使視頻通話變得尷尬。

博客和網站

博客和網站可以成為您電子通信網絡的重要補充，尤其是在與客戶溝通時。 博客和網站通常是客戶在研究您的公司時最先尋找的地方之一。 因此，擁有一個寫得很好並能正面代表您的網站和/或博客至關重要。

在內部，博客或網站可用於存儲內部通信和員工可以閱讀的有用文章。 這些博客可能與重要的業務更新有關，或者可能包含主題信息，例如“如何進行出色的年終回顧”。 這些職位將有助於您員工的學習和發展。

隨著社交媒體的普及，博客交流平台成為備受推崇的交流媒介。 Connecteam 的應用程序擁有您需要的所有新聞和更新工具，可以通過社交媒體風格的提要創建一個良好的內部溝通渠道。 借助易於使用的基於應用程序的軟件，您只需單擊幾下即可創建引人入勝的更新。

博客和博客式交流的好處

它鞏固了您的地位：始終如一地發布關於對您的客戶重要的主題的高質量、信息豐富的博客文章，可以使您的企業成為客戶值得信賴的知識來源。 因此，他們將更有可能購買您的產品和服務。

這些寫得很好的博客還可以幫助您的員工發展並回答他們可能對業務提出的簡單問題。 例如，如果您的員工對如何提高績效有疑問，那麼有關該主題的博客文章將對他們有所幫助。

易於維護：網站和博客是最易於維護的通信媒體之一。 網站託管平台通常是用戶友好的，有許多服務可供選擇，而且大多數託管服務商都會有一條技術支持熱線供您使用。

博客和博客式交流的缺點

它可能會變得很昂貴：如果您不是作家或網站設計師，那麼花錢請人寫博客文章或維護您的網站可能會很昂貴。 如果您是一家小型企業，您可能需要考慮學習這些技能以節省成本。 您可以在此處找到其他降低小型企業成本的方法。

電話和語音郵件

在現代工作場所，與過去相比，電話和語音郵件作為溝通方式的重要性有所降低。 然而，這個老式系統在技術上仍然是電子通信，它仍然可以帶來即時消息或博客平台可能缺乏的個人風格。

電話溝通的好處

新的語音郵件系統包括預測語音：許多語音郵件工具現在都具有文本到語音的功能，可以自動將語音郵件消息轉換為鍵入的電子郵件。 這可以幫助確保沒有消息沒有響應。

方便使用：對於殘障人士或難以使用現代通訊方式的人來說，電話是一種很好的通訊工具。 這種溝通策略經受住了時間的考驗，因此，如果員工不了解您的 IM 系統，您可能希望鼓勵他們拿起電話並說出他們的問題。

電話溝通的缺點

未接來電會浪費時間：未接來電和語音郵件可能令人沮喪。 當您不斷錯過來電時，有時感覺就像是在與同事打語音信箱網球。

考慮在您的日曆中設置專門用於回复您可能收到的任何未接來電或語音郵件的時間。 它可以幫助安排一個時間來接一個重要的電話，並離開你平常的辦公桌空間換個環境。

短信/短信

根據 PEW 研究中心的數據，97% 的美國人擁有手機。 這是一個巨大的市場！ 使用短信進行營銷和與客戶溝通是一個好主意，可確保您覆蓋最廣泛的受眾。 SMS 消息也可以在內部使用，例如，通知經理和團隊領導因病缺勤。

SMS 與其他即時通信平台的主要區別在於，SMS 使用蜂窩塔發送消息，而 IM 使用互聯網。 這樣做的好處是，如果互聯網連接出現問題，您的團隊仍然可以使用 SMS。

短信的好處

這很方便：不能低估能夠與大多數客戶 24/7 全天候使用的設備進行通信。

即時：與即時消息一樣，使用 SMS，您可以非常快地向客戶和同事發送消息。 如果您的行業重視速度，請考慮在您的電子通信網絡中使用短信。

短信的弊端

信號差可能使消息傳遞變得困難：手機服務差可能會降低您的客戶和員工接收消息的能力，尤其是在偏遠的農村地區。 在實施此策略之前，請考慮檢查您所在州的信號強度，以便了解您是否會錯過許多潛在客戶。

創建電子通信網絡的重要技巧

考慮你的品牌形象

您的通信網絡需要適合您品牌的形象。 你在和什麼樣的聽眾說話？ 您想發送什麼總體信息？

您應該圍繞這些問題制定您的溝通策略，並針對您的聽眾量身定制您的溝通方式。 例如，一家試圖吸引 Z 世代的公司不應將電話作為一種營銷工具。

抓住他們的注意力

無論您是與團隊成員還是客戶交流，您的信息都應該簡短、描述性強且令人難忘。 在發布信息之前仔細檢查您的拼寫和語法，並保持您的語氣輕鬆友好。

廣泛傳播通訊

確保所有團隊成員同時收到您要共享的信息。 考慮讓他們在工作日的固定時間閱讀工作場所的通訊，例如公告。 目標是讓員工參與您的溝通網絡，因此給他們一個特定的時間這樣做將確保您的努力得到充分利用。

結論

不同的數字通信方式各有優缺點。 一些團隊自然會傾向於使用電子郵件，而另一些團隊可能更喜歡文本或視頻聊天。 選擇正確的方法組合，您將能夠創建一個強大的電子通信網絡，輕鬆地與團隊成員和客戶共享。