6 Arten der elektronischen Kommunikation im Geschäftsleben

Elektronische Kommunikation kann eine hervorragende Möglichkeit für Teamkollegen sein, miteinander und mit Kunden in Verbindung zu bleiben. Aber woher wissen Sie bei so vielen verschiedenen Medien, welche die richtigen für Ihr Unternehmen sind?

Die Verknüpfung mehrerer unterschiedlicher elektronischer Kommunikationsmedien zu einem Netzwerk kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Wie können Sie sicher sein, dass Sie die richtige Balance für Ihren Arbeitsplatz finden?

Lesen Sie weiter, um die Definition der elektronischen Kommunikation, die Vor- und Nachteile unserer bevorzugten Methoden und unsere Top-Tipps für die Implementierung eines starken elektronischen Kommunikationsnetzwerks zu erfahren.

Was ist elektronische Kommunikation?

Elektronische Kommunikation ist jede Möglichkeit, Ihr Team zu kontaktieren, die elektronisch angezeigt, geteilt oder gespeichert werden kann. Es wird manchmal als elektrische Kommunikation oder E-Kommunikation bezeichnet. Die gemeinsame Nutzung mehrerer E-Kommunikationskanäle ergibt ein elektronisches Kommunikationsnetz.

Zu den elektronischen Kommunikationsmedien gehören E-Mail, Instant-Messaging-Apps, Videoanrufe, Telefonanrufe, Blogs und Textnachrichten. Ihr elektronisches Kommunikationsnetzwerk kann eine beliebige Kombination dieser App-Typen enthalten.

Verschiedene Arten der elektronischen Kommunikation

Jedes elektronische Kommunikationsmedium hat seine eigenen Stärken und Schwächen. Die Auswahl der richtigen Kanäle für die einzigartige Situation Ihres Unternehmens oder Teams hängt von Ihren geschäftlichen Anforderungen ab.

Email

Wussten Sie, dass in der amerikanischen Geschäftswelt täglich etwa 33,2 Milliarden E-Mails versendet werden? Das sind rund 3,5 Millionen E-Mails pro Sekunde!

Die meisten Unternehmen sind mit E-Mail als elektronische Kommunikationsmethode vertraut. Es ist in den meisten Unternehmen weit verbreitet und eine zuverlässige und effektive Methode zum Teilen von Informationen.

Vorteile der E-Mail-Kommunikation

Die Nutzung ist kostenlos : Die meisten E-Mail-Netzwerke sind kostenlos und äußerst effektiv. Die meisten kommen auch mit integrierten Kalendern.

Es erleichtert die horizontale und diagonale Kommunikation : E-Mail ist eine großartige Möglichkeit, jeden in Ihrer Organisation zu erreichen, von Seniorpartnern bis hin zu Juniormitarbeitern. Die Kombination horizontaler und diagonaler Kommunikationsstile kann eine kollaborative Umgebung schaffen und zu einer starken Unternehmenskultur beitragen.

Es ist eine zuverlässige Methode zum Senden von Anhängen : Kleine bis mittelgroße Anhänge, einschließlich Fotos, Dateien, Dokumente und Videos, können per E-Mail gesendet werden.

Nachteile der E-Mail-Kommunikation

Das hohe E-Mail-Volumen kann überwältigend werden : Bei rund 3,5 Millionen E-Mails, die jede Sekunde in den amerikanischen Unternehmen versendet werden, gehen E-Mails oft verloren! Kollegen verpassen wahrscheinlich ein oder zwei E-Mails, wenn sie einen hektischen Tag haben. Eine E-Mail kann auch versehentlich in Ihren Spam-Ordner gelangen, wodurch Sie Gefahr laufen, wichtige Informationen zu verlieren.

Es ist langsam und formell : Die Struktur von E-Mail-Posteingängen kann es schwieriger machen, eine Konversation in Echtzeit zu führen. Die allgemeine E-Mail-Etikette kann bedeuten, dass das Schreiben von E-Mails länger dauert als ein Gespräch oder Instant Messaging.

Gruppennachrichten können umständlich sein : Das Senden von E-Mails an mehrere Personen kann schnell überwältigend werden, und Antworten können leicht verloren gehen. Gesprächsfäden können schwer zu folgen sein.

Messenger-Apps

Instant Messaging (IM) ist als elektronisches Kommunikationsverfahren populär geworden. Es ist eine großartige Möglichkeit für Ihre Mitarbeiter, sowohl mit Teammitgliedern als auch mit Kunden in Kontakt zu treten.

Laut SuperOffice erwarten 46 % der Kunden eine Antwort auf ihre Anfrage innerhalb von vier Stunden und 12 % erwarten eine Antwort innerhalb von 15 Minuten! Instant Messaging hilft Ihnen, die Erwartungen Ihrer Kunden mit Echtzeit-Chat zu erfüllen.

Instant Messaging ist auch eine großartige Option für die interne Kommunikation. Manager mögen es, dass sie einfach und schnell mit Teammitgliedern sprechen können, und viele Kollegen genießen das zwanglosere Gruppenchat-Format.

Mit dem integrierten IM-System von Connecteam können Sie Ihre Mitarbeiter beispielsweise sofort über eine sichere Chat-Funktion erreichen. Mit der App können Sie kollaborative Gruppenchats erstellen oder private Einzelgespräche mit jedem Teammitglied führen.

Vorteile von Instant Messaging

Es geschieht in Echtzeit : Einer der Vorteile von Instant Messaging ist, dass Ihre Kommunikation fast sofort erfolgt! Es ist oft eine effektivere Methode, kurze Nachrichten oder Fragen zu senden, auf die Sie eine schnelle Antwort benötigen, als eine lange E-Mail zu schreiben.

Es ist informell : Instant Messaging kann Mitarbeitern helfen, eine ungezwungenere Beziehung zu Teamkollegen aufzubauen.

Nachteile von Instant Messaging

Es weckt die Erwartung sofortiger Antworten : Während die Unverzüglichkeit von IM-Gesprächen nützlich sein kann, kann es für manche Mitarbeiter auch überwältigend sein. Mitarbeiter könnten durch Instant-Messenger-Benachrichtigungen abgelenkt werden und den Fokus auf andere Aufgaben verlieren.

Wenn Sie feststellen, dass Teammitglieder von IM-Benachrichtigungen überfordert sind, möchten Sie vielleicht ein unterstützendes Gespräch über ihre Grenzen in Bezug auf die Kommunikation führen. Versuchen Sie, sich an eine von zwei Methoden der sofortigen Kommunikation zu halten, um eine Kommunikationsüberlastung zu vermeiden.

Lesen Sie hier über 11 weitere Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitsleistung.

Es kann die Work-Life-Balance beeinträchtigen : Einige Mitarbeiter nennen die Zunahme von Instant-Messenger-Plattformen als Grund dafür, dass sie Schwierigkeiten haben, eine Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten. Mitarbeiter fühlen sich ständig überwacht oder tappen in die Falle, IM-Apps auf ihren privaten Telefonen zu installieren und diese rund um die Uhr zu überprüfen, was sie außerhalb der Arbeitszeit „zu erreichbar“ macht und zum Burnout beiträgt.

Videoanrufe und Videofreigabe

Die jüngste Zunahme der Fernarbeit ging mit einer Zunahme von Live-Videokonferenzen für die Zusammenarbeit zwischen entfernten Teams einher. Diese Art der elektronischen Kommunikation wird normalerweise zusammen mit Instant-Messaging-Plattformen verwendet, da die meisten IM-Plattformen über eine integrierte Videokonferenzsoftware verfügen.

Das Teilen von Videos kann auch eine großartige Möglichkeit sein, mit Kunden und Mitarbeitern zu kommunizieren. Viele Unternehmen verwenden jetzt Apps wie TikTok, um kurze Videoinhalte für Kollegen und Kunden zu erstellen, um jüngere Mitarbeiter in die Kommunikation einzubeziehen.

Vorteile der Videokommunikation

Es gibt einem Namen ein Gesicht : Da viele Unternehmen jetzt vollständig entfernte Teams beschäftigen, ist es üblich, täglich mit Kollegen zusammenzuarbeiten, ohne sie jemals persönlich zu sehen! In diesem Fall können Videoanrufe dazu beitragen, dass sich Mitarbeiter am Arbeitsplatz nicht einsam fühlen. Es kann sogar für Remote-Teambuilding-Aktivitäten verwendet werden, um den Menschen zu helfen, sich zu verbinden.

Es erstellt ansprechende Inhalte : Videoinhalte und Videoanrufe können dazu beitragen, die Monotonie des Lesens von Text auf einem Bildschirm zu durchbrechen, sodass sich Mitarbeiter und Kunden möglicherweise mehr mit Nachrichten, Ereignissen und ihren Teams beschäftigen.

Es eignet sich hervorragend für Präsentationen am Arbeitsplatz : Videos und Videokonferenzen eignen sich ideal zum Teilen von Präsentationen am Arbeitsplatz. Können Mitarbeiter an einer Präsentation nicht teilnehmen, können sie sich die Videoaufzeichnung im Nachhinein ansehen.

Nachteile der Videokommunikation

Es kann Menschen ängstlich machen : Einige Mitarbeiter finden es schwierig, ihre Kameras während Videoanrufen einzuschalten, da sie das Gefühl haben, dass alle sie beobachten. Dies ist normalerweise kein Problem, wenn nur ein oder zwei Mitarbeiter nicht auf Video sind. Wenn jedoch alle Mitarbeiter so denken, können Videoanrufe unangenehm werden.

Blogs und Webseiten

Blogs und Websites können eine großartige Ergänzung zu Ihrem elektronischen Kommunikationsnetzwerk sein, insbesondere wenn Sie mit Kunden kommunizieren. Blogs und Websites sind oft einer der ersten Orte, nach denen Kunden suchen, wenn sie über Ihr Unternehmen recherchieren. Daher ist es wichtig, eine Website und/oder einen Blog zu haben, die gut geschrieben sind und Sie positiv repräsentieren.

Intern kann ein Blog oder eine Website verwendet werden, um interne Mitteilungen und nützliche Artikel zu speichern, die die Mitarbeiter lesen können. Diese Blogs können sich mit wichtigen Geschäftsaktualisierungen befassen oder aktuelle Informationen wie „Wie man einen großartigen Jahresrückblick hält“ enthalten. Diese Beiträge werden das Lernen und die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter unterstützen.

Mit der zunehmenden Popularität von Social Media sind Blog-Kommunikationsplattformen ein angesehenes Kommunikationsmedium. Die App von Connecteam verfügt über alle Nachrichten- und Update-Tools, die Sie benötigen, um einen großartigen internen Kommunikationskanal mit einem Feed im Stil sozialer Medien zu erstellen. Mit benutzerfreundlicher App-basierter Software können Sie mit nur wenigen Klicks ansprechende Updates erstellen.

Vorteile des Bloggens und der Kommunikation im Blog-Stil

Es festigt Ihre Position : Das konsequente Veröffentlichen hochwertiger, informativer Blog-Beiträge zu Themen, die für Ihre Kunden wichtig sind, kann Ihr Unternehmen zu einer vertrauenswürdigen Wissensquelle für Ihre Kunden machen. Infolgedessen werden sie eher Ihre Produkte und Dienstleistungen kaufen.

Diese gut geschriebenen Blogs können auch die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter unterstützen und einfache Fragen beantworten, die sie möglicherweise zum Unternehmen haben. Wenn Ihr Mitarbeiter beispielsweise eine Frage hat, wie er seine Leistung verbessern kann, ist ein Blogbeitrag zu diesem Thema für ihn hilfreich.

Es ist einfach zu pflegen : Websites und Blogs sind eines der am einfachsten zu pflegenden Kommunikationsmedien. Website-Hosting-Plattformen sind in der Regel benutzerfreundlich, es stehen viele Dienste zur Auswahl, und die meisten Hoster haben eine technische Support-Hotline, die Sie anrufen können.

Nachteile des Bloggens und der Kommunikation im Blog-Stil

Es kann teuer werden: Wenn Sie kein Autor oder Website-Designer sind, kann es kostspielig sein, jemanden für das Schreiben von Blogartikeln oder die Pflege Ihrer Website zu bezahlen. Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, sollten Sie erwägen, diese Fähigkeiten zu erlernen, um Kosten zu sparen. Weitere Möglichkeiten zur Kostensenkung für Ihr Kleinunternehmen finden Sie hier.

Telefonanrufe und Voicemails

An modernen Arbeitsplätzen werden Telefonanrufe und Voicemails als Kommunikationsmethoden weniger betont als in der Vergangenheit. Dieses System der alten Schule ist jedoch technisch immer noch elektronische Kommunikation und kann immer noch eine persönliche Note verleihen, die Instant Messaging- oder Blogging-Plattformen möglicherweise fehlt.

Vorteile der Telefonkommunikation

Neue Voicemail- Systeme umfassen Predictive Speech : Viele Voicemail-Tools verfügen jetzt über Text-zu-Sprache-Funktionen, die eine Voicemail-Nachricht automatisch in eine getippte E-Mail umwandeln können. Dadurch kann sichergestellt werden, dass keine Nachrichten unbeantwortet bleiben.

Es ist barrierefrei : Telefonanrufe sind ein großartiges Kommunikationsmittel für Menschen mit Behinderungen oder Menschen, die mit modernen Kommunikationsmethoden zu kämpfen haben. Diese Kommunikationsstrategie hat sich bewährt. Wenn also ein Mitarbeiter mit Ihrem IM-System nicht klarkommt, sollten Sie ihn vielleicht ermutigen, zum Telefon zu greifen und seine Frage zu besprechen.

Nachteile der Telefonkommunikation

Verpasste Anrufe können Zeitverschwendung sein : Verpasste Anrufe und Voicemails können frustrierend sein. Wenn Sie ständig Anrufe verpassen, kann es sich manchmal anfühlen, als würden Sie mit Ihren Kollegen Voicemail-Tennis spielen.

Erwägen Sie, in Ihrem Kalender Zeiten festzulegen, die für die Reaktion auf verpasste Anrufe oder Voicemails vorgesehen sind, die Sie möglicherweise erhalten. Es kann hilfreich sein, einen Zeitpunkt für ein wichtiges Telefonat einzuplanen und sich für einen Tapetenwechsel von Ihrem gewohnten Schreibtischplatz zu entfernen.

SMS/Textnachrichten

Laut dem Forschungszentrum PEW besitzen 97 % der Amerikaner ein Mobiltelefon. Das ist ein riesiger Markt! Es ist eine großartige Idee, Textnachrichten für das Marketing und die Kommunikation mit Kunden zu verwenden, um sicherzustellen, dass Sie das größtmögliche Publikum erreichen. SMS-Nachrichten können auch intern verwendet werden, um zum Beispiel Manager und Teamleiter über krankheitsbedingte Fehlzeiten zu informieren.

Der Hauptunterschied zwischen SMS und anderen Instant-Kommunikationsplattformen besteht darin, dass SMS Mobilfunkmasten zum Senden von Nachrichten verwendet, während IM das Internet verwendet. Der Vorteil davon ist, dass bei einem Problem mit der Internetverbindung die SMS für Ihr Team weiterhin verfügbar ist.

Vorteile von SMS

Es ist praktisch : Mit einem Gerät kommunizieren zu können, das die meisten Kunden rund um die Uhr bei sich haben, ist nicht zu unterschätzen.

Sofort : Wie bei Instant Messenger ist auch bei SMS die Geschwindigkeit, mit der Sie Nachrichten an Kunden und Kollegen senden können, ziemlich hoch. Erwägen Sie die Verwendung von Textnachrichten in Ihrem elektronischen Kommunikationsnetzwerk, wenn Ihre Branche Wert auf Geschwindigkeit legt.

Nachteile von SMS

Schlechtes Signal kann Messaging erschweren : Ein schlechter Mobilfunkdienst kann die Fähigkeit Ihrer Kunden und Mitarbeiter beeinträchtigen, Ihre Nachrichten zu empfangen, insbesondere in ländlicheren Gegenden. Bevor Sie diese Strategie implementieren, sollten Sie die Signalstärke in Ihrem Bundesstaat überprüfen, damit Sie sehen können, ob Ihnen viele potenzielle Kunden entgehen.

Top-Tipps zum Erstellen eines elektronischen Kommunikationsnetzwerks

Betrachten Sie Ihre Markenpersönlichkeit

Ihr Kommunikationsnetzwerk muss zur Persönlichkeit Ihrer Marke passen. Zu welchem ​​Publikum sprechen Sie? Welche allgemeine Botschaft möchten Sie senden?

Sie sollten Ihre Kommunikationsstrategie um diese Fragen herum aufbauen und Ihre Kommunikation auf Ihr Publikum zuschneiden. Ein Unternehmen, das beispielsweise versucht, Gen Z anzusprechen, sollte sich nicht auf Telefonanrufe als Marketinginstrument konzentrieren.

Erregen Sie ihre Aufmerksamkeit

Egal, ob Sie mit Teammitgliedern oder Kunden kommunizieren, Ihre Nachrichten sollten kurz, beschreibend und einprägsam sein. Überprüfen Sie Ihre Rechtschreibung und Grammatik, bevor Sie eine Mitteilung veröffentlichen, und halten Sie Ihren Ton locker und freundlich.

Verteilen Sie die Mitteilungen weit

Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder die Informationen, die Sie teilen möchten, gleichzeitig erhalten. Erwägen Sie, ihnen eine regelmäßige Stunde ihres Arbeitstages einzuplanen, um Mitteilungen am Arbeitsplatz wie Bulletins zu lesen. Das Ziel ist es, die Mitarbeiter in Ihr Kommunikationsnetzwerk einzubeziehen. Wenn Sie ihnen also eine bestimmte Zeit dafür geben, wird sichergestellt, dass Ihre Bemühungen gut angelegt sind.

Fazit

Verschiedene digitale Kommunikationsmethoden haben jeweils ihre eigenen Vor- und Nachteile. Einige Teams tendieren natürlich zu E-Mail, während andere Text- oder Video-Chats bevorzugen. Wählen Sie die richtige Kombination von Methoden, und Sie werden in der Lage sein, ein starkes elektronisches Kommunikationsnetzwerk aufzubauen, das Sie problemlos mit Teammitgliedern und Kunden teilen können.