6 rodzajów komunikacji elektronicznej w biznesie

Komunikacja elektroniczna może być doskonałym sposobem na utrzymywanie kontaktu między członkami zespołu i klientami. Ale przy tak wielu różnych mediach, skąd wiesz, które z nich są odpowiednie dla Twojej firmy?

Połączenie kilku różnych środków komunikacji elektronicznej w jedną sieć może zająć trochę czasu. Skąd możesz mieć pewność, że osiągasz właściwą równowagę w swoim miejscu pracy?

Czytaj dalej, aby poznać definicję komunikacji elektronicznej, zalety i wady naszych ulubionych metod oraz nasze najważniejsze wskazówki dotyczące wdrażania silnej sieci komunikacji elektronicznej.

Co to jest komunikacja elektroniczna?

Komunikacja elektroniczna to dowolny sposób kontaktowania się z zespołem, który można wyświetlać, udostępniać lub przechowywać elektronicznie. Czasami nazywa się to komunikacją elektryczną lub e-komunikacją. Łączne wykorzystanie kilku kanałów komunikacji elektronicznej tworzy sieć komunikacji elektronicznej.

Elektroniczne media komunikacyjne obejmują pocztę e-mail, aplikacje do obsługi wiadomości błyskawicznych, rozmowy wideo, rozmowy telefoniczne, blogi i wiadomości tekstowe. Twoja sieć komunikacji elektronicznej może obejmować dowolną kombinację tych typów aplikacji.

Różne rodzaje komunikacji elektronicznej

Każde medium komunikacji elektronicznej ma swoje mocne i słabe strony. Wybór odpowiednich kanałów do wyjątkowej sytuacji Twojej firmy lub zespołu będzie zależał od Twoich potrzeb biznesowych.

E-mail

Czy wiesz, że w amerykańskim świecie korporacyjnym wysyłanych jest codziennie około 33,2 miliarda e-maili? To około 3,5 miliona e-maili na sekundę!

Większość firm zna e-mail jako metodę komunikacji elektronicznej. Jest szeroko stosowany w większości firm i jest niezawodną i skuteczną metodą udostępniania informacji.

Korzyści z komunikacji e-mailowej

Korzystanie z niego jest bezpłatne: korzystanie z większości sieci e-mail jest bezpłatne i bardzo skuteczne. Większość jest również wyposażona w zintegrowane kalendarze.

Ułatwia komunikację poziomą i ukośną : e-mail to świetny sposób na dotarcie do wszystkich w Twojej organizacji, od starszych partnerów po młodszych współpracowników. Łączenie poziomych i ukośnych stylów komunikacji może stworzyć środowisko współpracy i przyczynić się do silnej kultury firmy.

To niezawodny sposób wysyłania załączników : Małe i średnie załączniki, w tym zdjęcia, pliki, dokumenty i filmy, można wysyłać pocztą e-mail.

Wady komunikacji e-mailowej

Duża liczba e-maili może być przytłaczająca : przy około 3,5 miliona e-maili wysyłanych co sekundę w korporacyjnej Ameryce, e-maile często giną! Współpracownicy prawdopodobnie przegapią e-mail lub dwa, jeśli mają gorączkowy dzień. Wiadomość e-mail może również przypadkowo wpaść do folderu ze spamem, narażając Cię na ryzyko utraty ważnych informacji.

Jest powolny i formalny : struktura skrzynek e-mail może utrudniać prowadzenie konwersacji w czasie rzeczywistym. Powszechna etykieta e-mailowa może oznaczać, że pisanie e-maili zajmuje więcej czasu niż rozmowa lub wiadomości błyskawiczne.

Wiadomości grupowe mogą być nieporęczne : wysyłanie wiadomości e-mail do wielu osób może szybko stać się przytłaczające, a odpowiedzi mogą łatwo zostać utracone. Śledzenie wątków rozmów może być trudne.

Aplikacje komunikatora

Wiadomości błyskawiczne (IM) stały się popularną metodą komunikacji elektronicznej. To świetny sposób, aby Twoi pracownicy mogli łączyć się zarówno z członkami zespołu, jak i klientami.

Według SuperOffice 46% klientów oczekuje odpowiedzi na zapytanie w ciągu czterech godzin, a 12% oczekuje odpowiedzi w ciągu 15 minut! Komunikatory pomogą Ci spełnić oczekiwania klientów dzięki czatowi w czasie rzeczywistym.

Wiadomości błyskawiczne to także świetna opcja do komunikacji wewnętrznej. Menedżerowie lubią to, że mogą łatwo i szybko rozmawiać z członkami zespołu, a wielu współpracowników lubi bardziej swobodny format czatu grupowego.

Na przykład wbudowany system komunikatorów Connecteam umożliwia natychmiastowe skontaktowanie się z pracownikami za pośrednictwem bezpiecznej funkcji czatu. Aplikacja umożliwia tworzenie wspólnych czatów grupowych lub prowadzenie prywatnych rozmów jeden na jednego z każdym członkiem zespołu.

Korzyści z wiadomości błyskawicznych

Dzieje się to w czasie rzeczywistym : Jedną z zalet komunikatorów internetowych jest to, że komunikacja jest niemal natychmiastowa! Często jest to skuteczniejszy sposób wysyłania krótkich wiadomości lub pytań, na które potrzebujesz szybkiej odpowiedzi, niż pisanie długiego e-maila.

To nieformalne : komunikatory internetowe mogą pomóc pracownikom nawiązać bardziej swobodne relacje z członkami zespołu.

Wady komunikatorów internetowych

Stwarza oczekiwanie na natychmiastowe odpowiedzi : chociaż natychmiastowy charakter rozmów za pomocą komunikatorów internetowych może być przydatny, może również wydawać się przytłaczający dla niektórych pracowników. Pracownicy mogą być rozpraszani przez powiadomienia z komunikatorów internetowych i tracić koncentrację na innej pracy.

Jeśli zauważysz, że członkowie zespołu są przytłoczeni powiadomieniami z wiadomości błyskawicznych, możesz przeprowadzić wspierającą rozmowę na temat ich granic w zakresie komunikacji. Staraj się trzymać jednej z dwóch metod natychmiastowej komunikacji, aby zapobiec przeciążeniu komunikacyjnemu.

Przeczytaj o 11 innych sposobach na poprawę wydajności pracy tutaj.

Może wpływać na równowagę między życiem zawodowym a prywatnym : niektórzy pracownicy podają wzrost liczby komunikatorów internetowych jako powód, dla którego mają trudności z utrzymaniem równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Pracownicy mają wrażenie, że są stale monitorowani lub wpadają w pułapkę instalowania komunikatorów na swoich telefonach osobistych i sprawdzania ich przez całą dobę, co sprawia, że ​​są „zbyt dostępni” poza godzinami pracy i przyczyniają się do wypalenia zawodowego.

Rozmowy wideo i udostępnianie wideo

Niedawny wzrost liczby pracy zdalnej nastąpił wraz ze wzrostem liczby wideokonferencji na żywo w celu współpracy między zdalnymi zespołami. Ten rodzaj komunikacji elektronicznej jest zwykle używany wraz z platformami do przesyłania wiadomości błyskawicznych, ponieważ większość platform IM ma zintegrowane oprogramowanie do wideokonferencji.

Udostępnianie filmów może być również świetnym sposobem komunikowania się zarówno z klientami, jak i pracownikami. Wiele firm korzysta obecnie z aplikacji takich jak TikTok do tworzenia krótkich treści wideo dla współpracowników i klientów, aby zaangażować młodszych pracowników w komunikację.

Korzyści z komunikacji wideo

Nadaje twarzy nazwę : ponieważ wiele firm zatrudnia obecnie zespoły w pełni zdalne, często codziennie pracuje się ze współpracownikami, nie widząc ich osobiście! W takim przypadku rozmowy wideo mogą pomóc pracownikom uniknąć poczucia osamotnienia w miejscu pracy. Można go nawet używać do zdalnych działań związanych z budowaniem zespołu, aby pomóc ludziom się połączyć.

Tworzy atrakcyjne treści : treści wideo i rozmowy wideo mogą pomóc przełamać monotonię czytania tekstu z ekranu, dzięki czemu pracownicy i klienci mogą czuć się bardziej zaangażowani w wiadomości, wydarzenia i ich zespoły.

Świetnie nadaje się do prezentacji w miejscu pracy : wideo i wideokonferencje są idealne do udostępniania prezentacji w miejscu pracy. Jeśli pracownicy nie mogą uczestniczyć w prezentacji, mogą później obejrzeć nagranie wideo.

Wady komunikacji wideo

Może powodować niepokój : niektórym pracownikom trudno jest włączyć kamery podczas rozmów wideo, ponieważ mają wrażenie, że wszyscy ich obserwują. Zwykle nie stanowi to problemu, jeśli tylko jednego lub dwóch pracowników nie ma na wideo. Jeśli jednak wszyscy pracownicy tak myślą, rozmowy wideo mogą być niewygodne.

Blogi i strony internetowe

Blogi i strony internetowe mogą być doskonałym dodatkiem do sieci komunikacji elektronicznej, zwłaszcza podczas komunikowania się z klientami. Blogi i strony internetowe są często jednymi z pierwszych miejsc, których klienci szukają, szukając Twojej firmy. Dlatego bardzo ważne jest, aby strona internetowa i/lub blog były dobrze napisane i pozytywnie Cię reprezentowały.

Wewnętrznie blog lub witryna internetowa mogą służyć do przechowywania komunikacji wewnętrznej i przydatnych artykułów, które pracownicy mogą przeczytać. Te blogi mogą dotyczyć ważnych aktualności biznesowych lub mogą zawierać aktualne informacje, takie jak „Jak przeprowadzić świetny przegląd na koniec roku”. Te posty pomogą Twoim pracownikom w nauce i rozwoju.

Wraz ze wzrostem popularności mediów społecznościowych platformy komunikacji blogowej są szanowanym medium komunikacyjnym. Aplikacja Connecteam zawiera wszystkie narzędzia do tworzenia wiadomości i aktualizacji, których potrzebujesz, aby stworzyć świetny kanał komunikacji wewnętrznej z kanałem w stylu mediów społecznościowych. Dzięki łatwemu w obsłudze oprogramowaniu opartemu na aplikacjach możesz tworzyć atrakcyjne aktualizacje za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Korzyści z blogowania i komunikacji w stylu blogowym

Umacnia Twoją pozycję : Konsekwentne publikowanie wysokiej jakości, pouczających postów na blogu na tematy ważne dla Twoich klientów może sprawić, że Twoja firma stanie się dla nich zaufanym źródłem wiedzy. Dzięki temu chętniej będą kupować Twoje produkty i usługi.

Te dobrze napisane blogi mogą również pomóc w rozwoju pracowników i odpowiedzieć na proste pytania, które mogą mieć na temat firmy. Na przykład, jeśli Twój pracownik ma pytanie, jak poprawić swoją wydajność, pomocny będzie dla niego wpis na blogu na ten temat.

Jest łatwy w utrzymaniu : strony internetowe i blogi to jedne z najłatwiej dostępnych w utrzymaniu środków komunikacji. Platformy hostingowe witryn internetowych są zazwyczaj przyjazne dla użytkownika, istnieje wiele usług do wyboru, a większość hostów ma linię pomocy technicznej, do której można zadzwonić.

Wady blogowania i komunikacji w stylu blogowym

Może to być kosztowne : jeśli nie jesteś pisarzem ani projektantem witryn internetowych, płacenie komuś za pisanie artykułów na blogu lub utrzymywanie witryny może być kosztowne. Jeśli prowadzisz małą firmę, możesz rozważyć nauczenie się tych umiejętności, aby zaoszczędzić na kosztach. Inne sposoby na obniżenie kosztów dla Twojej małej firmy znajdziesz tutaj.

Połączenia telefoniczne i wiadomości głosowe

W nowoczesnych miejscach pracy kładzie się mniejszy nacisk na rozmowy telefoniczne i pocztę głosową jako metody komunikacji niż w przeszłości. Jednak ten system starej szkoły jest nadal technicznie komunikacją elektroniczną i nadal może wnieść osobisty akcent, którego mogą brakować komunikatorom internetowym lub platformom blogowym.

Korzyści z komunikacji telefonicznej

Nowe systemy poczty głosowej obejmują funkcję przewidywania mowy : wiele narzędzi poczty głosowej ma teraz funkcję zamiany tekstu na mowę, która może automatycznie konwertować wiadomość poczty głosowej na wiadomość e-mail. Może to pomóc w zapewnieniu, że żadne wiadomości nie pozostaną bez odpowiedzi.

Jest dostępny : Rozmowy telefoniczne są doskonałym narzędziem komunikacji dla osób niepełnosprawnych lub tych, które mają problemy z nowoczesnymi metodami komunikacji. Ta strategia komunikacji przetrwała próbę czasu, więc jeśli pracownikowi nie udaje się opanować Twojego komunikatora, możesz zachęcić go, aby podniósł słuchawkę i zadał pytanie.

Wady komunikacji telefonicznej

Nieodebrane połączenia mogą marnować czas : nieodebrane połączenia i wiadomości głosowe mogą być frustrujące. Gdy ciągle nie odbierasz połączeń, czasami możesz odnieść wrażenie, że grasz w tenisa z pocztą głosową ze swoimi współpracownikami.

Rozważ ustawienie w swoim kalendarzu czasu przeznaczonego na odpowiadanie na wszelkie nieodebrane połączenia lub wiadomości głosowe, które możesz otrzymać. Pomocne może być zaplanowanie czasu na ważną rozmowę telefoniczną i odejście od zwykłego miejsca na biurku w celu zmiany scenerii.

SMS-y/Wiadomości tekstowe

Według centrum badawczego PEW 97% Amerykanów posiada telefon komórkowy. To ogromny rynek! Wykorzystanie wiadomości tekstowych do celów marketingowych i komunikacji z klientami to świetny pomysł, aby dotrzeć do jak najszerszego grona odbiorców. Wiadomości SMS mogą być również wykorzystywane wewnętrznie, na przykład do powiadamiania menedżerów i liderów zespołów o absencji chorobowej.

Główna różnica między SMS-ami a innymi platformami komunikacji błyskawicznej polega na tym, że SMS wykorzystuje wieże komórkowe do wysyłania wiadomości, podczas gdy IM korzysta z Internetu. Zaletą tego jest to, że jeśli wystąpi problem z połączeniem internetowym, SMS będzie nadal dostępny dla Twojego zespołu.

Korzyści z wiadomości tekstowych

To wygodne : nie można nie docenić możliwości komunikowania się z urządzeniem, które większość klientów ma przy sobie 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Błyskawicznie : podobnie jak w przypadku komunikatorów internetowych, w przypadku wiadomości SMS szybkość wysyłania wiadomości do klientów i współpracowników jest dość wysoka. Rozważ użycie wiadomości tekstowych w swojej sieci komunikacji elektronicznej, jeśli Twoja branża ceni szybkość.

Wady wiadomości tekstowych

Słaby sygnał może utrudniać przesyłanie wiadomości : słaba jakość usług telefonii komórkowej może ograniczyć możliwość odbierania wiadomości przez klientów i pracowników, zwłaszcza w obszarach wiejskich. Przed wdrożeniem tej strategii rozważ sprawdzenie siły sygnału w całym stanie, aby sprawdzić, czy nie stracisz wielu potencjalnych klientów.

Najważniejsze wskazówki dotyczące tworzenia sieci komunikacji elektronicznej

Rozważ personę swojej marki

Twoja sieć komunikacyjna musi pasować do osobowości Twojej marki. Do jakiej publiczności mówisz? Jaką ogólną wiadomość chcesz wysłać?

Powinieneś zbudować swoją strategię komunikacji wokół tych pytań i dostosować komunikację do odbiorców. Na przykład firma, która próbuje odwołać się do pokolenia Z, nie powinna koncentrować się na rozmowach telefonicznych jako narzędziu marketingowym.

Przyciągnij ich uwagę

Niezależnie od tego, czy komunikujesz się z członkami zespołu, czy z klientami, Twoje wiadomości powinny być krótkie, opisowe i łatwe do zapamiętania. Przed wysłaniem wiadomości dokładnie sprawdź pisownię i gramatykę oraz staraj się, aby Twój ton był lekki i przyjazny.

Szeroko rozpowszechniaj komunikaty

Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu otrzymują informacje, które chcesz udostępnić w tym samym czasie. Rozważ umożliwienie im zaplanowania regularnej godziny dnia pracy na czytanie komunikatów w miejscu pracy, takich jak biuletyny. Celem jest zaangażowanie pracowników w Twoją sieć komunikacyjną, więc wyznaczenie im na to określonego czasu zapewni, że Twój wysiłek zostanie dobrze wykorzystany.

Wniosek

Różne metody komunikacji cyfrowej mają swoje zalety i wady. Niektóre zespoły w naturalny sposób skłaniają się ku e-mailom, podczas gdy inne wolą czat tekstowy lub wideo. Wybierz odpowiednią kombinację metod, a będziesz w stanie stworzyć silną sieć komunikacji elektronicznej, którą można łatwo udostępniać zarówno członkom zespołu, jak i klientom.