6 types de communication électronique en entreprise

La communication électronique peut être un excellent moyen pour les coéquipiers de rester en contact les uns avec les autres et avec les clients. Mais, avec autant de supports différents, comment savoir lesquels conviennent à votre entreprise ?

Relier plusieurs supports de communication électroniques différents en un seul réseau peut prendre du temps. Comment pouvez-vous être sûr de trouver le bon équilibre pour votre lieu de travail ?

Poursuivez votre lecture pour découvrir la définition de la communication électronique, les avantages et les inconvénients de nos méthodes préférées et nos meilleurs conseils pour mettre en place un réseau de communication électronique solide.

Qu'est-ce que la communication électronique ?

La communication électronique est tout moyen de contacter votre équipe qui peut être visualisé, partagé ou stocké électroniquement. On l'appelle parfois communication électrique ou e-communication. L'utilisation conjointe de plusieurs canaux de communication électronique constitue un réseau de communication électronique.

Les supports de communication électroniques comprennent les e-mails, les applications de messagerie instantanée, les appels vidéo, les appels téléphoniques, les blogs et les SMS. Votre réseau de communication électronique peut inclure n'importe quelle combinaison de ces types d'applications.

Différents types de communication électronique

Chaque support de communication électronique a ses propres forces et faiblesses. Le choix des canaux adaptés à la situation unique de votre entreprise ou de votre équipe dépendra des besoins de votre entreprise.

E-mail

Saviez-vous qu'environ 33,2 milliards d'e-mails sont envoyés quotidiennement dans le monde de l'entreprise américain ? Cela représente environ 3,5 millions d'e-mails par seconde !

La plupart des entreprises connaissent le courrier électronique comme méthode de communication électronique. Il est largement utilisé dans la plupart des entreprises et constitue une méthode fiable et efficace de partage d'informations.

Avantages de la communication par e-mail

C'est gratuit : La plupart des réseaux de messagerie sont gratuits et très efficaces. La majorité vient également avec des calendriers intégrés.

Cela facilite la communication horizontale et diagonale : le courrier électronique est un excellent moyen d'atteindre tout le monde dans votre organisation, des associés seniors aux associés juniors. La combinaison des styles de communication horizontale et diagonale peut créer un environnement collaboratif et contribuer à une forte culture d'entreprise.

C'est un moyen fiable d'envoyer des pièces jointes : les pièces jointes de petite à moyenne taille, y compris les photos, les fichiers, les documents et les vidéos, peuvent être envoyées par e-mail.

Inconvénients de la communication par e-mail

Le volume élevé d'e-mails peut devenir écrasant : avec environ 3,5 millions d'e-mails envoyés chaque seconde dans les entreprises américaines, les e-mails disparaissent souvent ! Les collègues sont susceptibles de manquer un e-mail ou deux s'ils ont une journée mouvementée. Un e-mail peut également tomber accidentellement dans votre dossier spam, vous exposant au risque de perdre des informations vitales.

C'est lent et formel : la structure des boîtes de réception des e-mails peut rendre plus difficile la tenue d'une conversation en temps réel. L'étiquette commune des e-mails peut signifier que les e-mails prennent plus de temps à écrire que d'avoir une conversation ou une messagerie instantanée.

La messagerie de groupe peut être maladroite : l'envoi d'e-mails à plusieurs personnes peut rapidement devenir écrasant et les réponses peuvent facilement se perdre. Les fils de conversation peuvent être difficiles à suivre.

Applications de messagerie

La messagerie instantanée (IM) est devenue populaire en tant que méthode de communication électronique. C'est un excellent moyen pour vos employés de se connecter avec les membres de l'équipe et les clients.

Selon SuperOffice, 46 % des clients attendent une réponse à leur demande dans les quatre heures, et 12 % attendent une réponse dans les 15 minutes ! La messagerie instantanée vous aidera à répondre aux attentes de vos clients grâce au chat en temps réel.

La messagerie instantanée est également une excellente option pour les communications internes. Les responsables aiment pouvoir parler facilement et rapidement aux membres de l'équipe, et de nombreux collègues apprécient le format de discussion de groupe plus décontracté.

Par exemple, le système de messagerie instantanée intégré de Connecteam vous permet de joindre instantanément vos employés via une fonction de chat sécurisée. L'application vous permet de créer des discussions de groupe collaboratives ou d'avoir des conversations privées en tête-à-tête avec chaque membre de l'équipe.

Avantages de la messagerie instantanée

Cela se passe en temps réel : L'un des avantages de la messagerie instantanée est que votre communication est quasi instantanée ! C'est souvent un moyen plus efficace d'envoyer des messages courts ou des questions auxquelles vous avez besoin d'une réponse rapide que d'écrire un long e-mail.

C'est informel : la messagerie instantanée peut aider les employés à développer une relation plus décontractée avec leurs coéquipiers.

Inconvénients de la messagerie instantanée

Cela crée l'attente de réponses instantanées : bien que la nature instantanée des conversations de messagerie instantanée puisse être utile, elle peut également sembler écrasante pour certains employés. Les employés peuvent être distraits par les notifications de messagerie instantanée et perdre leur concentration sur d'autres tâches.

Si vous constatez que les membres de l'équipe sont submergés par les notifications de messagerie instantanée, vous souhaiterez peut-être avoir une conversation de soutien sur leurs limites en matière de communication. Essayez de vous en tenir à l'une des deux méthodes de communication instantanée pour éviter une surcharge de communication.

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Cela peut affecter l'équilibre travail-vie personnelle : certains employés citent l'essor des plateformes de messagerie instantanée comme une raison pour laquelle ils luttent pour maintenir un équilibre travail-vie personnelle. Les employés ont l'impression d'être constamment surveillés ou tombent dans le piège d'installer des applications de messagerie instantanée sur leurs téléphones personnels et de les consulter à toute heure, ce qui les rend « trop joignables » en dehors des heures de travail et contribue au burnout.

Appels vidéo et partage de vidéos

L'augmentation récente du travail à distance s'est accompagnée d'une augmentation des vidéoconférences en direct pour la collaboration entre les équipes distantes. Ce type de communication électronique est généralement utilisé parallèlement aux plates-formes de messagerie instantanée, car la plupart des plates-formes de messagerie instantanée disposent d'un logiciel de visioconférence intégré.

Le partage de vidéos peut également être un excellent moyen de communiquer avec les clients et les employés. De nombreuses entreprises utilisent désormais des applications comme TikTok pour créer de courts contenus vidéo pour les collègues et les clients afin de garder les jeunes employés engagés dans les communications.

Avantages de la communication vidéo

Cela met un visage sur un nom : avec de nombreuses entreprises employant désormais des équipes entièrement distantes, il est courant de travailler quotidiennement avec des collègues sans jamais les voir en personne ! Dans ce cas, les appels vidéo peuvent aider à empêcher les employés de se sentir seuls au travail. Il peut même être utilisé pour des activités de team building à distance pour aider les gens à se connecter.

Il crée un contenu attrayant : le contenu vidéo et les appels vidéo peuvent aider à rompre la monotonie de la lecture de texte sur un écran, afin que les employés et les clients puissent se sentir plus impliqués dans les actualités, les événements et leurs équipes.

C'est idéal pour les présentations sur le lieu de travail : Les vidéos et les vidéoconférences sont idéales pour partager des présentations sur le lieu de travail. Si les employés ne peuvent pas assister à une présentation, ils peuvent visionner l'enregistrement vidéo par la suite.

Inconvénients de la communication vidéo

Cela peut rendre les gens anxieux : Certains employés ont du mal à allumer leur caméra pendant les appels vidéo car ils ont l'impression que tout le monde les regarde. Ce n'est généralement pas un problème si seulement un ou deux employés ne sont pas en vidéo. Cependant, si tous les employés ressentent cela, cela peut rendre les appels vidéo gênants.

Blogs et sites Web

Les blogs et les sites Web peuvent constituer un excellent ajout à votre réseau de communication électronique, en particulier lorsque vous communiquez avec des clients. Les blogs et les sites Web sont souvent l'un des premiers endroits que les clients recherchent lorsqu'ils recherchent votre entreprise. Par conséquent, il est crucial d'avoir un site Web et/ou un blog bien écrit et qui vous représente positivement.

En interne, un blog ou un site Web peut être utilisé pour stocker des communications internes et des articles utiles que les employés peuvent lire. Ces blogs peuvent concerner des mises à jour commerciales importantes ou inclure des informations d'actualité telles que "Comment organiser une excellente revue de fin d'année". Ces messages aideront l'apprentissage et le développement de vos employés.

Avec la montée en popularité des médias sociaux, les plateformes de communication de blogs sont un moyen de communication très respecté. L'application de Connecteam contient toutes les actualités et les outils de mise à jour dont vous avez besoin pour créer un excellent canal de communication interne avec un flux de type réseau social. Avec un logiciel basé sur une application facile à utiliser, vous pouvez créer des mises à jour attrayantes en quelques clics seulement.

Avantages des blogs et de la communication de style blog

Cela renforce votre position : la publication constante d'articles de blog informatifs de haute qualité sur des sujets importants pour vos clients peut faire de votre entreprise une source de connaissances fiable pour vos clients. En conséquence, ils seront plus susceptibles d'acheter vos produits et services.

Ces blogs bien écrits peuvent également aider au développement de vos employés et répondre à des questions simples qu'ils peuvent avoir sur l'entreprise. Par exemple, si votre employé a une question sur la façon d'améliorer ses performances, un article de blog sur ce sujet lui sera utile.

C'est facile à maintenir : Les sites Web et les blogs sont l'un des supports de communication les plus accessibles à maintenir. Les plates-formes d'hébergement de sites Web sont généralement conviviales, il existe de nombreux services parmi lesquels choisir et la plupart des hébergeurs disposent d'une ligne d'assistance technique à laquelle vous pouvez faire appel.

Inconvénients des blogs et de la communication de type blog

Cela peut coûter cher : Si vous n'êtes pas un écrivain ou un concepteur de site Web, payer quelqu'un pour écrire des articles de blog ou entretenir votre site Web peut être coûteux. Si vous êtes une petite entreprise, vous voudrez peut-être envisager d'acquérir ces compétences pour économiser sur les coûts. Vous pouvez trouver d'autres moyens de réduire les coûts pour votre petite entreprise ici.

Appels téléphoniques et messages vocaux

Dans les lieux de travail modernes, on met moins l'accent sur les appels téléphoniques et les messages vocaux comme méthodes de communication que par le passé. Cependant, ce système à l'ancienne est encore techniquement une communication électronique, et il peut toujours apporter une touche personnelle qui peut manquer aux plateformes de messagerie instantanée ou de blogs.

Avantages de la communication téléphonique

Les nouveaux systèmes de messagerie vocale incluent la parole prédictive : de nombreux outils de messagerie vocale disposent désormais de capacités de synthèse vocale capables de convertir automatiquement un message vocal en un e-mail dactylographié. Cela peut aider à garantir qu'aucun message ne reste sans réponse.

C'est accessible : Les appels téléphoniques sont un excellent outil de communication pour les personnes handicapées ou celles qui luttent avec les méthodes de communication modernes. Cette stratégie de communication a résisté à l'épreuve du temps, donc si un employé ne maîtrise pas votre système de messagerie instantanée, vous pouvez l'encourager à prendre le téléphone et à poser sa question.

Inconvénients de la communication téléphonique

Les appels manqués peuvent faire perdre du temps : Les appels manqués et les messages vocaux peuvent être frustrants. Lorsque vous manquez continuellement des appels, vous avez parfois l'impression de jouer au tennis de la messagerie vocale avec vos collègues.

Envisagez de définir une heure dans votre calendrier pour répondre aux appels manqués ou aux messages vocaux que vous pourriez recevoir. Il peut être utile de planifier un moment pour prendre un appel téléphonique important et vous éloigner de votre bureau habituel pour changer de décor.

SMS/SMS

Selon le centre de recherche PEW, 97 % des Américains possèdent un téléphone portable. C'est un énorme marché ! C'est une excellente idée d'utiliser la messagerie texte pour le marketing et la communication avec les clients afin de vous assurer d'atteindre le public le plus large. Les messages SMS peuvent également être utilisés en interne, par exemple pour informer les managers et les chefs d'équipe d'une absence pour maladie.

La principale différence entre les SMS et les autres plates-formes de communication instantanée est que les SMS utilisent des tours cellulaires pour envoyer des messages, tandis que la messagerie instantanée utilise Internet. L'avantage est qu'en cas de problème de connectivité Internet, les SMS seront toujours disponibles pour votre équipe.

Avantages de la messagerie texte

C'est pratique : Pouvoir communiquer avec un appareil que la plupart des clients ont avec eux 24h/24 et 7j/7 ne peut pas être sous-estimé.

C'est instantané : Comme avec la messagerie instantanée, avec les SMS, la vitesse à laquelle vous pouvez envoyer des messages aux clients et collègues est assez élevée. Envisagez d'utiliser la messagerie texte dans votre réseau de communication électronique si votre industrie valorise la vitesse.

Inconvénients de la messagerie texte

Un mauvais signal peut rendre la messagerie difficile : Un mauvais service de téléphonie cellulaire peut réduire la capacité de vos clients et de vos employés à recevoir vos messages, en particulier dans les zones plus rurales. Avant de mettre en œuvre cette stratégie, envisagez de vérifier la force du signal dans votre état afin de voir s'il vous manquera de nombreux clients potentiels.

Principaux conseils pour créer un réseau de communication électronique

Tenez compte de la personnalité de votre marque

Votre réseau de communication doit s'adapter à la personnalité de votre marque. A quel public vous adressez-vous ? Quel message global souhaitez-vous faire passer ?

Vous devez construire votre stratégie de communication autour de ces questions et adapter votre communication à votre public. Par exemple, une entreprise essayant de séduire la génération Z ne devrait pas se concentrer sur les appels téléphoniques comme outil de marketing.

Attirez leur attention

Que vous communiquiez avec des membres de l'équipe ou des clients, vos messages doivent être courts, descriptifs et mémorables. Vérifiez votre orthographe et votre grammaire avant de poster une communication et gardez un ton léger et amical.

Diffuser largement les communications

Assurez-vous que tous les membres de l'équipe reçoivent les informations que vous souhaitez partager en même temps. Envisagez de les laisser planifier une heure régulière de leur journée de travail pour lire les communications en milieu de travail telles que les bulletins. L'objectif est d'engager les employés avec votre réseau de communication, donc en leur donnant un moment précis pour le faire, vous vous assurerez que vos efforts sont bien dépensés.

Conclusion

Les différentes méthodes de communication numérique ont chacune leurs avantages et leurs inconvénients. Certaines équipes se tourneront naturellement vers le courrier électronique, tandis que d'autres préféreront le chat textuel ou vidéo. Choisissez la bonne combinaison de méthodes et vous serez en mesure de créer un solide réseau de communication électronique à partager facilement avec les membres de l'équipe et les clients.