비즈니스에서 전자 통신의 6가지 유형

전자 통신은 팀원들이 서로 및 고객과 연결 상태를 유지할 수 있는 훌륭한 방법이 될 수 있습니다. 하지만 다양한 매체가 있는 상황에서 어떤 매체가 귀하의 비즈니스에 적합한지 어떻게 알 수 있습니까?

여러 전자 통신 매체를 하나의 네트워크에 연결하는 데는 시간이 걸릴 수 있습니다. 직장에서 올바른 균형을 유지하고 있는지 어떻게 확신할 수 있습니까?

전자 통신의 정의, 선호하는 방법의 장단점, 강력한 전자 통신 네트워크를 구현하기 위한 최고의 팁을 알아보려면 계속 읽으십시오.

전자 통신이란 무엇입니까?

전자 통신은 전자적으로 보거나, 공유하거나, 저장할 수 있는 팀에 연락하는 방법입니다. 때로는 전기 통신 또는 전자 통신이라고도 합니다. 여러 개의 전자 통신 채널을 함께 사용하면 전자 통신 네트워크가 됩니다.

전자 통신 매체에는 이메일, 인스턴트 메시징 앱, 화상 통화, 전화 통화, 블로그 및 문자 메시지가 포함됩니다. 전자 통신 네트워크에는 이러한 유형의 앱 조합이 포함될 수 있습니다.

다양한 유형의 전자 통신

각 전자 통신 매체에는 고유한 강점과 약점이 있습니다. 비즈니스 또는 팀의 고유한 상황에 맞는 올바른 채널을 선택하는 것은 비즈니스 요구 사항에 따라 달라집니다.

이메일

미국 기업 세계에서 매일 약 332억 개의 이메일이 전송된다는 사실을 알고 계셨습니까? 초당 약 350만 개의 이메일입니다!

대부분의 비즈니스는 전자 통신 방법으로 이메일에 익숙할 것입니다. 대부분의 비즈니스에서 널리 사용되며 신뢰할 수 있고 효과적인 정보 공유 방법입니다.

이메일 커뮤니케이션의 이점

무료 사용 : 대부분의 이메일 네트워크는 무료로 사용할 수 있으며 매우 효과적입니다. 대다수는 통합 캘린더와 함께 제공됩니다.

수평 및 대각선 통신이 쉬워집니다 . 이메일은 선임 파트너에서 후배 직원에 이르기까지 조직의 모든 사람에게 연락할 수 있는 좋은 방법입니다. 수평 및 대각선 커뮤니케이션 스타일을 결합하면 협업 환경을 조성하고 강력한 회사 문화에 기여할 수 있습니다.

안정적인 첨부파일 전송 : 사진, 파일, 문서, 동영상 등 중소형 첨부파일을 이메일로 전송할 수 있습니다.

이메일 커뮤니케이션의 단점

많은 양의 이메일은 압도적 일 수 있습니다. 미국 기업에서 초당 약 350만 개의 이메일이 전송되므로 이메일이 자주 누락됩니다! 바쁜 하루를 보내는 동료들은 이메일 한두 개를 놓칠 가능성이 높습니다. 이메일이 실수로 스팸 폴더에 들어가 중요한 정보를 잃을 위험이 있습니다.

느리고 형식적임 : 이메일 받은편지함의 구조는 실시간 대화를 어렵게 만들 수 있습니다. 일반적인 이메일 에티켓은 이메일이 대화나 인스턴트 메시징을 하는 것보다 작성하는 데 더 오래 걸린다는 것을 의미할 수 있습니다.

그룹 메시징은 투박할 수 있습니다 . 여러 사람에게 이메일을 보내는 것은 빠르게 부담이 될 수 있으며 응답을 쉽게 잃어버릴 수 있습니다. 대화 스레드를 따라가기가 어려울 수 있습니다.

메신저 앱

인스턴트 메시징(IM)은 전자 통신 방법으로 대중화되었습니다. 직원이 팀 구성원 및 고객 모두와 연결할 수 있는 좋은 방법입니다.

SuperOffice에 따르면 고객의 46%가 4시간 이내에 문의에 대한 응답을 기대하고 12%는 15분 이내에 응답을 기대합니다! 인스턴트 메시징은 실시간 채팅으로 고객의 기대를 충족하는 데 도움이 됩니다.

인스턴트 메시징은 내부 커뮤니케이션을 위한 훌륭한 옵션이기도 합니다. 관리자는 팀원들과 쉽고 빠르게 대화할 수 있다는 점을 좋아하고 많은 동료들은 보다 캐주얼한 그룹 채팅 형식을 즐깁니다.

예를 들어 Connecteam의 내장 IM 시스템을 사용하면 보안 채팅 기능을 통해 즉시 직원에게 연락할 수 있습니다. 이 앱을 사용하면 공동 작업 그룹 채팅을 만들거나 각 팀원과 일대일 비공개 대화를 나눌 수 있습니다.

인스턴트 메시징의 이점

실시간으로 발생합니다 . 인스턴트 메시징의 이점 중 하나는 커뮤니케이션이 거의 즉각적이라는 것입니다! 짧은 메시지나 빠른 답변이 필요한 질문을 보내는 것이 긴 이메일을 작성하는 것보다 더 효과적인 방법인 경우가 많습니다.

비공식적 임 : 인스턴트 메시징은 직원들이 팀원들과 좀 더 캐주얼한 관계를 발전시키는 데 도움이 될 수 있습니다.

인스턴트 메시징의 단점

즉각적인 응답에 대한 기대를 만듭니다. IM 대화의 즉각적인 특성이 유용할 수 있지만 일부 직원에게는 부담스럽게 느껴질 수도 있습니다. 직원들은 인스턴트 메신저 알림으로 인해 주의가 산만해지고 다른 업무에 집중할 수 없습니다.

팀 구성원이 IM 알림에 압도당하는 경우 통신 경계에 대해 지원 대화를 나눌 수 있습니다. 통신 과부하를 방지하기 위해 인스턴트 통신의 두 가지 방법 중 하나를 고수하십시오.

여기에서 작업 성과를 향상시키는 11가지 방법을 더 읽어보십시오 .

일과 삶의 균형에 영향을 미칠 수 있습니다 . 일부 직원은 일과 삶의 균형을 유지하기 위해 고군분투하는 이유로 인스턴트 메신저 플랫폼의 증가를 언급합니다. 직원들은 지속적으로 감시를 받고 있거나 개인 전화에 IM 앱을 설치하고 항상 확인하는 함정에 빠져 근무 시간 외에는 "너무 연락하기 쉬운" 상태로 만들고 번아웃에 기여한다고 느낍니다.

화상 통화 및 비디오 공유

최근 원격 작업의 증가는 원격 팀 간의 협업을 위한 실시간 화상 회의의 증가와 함께 발생했습니다. 대부분의 IM 플랫폼에는 화상 회의 소프트웨어가 통합되어 있으므로 이러한 유형의 전자 통신은 일반적으로 인스턴트 메시징 플랫폼과 함께 사용됩니다.

동영상을 공유하는 것도 고객과 직원 모두와 소통하는 좋은 방법이 될 수 있습니다. 이제 많은 기업에서 TikTok과 같은 앱을 사용하여 동료와 고객을 위한 짧은 비디오 콘텐츠를 만들어 젊은 직원이 커뮤니케이션에 계속 참여할 수 있도록 하고 있습니다.

영상 커뮤니케이션의 장점

그것은 이름에 얼굴을 담았습니다 . 이제 많은 기업이 완전히 원격 팀을 고용하고 있기 때문에 동료를 직접 만나지 않고 매일 동료와 함께 일하는 것이 일반적입니다! 이 경우 화상 통화는 직원이 직장에서 외로움을 느끼지 않도록 하는 데 도움이 될 수 있습니다. 사람들이 연결되도록 돕는 원격 팀 구성 활동에도 사용할 수 있습니다.

흥미로운 콘텐츠 생성 : 비디오 콘텐츠와 화상 통화는 화면에서 텍스트를 읽는 단조로움을 없애는 데 도움이 되므로 직원과 고객이 뉴스, 이벤트 및 팀에 더 몰입할 수 있습니다.

직장 프레젠테이션에 좋습니다 . 비디오 및 화상 회의는 직장 프레젠테이션을 공유하는 데 이상적입니다. 직원이 프레젠테이션에 참석할 수 없는 경우 나중에 녹화된 비디오를 볼 수 있습니다.

영상통화의 단점

사람들을 불안하게 만들 수 있습니다 . 일부 직원은 화상 통화 중에 모든 사람이 자신을 보고 있는 것처럼 느껴져 카메라를 켜는 데 어려움을 겪습니다. 한두 명의 직원만 비디오에 있지 않은 경우 일반적으로 문제가 되지 않습니다. 하지만 모든 직원이 그렇게 느끼면 영상 통화가 어색해질 수 있습니다.

블로그 및 웹사이트

블로그와 웹사이트는 특히 고객과 소통할 때 전자 통신 네트워크에 큰 도움이 될 수 있습니다. 블로그와 웹사이트는 종종 고객이 귀사를 조사할 때 가장 먼저 찾는 곳 중 하나입니다. 따라서 잘 작성되고 귀하를 긍정적으로 나타내는 웹 사이트 및/또는 블로그를 보유하는 것이 중요합니다.

내부적으로는 블로그나 웹사이트를 사용하여 직원들이 읽을 수 있는 내부 통신 및 유용한 기사를 저장할 수 있습니다. 이러한 블로그는 중요한 비즈니스 업데이트에 관한 것일 수도 있고 "훌륭한 연말 검토를 하는 방법"과 같은 주제 정보를 포함할 수도 있습니다. 이러한 게시물은 직원의 학습 및 개발에 도움이 됩니다.

소셜 미디어의 인기가 높아짐에 따라 블로그 커뮤니케이션 플랫폼은 존경받는 커뮤니케이션 매체입니다. Connecteam의 앱에는 소셜 미디어 스타일의 피드로 멋진 내부 커뮤니케이션 채널을 만드는 데 필요한 모든 뉴스 및 업데이트 도구가 있습니다. 사용하기 쉬운 앱 기반 소프트웨어를 사용하면 몇 번의 클릭만으로 흥미로운 업데이트를 만들 수 있습니다.

블로깅 및 블로그 스타일 커뮤니케이션의 이점

귀하의 입지를 확고히 합니다 . 고객에게 중요한 주제에 대한 고품질의 유익한 블로그 게시물을 지속적으로 게시하면 귀하의 비즈니스를 고객이 신뢰할 수 있는 지식 소스로 만들 수 있습니다. 결과적으로 그들은 귀하의 제품과 서비스를 구매할 가능성이 더 높아질 것입니다.

이렇게 잘 작성된 블로그는 직원의 개발을 돕고 비즈니스에 대해 가질 수 있는 간단한 질문에 답할 수 있습니다. 예를 들어 직원이 성과를 개선하는 방법에 대해 질문이 있는 경우 이 주제에 대한 블로그 게시물이 직원에게 도움이 될 것입니다.

유지 관리가 쉽습니다 . 웹 사이트와 블로그는 유지 관리에 가장 접근하기 쉬운 커뮤니케이션 매체 중 하나입니다. 웹 사이트 호스팅 플랫폼은 일반적으로 사용자에게 친숙하고 선택할 수 있는 서비스가 많으며 대부분의 호스트에는 사용자가 요청할 수 있는 기술 지원 라인이 있습니다.

블로깅과 블로그식 커뮤니케이션의 단점

비용이 많이 들 수 있습니다 . 작가나 웹사이트 디자이너가 아닌 경우 누군가에게 블로그 기사를 작성하거나 웹사이트를 유지하는 데 비용이 많이 들 수 있습니다. 중소기업인 경우 비용을 절감하기 위해 이러한 기술을 배우는 것이 좋습니다. 여기에서 소기업의 비용을 절감할 수 있는 다른 방법을 찾을 수 있습니다.

전화 통화 및 음성 메일

현대 직장에서는 과거보다 전화 통화 및 음성 메일을 의사 소통 방법으로 강조하지 않습니다. 그러나 이 구식 시스템은 여전히 ​​기술적으로 전자 통신이며 인스턴트 메시징이나 블로깅 플랫폼에는 없을 수 있는 개인적인 접촉을 가져올 수 있습니다.

전화 통신의 이점

새로운 음성 메일 시스템에 예측 음성 포함 : 이제 많은 음성 메일 도구에 음성 메일 메시지를 입력된 전자 메일로 자동 변환할 수 있는 텍스트 음성 변환 기능이 있습니다. 이렇게 하면 응답 없이 메시지가 전송되지 않도록 할 수 있습니다.

접근 가능 : 전화 통화는 장애가 있거나 최신 통신 방법에 어려움을 겪는 사람들을 위한 훌륭한 통신 도구입니다. 이 커뮤니케이션 전략은 시간의 테스트를 거쳤기 때문에 직원이 IM 시스템의 요령을 이해하지 못하는 경우 직원이 전화를 들고 질문을 하도록 권장할 수 있습니다.

전화 통신의 단점

부재 중 전화는 시간을 낭비할 수 있습니다 . 부재 중 전화 및 음성 메일은 실망스러울 수 있습니다. 계속해서 전화를 받지 못하면 때때로 동료들과 음성 메일 테니스를 치는 것처럼 느껴질 수 있습니다.

받을 수 있는 부재중 전화 또는 음성 메일에 응답하도록 지정된 시간을 달력에 설정하는 것을 고려하십시오. 중요한 전화를 받을 시간을 정하고 일상적인 책상 공간에서 벗어나 풍경을 바꾸는 데 도움이 될 수 있습니다.

SMS/문자 메시지

PEW 연구 센터에 따르면 미국인의 97%가 휴대폰을 소유하고 있습니다. 이것은 거대한 시장입니다! 마케팅 및 고객과의 커뮤니케이션을 위해 문자 메시지를 사용하여 가장 광범위한 청중에게 다가가는 것이 좋습니다. SMS 메시지는 예를 들어 관리자와 팀 리더에게 질병 결근을 알리기 위해 내부적으로 사용될 수도 있습니다.

SMS와 다른 인스턴트 통신 플랫폼의 주요 차이점은 SMS는 셀룰러 타워를 사용하여 메시지를 보내는 반면 IM은 인터넷을 사용한다는 것입니다. 이것의 이점은 인터넷 연결에 문제가 있는 경우 팀에서 SMS를 계속 사용할 수 있다는 것입니다.

문자 메시지의 이점

편리함 : 대부분의 고객이 연중무휴로 가지고 있는 장치와 통신할 수 있다는 점을 과소평가할 수 없습니다.

즉각적 입니다 : 인스턴트 메신저와 마찬가지로 SMS를 사용하면 고객과 동료에게 메시지를 보낼 수 있는 속도가 상당히 빠릅니다. 업계에서 속도를 중시하는 경우 전자 통신 네트워크에서 문자 메시지 사용을 고려하십시오.

문자 메시지의 단점

신호가 약하면 메시징이 어려울 수 있습니다 . 휴대 전화 서비스가 좋지 않으면 특히 시골 지역에서 고객과 직원이 메시지를 수신할 수 있는 능력이 저하될 수 있습니다. 이 전략을 구현하기 전에 주 전체의 신호 강도를 확인하여 많은 잠재 고객을 놓치게 될지 여부를 확인하십시오.

전자 통신 네트워크 구축을 위한 최고의 팁

브랜드 페르소나 고려

커뮤니케이션 네트워크는 브랜드의 페르소나와 맞아야 합니다. 어떤 청중에게 말하고 있습니까? 보내려는 전반적인 메시지는 무엇입니까?

이러한 질문을 중심으로 커뮤니케이션 전략을 수립하고 청중에 맞게 커뮤니케이션을 조정해야 합니다. 예를 들어 Z세대에게 어필하려는 회사는 마케팅 도구로 전화 통화에 집중해서는 안 됩니다.

관심을 끌기

팀원이나 고객과 의사소통을 할 때 메시지는 짧고 설명적이며 기억에 남을 수 있어야 합니다. 커뮤니케이션을 게시하기 전에 철자와 문법을 다시 확인하고 어조를 가볍고 친근하게 유지하십시오.

통신을 널리 배포

공유하려는 정보를 모든 팀원이 동시에 받을 수 있도록 하세요. 게시판과 같은 직장 커뮤니케이션을 읽을 수 있도록 근무일의 정규 시간을 예약하도록 하는 것을 고려하십시오. 목표는 직원을 커뮤니케이션 네트워크에 참여시키는 것이므로 그렇게 할 수 있는 특정 시간을 제공하면 노력이 잘 사용되도록 할 수 있습니다.

결론

서로 다른 디지털 통신 방법에는 각각 장단점이 있습니다. 일부 팀은 자연스럽게 이메일에 끌리는 반면, 다른 팀은 텍스트 또는 화상 채팅을 선호할 수 있습니다. 적절한 방법 조합을 선택하면 팀 구성원 및 고객 모두와 쉽게 공유할 수 있는 강력한 전자 통신 네트워크를 만들 수 있습니다.