商业中的 6 种电子通信类型

电子通信可以成为团队成员与彼此和客户保持联系的绝佳方式。 但是，有这么多不同的媒介，您如何知道哪些适合您的业务？

将几种不同的电子通信媒介连接到一个网络中可能需要时间。 您如何确定您正在为您的工作场所取得适当的平衡？

继续阅读以了解电子通信的定义、我们最喜欢的方法的优缺点以及实施强大的电子通信网络的重要技巧。

什么是电子通信？

电子通信是联系您的团队的任何方式，可以通过电子方式查看、共享或存储。 它有时被称为电子通信或电子通信。 一起使用多个电子通信渠道可以构成一个电子通信网络。

电子通信媒介包括电子邮件、即时消息应用程序、视频通话、电话、博客和短信。 您的电子通信网络可以包括这些类型的应用程序的任意组合。

不同类型的电子通信

每种电子通信媒介都有其自身的优点和缺点。 为您的业务或团队的独特情况选择正确的渠道将取决于您的业务需求。

电子邮件

您是否知道美国企业界每天发送大约 332 亿封电子邮件？ 那是每秒大约 350 万封电子邮件！

大多数企业都熟悉电子邮件作为一种电子通信方式。 它广泛应用于大多数企业，是一种可靠且有效的信息共享方法。

电子邮件通讯的好处

免费使用：大多数电子邮件网络都可以免费使用并且非常有效。 大多数还带有集成日历。

它使横向和对角线通信变得容易：电子邮件是联系组织中从高级合伙人到初级助理的每个人的好方法。 结合横向和对角线沟通方式可以创造协作环境并有助于形成强大的公司文化。

这是发送附件的可靠方式：可以通过电子邮件发送中小型附件，包括照片、文件、文档和视频。

电子邮件通信的缺点

大量的电子邮件可能会让人不知所措：美国企业每秒发送大约 350 万封电子邮件，电子邮件经常丢失！ 如果同事忙碌了一天，他们可能会错过一两封电子邮件。 电子邮件也可能意外落入您的垃圾邮件文件夹，使您面临丢失重要信息的风险。

缓慢而正式：电子邮件收件箱的结构会使实时对话变得更加困难。 常见的电子邮件礼仪可能意味着写电子邮件比进行对话或即时消息要花更长的时间。

群发消息可能很笨拙：向多人发送电子邮件很快就会让人不知所措，回复也很容易丢失。 谈话的线索可能很难跟上。

信使应用程序

即时消息 (IM) 作为一种电子通信方式已经变得流行起来。 这是您的员工与团队成员和客户建立联系的好方法。

据 SuperOffice 称，46% 的客户希望在四小时内回复他们的查询，12% 的客户希望在 15 分钟内回复！ 即时消息将帮助您通过实时聊天满足客户的期望。

即时消息也是内部通信的绝佳选择。 经理喜欢他们可以轻松快速地与团队成员交谈，许多同事喜欢更随意的群聊形式。

例如，Connecteam 的内置 IM 系统允许您通过安全聊天功能即时联系您的员工。 该应用程序允许您创建协作群聊或与每个团队成员进行私人一对一对话。

即时通讯的好处

它是实时发生的：即时消息的好处之一是您的通信几乎是即时的！ 与写一封长电子邮件相比，发送短消息或您需要快速回答的问题通常是一种更有效的方式。

非正式：即时消息可以帮助员工与队友建立更随意的关系。

即时通讯的缺点

它创造了即时响应的期望：虽然 IM 对话的即时特性可能很有用，但它也会让一些员工感到不知所措。 员工可能会被即时消息通知分散注意力，从而无法专注于其他工作。

如果您发现团队成员对 IM 通知不知所措，您可能希望就他们在沟通方面的界限进行支持性对话。 尽量坚持使用两种即时通信方法中的一种，以防止通信过载。

在此处阅读大约11 种提高工作绩效的方法。

它会影响工作与生活的平衡：一些员工将即时通讯平台的兴起作为他们努力保持工作与生活平衡的原因。 员工觉得他们经常受到监视，或者陷入在个人手机上安装 IM 应用程序并随时查看的陷阱，使他们在工作时间之外“太容易联系”并导致倦怠。

视频通话和视频共享

最近远程工作的增加伴随着远程团队之间协作的实时视频会议的增加。 这种类型的电子通信通常与即时消息平台一起使用，因为大多数 IM 平台都集成了视频会议软件。

分享视频也是与客户和员工沟通的好方法。 许多企业现在都在使用 TikTok 等应用程序为同事和客户制作短视频内容，以保持年轻员工参与交流。

视频通讯的好处

名副其实：现在许多企业都采用完全远程的团队，每天与同事一起工作而从未见过他们本人是很常见的！ 在这种情况下，视频通话可以帮助员工避免在工作场所感到孤独。 它甚至可以用于远程团队建设活动，帮助人们建立联系。

它创造了引人入胜的内容：视频内容和视频通话有助于打破在屏幕外阅读文本的单调乏味，因此员工和客户可能会更加关注新闻、事件和他们的团队。

非常适合工作场所演示：视频和视频会议是共享工作场所演示的理想选择。 如果员工不能参加演示，他们可以在之后观看录像。

视频通信的缺点

这会让人们感到焦虑：一些员工发现在视频通话期间很难打开摄像头，因为这让他们觉得好像每个人都在看着他们。 如果只有一两个员工不在视频中，这通常不是问题。 但是，如果所有员工都有这种感觉，可能会使视频通话变得尴尬。

博客和网站

博客和网站可以成为您电子通信网络的重要补充，尤其是在与客户沟通时。 博客和网站通常是客户在研究您的公司时最先寻找的地方之一。 因此，拥有一个写得很好并能正面代表您的网站和/或博客至关重要。

在内部，博客或网站可用于存储内部通信和员工可以阅读的有用文章。 这些博客可能与重要的业务更新有关，或者可能包含主题信息，例如“如何进行出色的年终回顾”。 这些职位将有助于您员工的学习和发展。

随着社交媒体的普及，博客交流平台成为备受推崇的交流媒介。 Connecteam 的应用程序拥有您需要的所有新闻和更新工具，可以通过社交媒体风格的提要创建一个良好的内部沟通渠道。 借助易于使用的基于应用程序的软件，您只需单击几下即可创建引人入胜的更新。

博客和博客式交流的好处

它巩固了您的地位：始终如一地发布关于对您的客户重要的主题的高质量、信息丰富的博客文章，可以使您的企业成为客户值得信赖的知识来源。 因此，他们将更有可能购买您的产品和服务。

这些写得很好的博客还可以帮助您的员工发展并回答他们可能对业务提出的简单问题。 例如，如果您的员工对如何提高绩效有疑问，那么有关该主题的博客文章将对他们有所帮助。

易于维护：网站和博客是最易于维护的通信媒体之一。 网站托管平台通常是用户友好的，有许多服务可供选择，而且大多数托管服务商都会有一条技术支持热线供您使用。

博客和博客式交流的缺点

它可能会变得很昂贵：如果您不是作家或网站设计师，那么花钱请人写博客文章或维护您的网站可能会很昂贵。 如果您是一家小型企业，您可能需要考虑学习这些技能以节省成本。 您可以在此处找到其他降低小型企业成本的方法。

电话和语音邮件

在现代工作场所，与过去相比，电话和语音邮件作为沟通方式的重要性有所降低。 然而，这个老式系统在技术上仍然是电子通信，它仍然可以带来即时消息或博客平台可能缺乏的个人风格。

电话沟通的好处

新的语音邮件系统包括预测语音：许多语音邮件工具现在都具有文本到语音的功能，可以自动将语音邮件消息转换为键入的电子邮件。 这可以帮助确保没有消息没有响应。

方便使用：对于残障人士或难以使用现代通讯方式的人来说，电话是一种很好的通讯工具。 这种沟通策略经受住了时间的考验，因此，如果员工不了解您的 IM 系统，您可能希望鼓励他们拿起电话并说出他们的问题。

电话沟通的缺点

未接来电会浪费时间：未接来电和语音邮件可能令人沮丧。 当您不断错过来电时，有时感觉就像是在与同事打语音信箱网球。

考虑在您的日历中设置专门用于回复您可能收到的任何未接来电或语音邮件的时间。 它可以帮助安排一个时间来接一个重要的电话，并离开你平常的办公桌空间换个环境。

短信/短信

根据 PEW 研究中心的数据，97% 的美国人拥有手机。 这是一个巨大的市场！ 使用短信进行营销和与客户沟通是一个好主意，可确保您覆盖最广泛的受众。 SMS 消息也可以在内部使用，例如，通知经理和团队领导因病缺勤。

SMS 与其他即时通信平台的主要区别在于，SMS 使用蜂窝塔发送消息，而 IM 使用互联网。 这样做的好处是，如果互联网连接出现问题，您的团队仍然可以使用 SMS。

短信的好处

这很方便：不能低估能够与大多数客户 24/7 全天候使用的设备进行通信。

即时：与即时消息一样，使用 SMS，您可以非常快地向客户和同事发送消息。 如果您的行业重视速度，请考虑在您的电子通信网络中使用短信。

短信的弊端

信号差可能使消息传递变得困难：手机服务差可能会降低您的客户和员工接收消息的能力，尤其是在偏远的农村地区。 在实施此策略之前，请考虑检查您所在州的信号强度，以便了解您是否会错过许多潜在客户。

创建电子通信网络的重要技巧

考虑你的品牌形象

您的通信网络需要适合您品牌的角色。 你在和什么样的听众说话？ 您想发送什么总体信息？

您应该围绕这些问题制定您的沟通策略，并针对您的听众量身定制您的沟通方式。 例如，一家试图吸引 Z 世代的公司不应将电话作为一种营销工具。

抓住他们的注意力

无论您是与团队成员还是客户交流，您的信息都应该简短、描述性强且令人难忘。 在发布信息之前仔细检查您的拼写和语法，并保持您的语气轻松友好。

广泛传播通讯

确保所有团队成员同时收到您要共享的信息。 考虑让他们在工作日的固定时间阅读工作场所的通讯，例如公告。 目标是让员工参与您的沟通网络，因此给他们一个特定的时间这样做将确保您的努力得到充分利用。

结论

不同的数字通信方式各有优缺点。 一些团队自然会倾向于使用电子邮件，而另一些团队可能更喜欢文本或视频聊天。 选择正确的方法组合，您将能够创建一个强大的电子通信网络，轻松地与团队成员和客户共享。