6 Jenis Komunikasi Elektronik dalam Bisnis

Komunikasi elektronik dapat menjadi cara terbaik bagi rekan satu tim untuk tetap terhubung satu sama lain dan dengan pelanggan. Tapi, dengan begitu banyak media yang berbeda, bagaimana Anda tahu mana yang tepat untuk bisnis Anda?

Menghubungkan beberapa media komunikasi elektronik yang berbeda ke dalam satu jaringan dapat memakan waktu. Bagaimana Anda bisa yakin bahwa Anda mencapai keseimbangan yang tepat untuk tempat kerja Anda?

Baca terus untuk mengetahui definisi komunikasi elektronik, pro dan kontra dari metode favorit kami, dan tip utama kami untuk mengimplementasikan jaringan komunikasi elektronik yang kuat.

Apa itu Komunikasi Elektronik?

Komunikasi elektronik adalah cara apa pun untuk menghubungi tim Anda yang dapat dilihat, dibagikan, atau disimpan secara elektronik. Kadang-kadang disebut komunikasi listrik atau e-komunikasi. Menggunakan beberapa saluran komunikasi elektronik secara bersama-sama membuat jaringan komunikasi elektronik.

Media komunikasi elektronik termasuk email, aplikasi pesan instan, panggilan video, panggilan telepon, blog, dan pesan teks. Jaringan komunikasi elektronik Anda dapat menyertakan kombinasi apa pun dari jenis aplikasi ini.

Berbagai Jenis Komunikasi Elektronik

Setiap media komunikasi elektronik memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Memilih saluran yang tepat untuk situasi unik bisnis atau tim Anda akan bergantung pada kebutuhan bisnis Anda.

Surel

Tahukah Anda bahwa sekitar 33,2 miliar email dikirim setiap hari di dunia korporat Amerika? Itu berarti sekitar 3,5 juta email per detik!

Sebagian besar bisnis akan akrab dengan email sebagai metode komunikasi elektronik. Ini banyak digunakan di sebagian besar bisnis dan merupakan metode berbagi informasi yang andal dan efektif.

Manfaat komunikasi email

Gratis untuk digunakan : Sebagian besar jaringan email bebas digunakan dan sangat efektif. Mayoritas juga hadir dengan kalender terintegrasi.

Itu membuat komunikasi horizontal dan diagonal menjadi mudah : Email adalah cara yang bagus untuk menjangkau semua orang di organisasi Anda, dari mitra senior hingga rekanan junior. Menggabungkan gaya komunikasi horizontal dan diagonal dapat menciptakan lingkungan kolaboratif dan berkontribusi pada budaya perusahaan yang kuat.

Ini cara yang andal untuk mengirim lampiran : Lampiran berukuran kecil hingga sedang, termasuk foto, file, dokumen, dan video, dapat dikirim melalui email.

Kelemahan komunikasi email

Volume email yang tinggi bisa membuat kewalahan : Dengan sekitar 3,5 juta email dikirim setiap detik di perusahaan Amerika, email sering kali hilang! Kolega cenderung melewatkan satu atau dua email jika mereka mengalami hari yang sibuk. Email juga dapat secara tidak sengaja masuk ke folder spam Anda, membuat Anda berisiko kehilangan informasi penting.

Lambat dan formal : Struktur kotak masuk email dapat mempersulit percakapan waktu nyata. Etiket email umum mungkin berarti bahwa email membutuhkan waktu lebih lama untuk ditulis daripada melakukan percakapan atau pesan instan.

Perpesanan grup bisa menjadi kikuk : Mengirim email ke banyak orang bisa menjadi sangat cepat, dan respons bisa hilang dengan mudah. Utas percakapan bisa sulit untuk diikuti.

Aplikasi Messenger

Pesan instan (IM) telah menjadi populer sebagai metode komunikasi elektronik. Ini cara yang bagus bagi karyawan Anda untuk terhubung dengan anggota tim dan pelanggan.

Menurut SuperOffice, 46% pelanggan mengharapkan tanggapan atas pertanyaan mereka dalam waktu empat jam, dan 12% mengharapkan tanggapan dalam waktu 15 menit! Olahpesan instan akan membantu Anda memenuhi harapan pelanggan dengan obrolan waktu nyata.

Pesan instan juga merupakan pilihan bagus untuk komunikasi internal. Manajer seperti itu mereka dapat dengan mudah dan cepat berbicara dengan anggota tim, dan banyak rekan kerja menikmati format obrolan grup yang lebih santai.

Misalnya, sistem IM bawaan Connecteam memungkinkan Anda menjangkau karyawan secara instan melalui fungsi obrolan yang aman. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk membuat obrolan grup kolaboratif atau melakukan percakapan pribadi dengan setiap anggota tim.

Manfaat pesan instan

Itu terjadi dalam waktu nyata : Salah satu manfaat pesan instan adalah komunikasi Anda hampir instan! Ini sering kali merupakan cara yang lebih efektif untuk mengirim pesan singkat atau pertanyaan yang memerlukan jawaban cepat daripada menulis email yang panjang.

Informal : Pesan instan dapat membantu karyawan mengembangkan hubungan yang lebih santai dengan rekan satu tim.

Kelemahan pesan instan

Hal ini menciptakan harapan akan tanggapan instan : Meskipun sifat percakapan IM yang instan dapat bermanfaat, hal ini juga dapat membuat sebagian karyawan merasa kewalahan. Karyawan mungkin terganggu oleh notifikasi pesan instan dan kehilangan fokus pada pekerjaan lain.

Jika Anda menemukan anggota tim kewalahan oleh notifikasi IM, Anda mungkin ingin melakukan percakapan yang mendukung tentang batasan mereka seputar komunikasi. Cobalah untuk tetap menggunakan salah satu dari dua metode komunikasi instan untuk mencegah komunikasi yang berlebihan.

Baca tentang 11 cara lain untuk meningkatkan performa kerja di sini.

Hal ini dapat memengaruhi keseimbangan kehidupan kerja : Beberapa karyawan mengutip peningkatan platform pesan instan sebagai alasan mereka berjuang untuk mempertahankan keseimbangan kehidupan kerja. Karyawan merasa terus-menerus dipantau atau terjebak dalam pemasangan aplikasi IM di ponsel pribadi mereka dan memeriksanya setiap saat, membuat mereka "terlalu mudah dihubungi" di luar jam kerja dan berkontribusi pada kelelahan.

Panggilan video dan berbagi video

Peningkatan baru-baru ini dalam kerja jarak jauh datang dengan peningkatan konferensi video langsung untuk kolaborasi antara tim jarak jauh. Jenis komunikasi elektronik ini biasanya digunakan bersamaan dengan platform pesan instan, karena sebagian besar platform IM memiliki perangkat lunak konferensi video terintegrasi.

Berbagi video juga bisa menjadi cara yang bagus untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan karyawan. Banyak bisnis sekarang menggunakan aplikasi seperti TikTok untuk membuat konten video pendek untuk kolega dan pelanggan agar karyawan yang lebih muda tetap terlibat dalam komunikasi.

Manfaat komunikasi video

Ini menempatkan wajah ke nama : Dengan banyak bisnis sekarang menggunakan tim yang sepenuhnya jarak jauh, adalah umum untuk bekerja dengan rekan kerja setiap hari tanpa pernah melihat mereka secara langsung! Dalam hal ini, panggilan video dapat membantu karyawan agar tidak merasa kesepian di tempat kerja. Itu bahkan dapat digunakan untuk kegiatan membangun tim jarak jauh untuk membantu orang terhubung.

Ini menciptakan konten yang menarik : Konten video dan panggilan video dapat membantu memecah kemonotonan membaca teks dari layar, sehingga karyawan dan pelanggan dapat merasa lebih terlibat dengan berita, acara, dan tim mereka.

Ini bagus untuk presentasi di tempat kerja : Video dan konferensi video ideal untuk berbagi presentasi di tempat kerja. Jika karyawan tidak dapat menghadiri presentasi, mereka dapat menonton rekaman video sesudahnya.

Kelemahan komunikasi video

Ini dapat membuat orang cemas : Beberapa karyawan merasa sulit untuk menyalakan kamera mereka selama panggilan video karena membuat mereka merasa seolah-olah semua orang sedang menonton mereka. Ini biasanya tidak menjadi masalah jika hanya satu atau dua karyawan yang tidak ada di video. Namun, jika semua karyawan merasakan hal ini, bisa membuat video call menjadi canggung.

Blog dan situs web

Blog dan situs web dapat menjadi tambahan yang bagus untuk jaringan komunikasi elektronik Anda, terutama saat berkomunikasi dengan pelanggan. Blog dan situs web sering menjadi salah satu tempat pertama yang dicari pelanggan saat mereka meneliti perusahaan Anda. Oleh karena itu, sangat penting untuk memiliki situs web dan/atau blog yang ditulis dengan baik dan mewakili Anda secara positif.

Secara internal, blog atau situs web dapat digunakan untuk menyimpan komunikasi internal dan artikel bermanfaat yang dapat dibaca oleh karyawan. Blog ini mungkin tentang pembaruan bisnis yang penting, atau dapat menyertakan informasi topikal seperti "Cara mengadakan ulasan akhir tahun yang hebat". Posting ini akan membantu pembelajaran dan pengembangan karyawan Anda.

Dengan meningkatnya popularitas media sosial, platform komunikasi blog menjadi media komunikasi yang disegani. Aplikasi Connecteam memiliki semua alat berita dan pembaruan yang Anda perlukan untuk membuat saluran komunikasi internal yang hebat dengan umpan bergaya media sosial. Dengan perangkat lunak berbasis aplikasi yang mudah digunakan, Anda dapat membuat pembaruan yang menarik hanya dengan beberapa klik.

Manfaat blogging dan komunikasi gaya blog

Ini memperkuat posisi Anda : Secara konsisten mengeluarkan posting blog informatif berkualitas tinggi tentang topik yang penting bagi pelanggan Anda dapat membuat bisnis Anda menjadi sumber pengetahuan tepercaya bagi pelanggan Anda. Akibatnya, mereka akan cenderung membeli produk dan layanan Anda.

Blog yang ditulis dengan baik ini juga dapat membantu pengembangan karyawan Anda dan menjawab pertanyaan sederhana yang mungkin mereka miliki tentang bisnis tersebut. Misalnya, jika karyawan Anda memiliki pertanyaan tentang cara meningkatkan kinerjanya, postingan blog tentang topik ini akan sangat membantu mereka.

Mudah dipelihara : Situs web dan blog adalah salah satu media komunikasi yang paling mudah diakses untuk dipelihara. Platform hosting situs web biasanya ramah pengguna, ada banyak layanan yang dapat dipilih, dan sebagian besar host akan memiliki saluran dukungan teknis yang dapat Anda hubungi.

Kelemahan blogging dan komunikasi gaya blog

Itu bisa mahal : Jika Anda bukan seorang penulis atau perancang situs web, membayar seseorang untuk menulis artikel blog atau memelihara situs web Anda bisa mahal. Jika Anda adalah bisnis kecil, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk mempelajari keterampilan ini untuk menghemat biaya. Anda dapat menemukan cara lain untuk mengurangi biaya untuk bisnis kecil Anda di sini.

Panggilan telepon dan pesan suara

Di tempat kerja modern, ada sedikit penekanan pada panggilan telepon dan pesan suara sebagai metode komunikasi daripada di masa lalu. Namun, sistem jadul ini secara teknis masih merupakan komunikasi elektronik, dan masih dapat memberikan sentuhan pribadi yang mungkin tidak dimiliki platform perpesanan instan atau blog.

Manfaat komunikasi telepon

Sistem pesan suara baru mencakup ucapan prediktif : Banyak alat pesan suara sekarang memiliki kemampuan text-to-speech yang dapat secara otomatis mengubah pesan suara menjadi email yang diketik. Ini dapat membantu memastikan tidak ada pesan yang berjalan tanpa tanggapan.

Ini dapat diakses : Panggilan telepon adalah alat komunikasi yang hebat untuk para penyandang cacat atau mereka yang berjuang dengan metode komunikasi modern. Strategi komunikasi ini telah teruji oleh waktu, jadi jika seorang karyawan tidak memahami sistem IM Anda, Anda mungkin ingin mendorong mereka untuk mengangkat telepon dan membicarakan pertanyaan mereka.

Kelemahan komunikasi telepon

Panggilan tak terjawab dapat membuang waktu : Panggilan tak terjawab dan pesan suara bisa membuat frustasi. Saat Anda terus-menerus melewatkan panggilan, terkadang Anda merasa seperti sedang bermain tenis pesan suara dengan kolega Anda.

Pertimbangkan untuk mengatur waktu di kalender Anda yang ditujukan untuk menanggapi panggilan tidak terjawab atau pesan suara yang mungkin Anda terima. Ini dapat membantu untuk menjadwalkan waktu untuk menerima panggilan telepon penting dan menjauh dari ruang meja Anda yang biasa untuk perubahan pemandangan.

SMS/Pesan teks

Menurut pusat penelitian PEW, 97% orang Amerika memiliki ponsel. Ini adalah pasar yang sangat besar! Sebaiknya gunakan pesan teks untuk pemasaran dan komunikasi dengan pelanggan guna memastikan Anda menjangkau audiens terluas. Pesan SMS juga dapat digunakan secara internal, misalnya untuk memberi tahu manajer dan pemimpin tim tentang ketidakhadiran karena sakit.

Perbedaan utama antara SMS dan platform komunikasi instan lainnya adalah SMS menggunakan menara seluler untuk mengirim pesan, sedangkan IM menggunakan internet. Manfaatnya adalah jika ada masalah dengan konektivitas internet, SMS akan tetap tersedia untuk tim Anda.

Manfaat pesan teks

Nyaman : Mampu berkomunikasi dengan perangkat yang sebagian besar pelanggan miliki dengan mereka 24/7 tidak dapat diremehkan.

Ini instan : Seperti instant messenger, dengan SMS, kecepatan pengiriman pesan ke pelanggan dan kolega cukup tinggi. Pertimbangkan untuk menggunakan pesan teks di jaringan komunikasi elektronik Anda jika industri Anda menghargai kecepatan.

Kelemahan pesan teks

Sinyal yang buruk dapat mempersulit pengiriman pesan : Layanan telepon seluler yang buruk dapat mengurangi kemampuan pelanggan dan karyawan Anda untuk menerima pesan Anda, terutama di lokasi pedesaan. Sebelum menerapkan strategi ini, pertimbangkan untuk memeriksa kekuatan sinyal di seluruh negara bagian Anda sehingga Anda dapat melihat apakah Anda akan kehilangan banyak calon pelanggan.

Tips Teratas untuk Membuat Jaringan Komunikasi Elektronik

Pertimbangkan persona merek Anda

Jaringan komunikasi Anda harus sesuai dengan kepribadian merek Anda. Audiens apa yang Anda ajak bicara? Pesan keseluruhan apa yang ingin Anda kirim?

Anda harus membangun strategi komunikasi Anda seputar pertanyaan-pertanyaan ini dan menyesuaikan komunikasi Anda dengan audiens Anda. Misalnya, perusahaan yang mencoba menarik Gen Z sebaiknya tidak berfokus pada panggilan telepon sebagai alat pemasaran.

Tarik perhatian mereka

Apakah Anda sedang berkomunikasi dengan anggota tim atau pelanggan, pesan Anda harus singkat, deskriptif, dan mudah diingat. Periksa ulang ejaan dan tata bahasa Anda sebelum memposting komunikasi, dan pertahankan nada bicara Anda ringan dan ramah.

Mendistribusikan komunikasi secara luas

Pastikan semua anggota tim menerima informasi yang ingin Anda bagikan secara bersamaan. Pertimbangkan untuk membiarkan mereka menjadwalkan jam reguler hari kerja mereka untuk membaca komunikasi di tempat kerja seperti buletin. Tujuannya adalah untuk melibatkan karyawan dengan jaringan komunikasi Anda, jadi memberi mereka waktu khusus untuk melakukannya akan memastikan usaha Anda dihabiskan dengan baik.

Kesimpulan

Metode komunikasi digital yang berbeda masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri. Beberapa tim secara alami akan tertarik pada email, sementara yang lain mungkin lebih suka obrolan teks atau video. Pilih kombinasi metode yang tepat, dan Anda akan dapat membuat jaringan komunikasi elektronik yang kuat untuk berbagi dengan mudah baik dengan anggota tim maupun pelanggan.