İşletmelerde 6 Elektronik İletişim Türü

Elektronik iletişim, ekip arkadaşlarının birbirleriyle ve müşterilerle bağlantıda kalması için mükemmel bir yol olabilir. Ancak bu kadar çok farklı ortam varken hangisinin işletmeniz için doğru olduğunu nasıl bilebilirsiniz?

Birkaç farklı elektronik iletişim ortamını tek bir ağa bağlamak zaman alabilir. İş yeriniz için doğru dengeyi kurduğunuzdan nasıl emin olabilirsiniz?

Elektronik iletişimin tanımını, en sevdiğimiz yöntemlerin artılarını ve eksilerini ve güçlü bir elektronik iletişim ağı uygulamaya yönelik başlıca ipuçlarımızı öğrenmek için okumaya devam edin.

Elektronik Haberleşme Nedir?

Elektronik iletişim, ekibinizle elektronik olarak görüntülenebilen, paylaşılabilen veya saklanabilen herhangi bir iletişim yoludur. Buna bazen elektrik iletişimi veya e-iletişim denir. Birkaç e-iletişim kanalını bir arada kullanmak elektronik bir iletişim ağı oluşturur.

Elektronik iletişim ortamları arasında e-posta, anlık mesajlaşma uygulamaları, görüntülü aramalar, telefon görüşmeleri, bloglar ve metin mesajları yer alır. Elektronik iletişim ağınız, bu tür uygulamaların herhangi bir kombinasyonunu içerebilir.

Farklı Elektronik İletişim Türleri

Her elektronik iletişim ortamının kendine özgü güçlü ve zayıf yönleri vardır. İşiniz veya ekibinizin benzersiz durumu için doğru kanalları seçmek, iş gereksinimlerinize bağlı olacaktır.

E-posta

Amerikan kurumsal dünyasında günde yaklaşık 33,2 milyar e-posta gönderildiğini biliyor muydunuz? Bu saniyede yaklaşık 3,5 milyon e-posta demek!

Çoğu işletme, bir elektronik iletişim yöntemi olarak e-postaya aşina olacaktır. Çoğu işletmede yaygın olarak kullanılmaktadır ve güvenilir ve etkili bir bilgi paylaşma yöntemidir.

E-posta iletişiminin faydaları

Kullanımı ücretsizdir : Çoğu e-posta ağının kullanımı ücretsizdir ve oldukça etkilidir. Çoğunluk ayrıca entegre takvimlerle birlikte gelir.

Yatay ve çapraz iletişimi kolaylaştırır : E-posta, kıdemli ortaklardan kıdemsiz çalışanlara kadar kuruluşunuzdaki herkese ulaşmanın harika bir yoludur. Yatay ve çapraz iletişim tarzlarını birleştirmek, işbirliğine dayalı bir ortam yaratabilir ve güçlü bir şirket kültürüne katkıda bulunabilir.

Ek göndermenin güvenilir bir yoludur : Fotoğraflar, dosyalar, belgeler ve videolar dahil olmak üzere küçük ila orta boyutlu ekler e-posta yoluyla gönderilebilir.

E-posta iletişiminin dezavantajları

Yüksek e-posta hacmi bunaltıcı olabilir : Kurumsal Amerika'da her saniye gönderilen yaklaşık 3,5 milyon e-postayla, e-postalar genellikle kayboluyor! İş arkadaşları yoğun bir gün geçiriyorlarsa muhtemelen bir veya iki e-postayı kaçırırlar. Ayrıca bir e-posta yanlışlıkla spam klasörünüze düşebilir ve bu da sizi hayati bilgileri kaybetme riskine sokar.

Yavaş ve resmi : E-posta gelen kutularının yapısı, gerçek zamanlı görüşme yapmayı zorlaştırabilir. Yaygın e-posta görgü kuralları, e-postaların yazılmasının sohbete veya anlık mesajlaşmaya göre daha uzun sürdüğü anlamına gelebilir.

Grup mesajlaşması kullanışsız olabilir : Birden fazla kişiye e-posta göndermek, hızlı bir şekilde bunaltıcı hale gelebilir ve yanıtlar kolayca kaybolabilir. Konuşma dizilerini takip etmek zor olabilir.

Messenger uygulamaları

Anlık mesajlaşma (IM), elektronik bir iletişim yöntemi olarak popüler hale geldi. Çalışanlarınızın hem ekip üyeleriyle hem de müşterilerle bağlantı kurması için harika bir yol.

SuperOffice'e göre, müşterilerin %46'sı sorularına dört saat içinde, %12'si ise 15 dakika içinde yanıt verilmesini bekliyor! Anlık mesajlaşma, gerçek zamanlı sohbet ile müşterilerinizin beklentilerini karşılamanıza yardımcı olacaktır.

Anlık mesajlaşma, dahili iletişim için de harika bir seçenektir. Yöneticiler, ekip üyeleriyle kolayca ve hızlı bir şekilde konuşabilmelerini sever ve birçok meslektaş, daha gündelik grup sohbeti biçiminden hoşlanır.

Örneğin, Connecteam'in yerleşik IM sistemi, güvenli bir sohbet işlevi aracılığıyla çalışanlarınıza anında ulaşmanızı sağlar. Uygulama, işbirliğine dayalı grup sohbetleri oluşturmanıza veya her ekip üyesiyle özel bire bir görüşmeler yapmanıza olanak tanır.

Anlık mesajlaşmanın faydaları

Gerçek zamanlı olarak gerçekleşir : Anlık mesajlaşmanın faydalarından biri, iletişiminizin neredeyse anında olmasıdır! Genellikle kısa mesajlar veya hızlı yanıtlamanız gereken sorular göndermek için uzun bir e-posta yazmaktan daha etkili bir yoldur.

Gayri resmi : Anlık mesajlaşma, çalışanların ekip arkadaşlarıyla daha gündelik bir ilişki geliştirmesine yardımcı olabilir.

Anlık mesajlaşmanın dezavantajları

Anlık yanıt beklentisi yaratır : Anlık ileti konuşmalarının anlık doğası yararlı olsa da, bazı çalışanlara bunaltıcı gelebilir. Çalışanların dikkati anlık mesajlaşma bildirimleri tarafından dağılabilir ve diğer işlere odaklanmalarını kaybedebilir.

Ekip üyelerinin anlık ileti bildirimlerinden bunaldığını fark ederseniz, iletişimle ilgili sınırları hakkında destekleyici bir konuşma yapmak isteyebilirsiniz. İletişimin aşırı yüklenmesini önlemek için iki anlık iletişim yönteminden birine bağlı kalmaya çalışın.

Burada iş performansını artırmanın 11 yolu hakkında daha fazlasını okuyun .

İş-yaşam dengesini etkileyebilir : Bazı çalışanlar, iş-yaşam dengesini korumak için mücadele etmelerinin bir nedeni olarak anlık mesajlaşma platformlarındaki artışı gösteriyor. Çalışanlar kendilerini sürekli izleniyormuş gibi hissediyor veya kişisel telefonlarına IM uygulamaları yükleyip her saat kontrol etme tuzağına düşüyor, bu da onları mesai saatleri dışında “fazla iletişim kurulabilir” hale getiriyor ve tükenmişliğe katkıda bulunuyor.

Video görüşmeleri ve video paylaşımı

Uzaktan çalışmadaki son artış, uzak ekipler arasında işbirliği için canlı video konferanstaki artışla birlikte geldi. Çoğu IM platformu entegre video konferans yazılımına sahip olduğundan, bu tür elektronik iletişim genellikle anlık mesajlaşma platformlarının yanında kullanılır.

Video paylaşmak, hem müşterilerle hem de çalışanlarla iletişim kurmanın harika bir yolu olabilir. Artık birçok işletme, genç çalışanları iletişimde tutmak için meslektaşları ve müşterileri için kısa video içeriği oluşturmak üzere TikTok gibi uygulamaları kullanıyor.

Görüntülü iletişimin faydaları

Bir ismin yüzünü gösteriyor : Artık pek çok işletme tamamen uzak ekipler çalıştırırken, iş arkadaşlarınızla her gün onları yüz yüze görmeden çalışmak yaygın bir uygulamadır! Bu durumda görüntülü görüşme, çalışanların işyerinde kendilerini yalnız hissetmelerini engellemeye yardımcı olabilir. İnsanların bağlantı kurmasına yardımcı olmak için uzaktan ekip oluşturma etkinlikleri için bile kullanılabilir.

Etkileyici içerik oluşturur : Görüntülü içerik ve görüntülü arama, ekrandan metin okuma monotonluğunu kırmaya yardımcı olabilir, böylece çalışanlar ve müşteriler haberler, etkinlikler ve ekipleriyle daha ilgili hissedebilir.

İşyeri sunumları için harika : Videolar ve video konferans, işyeri sunumlarını paylaşmak için idealdir. Çalışanlar bir sunuma katılamayacaksa video kaydını daha sonra izleyebilirler.

Görüntülü iletişimin dezavantajları

İnsanları endişelendirebilir : Bazı çalışanlar, görüntülü görüşmeler sırasında herkesin onları izliyormuş gibi hissetmesine neden olduğu için kameralarını açmakta zorlanırlar. Yalnızca bir veya iki çalışan videoda değilse bu genellikle bir sorun değildir. Ancak, tüm çalışanlar böyle hissederse, görüntülü görüşmeleri garip hale getirebilir.

Bloglar ve web siteleri

Bloglar ve web siteleri, özellikle müşterilerle iletişim kurarken elektronik iletişim ağınıza harika bir katkı olabilir. Bloglar ve web siteleri, müşterilerin şirketinizi araştırırken arayacakları ilk yerlerden biridir. Bu nedenle, iyi yazılmış ve sizi olumlu şekilde temsil eden bir web sitesine ve/veya bloga sahip olmak çok önemlidir.

Dahili olarak, dahili iletişimleri ve çalışanların okuyabileceği faydalı makaleleri depolamak için bir blog veya web sitesi kullanılabilir. Bu bloglar önemli iş güncellemeleri hakkında olabilir veya "Harika bir yıl sonu değerlendirmesi nasıl yapılır" gibi güncel bilgiler içerebilir. Bu gönderiler, çalışanlarınızın öğrenmesine ve gelişmesine yardımcı olacaktır.

Sosyal medyanın popülaritesinin artmasıyla birlikte, blog iletişim platformları saygın bir iletişim aracıdır. Connecteam'in uygulaması, sosyal medya tarzı bir akışla harika bir dahili iletişim kanalı oluşturmak için ihtiyacınız olan tüm haber ve güncelleme araçlarına sahiptir. Kullanımı kolay uygulama tabanlı yazılımla, yalnızca birkaç tıklamayla ilgi çekici güncellemeler oluşturabilirsiniz.

Blog yazmanın ve blog tarzı iletişimin faydaları

Konumunuzu sağlamlaştırır : Müşterileriniz için önemli olan konular hakkında sürekli olarak yüksek kaliteli, bilgilendirici blog gönderileri yayınlamak, işletmenizi müşterileriniz için güvenilir bir bilgi kaynağı haline getirebilir. Sonuç olarak, ürünlerinizi ve hizmetlerinizi satın alma olasılıkları daha yüksek olacaktır.

Bu iyi yazılmış bloglar ayrıca çalışanlarınızın gelişimine yardımcı olabilir ve işle ilgili olabilecek basit soruları yanıtlayabilir. Örneğin, çalışanınızın performansını nasıl iyileştirebileceğine dair bir sorusu varsa, bu konuyla ilgili bir blog yazısı ona yardımcı olacaktır.

Bakımı kolaydır: Web siteleri ve bloglar, bakımı en kolay erişilebilir iletişim ortamlarından biridir. Web sitesi barındırma platformları genellikle kullanıcı dostudur, aralarından seçim yapabileceğiniz birçok hizmet vardır ve çoğu barındırıcının arayabileceğiniz bir teknik destek hattı vardır.

Blog yazmanın ve blog tarzı iletişimin dezavantajları

Pahalı olabilir : Bir yazar veya web sitesi tasarımcısı değilseniz, birine blog makaleleri yazması veya web sitenizin bakımını yapması için ödeme yapmak maliyetli olabilir. Küçük bir işletmeyseniz, maliyetlerden tasarruf etmek için bu becerileri öğrenmeyi düşünebilirsiniz. Küçük işletmenizin maliyetlerini düşürmenin başka yollarını burada bulabilirsiniz.

Telefon görüşmeleri ve sesli mesajlar

Modern işyerlerinde, iletişim yöntemleri olarak telefon görüşmeleri ve sesli mesajlara geçmişe göre daha az önem verilmektedir. Bununla birlikte, bu eski okul sistemi teknik olarak hala elektronik iletişimdir ve anlık mesajlaşma veya blog platformlarının eksik olabileceği kişisel bir dokunuş getirebilir.

Telefon iletişiminin faydaları

Yeni sesli posta sistemleri, tahmini konuşmayı içerir : Artık birçok sesli posta aracı, bir sesli posta mesajını otomatik olarak yazılan bir e-postaya dönüştürebilen metin okuma özelliklerine sahiptir. Bu, hiçbir mesajın yanıtsız kalmamasını sağlamaya yardımcı olabilir.

Erişilebilir : Telefon görüşmeleri, engelli kişiler veya modern iletişim yöntemleriyle mücadele edenler için harika bir iletişim aracıdır. Bu iletişim stratejisi zamana karşı direndi, bu nedenle bir çalışan anlık ileti sisteminizi anlamıyorsa, onu telefonu kaldırıp sorularını yanıtlamaya teşvik etmek isteyebilirsiniz.

Telefon iletişiminin dezavantajları

Cevapsız aramalar zaman kaybına neden olabilir : Cevapsız aramalar ve sesli mesajlar sinir bozucu olabilir. Sürekli aramaları kaçırdığınızda, bazen iş arkadaşlarınızla sesli mesaj tenisi oynuyormuşsunuz gibi hissedebilirsiniz.

Alabileceğiniz cevapsız aramalara veya sesli mesajlara yanıt vermek için belirlenmiş takviminizde zaman ayarlamayı düşünün. Önemli bir telefon görüşmesi yapmak için bir zaman planlamak ve ortam değişikliği için her zamanki masa alanınızdan uzaklaşmak yardımcı olabilir.

SMS/Metin mesajları

PEW araştırma merkezine göre, Amerikalıların %97'sinin cep telefonu var. Bu çok büyük bir pazar! En geniş kitleye ulaştığınızdan emin olmak için müşterilerle pazarlama ve iletişim için kısa mesaj kullanmak harika bir fikir. SMS mesajları dahili olarak da kullanılabilir, örneğin yöneticilere ve ekip liderlerine hastalık nedeniyle devamsızlık konusunda bildirimde bulunmak için.

SMS ve diğer anlık iletişim platformları arasındaki temel fark, SMS'in mesaj göndermek için hücresel kuleleri kullanması, IM'nin ise interneti kullanmasıdır. Bunun avantajı, internet bağlantısında bir sorun olması durumunda, SMS'in ekibiniz tarafından kullanılabilir olmasıdır.

Yazılı mesajlaşmanın faydaları

Kullanışlıdır : Çoğu müşterinin yanında bulunan bir cihazla 7/24 iletişim kurabilmesi hafife alınamaz.

Anında : Anlık mesajlaşmada olduğu gibi, SMS ile de müşterilerinize ve iş arkadaşlarınıza mesaj alma hızı oldukça yüksektir. Sektörünüz hıza değer veriyorsa, elektronik iletişim ağınızda kısa mesaj kullanmayı düşünün.

Yazılı mesajlaşmanın dezavantajları

Zayıf sinyal, mesajlaşmayı zorlaştırabilir : Zayıf cep telefonu hizmeti, özellikle kırsal bölgelerde müşterilerinizin ve çalışanlarınızın mesajlarınızı alma becerisini azaltabilir. Bu stratejiyi uygulamadan önce, birçok potansiyel müşteriyi kaçırıp kaçırmayacağınızı görebilmek için eyaletinizdeki sinyal gücünü kontrol etmeyi düşünün.

Elektronik İletişim Ağı Oluşturmak İçin En İyi İpuçları

Marka kişiliğinizi düşünün

İletişim ağınızın markanızın kişiliğine uyması gerekir. Hangi kitleye konuşuyorsun? Hangi genel mesajı göndermek istiyorsunuz?

İletişim stratejinizi bu sorular etrafında oluşturmalı ve iletişiminizi hedef kitlenize göre şekillendirmelisiniz. Örneğin, Z kuşağına hitap etmeye çalışan bir şirket, bir pazarlama aracı olarak telefon görüşmelerine odaklanmamalıdır.

dikkatlerini çek

İster ekip üyeleriyle ister müşterilerle iletişim kurun, mesajlarınız kısa, açıklayıcı ve akılda kalıcı olmalıdır. Bir iletişim göndermeden önce yazımınızı ve dil bilginizi iki kez kontrol edin ve üslubunuzu hafif ve samimi tutun.

İletişimi yaygın olarak dağıtın

Paylaşmak istediğiniz bilgileri tüm ekip üyelerinin aynı anda aldığından emin olun. Bültenler gibi iş yeri iletişimlerini okumaları için iş günlerinin düzenli bir saatini planlamalarına izin verin. Amaç, çalışanları iletişim ağınızla meşgul etmektir, bu nedenle onlara bunu yapmaları için belirli bir zaman vermek, çabanızın iyi harcanmasını sağlayacaktır.

Çözüm

Farklı dijital iletişim yöntemlerinin her birinin kendi artıları ve eksileri vardır. Bazı ekipler doğal olarak e-postaya yönelirken, diğerleri yazılı veya görüntülü sohbeti tercih edebilir. Doğru yöntem kombinasyonunu seçin ve hem ekip üyeleri hem de müşterilerle kolayca paylaşmak için güçlü bir elektronik iletişim ağı oluşturabileceksiniz.