6 tipos de comunicación electrónica en los negocios

La comunicación electrónica puede ser una excelente manera para que los compañeros de equipo se mantengan conectados entre sí y con los clientes. Pero, con tantos medios diferentes, ¿cómo saber cuáles son los adecuados para su negocio?

La vinculación de varios medios de comunicación electrónicos diferentes en una red puede llevar tiempo. ¿Cómo puede estar seguro de que está logrando el equilibrio adecuado para su lugar de trabajo?

Siga leyendo para conocer la definición de comunicación electrónica, los pros y los contras de nuestros métodos favoritos y nuestros mejores consejos para implementar una red de comunicación electrónica sólida.

¿Qué es la comunicación electrónica?

La comunicación electrónica es cualquier forma de comunicarse con su equipo que se puede ver, compartir o almacenar electrónicamente. A veces se le llama comunicación eléctrica o comunicación electrónica. El uso conjunto de varios canales de comunicación electrónica constituye una red de comunicación electrónica.

Los medios de comunicación electrónicos incluyen correo electrónico, aplicaciones de mensajería instantánea, videollamadas, llamadas telefónicas, blogs y mensajes de texto. Su red de comunicación electrónica puede incluir cualquier combinación de este tipo de aplicaciones.

Diferentes tipos de comunicación electrónica

Cada medio de comunicación electrónica tiene sus propias fortalezas y debilidades. La elección de los canales correctos para la situación única de su negocio o equipo dependerá de las necesidades de su negocio.

Correo electrónico

¿Sabía que aproximadamente 33,2 mil millones de correos electrónicos se envían diariamente en el mundo empresarial estadounidense? ¡Eso es alrededor de 3,5 millones de correos electrónicos por segundo!

La mayoría de las empresas estarán familiarizadas con el correo electrónico como método de comunicación electrónica. Es ampliamente utilizado en la mayoría de las empresas y es un método confiable y efectivo para compartir información.

Beneficios de la comunicación por correo electrónico.

Es de uso gratuito : la mayoría de las redes de correo electrónico son de uso gratuito y muy eficaces. La mayoría también vienen con calendarios integrados.

Facilita la comunicación horizontal y diagonal : el correo electrónico es una excelente manera de llegar a todos en su organización, desde socios senior hasta asociados junior. La combinación de estilos de comunicación horizontal y diagonal puede crear un entorno colaborativo y contribuir a una cultura empresarial sólida.

Es una forma confiable de enviar archivos adjuntos : los archivos adjuntos de tamaño pequeño a mediano, incluidas fotos, archivos, documentos y videos, se pueden enviar por correo electrónico.

Inconvenientes de la comunicación por correo electrónico

El gran volumen de correos electrónicos puede ser abrumador : con alrededor de 3,5 millones de correos electrónicos enviados cada segundo en las empresas estadounidenses, ¡los correos electrónicos a menudo se pierden! Es probable que los colegas pierdan uno o dos correos electrónicos si tienen un día ajetreado. Un correo electrónico también puede caer accidentalmente en su carpeta de correo no deseado, lo que lo pone en riesgo de perder información vital.

Es lento y formal : la estructura de las bandejas de entrada de los correos electrónicos puede dificultar tener una conversación en tiempo real. La etiqueta de correo electrónico común puede significar que los correos electrónicos toman más tiempo para escribir que tener una conversación o mensajería instantánea.

La mensajería grupal puede ser torpe : enviar correos electrónicos a varias personas puede volverse abrumador rápidamente y las respuestas pueden perderse fácilmente. Los hilos de conversación pueden ser difíciles de seguir.

aplicaciones de mensajería

La mensajería instantánea (IM) se ha vuelto popular como un método de comunicación electrónica. Es una excelente manera para que sus empleados se conecten tanto con los miembros del equipo como con los clientes.

Según SuperOffice, el 46 % de los clientes espera una respuesta a su consulta en un plazo de cuatro horas, y el 12 % espera una respuesta en un plazo de 15 minutos. La mensajería instantánea lo ayudará a cumplir con las expectativas de sus clientes con chat en tiempo real.

La mensajería instantánea también es una excelente opción para las comunicaciones internas. A los gerentes les gusta poder hablar fácil y rápidamente con los miembros del equipo, y muchos colegas disfrutan del formato de chat grupal más informal.

Por ejemplo, el sistema de mensajería instantánea integrado de Connecteam le permite comunicarse con sus empleados al instante a través de una función de chat segura. La aplicación le permite crear chats grupales colaborativos o tener conversaciones privadas uno a uno con cada miembro del equipo.

Beneficios de la mensajería instantánea

Ocurre en tiempo real : ¡Uno de los beneficios de la mensajería instantánea es que su comunicación es casi instantánea! A menudo, es una forma más efectiva de enviar mensajes cortos o preguntas para las que necesita una respuesta rápida que escribir un correo electrónico largo.

Es informal : la mensajería instantánea puede ayudar a los empleados a desarrollar una relación más informal con sus compañeros de equipo.

Inconvenientes de la mensajería instantánea

Crea la expectativa de respuestas instantáneas : si bien la naturaleza instantánea de las conversaciones de mensajería instantánea puede ser útil, también puede resultar abrumadora para algunos empleados. Los empleados pueden distraerse con las notificaciones de mensajería instantánea y perder el enfoque en otro trabajo.

Si encuentra que los miembros del equipo están abrumados por las notificaciones de mensajería instantánea, es posible que desee tener una conversación de apoyo sobre sus límites en torno a las comunicaciones. Trate de apegarse a uno de los dos métodos de comunicación instantánea para evitar la sobrecarga de comunicación.

Lea acerca de otras 11 formas de mejorar el rendimiento laboral aquí.

Puede afectar el equilibrio entre el trabajo y la vida : algunos empleados citan el aumento de las plataformas de mensajería instantánea como una de las razones por las que luchan por mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida. Los empleados sienten que están siendo monitoreados constantemente o caen en la trampa de instalar aplicaciones de mensajería instantánea en sus teléfonos personales y revisarlas a todas horas, haciéndolos "demasiado localizables" fuera de las horas de trabajo y contribuyendo al agotamiento.

Videollamadas y video compartido

El reciente aumento en el trabajo remoto vino con un aumento en las videoconferencias en vivo para la colaboración entre equipos remotos. Este tipo de comunicación electrónica generalmente se usa junto con las plataformas de mensajería instantánea, ya que la mayoría de las plataformas de mensajería instantánea tienen software de videoconferencia integrado.

Compartir videos también puede ser una excelente manera de comunicarse con clientes y empleados. Muchas empresas ahora usan aplicaciones como TikTok para crear contenido de video corto para colegas y clientes para mantener a los empleados más jóvenes comprometidos con las comunicaciones.

Beneficios de la comunicación por video

Le pone cara a un nombre : con muchas empresas que ahora emplean equipos completamente remotos, es común trabajar con colegas todos los días sin verlos en persona. En este caso, las videollamadas pueden ayudar a evitar que los empleados se sientan solos en el lugar de trabajo. Incluso se puede usar para actividades remotas de creación de equipos para ayudar a las personas a conectarse.

Crea contenido atractivo : el contenido de video y las videollamadas pueden ayudar a romper la monotonía de leer el texto de una pantalla, para que los empleados y los clientes se sientan más comprometidos con las noticias, los eventos y sus equipos.

Es excelente para presentaciones en el lugar de trabajo : los videos y las videoconferencias son ideales para compartir presentaciones en el lugar de trabajo. Si los empleados no pueden asistir a una presentación, pueden ver la grabación de video después.

Inconvenientes de la comunicación por video.

Puede hacer que las personas se sientan ansiosas : a algunos empleados les resulta difícil encender sus cámaras durante las videollamadas, ya que les hace sentir que todos los están mirando. Por lo general, esto no es un problema si solo uno o dos empleados no están en video. Sin embargo, si todos los empleados se sienten así, las videollamadas pueden resultar incómodas.

blogs y sitios web

Los blogs y los sitios web pueden ser una excelente adición a su red de comunicación electrónica, especialmente cuando se comunica con los clientes. Los blogs y los sitios web suelen ser uno de los primeros lugares que buscarán los clientes cuando busquen información sobre su empresa. Por lo tanto, es crucial tener un sitio web y/o un blog que esté bien escrito y lo represente positivamente.

Internamente, se puede usar un blog o sitio web para almacenar comunicaciones internas y artículos útiles que los empleados pueden leer. Estos blogs pueden tratar sobre actualizaciones comerciales importantes o incluir información de actualidad como "Cómo realizar una excelente revisión de fin de año". Estas publicaciones ayudarán al aprendizaje y desarrollo de sus empleados.

Con el aumento de la popularidad de las redes sociales, las plataformas de comunicación de blogs son un medio de comunicación muy respetado. La aplicación de Connecteam tiene todas las herramientas de noticias y actualizaciones que necesita para crear un excelente canal de comunicación interna con un feed al estilo de las redes sociales. Con un software basado en aplicaciones fácil de usar, puede crear actualizaciones atractivas con solo unos pocos clics.

Beneficios de los blogs y la comunicación estilo blog

Solidifica su posición : La publicación constante de publicaciones de blog informativas y de alta calidad sobre temas que son importantes para sus clientes puede hacer que su empresa se convierta en una fuente confiable de conocimiento para sus clientes. Como resultado, será más probable que compren sus productos y servicios.

Estos blogs bien escritos también pueden ayudar al desarrollo de sus empleados y responder preguntas simples que puedan tener sobre el negocio. Por ejemplo, si su empleado tiene una pregunta sobre cómo mejorar su desempeño, una publicación de blog sobre este tema le resultará útil.

Es fácil de mantener : los sitios web y los blogs son uno de los medios de comunicación más accesibles de mantener. Las plataformas de alojamiento de sitios web suelen ser fáciles de usar, hay muchos servicios para elegir y la mayoría de los hosts tendrán una línea de soporte técnico a la que puede llamar.

Inconvenientes de los blogs y la comunicación estilo blog

Puede ser costoso : si no es escritor o diseñador de sitios web, pagarle a alguien para que escriba artículos de blog o mantenga su sitio web puede ser costoso. Si tiene una pequeña empresa, es posible que desee considerar aprender estas habilidades para ahorrar costos. Puede encontrar otras formas de reducir los costos para su pequeña empresa aquí.

Llamadas telefónicas y mensajes de voz

En los lugares de trabajo modernos, se hace menos hincapié en las llamadas telefónicas y los mensajes de voz como métodos de comunicación que en el pasado. Sin embargo, este sistema de la vieja escuela sigue siendo técnicamente una comunicación electrónica, y todavía puede aportar un toque personal del que pueden carecer las plataformas de mensajería instantánea o de blogs.

Beneficios de la comunicación telefónica.

Los nuevos sistemas de correo de voz incluyen voz predictiva : muchas herramientas de correo de voz ahora tienen capacidades de texto a voz que pueden convertir automáticamente un mensaje de correo de voz en un correo electrónico escrito. Esto puede ayudar a garantizar que ningún mensaje quede sin respuesta.

Es accesible : las llamadas telefónicas son una excelente herramienta de comunicación para las personas con discapacidades o aquellas que luchan con los métodos de comunicación modernos. Esta estrategia de comunicación ha resistido la prueba del tiempo, por lo que si un empleado no entiende su sistema de mensajería instantánea, es posible que desee alentarlo a tomar el teléfono y hablar sobre su pregunta.

Inconvenientes de la comunicación telefónica

Las llamadas perdidas pueden hacer perder el tiempo : las llamadas perdidas y los mensajes de voz pueden ser frustrantes. Cuando continuamente pierde llamadas, a veces puede parecer que está jugando tenis de correo de voz con sus colegas.

Considere establecer un tiempo en su calendario designado para responder a cualquier llamada perdida o correo de voz que pueda recibir. Puede ser útil programar un horario para tomar una llamada telefónica importante y alejarse de su espacio de escritorio habitual para cambiar de escenario.

SMS/mensajes de texto

Según el centro de investigación PEW, el 97% de los estadounidenses posee un teléfono celular. ¡Este es un mercado enorme! Es una gran idea usar mensajes de texto para marketing y comunicación con los clientes para asegurarse de llegar a la audiencia más amplia. Los mensajes SMS también se pueden usar internamente, por ejemplo, para notificar a los gerentes y líderes de equipo sobre ausencias por enfermedad.

La principal diferencia entre SMS y otras plataformas de comunicación instantánea es que SMS utiliza torres de telefonía móvil para enviar mensajes, mientras que IM utiliza Internet. El beneficio de esto es que si hay un problema con la conectividad a Internet, los SMS seguirán estando disponibles para su equipo.

Beneficios de los mensajes de texto

Es conveniente : no se puede subestimar poder comunicarse con un dispositivo que la mayoría de los clientes tienen consigo las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Es instantáneo : Al igual que con la mensajería instantánea, con SMS, la velocidad a la que puede enviar mensajes a clientes y colegas es bastante alta. Considere usar mensajes de texto en su red de comunicación electrónica si su industria valora la velocidad.

Inconvenientes de los mensajes de texto

La señal deficiente puede dificultar la mensajería : un servicio de telefonía celular deficiente puede reducir la capacidad de sus clientes y empleados para recibir sus mensajes, especialmente en lugares más rurales. Antes de implementar esta estrategia, considere verificar la intensidad de la señal en su estado para que pueda ver si se perderá muchos clientes potenciales.

Los mejores consejos para crear una red de comunicación electrónica

Considere la personalidad de su marca

Su red de comunicación debe encajar con la personalidad de su marca. ¿A qué público le estás hablando? ¿Qué mensaje general quieres enviar?

Debe construir su estrategia de comunicación en torno a estas preguntas y adaptar su comunicación a su audiencia. Por ejemplo, una empresa que intenta atraer a la Generación Z no debe centrarse en las llamadas telefónicas como herramienta de marketing.

llamar su atención

Ya sea que se comunique con miembros del equipo o clientes, sus mensajes deben ser breves, descriptivos y memorables. Verifique dos veces su ortografía y gramática antes de publicar una comunicación, y mantenga un tono ligero y amigable.

Distribuir comunicaciones ampliamente

Asegúrese de que todos los miembros del equipo reciban la información que desea compartir al mismo tiempo. Considere permitirles programar una hora regular de su jornada laboral para leer las comunicaciones del lugar de trabajo, como los boletines. El objetivo es involucrar a los empleados con su red de comunicación, por lo que darles un tiempo específico para hacerlo garantizará que su esfuerzo sea bien invertido.

Conclusión

Cada uno de los diferentes métodos de comunicación digital tiene sus propias ventajas y desventajas. Algunos equipos gravitarán naturalmente hacia el correo electrónico, mientras que otros pueden preferir el chat de texto o video. Elija la combinación correcta de métodos y podrá crear una sólida red de comunicación electrónica para compartir fácilmente con los miembros del equipo y los clientes.