6 tipi di comunicazione elettronica nel mondo degli affari

La comunicazione elettronica può essere un modo eccellente per i membri del team di rimanere in contatto tra loro e con i clienti. Ma, con così tanti mezzi diversi, come fai a sapere quali sono quelli giusti per la tua attività?

Il collegamento di diversi mezzi di comunicazione elettronica in un'unica rete può richiedere tempo. Come puoi essere sicuro di trovare il giusto equilibrio per il tuo posto di lavoro?

Continua a leggere per conoscere la definizione di comunicazione elettronica, i pro ei contro dei nostri metodi preferiti e i nostri migliori consigli per implementare una forte rete di comunicazione elettronica.

Cos'è la comunicazione elettronica?

La comunicazione elettronica è un modo per contattare il tuo team che può essere visualizzato, condiviso o archiviato elettronicamente. A volte viene chiamata comunicazione elettrica o e-comunicazione. L'utilizzo congiunto di più canali di comunicazione elettronica costituisce una rete di comunicazione elettronica.

I mezzi di comunicazione elettronica includono e-mail, app di messaggistica istantanea, videochiamate, telefonate, blog e messaggi di testo. La tua rete di comunicazione elettronica può includere qualsiasi combinazione di questi tipi di app.

Diversi tipi di comunicazione elettronica

Ogni mezzo di comunicazione elettronica ha i suoi punti di forza e di debolezza. La scelta dei canali corretti per la situazione unica della tua azienda o del tuo team dipenderà dalle tue esigenze aziendali.

E-mail

Sapevi che circa 33,2 miliardi di e-mail vengono inviate ogni giorno nel mondo aziendale americano? Sono circa 3,5 milioni di email al secondo!

La maggior parte delle aziende avrà familiarità con la posta elettronica come metodo di comunicazione elettronica. È ampiamente utilizzato nella maggior parte delle aziende ed è un metodo affidabile ed efficace per condividere le informazioni.

Vantaggi della comunicazione e-mail

È gratuito: la maggior parte delle reti di posta elettronica è gratuita e altamente efficace. La maggior parte è dotata anche di calendari integrati.

Semplifica la comunicazione orizzontale e diagonale : l'e-mail è un ottimo modo per raggiungere tutti i membri della tua organizzazione, dai partner senior ai soci junior. La combinazione di stili di comunicazione orizzontali e diagonali può creare un ambiente collaborativo e contribuire a una forte cultura aziendale.

È un modo affidabile per inviare allegati : allegati di piccole e medie dimensioni, inclusi foto, file, documenti e video, possono essere inviati tramite e-mail.

Inconvenienti della comunicazione e-mail

L'elevato volume di e-mail può diventare travolgente : con circa 3,5 milioni di e-mail inviate ogni secondo nell'America aziendale, le e-mail spesso scompaiono! È probabile che i colleghi perdano una o due e-mail se hanno una giornata frenetica. Un'e-mail può anche cadere accidentalmente nella cartella spam, esponendoti al rischio di perdere informazioni vitali.

È lento e formale : la struttura delle caselle di posta elettronica può rendere più difficile avere una conversazione in tempo reale. L'etichetta di posta elettronica comune può significare che le e-mail richiedono più tempo per scrivere rispetto a una conversazione o alla messaggistica istantanea.

La messaggistica di gruppo può essere scomoda : l'invio di e-mail a più persone può diventare rapidamente travolgente e le risposte possono facilmente perdersi. I fili della conversazione possono essere difficili da seguire.

App di messaggistica

La messaggistica istantanea (IM) è diventata popolare come metodo di comunicazione elettronica. È un ottimo modo per i tuoi dipendenti di entrare in contatto sia con i membri del team che con i clienti.

Secondo SuperOffice, il 46% dei clienti si aspetta una risposta alla propria richiesta entro quattro ore e il 12% si aspetta una risposta entro 15 minuti! La messaggistica istantanea ti aiuterà a soddisfare le aspettative dei tuoi clienti con la chat in tempo reale.

La messaggistica istantanea è anche un'ottima opzione per le comunicazioni interne. Ai manager piace poter parlare facilmente e rapidamente con i membri del team e molti colleghi apprezzano il formato di chat di gruppo più informale.

Ad esempio, il sistema di messaggistica istantanea integrato di Connecteam ti consente di raggiungere istantaneamente i tuoi dipendenti tramite una funzione di chat sicura. L'app ti consente di creare chat di gruppo collaborative o di avere conversazioni private uno a uno con ogni membro del team.

Vantaggi della messaggistica istantanea

Succede in tempo reale : uno dei vantaggi della messaggistica istantanea è che la tua comunicazione è quasi istantanea! Spesso è un modo più efficace per inviare brevi messaggi o domande a cui hai bisogno di una risposta rapida piuttosto che scrivere una lunga e-mail.

È informale: la messaggistica istantanea può aiutare i dipendenti a sviluppare una relazione più informale con i compagni di squadra.

Svantaggi della messaggistica istantanea

Crea l'aspettativa di risposte istantanee : sebbene la natura istantanea delle conversazioni di messaggistica istantanea possa essere utile, può anche sembrare opprimente per alcuni dipendenti. I dipendenti potrebbero essere distratti dalle notifiche di messaggistica istantanea e perdere la concentrazione su altri lavori.

Se trovi che i membri del team sono sopraffatti dalle notifiche di messaggistica istantanea, potresti voler avere una conversazione di supporto sui loro limiti nelle comunicazioni. Cerca di attenersi a uno dei due metodi di comunicazione istantanea per evitare il sovraccarico della comunicazione.

Leggi altri 11 modi per migliorare le prestazioni lavorative qui.

Può influire sull'equilibrio tra lavoro e vita privata : alcuni dipendenti citano l'aumento delle piattaforme di messaggistica istantanea come motivo per cui lottano per mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata. I dipendenti si sentono costantemente monitorati o cadono nella trappola di installare app di messaggistica istantanea sui loro telefoni personali e controllarli a tutte le ore, rendendoli "troppo contattabili" al di fuori dell'orario di lavoro e contribuendo al burnout.

Videochiamate e condivisione di video

Il recente aumento del lavoro a distanza è arrivato con un aumento delle videoconferenze in diretta per la collaborazione tra team remoti. Questo tipo di comunicazione elettronica viene solitamente utilizzato insieme alle piattaforme di messaggistica istantanea, poiché la maggior parte delle piattaforme di messaggistica istantanea dispone di un software di videoconferenza integrato.

La condivisione di video può anche essere un ottimo modo per comunicare con clienti e dipendenti. Molte aziende ora utilizzano app come TikTok per creare brevi contenuti video per colleghi e clienti per mantenere i dipendenti più giovani impegnati nelle comunicazioni.

Vantaggi della videocomunicazione

Dà un volto a un nome : con molte aziende che ora impiegano team completamente remoti, è comune lavorare quotidianamente con i colleghi senza mai vederli di persona! In questo caso, le videochiamate possono aiutare a evitare che i dipendenti si sentano soli sul posto di lavoro. Può anche essere utilizzato per attività di team building da remoto per aiutare le persone a connettersi.

Crea contenuti accattivanti : i contenuti video e le videochiamate possono aiutare a spezzare la monotonia della lettura del testo da uno schermo, in modo che dipendenti e clienti possano sentirsi più coinvolti con notizie, eventi e i loro team.

È ottimo per le presentazioni sul posto di lavoro : i video e le videoconferenze sono ideali per condividere le presentazioni sul posto di lavoro. Se i dipendenti non possono partecipare a una presentazione, possono guardare la registrazione video in seguito.

Inconvenienti della videocomunicazione

Può rendere le persone ansiose : alcuni dipendenti hanno difficoltà ad accendere le videocamere durante le videochiamate perché li fa sentire come se tutti li stessero guardando. Questo di solito non è un problema se solo uno o due dipendenti non sono in video. Tuttavia, se tutti i dipendenti si sentono in questo modo, le videochiamate possono diventare imbarazzanti.

Blog e siti web

Blog e siti Web possono essere un'ottima aggiunta alla tua rete di comunicazione elettronica, soprattutto quando comunichi con i clienti. Blog e siti Web sono spesso uno dei primi posti in cui i clienti cercheranno quando cercano la tua azienda. Pertanto, è fondamentale avere un sito web e/o un blog ben scritto e che ti rappresenti positivamente.

Internamente, un blog o un sito Web può essere utilizzato per archiviare comunicazioni interne e articoli utili che i dipendenti possono leggere. Questi blog potrebbero riguardare importanti aggiornamenti aziendali o potrebbero includere informazioni di attualità come "Come tenere un'ottima revisione di fine anno". Questi post aiuteranno l'apprendimento e lo sviluppo dei tuoi dipendenti.

Con l'aumento della popolarità dei social media, le piattaforme di comunicazione dei blog sono un mezzo di comunicazione molto rispettato. L'app di Connecteam ha tutte le notizie e gli strumenti di aggiornamento necessari per creare un ottimo canale di comunicazione interna con un feed in stile social media. Con un software basato su app di facile utilizzo, puoi creare aggiornamenti accattivanti in pochi clic.

Vantaggi del blogging e della comunicazione in stile blog

Rafforza la tua posizione : la pubblicazione costante di post di blog informativi e di alta qualità su argomenti importanti per i tuoi clienti può trasformare la tua attività in una fonte affidabile di conoscenza per i tuoi clienti. Di conseguenza, saranno più propensi ad acquistare i tuoi prodotti e servizi.

Questi blog ben scritti possono anche aiutare lo sviluppo dei tuoi dipendenti e rispondere a semplici domande che potrebbero avere sull'azienda. Ad esempio, se il tuo dipendente ha una domanda su come migliorare le proprie prestazioni, un post sul blog su questo argomento sarà utile per lui.

È facile da mantenere : siti Web e blog sono uno dei mezzi di comunicazione più accessibili da mantenere. Le piattaforme di hosting di siti Web sono generalmente facili da usare, ci sono molti servizi tra cui scegliere e la maggior parte degli host avrà una linea di supporto tecnico a cui puoi rivolgerti.

Svantaggi del blogging e della comunicazione in stile blog

Può diventare costoso : se non sei uno scrittore o un progettista di siti Web, pagare qualcuno per scrivere articoli di blog o mantenere il tuo sito Web può essere costoso. Se sei una piccola impresa, potresti prendere in considerazione l'apprendimento di queste abilità per risparmiare sui costi. Puoi trovare altri modi per ridurre i costi per la tua piccola impresa qui.

Telefonate e messaggi vocali

Nei luoghi di lavoro moderni, c'è meno enfasi sulle telefonate e sui messaggi vocali come metodi di comunicazione rispetto al passato. Tuttavia, questo sistema della vecchia scuola è ancora tecnicamente una comunicazione elettronica e può ancora apportare un tocco personale che potrebbe mancare alle piattaforme di messaggistica istantanea o blog.

Vantaggi della comunicazione telefonica

I nuovi sistemi di posta vocale includono il discorso predittivo : molti strumenti di posta vocale ora dispongono di funzionalità di sintesi vocale che possono convertire automaticamente un messaggio di posta vocale in un'e-mail digitata. Questo può aiutare a garantire che nessun messaggio vada senza una risposta.

È accessibile: le telefonate sono un ottimo strumento di comunicazione per le persone con disabilità o per coloro che hanno difficoltà con i moderni metodi di comunicazione. Questa strategia di comunicazione ha superato la prova del tempo, quindi se un dipendente non riesce a capire il tuo sistema di messaggistica istantanea, potresti incoraggiarlo a prendere il telefono e parlare della sua domanda.

Inconvenienti della comunicazione telefonica

Le chiamate perse possono far perdere tempo : le chiamate perse e i messaggi vocali possono essere frustranti. Quando perdi continuamente le chiamate, a volte può sembrare di giocare a tennis con la segreteria telefonica con i tuoi colleghi.

Prendi in considerazione l'impostazione dell'orario nel tuo calendario designato per rispondere a eventuali chiamate perse o messaggi vocali che potresti ricevere. Può essere utile programmare un momento per rispondere a una telefonata importante e allontanarsi dal solito spazio sulla scrivania per cambiare aria.

SMS/messaggi di testo

Secondo il centro di ricerca PEW, il 97% degli americani possiede un cellulare. Questo è un mercato enorme! È un'ottima idea utilizzare i messaggi di testo per il marketing e la comunicazione con i clienti per assicurarti di raggiungere il pubblico più vasto. I messaggi SMS possono essere utilizzati anche internamente, ad esempio per notificare a manager e team leader le assenze per malattia.

La principale differenza tra SMS e altre piattaforme di comunicazione istantanea è che gli SMS utilizzano torri cellulari per inviare messaggi, mentre la messaggistica istantanea utilizza Internet. Il vantaggio di questo è che se c'è un problema con la connettività Internet, gli SMS saranno ancora disponibili per il tuo team.

Vantaggi dei messaggi di testo

È conveniente : non si può sottovalutare la possibilità di comunicare con un dispositivo che la maggior parte dei clienti ha con sé 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

È istantaneo : come con la messaggistica istantanea, con gli SMS, la velocità con cui puoi ricevere messaggi a clienti e colleghi è piuttosto elevata. Prendi in considerazione l'utilizzo di messaggi di testo nella tua rete di comunicazione elettronica se il tuo settore apprezza la velocità.

Svantaggi dei messaggi di testo

Un segnale scarso può rendere difficile la messaggistica : un servizio di telefonia cellulare scadente può ridurre la capacità dei tuoi clienti e dipendenti di ricevere i tuoi messaggi, specialmente nelle località più rurali. Prima di implementare questa strategia, valuta la possibilità di controllare la potenza del segnale in tutto il tuo stato in modo da poter vedere se ti mancheranno molti potenziali clienti.

I migliori suggerimenti per la creazione di una rete di comunicazione elettronica

Considera la persona del tuo marchio

La tua rete di comunicazione deve adattarsi alla persona del tuo marchio. A quale pubblico stai parlando? Quale messaggio generale vuoi inviare?

Dovresti costruire la tua strategia di comunicazione attorno a queste domande e adattare la tua comunicazione al tuo pubblico. Ad esempio, un'azienda che cerca di fare appello alla Gen Z non dovrebbe concentrarsi sulle telefonate come strumento di marketing.

Cattura la loro attenzione

Sia che tu stia comunicando con i membri del team o con i clienti, i tuoi messaggi dovrebbero essere brevi, descrittivi e memorabili. Ricontrolla l'ortografia e la grammatica prima di pubblicare una comunicazione e mantieni un tono leggero e amichevole.

Distribuire ampiamente le comunicazioni

Assicurati che tutti i membri del team ricevano le informazioni che desideri condividere contemporaneamente. Prendi in considerazione la possibilità di programmare un'ora regolare della loro giornata lavorativa per leggere le comunicazioni sul posto di lavoro come i bollettini. L'obiettivo è coinvolgere i dipendenti con la tua rete di comunicazione, quindi concedere loro un tempo specifico per farlo assicurerà che i tuoi sforzi siano ben spesi.

Conclusione

Diversi metodi di comunicazione digitale hanno ciascuno i propri pro e contro. Alcuni team graviteranno naturalmente verso la posta elettronica, mentre altri potrebbero preferire chat di testo o video. Scegli la giusta combinazione di metodi e sarai in grado di creare una solida rete di comunicazione elettronica da condividere facilmente sia con i membri del team che con i clienti.