6 tipuri de comunicare electronică în afaceri

Comunicarea electronică poate fi o modalitate excelentă pentru colegii de echipă de a rămâne conectați între ei și cu clienții. Dar, cu atât de multe medii diferite, de unde știi care sunt potrivite pentru afacerea ta?

Conectarea mai multor medii de comunicații electronice diferite într-o singură rețea poate dura timp. Cum poți fi sigur că găsești echilibrul potrivit pentru locul tău de muncă?

Citiți mai departe pentru a afla definiția comunicării electronice, avantajele și dezavantajele metodelor noastre preferate și sfaturile noastre de top pentru implementarea unei rețele puternice de comunicații electronice.

Ce este comunicarea electronică?

Comunicarea electronică este orice modalitate de a vă contacta echipa care poate fi vizualizată, partajată sau stocată electronic. Uneori se numește comunicare electrică sau comunicare electronică. Folosind împreună mai multe canale de comunicare electronică, se formează o rețea de comunicații electronice.

Mijloacele de comunicare electronică includ e-mailul, aplicațiile de mesagerie instantanee, apelurile video, apelurile telefonice, blogurile și mesajele text. Rețeaua dvs. de comunicații electronice poate include orice combinație a acestor tipuri de aplicații.

Diferite tipuri de comunicații electronice

Fiecare mediu de comunicare electronică are propriile sale puncte forte și puncte slabe. Alegerea canalelor corecte pentru afacerea dvs. sau situația unică a echipei va depinde de nevoile afacerii dvs.

E-mail

Știați că aproximativ 33,2 miliarde de e-mailuri sunt trimise zilnic în lumea corporativă americană? Adică aproximativ 3,5 milioane de e-mailuri pe secundă!

Majoritatea companiilor vor fi familiarizate cu e-mailul ca metodă de comunicare electronică. Este utilizat pe scară largă în majoritatea afacerilor și este o metodă fiabilă și eficientă de partajare a informațiilor.

Beneficiile comunicării prin e-mail

Este gratuit de utilizat : majoritatea rețelelor de e-mail sunt libere de utilizat și sunt extrem de eficiente. Majoritatea vin și cu calendare integrate.

Facilitează comunicarea orizontală și diagonală : e-mailul este o modalitate excelentă de a ajunge la toată lumea din organizația dvs., de la partenerii seniori până la asociații juniori. Combinarea stilurilor de comunicare orizontală și diagonală poate crea un mediu de colaborare și poate contribui la o cultură puternică a companiei.

Este o modalitate fiabilă de a trimite atașamente : atașamentele mici și medii, inclusiv fotografii, fișiere, documente și videoclipuri, pot fi trimise prin e-mail.

Dezavantajele comunicării prin e-mail

Volumul mare de e-mailuri poate deveni copleșitor : cu aproximativ 3,5 milioane de e-mailuri trimise în fiecare secundă în America corporativă, e-mailurile dispar adesea! Este posibil ca colegii să piardă un e-mail sau două dacă au o zi agitată. De asemenea, un e-mail poate cădea accidental în dosarul dvs. de spam, punându-vă în pericol de a pierde informații vitale.

Este lent și formal : structura căsuțelor de e-mail poate face mai dificilă o conversație în timp real. Eticheta obișnuită a e-mailului poate însemna că e-mailurile durează mai mult pentru a fi scrise decât pentru a avea o conversație sau mesagerie instantanee.

Mesajele de grup pot fi greoaie : trimiterea de e-mailuri către mai multe persoane poate deveni rapid copleșitoare, iar răspunsurile se pot pierde cu ușurință. Firele de conversație pot fi greu de urmărit.

Aplicații Messenger

Mesageria instantanee (IM) a devenit populară ca metodă de comunicare electronică. Este o modalitate excelentă pentru angajații dvs. de a intra în legătură atât cu membrii echipei, cât și cu clienții.

Potrivit SuperOffice, 46% dintre clienți așteaptă un răspuns la întrebarea lor în termen de patru ore, iar 12% așteaptă un răspuns în 15 minute! Mesageria instantanee vă va ajuta să satisfaceți așteptările clienților dvs. prin chat în timp real.

Mesageria instantanee este, de asemenea, o opțiune excelentă pentru comunicațiile interne. Managerilor le place că pot vorbi ușor și rapid cu membrii echipei, iar mulți colegi se bucură de formatul de chat de grup mai casual.

De exemplu, sistemul de chat încorporat al Connecteam vă permite să contactați imediat angajații dvs. printr-o funcție de chat securizată. Aplicația vă permite să creați discuții de grup colaborative sau să aveți conversații private unu-la-unu cu fiecare membru al echipei.

Beneficiile mesageriei instantanee

Se întâmplă în timp real : Unul dintre avantajele mesageriei instantanee este că comunicarea ta este aproape instantanee! Este adesea o modalitate mai eficientă de a trimite mesaje scurte sau întrebări la care aveți nevoie de un răspuns rapid decât să scrieți un e-mail lung.

Este informal : mesageria instantanee poate ajuta angajații să dezvolte o relație mai relaxată cu colegii de echipă.

Dezavantajele mesageriei instantanee

Creează așteptarea unor răspunsuri instantanee : deși natura instantanee a conversațiilor IM poate fi utilă, poate fi, de asemenea, copleșitoare pentru unii angajați. Angajații pot fi distrași de notificările prin mesagerie instantanee și își pot pierde concentrarea asupra altor activități.

Dacă descoperiți că membrii echipei sunt copleșiți de notificările IM, poate doriți să aveți o conversație de susținere despre limitele lor în jurul comunicațiilor. Încercați să respectați una dintre cele două metode de comunicare instantanee pentru a preveni supraîncărcarea comunicației.

Citiți despre alte 11 moduri de a îmbunătăți performanța la locul de muncă aici.

Poate afecta echilibrul dintre viața profesională și viața privată : Unii angajați menționează creșterea platformelor de mesagerie instant drept motiv pentru care se străduiesc să mențină echilibrul dintre viața profesională și viața privată. Angajații simt că sunt monitorizați în mod constant sau cad în capcana instalării aplicațiilor IM pe telefoanele lor personale și a le verifica la orice oră, făcându-i „prea contactabili” în afara orelor de lucru și contribuind la epuizare.

Apeluri video și partajare video

Creșterea recentă a lucrului de la distanță a venit cu o creștere a conferințelor video live pentru colaborarea între echipele de la distanță. Acest tip de comunicare electronică este de obicei utilizat alături de platformele de mesagerie instantanee, deoarece majoritatea platformelor de IM au software integrat de videoconferință.

Partajarea videoclipurilor poate fi, de asemenea, o modalitate excelentă de a comunica atât cu clienții, cât și cu angajații. Multe companii folosesc acum aplicații precum TikTok pentru a crea conținut video scurt pentru colegi și clienți, pentru a menține angajații mai tineri implicați în comunicare.

Beneficiile comunicării video

Îi pune o față unui nume : cu multe companii care angajează acum echipe complet de la distanță, este obișnuit să lucrezi zilnic cu colegii fără să-i vezi niciodată în persoană! În acest caz, apelurile video pot ajuta angajații să nu se simtă singuri la locul de muncă. Poate fi folosit chiar și pentru activități de team building la distanță pentru a ajuta oamenii să se conecteze.

Creează conținut captivant : conținutul video și apelurile video pot ajuta la eliminarea monotoniei citirii textului de pe ecran, astfel încât angajații și clienții se pot simți mai implicați cu știri, evenimente și echipele lor.

Este grozav pentru prezentările la locul de muncă : videoclipurile și conferințele video sunt ideale pentru partajarea prezentărilor la locul de muncă. Dacă angajații nu pot participa la o prezentare, ei pot viziona ulterior înregistrarea video.

Dezavantajele comunicării video

Poate crea anxietate pe oameni : pentru unii angajați le este greu să-și pornească camerele în timpul apelurilor video, deoarece îi face să simtă că toată lumea îi urmărește. De obicei, aceasta nu este o problemă dacă doar unul sau doi angajați nu sunt pe video. Cu toate acestea, dacă toți angajații simt acest lucru, apelurile video pot fi incomode.

Bloguri și site-uri web

Blogurile și site-urile web pot fi un plus excelent pentru rețeaua dvs. de comunicații electronice, mai ales atunci când comunicați cu clienții. Blogurile și site-urile web sunt adesea unul dintre primele locuri pe care clienții le vor căuta atunci când cercetează compania dvs. Prin urmare, este esențial să ai un site web și/sau blog care să fie bine scris și să te reprezinte pozitiv.

Pe plan intern, un blog sau un site web poate fi folosit pentru a stoca comunicații interne și articole utile pe care angajații le pot citi. Aceste bloguri pot fi despre actualizări importante de afaceri sau ar putea include informații de actualitate, cum ar fi „Cum să faceți o recenzie grozavă de sfârșit de an”. Aceste postări vor ajuta la învățarea și dezvoltarea angajaților tăi.

Odată cu creșterea popularității rețelelor sociale, platformele de comunicare pe blog sunt un mediu de comunicare bine respectat. Aplicația Connecteam are toate știrile și instrumentele de actualizare de care aveți nevoie pentru a crea un canal de comunicare internă grozav cu un flux în stilul rețelelor sociale. Cu software-ul bazat pe aplicații ușor de utilizat, puteți crea actualizări captivante în doar câteva clicuri.

Beneficiile blogging-ului și ale comunicării în stil blog

Îți consolidează poziția : publicarea constantă de postări de blog informative și de înaltă calitate despre subiecte care contează pentru clienții tăi poate transforma afacerea ta într-o sursă de încredere de cunoștințe pentru clienții tăi. Ca rezultat, vor avea mai multe șanse să vă cumpere produsele și serviciile.

Aceste bloguri bine scrise pot ajuta, de asemenea, dezvoltarea angajaților tăi și pot răspunde la întrebări simple pe care le pot avea despre afacere. De exemplu, dacă angajatul tău are o întrebare despre cum să-și îmbunătățească performanța, o postare pe blog despre acest subiect îi va fi de ajutor.

Este ușor de întreținut : site-urile web și blogurile sunt unul dintre cele mai accesibile mijloace de comunicare de întreținut. Platformele de găzduire a site-urilor web sunt de obicei ușor de utilizat, există multe servicii din care să alegeți și majoritatea gazdelor vor avea o linie de asistență tehnică la care puteți apela.

Dezavantajele bloggingului și ale comunicării în stil blog

Poate deveni costisitor : dacă nu sunteți scriitor sau designer de site-uri web, să plătiți pe cineva pentru a scrie articole pe blog sau a vă întreține site-ul poate fi costisitor. Dacă sunteți o afacere mică, poate doriți să luați în considerare învățarea acestor abilități pentru a economisi costuri. Puteți găsi aici alte modalități de a reduce costurile pentru afacerea dvs. mică.

Apeluri telefonice și mesaje vocale

În locurile de muncă moderne, se pune mai puțin accent pe apelurile telefonice și mesajele vocale ca metode de comunicare decât în ​​trecut. Cu toate acestea, acest sistem de școală veche este încă din punct de vedere tehnic o comunicare electronică și poate aduce în continuare o notă personală de care ar putea lipsi platformele de mesagerie instant sau blogging.

Beneficiile comunicarii telefonice

Noile sisteme de mesagerie vocală includ vorbirea predictivă : multe instrumente de mesagerie vocală au acum capabilități de conversie a textului în vorbire care pot converti automat un mesaj de mesagerie vocală într-un e-mail tastat. Acest lucru vă poate ajuta să vă asigurați că niciun mesaj nu va rămâne fără răspuns.

Este accesibil : Apelurile telefonice sunt un instrument de comunicare excelent pentru persoanele cu dizabilități sau pentru cei care se luptă cu metodele moderne de comunicare. Această strategie de comunicare a trecut testul timpului, așa că, dacă un angajat nu se pricepe la sistemul dvs. de IM, vă recomandăm să-l încurajați să ridice telefonul și să-și spună întrebarea.

Dezavantajele comunicării telefonice

Apelurile pierdute pot pierde timpul : apelurile pierdute și mesajele vocale pot fi frustrante. Când pierzi în mod continuu apeluri, uneori se poate simți ca și cum ai juca tenis de mesagerie vocală cu colegii tăi.

Luați în considerare setarea oră în calendarul dvs. desemnată pentru a răspunde la orice apeluri nepreluate sau mesaje vocale pe care le puteți primi. Vă poate ajuta să programați o oră pentru a prelua un apel telefonic important și să vă îndepărtați de spațiul obișnuit al biroului pentru a schimba decorul.

SMS/Mesaje text

Potrivit centrului de cercetare PEW, 97% dintre americani dețin un telefon mobil. Aceasta este o piață imensă! Este o idee grozavă să folosiți mesajele text pentru marketing și comunicare cu clienții, pentru a vă asigura că ajungeți la cea mai largă audiență. Mesajele SMS pot fi utilizate și pe plan intern, de exemplu, pentru a notifica managerii și liderii de echipă despre absența medicală.

Principala diferență dintre SMS-uri și alte platforme de comunicare instantanee este că SMS-ul folosește turnuri celulare pentru a trimite mesaje, în timp ce IM folosește internetul. Avantajul acestui lucru este că, dacă există o problemă cu conexiunea la internet, SMS-urile vor fi în continuare disponibile pentru echipa ta.

Beneficiile mesajelor text

Este convenabil : posibilitatea de a comunica cu un dispozitiv pe care majoritatea clienților îl au cu ei 24/7 nu poate fi subestimată.

Este instantaneu : ca și în cazul mesageriei instantanee, cu SMS-urile, viteza cu care puteți primi mesaje către clienți și colegi este destul de mare. Luați în considerare utilizarea mesajelor text în rețeaua dvs. de comunicații electronice dacă industria dvs. apreciază viteza.

Dezavantajele mesajelor text

Semnalul slab poate face mesajele dificile : un serviciu slab de telefonie mobilă poate reduce capacitatea clienților și angajaților dvs. de a vă primi mesajele, în special în locații mai rurale. Înainte de a implementa această strategie, luați în considerare puterea semnalului în statul dvs., astfel încât să puteți vedea dacă veți pierde mulți clienți potențiali.

Sfaturi de top pentru crearea unei rețele de comunicații electronice

Luați în considerare personalitatea mărcii dvs

Rețeaua ta de comunicare trebuie să se potrivească cu personalitatea mărcii tale. Cu ce ​​public vorbesti? Ce mesaj general doriți să transmiteți?

Ar trebui să vă construiți strategia de comunicare în jurul acestor întrebări și să vă adaptați comunicarea pentru publicul dvs. De exemplu, o companie care încearcă să facă apel la generația Z nu ar trebui să se concentreze pe apelurile telefonice ca instrument de marketing.

Atrageți-le atenția

Indiferent dacă comunicați cu membrii echipei sau cu clienții, mesajele dvs. ar trebui să fie scurte, descriptive și memorabile. Verificați-vă ortografia și gramatica înainte de a posta o comunicare și păstrați-vă tonul ușor și prietenos.

Distribuiți pe scară largă comunicațiile

Asigurați-vă că toți membrii echipei primesc informațiile pe care doriți să le partajați în același timp. Luați în considerare să-i lăsați să programeze o oră obișnuită din ziua lor de lucru pentru a citi comunicările la locul de muncă, cum ar fi buletinele. Scopul este de a implica angajații cu rețeaua dvs. de comunicare, astfel încât să le acordați un anumit timp pentru a face acest lucru vă va asigura că efortul dvs. este bine cheltuit.

Concluzie

Diferite metode de comunicare digitală au fiecare propriile sale avantaje și dezavantaje. Unele echipe vor gravita în mod natural către e-mail, în timp ce altele ar putea prefera chat-ul text sau video. Alegeți combinația potrivită de metode și veți putea crea o rețea puternică de comunicații electronice pe care să o partajați cu ușurință atât cu membrii echipei, cât și cu clienții.