O que é dinheiro pequeno? O guia completo para gerentes

Quem já administrou uma pequena empresa sabe que o dinheiro em caixa sempre desempenha um papel importante. Não há dúvida de que a maioria dos pequenos empresários tem que lidar com isso regularmente.

É claro que lidar com dinheiro em caixa nem sempre é simples. Nem todos sabem para que serve. Se as pequenas empresas não entenderem como lidar com isso corretamente, eventualmente surgirão problemas, como roubos.

Por isso, decidimos montar um guia para responder o que é caixa pequeno e como você e seus funcionários podem usá-lo com sabedoria no futuro.

O que é dinheiro pequeno exatamente?

Para simplificar ao máximo, a definição de caixa pequeno é: dinheiro que está disponível para as empresas gastarem em itens pequenos, mas necessários.

Grandes compras podem exigir o uso de um cartão de crédito da empresa ou a emissão de um cheque. Mas para compras menores, fundos de caixa pequeno estão disponíveis.

As indústrias que precisam usar dinheiro pequeno regularmente incluem lojas de varejo, hotelaria, limpeza, encanamento e controle de pragas, para citar alguns.

Aqui estão algumas situações típicas em que o dinheiro em caixa pode ser usado:

• Comprar material de escritório barato e que precisa ser substituído imediatamente para manter o escritório funcionando.
• Compra de flores ou pequenos enfeites para o escritório e pequenos presentes ou cartões para clientes.

Se um funcionário tiver que comprar algo por conta própria para fins comerciais, geralmente será reembolsado em compensação do fundo de caixa da empresa.

A maioria das empresas mantém entre US$ 100 e US$ 500 em um fundo de caixa, tornando mais fácil cuidar de compras baratas que não garantem um cartão de crédito. No entanto, empresas maiores podem ter dinheiro em caixa disponível para departamentos individuais porque compras menores podem ser mais frequentes.

Os prós e contras do dinheiro pequeno

Existem várias maneiras pelas quais as empresas podem se beneficiar (e sofrer) de ter dinheiro em caixa à sua disposição.

Aqui estão algumas vantagens que vêm com o dinheiro pequeno:

• É fácil fazer compras pequenas e rápidas que são necessárias para administrar o negócio, mas não exigem aprovação de alto nível de um supervisor.
• Contanto que todos entendam como usar o dinheiro pequeno e não abusem dele, esse dinheiro pode ser usado de forma rápida e eficiente.

Mas dinheiro pequeno não é um passeio completo no parque. A maior desvantagem do dinheiro pequeno é que pode ser fácil para os funcionários abusar ou fazer uso indevido. De acordo com o guia de segurança a seguir, o roubo de pequenos fundos é um dos principais tipos de roubo e fraude de funcionários.

Isso significa que um bom gerente ou supervisor pode ser encarregado de monitorar fundos de caixa pequeno, garantindo que a conta permaneça equilibrada e que o dinheiro seja usado apenas para fins comerciais.

Pequeno dinheiro VS. Dinheiro na mão

Existem pequenas, mas importantes diferenças entre o que é dinheiro em caixa e o que é considerado “dinheiro em caixa”.

• Petty Cash – é literalmente dinheiro e moedas para os funcionários pagarem por coisas que são mais fáceis de pagar em dinheiro do que passar um cheque ou usar um cartão de crédito da empresa. Quando os funcionários precisam comprar algo, eles podem pegar o dinheiro que está guardado no escritório. Além disso, se eles precisarem ser reembolsados ​​de uma pequena quantia por uma compra comercial que fizeram, geralmente sairá do fundo de caixa em vez da empresa fornecer um cheque de reembolso.
• Dinheiro em caixa – isso também pode significar dinheiro literal que está presente em um local de negócios. A diferença é que o dinheiro em caixa é usado em relação aos clientes. Por exemplo, dinheiro em uma caixa registradora seria considerado dinheiro em caixa porque é usado para fornecer troco para transações com clientes. E, claro, um bom funcionário não retiraria esse dinheiro do caixa e o usaria para fazer compras comerciais.

Embora a definição de caixa pequeno possa ser bastante simples de entender, seu uso pode ser um pouco mais complicado.

O que é necessário para usar o Petty Cash

Só porque o termo caixa pequeno faz parecer uma quantia insignificante, não significa que esteja disponível para qualquer pessoa e não seja monitorado. Aqui estão alguns passos vitais que as empresas precisam tomar para utilizar esta ferramenta de negócios financeiros corretamente:

1. O uso de caixa pequeno requer um caixa para financiar a conta de caixa pequeno.
2. Em algum lugar ao longo da linha, o caixa vai precisar de um cheque da empresa para adquirir o dinheiro literal que está armazenado no escritório.
3. O caixa ou o depositário do dinheiro em caixa precisará distribuir esse dinheiro, geralmente depois de aprender com os funcionários por que eles precisam do dinheiro.
4. Se eles estiverem fazendo a devida diligência, o caixa ou custodiante pedirá recibos toda vez que o dinheiro em caixa for usado. Isso evita que os funcionários abusem do sistema ou peguem mais dinheiro em caixa do que precisam.
5. No final do dia, os recibos devem se alinhar perfeitamente com o valor que foi retirado da conta de caixa.
6. Quando a quantidade de caixa disponível chegar a um determinado valor, o caixa exigirá outro cheque para adicionar fundos à conta antes que a empresa fique sem caixa.

Embora esses sejam os principais passos que os proprietários de pequenas empresas adotam para utilizar o dinheiro em caixa, existem outros processos que devem ser considerados para tirar o máximo proveito dele a longo prazo.

Como registrar dinheiro em caixa

Embora a quantia de dinheiro possa ser pequena ao lidar com dinheiro em caixa, ainda deve haver um registro de todas as transações de caixa em caixa. O caixa ou custodiante do caixa pequeno deve ter demonstrações financeiras, incluindo formulários de solicitação de funcionários e recibos para comprovação de compra, toda vez que o caixa pequeno for usado para fazer uma compra comercial.

Esses registros financeiros serão necessários quando o caixa ou o custodiante solicitar fundos adicionais para o caixa. Isso coloca o custodiante no controle de equilibrar a conta de caixa e garantir que o caixa esteja disponível para os funcionários que precisam.

Como conciliar dinheiro em caixa

Os fundos de caixa pequeno devem ser reconciliados em intervalos regulares para verificar se tudo está equilibrado e preciso. Isso pode ser visto como uma auditoria interna do caixa pequeno de uma empresa.

A reconciliação de caixa deve ser bastante simples se cada depósito de caixa pequena na conta bancária da empresa for sempre o mesmo valor. Isso facilita o rastreamento de quanto dinheiro deve estar na conta quando comparado aos pedidos de caixa e aos recibos que comprovam quanto dinheiro foi gasto.

Idealmente, o caixa de caixa pequeno (em uma empresa de encanamento, por exemplo) precisaria mostrar recibos anteriores para provar que o dinheiro anterior colocado na conta de caixa pequeno foi retirado.

Ocasionalmente, haverá pequenas discrepâncias. Mas, esse processo de reconciliação pode informar às empresas se há uma escassez significativa ou excesso de dinheiro em caixa para que possa ser investigado mais a fundo para descobrir por que há um desequilíbrio de fundos.

Como configurar fundos de caixa pequeno

As empresas precisarão reservar dinheiro em seu orçamento anual ou trimestral para construir um fundo de caixa pequeno. Pequenas compras podem aumentar rapidamente ao longo do tempo, por isso é melhor ultrapassar a estimativa no orçamento.

O custodiante do fundo de maneio precisa seguir alguns passos para fazer isso com sucesso:

• Notifique um superior ou alguém do departamento de contabilidade se o fundo de caixa está acima do orçamento.
• Configure uma gaveta ou caixa onde o dinheiro físico possa ser armazenado com segurança. Se um cofre estiver disponível, essa pode ser a opção ideal, mas desde que os fundos de caixa pequeno estejam trancados, eles devem estar seguros. Isso se aplica especialmente quando se trata de segurança em lojas de varejo.
• Toda vez que o dinheiro é adicionado ao fundo de caixa da empresa ou subtraído quando alguém precisa usá-lo, mantenha um registro dele, garantindo que haja uma trilha de papel para todo o dinheiro que entra e sai dele. Caso contrário, não haverá como rastrear se o fundo de maneio está abaixo do orçamento ou acima do orçamento e está sendo usado adequadamente. Esta é uma grande responsabilidade extra (e de baixo orçamento) para dar a um funcionário que procura um desenvolvimento extra na carreira.

Use a tecnologia para usar o dinheiro em caixa corretamente

Embora a maioria dos casos de caixa pequeno use uma quantia bastante insignificante de dinheiro, é necessário monitorá-la de perto, pois pode somar uma quantia significativa ao longo do tempo.

Hoje em dia, softwares como o Connecteam podem ser fundamentais para monitorar o uso do dinheiro em caixa para garantir que a prática não seja mal utilizada e que os números se equilibrem no final do dia.

O Connecteam é um aplicativo premiado que se adapta perfeitamente à força de trabalho móvel – trabalhadores sem mesa e funcionários remotos.

Mais de 10.000 empresas de mais de 90 setores se beneficiam do aplicativo tudo-em-um da Connecteam para preencher formulários com facilidade, superar problemas de comunicação e geralmente ajudar as empresas a manter o controle sobre o uso de dinheiro em caixa.

Aqui estão alguns dos recursos que os funcionários podem se beneficiar do Connecteam para usar o dinheiro em caixa corretamente:

• Os funcionários podem preencher formulários facilmente, fornecendo todas as informações relevantes sobre o motivo pelo qual precisam de dinheiro em espécie (compras de pequenas empresas, reembolso, etc.), incluindo imagens de apoio e outros detalhes.
• Todos os formulários são automaticamente documentados, arquivados e organizados para que os depositários possam responder posteriormente e gerenciar solicitações de pequenos fundos quando necessário.
• É possível criar tarefas de trabalho sempre que estiver envolvido dinheiro em caixa, adicionando outra camada de segurança para os guardiões e funcionários.
• Não há necessidade de tediosas idas e vindas entre os guardiões de dinheiro em caixa e os funcionários, pois os usuários podem se comunicar facilmente por meio do recurso de bate-papo 1:1.

A linha de fundo em dinheiro pequeno

Quando tudo é dito e feito, dinheiro pequeno não é algo que precisa confundir os empresários e funcionários. Quando tudo se resume a isso, dinheiro pequeno é simplesmente dinheiro que as empresas reservam para gastar em pequenas coisas.

Existem desvantagens, especialmente quando se trata de saber como usar o dinheiro em caixa corretamente. Por exemplo, é fácil para os funcionários abusarem e isso pode custar dinheiro à sua empresa. Mas há muitas vantagens que vêm com um fundo de caixa pequeno.

Esse dinheiro não apenas pode ser usado de forma rápida e eficiente para vários fins, mas também dá aos funcionários um pouco mais de liberdade quando se trata de fazer pagamentos menores relacionados a negócios, sem precisar buscar aprovação de alto nível. Sem mencionar que reduz os custos do negócio a longo prazo.

E com o software mais recente, como o Connecteam, os usuários não precisarão mais anotar manualmente quanto dinheiro pequeno eles precisam. Com apenas alguns cliques, os usuários podem preencher rapidamente alguns formulários e receber a aprovação em questão de segundos.

Portanto, abandone a caneta e o papel, mude para uma solução digital e torne o gerenciamento de caixa pequeno um passeio no parque.