7 dicas de especialistas sobre como gerenciar a programação de feriados para seus funcionários

Com a temporada de férias chegando, a programação eficaz dos funcionários nunca foi tão importante ou desafiadora.

A disponibilidade limitada de funcionários e inúmeras solicitações de folga durante uma época tão movimentada do ano podem ser uma dor de cabeça. Quando mal administrado, o agendamento ineficaz de feriados pode deixá-lo com falta de pessoal e afetar o moral dos funcionários.

Mas aqui está a boa notícia: o Natal chegou mais cedo para você este ano. Neste artigo, exploramos como você pode facilitar sua programação de férias com essas etapas fáceis.

Definir Expectativas Cedo

O primeiro passo para criar um horário de trabalho de férias eficaz é considerar as necessidades do seu negócio. A temporada de férias é uma das épocas mais movimentadas do ano para o seu negócio? Em caso afirmativo, quantos funcionários você precisa para cobrir isso?

Como alternativa, é uma oportunidade de desacelerar e operar com equipe limitada? A clareza sobre isso permite que você explique aos seus funcionários o que esperar - e o que se espera deles - quando se trata da temporada de festas.

Depois de saber o que você precisa de seus funcionários, desenvolva suas políticas e processos em torno de horários de trabalho de feriados e solicitações de folga. Por exemplo, você pode definir um prazo para os funcionários enviarem solicitações de folga ou exigir que cada funcionário trabalhe pelo menos um fim de semana por mês durante o período de férias.

Considere como gerenciar solicitações conflitantes de folga. Você pode dar preferência a funcionários que cobriram a temporada de férias anterior ou exigir que funcionários com menos de 1 ano de serviço estejam disponíveis. Você também pode definir vários dias de “blackout” em que todos os funcionários devem trabalhar.

Faça isso o mais cedo possível. Saber as datas de férias desde o início do ano lhe dá muito tempo para planejar sua programação de férias.

Comunique-se de forma clara e frequente com seus funcionários

Depois de decidir como abordar suas políticas e processos de agendamento de feriados, comunique-os aos seus funcionários. Faça isso o mais cedo possível para garantir que seus funcionários não sejam pegos de surpresa e para que possam gerenciar suas obrigações pessoais em torno de seus turnos.

Discutir a questão dos horários de feriados com seus funcionários dá a eles a chance de levantar dúvidas, fazer sugestões e tirar dúvidas. Ao encorajar um diálogo aberto, você cria um senso de camaradagem em torno do assunto. Em vez de serem forçados a trabalhar, seus funcionários sentem que têm alguma influência nas decisões de agendamento de feriados.

Esse processo também ajuda você a conhecer as preferências individuais de seus funcionários. Você pode descobrir que alguns funcionários estão dispostos a se voluntariar para trabalhar em certos turnos de feriados em troca de tirar outras folgas.

A comunicação clara sobre os horários de feriados também oferece certeza a você e aos seus funcionários. Eles podem decidir quando querem usar sua folga remunerada (PTO) e você pode manter seu planejamento de negócios e reduzir o risco de problemas de pessoal durante o período de férias.

Considere oferecer feriados corporativos

Se sua empresa puder pagar, considere oferecer férias pagas a seus funcionários. Embora não seja exigido por lei, muitos empregadores optam por oferecer aos funcionários licença remunerada em determinados feriados, como Dia do Trabalho, Dia da Independência, Dia dos Veteranos, Dia de Ação de Graças, Véspera de Natal (24 de dezembro), Dia de Natal (25 de dezembro) e Ano Novo Dia.

Fechar durante o período de férias não é uma opção para todos os negócios, especialmente para os setores de hospitalidade ou turismo. Mas, se puder, as férias da empresa são um benefício extra para os funcionários que você pode oferecer aos seus funcionários. É uma boa maneira de mostrar seu interesse pelo bem-estar deles e criar boa vontade com seus funcionários.

Os feriados da empresa também podem encorajar seus funcionários a se voluntariar para trabalhar em outros dias durante a temporada de férias, ou pelo menos tirar um pouco da dor de ter que trabalhar em outros feriados.

Use um aplicativo de agendamento de funcionários

Gerenciar a disponibilidade de seus funcionários e os inúmeros pedidos de folga durante as festas de fim de ano pode ser uma dor de cabeça. Fazer isso manualmente é demorado e pode levar a erros de agendamento e falhas de comunicação quando quaisquer alterações são feitas.

A maneira mais fácil de gerenciar a programação de feriados de sua empresa é com um aplicativo de agendamento de funcionários. Com um aplicativo de agendamento, seus funcionários podem enviar suas solicitações de folga e você pode criar e comunicar seu horário de trabalho de férias a partir de um local central.

Com sua agenda disponível em qualquer dispositivo, os funcionários podem verificar sua escala, trocar turnos e receber notificações instantâneas de qualquer atualização. Você também pode ver rapidamente quem está disponível em um determinado dia e integrá-lo à sua folha de pagamento para gerenciar o pagamento de feriados.

Taxas de férias pagas

Se você precisa de funcionários para trabalhar em feriados específicos, considere oferecer tarifas de feriados. Você pode decidir compensá-los com uma taxa mais alta do que o normal - por exemplo, 1,5 vez ou até mesmo o dobro de sua taxa normal de pagamento.

Fazer isso reconhece o sacrifício pessoal que eles podem fazer para trabalhar naquele dia. Essa abordagem também pode incentivar as pessoas a se voluntariar para turnos impopulares - como o dia de ano novo - reduzindo o risco de ficar com falta de pessoal em períodos de maior movimento.
Reconhecer as contribuições de seus funcionários durante o período de férias não se limita ao pagamento. Você pode considerar dar presentes de feriado aos seus funcionários, organizar uma festa de fim de ano no escritório, permitir o trabalho remoto em determinados dias para maior flexibilidade ou oferecer PTO extra após as festas de fim de ano.

Agende estrategicamente

Para muitas empresas, a temporada de férias pode ser uma das épocas mais movimentadas do ano. A programação eficaz de feriados para esse período envolve não apenas garantir que você tenha funcionários suficientes, mas também a combinação certa de funcionários.

Ao criar um cronograma de trabalho de férias, esteja atento às lacunas de habilidades. Você precisa garantir que os funcionários que você escala tenham habilidades complementares para que todos os aspectos do negócio sejam cobertos enquanto ele funciona com uma equipe reduzida. Uma maneira de fazer isso é emparelhar funcionários juniores ou trabalhadores sazonais com funcionários mais experientes.

Se você vai se contentar com menos funcionários durante o período de férias, certifique-se de que aqueles que estão escalados estejam preparados. Forneça a eles qualquer treinamento de que possam precisar com bastante antecedência e certifique-se de que os funcionários que estão de licença preparem instruções de passagem quando necessário.

Considere a contratação de funcionários sazonais

Se a temporada de férias significar que seu negócio está crescendo, considere contratar temporariamente trabalhadores sazonais adicionais. Se você seguir esse caminho, seja muito claro sobre suas políticas de férias e expectativas de agendamento durante o processo de contratação. A contratação de funcionários sazonais que não estão disponíveis quando você precisa deles não ajudará na programação das férias.

Também é essencial preparar os funcionários sazonais por meio de um processo de integração bem projetado. Embora isso possa ser adaptado daquele que você usa para funcionários permanentes, ainda precisa cobrir todas as informações que eles precisam saber para realizar o trabalho.
Assim como seus funcionários regulares, você pode conceder aos trabalhadores sazonais acesso a um aplicativo de agendamento para registrar sua disponibilidade. A partir daí, você pode gerenciar facilmente qualquer troca de turno e comunicar atualizações a toda a sua força de trabalho.

A programação de feriados não precisa lhe causar dor de cabeça

Ao preparar seu cronograma de trabalho para as férias deste ano, lembre-se das dicas acima para torná-lo o mais descomplicado possível. Ao desenvolver políticas e procedimentos justos em relação ao agendamento de feriados em sua organização, você pode comunicar suas expectativas aos funcionários em um estágio inicial.

Um aplicativo de agendamento de funcionários eficaz é um bom primeiro passo para o agendamento de férias eficaz. Contratar funcionários sazonais extras, oferecer pagamento de feriados ou outros benefícios, ou fechar o escritório e dar aos seus funcionários férias da empresa também pode ajudar você e seus funcionários a aproveitar a temporada de férias, tanto no trabalho quanto fora dele.