As vantagens das mensagens instantâneas para o seu negócio

Já sentiu que sua empresa se move na velocidade da luz? Não é só você. Todos nós lidamos com toneladas de informações todos os dias, e a velocidade com que podemos obter os dados de que precisamos tem um grande impacto no sucesso dos negócios.

Ao mesmo tempo, os negócios agora podem se estender por longas distâncias. Muitas organizações têm contratados e funcionários remotos de todo o mundo.

Os dias de ir até a mesa de um colega para obter um arquivo ou esperar dois dias pelos números de vendas acabaram para muitos de nós.

Digite mensagens instantâneas de negócios.

As mensagens instantâneas existem desde 1971, quando foram criadas para computadores do governo dos Estados Unidos. Ele permitia que as pessoas enviassem mensagens de texto digitais umas para as outras em tempo real.

Hoje, é uma ferramenta poderosa que pode transformar o funcionamento da sua organização, permitindo que você envie não apenas mensagens, mas também arquivos, atualizações de status, links e menções.

Vamos dar uma olhada em por que você pode querer considerar o sistema de mensagens instantâneas para negócios, quais benefícios ele oferece e como você pode usá-lo com sucesso.

Quais são as vantagens de mensagens instantâneas para o seu negócio?

As mensagens instantâneas podem ser usadas para se manter conectado com sua equipe e até mesmo com seus clientes, estejam eles em campo ou na mesa ao lado. Aqui estão apenas algumas maneiras de usá-lo:

• Comunicar-se com os clientes e oferecer serviços ou suporte técnico
• Envio de lembretes para clientes e membros da equipe sobre reuniões ou compromissos
• Colaborar em projetos enviando arquivos e atualizações em tempo real — especialmente útil se sua equipe não estiver reunida em um só lugar
• Fazer pesquisas com os membros da equipe ou pedir ideias ou opiniões
• Fazer check-in com os funcionários, incluindo trabalhadores sem escritório, para ver como eles estão e se precisam de algum apoio em seu trabalho

Então, por que você deseja usar mensagens instantâneas em vez de e-mail ou outra opção? Esta tecnologia oferece alguns grandes benefícios para você e seus funcionários.

As mensagens instantâneas são flexíveis

A tecnologia de hoje permite que você deixe notas de voz, envie arquivos ou envie texto simples. As mensagens podem ser lidas instantaneamente ou quando um funcionário tiver um minuto de sobra. Se um funcionário estiver atendendo um cliente ou estiver fora do alcance de uma torre de telefonia celular, por exemplo, ele poderá acessar facilmente suas mensagens e responder quando estiver disponível novamente.

O IM pode substituir o e-mail e outras formas de comunicação. Os funcionários não precisam olhar para uma caixa de entrada ou verificar uma plataforma - as mensagens geralmente aparecem com destaque na tela. Eles podem ser acessados ​​de praticamente qualquer dispositivo móvel ou computador com conexão à Internet.

Mensagens instantâneas garantem conectividade para trabalhadores remotos e híbridos

Se você tiver funcionários sem escritório, remotos ou apenas funcionários que às vezes saem para almoçar ou vão para outro escritório da empresa, o IM permite que você mantenha contato. Você sempre pode entrar em contato com os funcionários quando precisar e, com uma solução de bate-papo para funcionários como o Connecteam, você pode até verificar se eles receberam e leram sua mensagem.

As mensagens instantâneas mantêm todos informados

Às vezes, você precisa girar. Talvez um cliente tenha cancelado um grande projeto ou a liderança tenha decidido tomar uma nova direção com um departamento. Não se preocupe - o IM permitirá que você comunique atualizações importantes com todos os afetados, enviando notificações push para indivíduos ou até equipes inteiras de uma só vez. Você ainda tem um rastro digital de quem você procurou, para que ninguém fique de fora.

Mensagens instantâneas podem manter sua equipe segura

Digamos que você gerencie uma equipe de funcionários de serviços públicos e receba a notícia de que uma grande tempestade está se aproximando. segurança. As mensagens instantâneas podem, portanto, ser uma parte importante do seu plano de saúde e segurança quando o tempo costuma ser essencial.

As mensagens instantâneas economizam seu tempo

Você quer que os clientes possam entrar em contato com você para que você possa resolver os problemas rapidamente? Tem uma pergunta rápida para um colega, mas não quer se envolver em uma discussão mais longa? Com mensagens instantâneas, você não precisa abrir um e-mail, ir até a mesa de alguém ou tocar o telefone. Com alguns toques na tela e algumas palavras, você pode obter as respostas de que precisa para realizar as tarefas.

As mensagens instantâneas tornam você mais produtivo

Imagine ter um servidor inteiro de informações em seu bolso. Com um dispositivo móvel e uma boa plataforma de mensagens instantâneas, é exatamente disso que seus funcionários podem desfrutar. Sua equipe pode facilmente compartilhar arquivos, imagens, listas de verificação, vídeos e quase tudo o mais de que precisam para um trabalho, diretamente de um telefone celular.

Você também pode fazer mais em pequenos trechos de tempo com mensagens instantâneas. Não importa onde você esteja ou a qualquer hora, você pode passar alguns minutos respondendo às perguntas dos clientes ou dando o próximo passo em um projeto - seu local de trabalho está bem ali no seu telefone.

As mensagens instantâneas podem melhorar a confiança da equipe e a qualidade de sua comunicação

A pesquisa prova isso. Um estudo da City University of Hong Kong feito por Carol Xiaojuan Ou e Robert M. Davison entrevistou 253 funcionários, concluindo que as vantagens das mensagens instantâneas superam as desvantagens. Especificamente, o estudo descobriu que as mensagens instantâneas imitam a comunicação pessoal (em parte porque é em tempo real) e isso ajuda a criar confiança e melhora a qualidade da comunicação.

As mensagens instantâneas podem tornar sua empresa mais inclusiva

Telefones e aplicativos de mensagens instantâneas têm recursos de acessibilidade incríveis, desde reconhecimento de voz até a capacidade de ampliar ou aumentar o brilho e o som da tela. Para qualquer pessoa com deficiência visual ou auditiva, esses recursos podem tornar as mensagens instantâneas mais fáceis de ler do que documentos em papel ou outras formas de comunicação. E para funcionários e clientes neurodiversos, usar mensagens instantâneas pode ser menos intimidador do que falar pessoalmente ou por telefone.

As mensagens instantâneas podem ajudá-lo a construir a cultura da sua empresa

O IM não é útil apenas para realizar o trabalho. Também pode ajudar a consolidar a cultura da empresa. Quer enviar uma mensagem de aniversário para um membro da equipe? Você pode fazer isso com um meme (e um link para um vale-presente) por mensagem instantânea. Precisa checar um colega com muito trabalho? Uma mensagem instantânea rápida faz isso. As mensagens instantâneas não são ótimas apenas para os negócios. Também pode ser bom para a coesão e o moral da equipe.

As mensagens instantâneas podem melhorar seus resultados

Cerca de 73% dos clientes preferem o bate-papo ao vivo ao se comunicar com empresas, e os clientes que usam o bate-papo ao vivo gastam 60% a mais do que aqueles que não usam. Para os clientes, o bate-papo pode ser uma alternativa atraente a uma longa espera no telefone.

Com o IM, o bate-papo ao vivo pode ir diretamente para os telefones de seus funcionários, para que eles possam responder aos clientes em tempo real. Isso pode ajudá-lo a fechar mais vendas e melhorar a satisfação e a confiança do cliente. Quando os clientes podem entrar em contato com sua equipe de maneira fácil e instantânea, isso também promove sua empresa como uma organização direta e transparente. Afinal, os clientes não estão sendo repassados ​​de departamento em departamento pelo telefone ou aguardando uma resposta por e-mail.

Mensagens instantâneas podem melhorar a criatividade da equipe

Por ser tão flexível, o IM pode ser uma forma de incentivar a inovação e a criatividade em sua organização. Digamos que você tenha um problema em um projeto. Com o IM, você pode criar um chat de equipe ou até mesmo enviar uma mensagem para toda a empresa, pedindo ideias. Em tempo real, os funcionários podem opinar e sua equipe pode consultar o log de bate-papo para capturar as melhores soluções. Dessa forma, o IM pode funcionar facilmente como uma sessão de brainstorming ou um quadro branco móvel.

A natureza casual da comunicação por mensagens instantâneas também pode ajudar. Ao contrário de um relatório formal ou de uma sessão de brainstorming pessoal, em que as pessoas são solicitadas a falar na frente de uma sala, as mensagens instantâneas podem ser uma maneira de contribuir com baixa pressão. Os membros da equipe podem adicionar rapidamente um trecho de uma ideia quando se sentirem inspirados. A informalidade também pode tornar mais fácil para os funcionários compartilhar ideias que ainda não estão totalmente formadas. E você nunca sabe quando a centelha de uma dessas ideias é exatamente o que você está procurando.

As mensagens instantâneas ajudam você a manter registros

Você já teve uma conversa pessoalmente e desejou poder retroceder para capturar uma ideia ou revisar um termo importante? IM mantém um rastro digital para você. Se você deseja atualizar um novo membro da equipe sobre o que você falou em uma reunião ou precisa de um registro de suas interações com um cliente para fins de conformidade, as mensagens instantâneas mantêm um registro. Você pode até salvá-lo e carregá-lo, se necessário.

Quais são as práticas recomendadas para mensagens instantâneas comerciais?

Apenas baixar um aplicativo que promete mensagens instantâneas gratuitas para empresas não é suficiente. Você precisa ter certeza de escolher a tecnologia certa e usá-la corretamente. Veja como.

• Não exagere. Se sua equipe está constantemente enviando mensagens instantâneas, eles não podem se concentrar em seu trabalho. Pior, depois de um tempo, eles podem começar a ignorar as mensagens se houver muitas delas. Eles podem perder dados cruciais. Antes de clicar em Enviar, sempre pergunte se uma mensagem instantânea precisa ser, bem, instantânea. Essa comunicação funcionaria melhor em um e-mail ou combinada com algumas outras informações em uma mensagem posterior? Salve mensagens instantâneas para coisas urgentes que sua equipe precisa saber agora.
• Use apenas uma opção de tecnologia de mensagens instantâneas de negócios. Se seus funcionários estão recebendo mensagens instantâneas em três plataformas diferentes, as coisas vão dar errado. Tente usar apenas uma plataforma de equipe. O aplicativo da Connecteam permite que você envie mensagens instantâneas e converse com sua equipe, mas também inclui um treinamento poderoso para ajudá-lo a usar o aplicativo. Além disso, o aplicativo permite que você crie seus próprios materiais educativos para sua equipe, incluindo treinamento em vídeo. Ele ainda inclui armazenamento de documentos, agendamento e outros recursos. É uma solução completa para manter suas equipes conectadas.
• Defina algumas regras básicas sobre comportamento aceitável. As mensagens instantâneas podem ser casuais, mas o que acontece nas mensagens instantâneas de negócios ainda deve ser profissional. Crie e compartilhe uma política por escrito com sua equipe, descrevendo o que é e o que não é permitido. Por exemplo, você pode querer uma regra “sem palavrões” ou pode solicitar que os gerentes sejam incluídos em todos os bate-papos com os clientes para garantir uma ótima experiência do cliente.
• Certifique-se de que as regras de confidencialidade online também se aplicam a mensagens instantâneas. Algumas empresas estabelecem regras sobre quais arquivos e informações podem ou não ser compartilhados online, para garantir que informações confidenciais, como informações de contato do cliente, sejam mantidas em segurança. Certifique-se de que os funcionários saibam que isso também se aplica ao IM.
• Treine sua equipe. Não presuma que todos que trabalham para você sabem como usar as plataformas de mensagens instantâneas mais recentes. Sempre ofereça treinamento ao implantar uma nova plataforma de mensagens instantâneas ou quando sua plataforma passar por uma grande atualização. O treinamento significa que todos têm uma compreensão igual de como usar a tecnologia. Também torna sua equipe ainda mais eficiente, porque eles podem aprender a usar todos os recursos interessantes e menos conhecidos de sua plataforma. O Connecteam tem um centro de ajuda que orienta você pelo aplicativo Connecteam, ou você pode usar o treinamento Connecteam para criar materiais educacionais para ajudar sua equipe a navegar pelas melhores práticas de mensagens instantâneas.

Obtendo a mensagem sobre mensagens instantâneas

Aqui está a grande notícia sobre mensagens instantâneas para empresas: a tecnologia está mais integrada do que nunca. Hoje, você pode fazer mais do que apenas enviar mensagens de texto. Você também pode enviar arquivos, listas de verificação, memes, links e muito mais. Use mensagens instantâneas para se conectar com clientes e equipes, melhorando a eficiência, as vendas e o gerenciamento do tempo. Tudo começa com alguns toques e toques na tela para capturar todos os benefícios das mensagens instantâneas para o seu negócio!