Jak zorganizować udane wydarzenie medialne?

Masz nowy produkt do wprowadzenia? Czy Twoja firma przeszła poważną zmianę, o której powinni wiedzieć Twoi odbiorcy? Jeśli tak, to czas rozgłosić!

Reklama w mediach to jeden z najlepszych sposobów na zrobienie dużego szumu i wywołanie szumu dla Twojej marki. Ale jeśli chcesz zwrócić na siebie uwagę mediów, musisz wyróżnić się z tłumu. Chociaż planowanie udanego wydarzenia medialnego wymaga trochę wysiłku, większość ekspertów zgadza się, że korzyści są tego warte. A z odpowiednim zespołem jest to łatwiejsze niż myślisz. Poniższe wskazówki pomogą Ci zacząć.

Co to jest wydarzenie medialne?

Zanim zagłębimy się w szczegóły, przyjrzyjmy się podstawom – czym jest wydarzenie medialne? Nazywane również wydarzeniem prasowym lub „pseudo-wydarzeniem”, są to zaplanowane wcześniej wydarzenia, które mają na celu zwiększenie rozgłosu związanego z działaniem, wydarzeniem lub wydaniem produktu.

Wydarzenia medialne dają właścicielom firm możliwość bezpłatnego zdobycia uwagi opinii publicznej, zamiast płacenia za reklamy. A ponieważ relacje w mediach są bezpłatne, często postrzega się je również jako bardziej wiarygodne źródło informacji.

4 popularne typy wydarzeń medialnych

Istnieje wiele różnych formatów, których możesz użyć podczas planowania wydarzenia medialnego. Jednak niektórzy konsekwentnie osiągali pożądane rezultaty, co czyni je najpopularniejszymi wyborami. Oto bliższe spojrzenie na cztery najpopularniejsze rodzaje wydarzeń medialnych.

1. Konferencje prasowe

Konferencja prasowa to najczęstszy sposób oficjalnego rozpowszechniania informacji w mediach. Ten format jest popularny, ponieważ daje również możliwość natychmiastowej odpowiedzi na wszelkie pytania, które mogą wyniknąć z Twojego ogłoszenia. Podczas gdy konferencje prasowe są często wykorzystywane do poruszania kwestii public relations (PR), są one również skuteczne w innych zastosowaniach, takich jak ogłoszenie nowej kampanii reklamowej lub prezentacja przełomu naukowego.

Jeśli Twoja firma sponsoruje wydarzenie charytatywne, pozyskuje nowe talenty lub wprowadza inne ważne zmiany, konferencja prasowa może być idealną okazją do szerokiego rozgłosu.

2. Premiery produktów

Wprowadzane na rynek produkty są specjalnie zaprojektowane, aby wprowadzić na rynek nowy produkt. Miękka premiera produktu daje mniejszej, docelowej bazie użytkowników pierwszy dostęp do nowego produktu, podczas gdy „twarda” udostępnia go na całym rynku. Często zdarza się, że firmy wkładają dużo wysiłku w czas poprzedzający premierę produktu, budując oczekiwania wokół faktycznej daty premiery.

3. Ceremonie wręczenia nagród

Jak sama nazwa wskazuje, ceremonia wręczenia nagród to wydarzenie, podczas którego poszczególne osoby są nagradzane za swoje osiągnięcia. Często są to imprezy półformalne lub formalne, podczas których odbiorcami wręcza się trofea lub inne pamiątki. Ceremonia wręczenia nagród może być zorganizowana przez jedną firmę w celu uhonorowania jej pracowników lub jako część większej konferencji branżowej, w której uczestniczy wiele firm.

4. Operacje fotograficzne

Sesje zdjęciowe dają uczestnikom szansę zrobienia zdjęcia z politykiem, celebrytą lub inną godną uwagi osobą lub produktem. Te wydarzenia medialne po raz pierwszy stały się popularne jako sposób, w jaki politycy mogli dotrzeć do wyborców i zdobyć zaufanie. Jednak obecnie są one często wykorzystywane przez firmy do zaprezentowania swoich najnowszych produktów lub zaprezentowania wyższej kadry kierowniczej firmy w pozytywnym świetle.

Jak zaplanować udane wydarzenie medialne?

Niezależnie od tego, jaki rodzaj wydarzenia medialnego wybierzesz, zastosowanie kilku prostych zasad może zapewnić, że będzie ono tak skuteczne, jak to tylko możliwe. Planując wydarzenie medialne, weź pod uwagę te wskazówki.

Ustaw swoje cele wynikowe

Niezależnie od tego, czy tworzysz świadomość marki, czy wprowadzasz nowy produkt, zawsze dobrze jest zacząć z myślą o celu końcowym. Pomoże Ci to udoskonalić przekaz i dać kilka punktów odniesienia do pomiaru ogólnego sukcesu wydarzenia.

Stwórz swój wymarzony zespół

Chociaż możliwe jest samodzielne stworzenie wydarzenia medialnego, posiadanie zespołu profesjonalistów, którzy pokierują Twoimi decyzjami, może pomóc zapewnić sukces wydarzenia. Na przykład profesjonalny menedżer ds. public relations może pomóc Ci dotrzeć do kluczowych osób w mediach i pomóc w pozyskiwaniu sponsorów i reklamodawców.

Ekspert ds. planowania wydarzeń zajmie się wszystkimi szczegółami i upewni się, że wydarzenie odbędzie się zgodnie z planem, a jednocześnie pozwoli Ci skupić się na innych rzeczach, takich jak przygotowanie prezentacji i spotkania towarzyskie z uczestnikami.

Wreszcie, wykwalifikowany strateg marketingowy może wzmocnić wyniki Twojego wydarzenia, udostępniając informacje w mediach, które otrzymujesz w innych kanałach – takich jak poczta e-mail i media społecznościowe. To wielokanałowe podejście może pomóc Ci dotrzeć do szerszego grona odbiorców i wywrzeć jeszcze większy wpływ.

Stwórz ekscytującą wiadomość

Twój menedżer ds. PR i zespół marketingowy mogą współpracować, aby stworzyć ekscytującą wiadomość, która rezonuje z docelowymi odbiorcami i utrzymuje ich zainteresowanie i zaangażowanie w wydarzenie. Włączenie opowiadania historii do wiadomości pomoże stworzyć emocjonalną więź z publicznością, dzięki czemu całe wydarzenie będzie o wiele bardziej ekscytujące.

Ostrożnie rozważ estetykę

Od miejsca po dekoracje, każdy szczegół wydarzenia medialnego jest odzwierciedleniem Twojej firmy i powinien być spójny z Twoją marką. Z tego powodu ważne jest, aby skupić się nie tylko na tym, co mówi mówca, ale także na tym, co mówi całe otoczenie. Pamiętaj, że media będą udostępniać publicznie prezentowany przez Ciebie obraz, więc zrób wszystko, co w Twojej mocy, aby upewnić się, że jest on pochlebny.

Jeśli to możliwe, zapewnij uczestnikom bezpośredni dostęp do swoich produktów i wyświetlaj je w sposób, który stwarza okazje do robienia zdjęć. Zaplanuj również dostarczenie profesjonalnie zaprojektowanych broszur lub listy kluczowych punktów do dyskusji dla każdego uczestnika.

Zwracanie uwagi prasy

Twoje wydarzenie prasowe zaprowadzi Cię tak daleko tylko wtedy, gdy nie pojawią się właściwi ludzie. Jeśli chcesz stworzyć buzz, musisz upewnić się, że prasa rzeczywiście weźmie udział. Oto kilka sposobów, aby zwrócić ich uwagę.

Wyślij informację prasową

Wysłanie informacji prasowej pomoże mediom zdecydować, czy Twoja historia jest godna ich relacjonowania. Ponieważ dziennikarze codziennie otrzymują wiele informacji prasowych, ważne jest, aby były proste i podawały wszystkie potrzebne im szczegóły bez dodatkowego szumu. Zatrudnienie profesjonalnego autora komunikatów prasowych, który rozumie, jak przyciągnąć uwagę mediów, może znacznie zwiększyć Twoje szanse na sukces.

Zwróć uwagę na planowanie

Jeśli chcesz, aby prasa wzięła udział w Twoim wydarzeniu, musisz to zrobić w czasie, który im odpowiada. Generalnie reporterzy są dostępni w godzinach przedpołudniowych i wczesnych popołudniowych. Ponieważ często mają wieczorne terminy, wydarzenia zaplanowane na 16 lub 17 w dni powszednie mogą być wyzwaniem. Dobrym pomysłem jest również sprawdzenie kalendarzy społeczności i upewnienie się, że Twoje wydarzenie nie odbywa się na tle innych dużych lokalnych wydarzeń, które mogą odwrócić uwagę.

Utwórz zestaw prasowy

Będziesz chciał zostawić prasie pozytywne wrażenie na temat swojej firmy, więc upewnij się, że masz profesjonalnie przygotowany zestaw prasowy, gotowy do wysłania wraz z nimi, gdy odejdą. Informacje, które podajesz w zestawie prasowym, nie tylko pomogą im w napisaniu ich historii, ale także dadzą ci pewną kontrolę nad tym, co ostatecznie zostanie zgłoszone.

Twój zestaw prasowy powinien zawierać podstawowe informacje o Twojej firmie, a także istotne informacje na temat tego, co zostało omówione podczas wydarzenia. Możesz również podać zdjęcia, linki do stron internetowych i mediów społecznościowych oraz inne informacje, które zapewnią pełny obraz Twojej firmy.

Przygotuj się do kontynuacji

Istnieje spora szansa, że ​​reporterzy mogą zadać Ci pytania po wydarzeniu, więc upewnij się, że ktoś, kto rozumie wszystkie szczegóły, jest dostępny, aby odebrać ich telefony. Dołącz numer telefonu i inne informacje kontaktowe wyznaczonego kontaktu z mediami w swoim zestawie prasowym. Następnie upewnij się, że trzymasz je w gotowości przez co najmniej kilka dni po wydarzeniu prasowym.

Zacznij planować następne wydarzenie medialne!

Jeśli jesteś gotowy, aby rozpocząć planowanie kolejnego wydarzenia medialnego, pamiętaj, że naprawdę wymaga zespołu. Chociaż możesz być twarzą swojej firmy, bardzo ważna jest współpraca z ekspertami, którzy mogą zaprezentować Ciebie i Twoją markę w jak najlepszym świetle. Rozpocznij swoją podróż od poznania szerokiej gamy ekspertów biznesowych dostępnych do wynajęcia na platformie Fiverr!