Cómo organizar un evento mediático exitoso

¿Tienes un nuevo producto para lanzar? ¿Tu empresa ha sufrido un cambio importante que tu audiencia debería conocer? Si es así, ¡es hora de correr la voz!

La publicidad en los medios es una de las mejores maneras de causar un gran revuelo y generar entusiasmo para su marca. Pero si quiere llamar la atención de los medios, debe sobresalir entre la multitud. Si bien la planificación de un evento mediático exitoso requiere un poco de esfuerzo, la mayoría de los expertos están de acuerdo en que los beneficios valen la pena. Y, con el equipo adecuado en su lugar, es más fácil de lo que piensa. Los siguientes consejos le ayudarán a empezar.

¿Qué es un evento mediático?

Antes de sumergirnos en los detalles, echemos un vistazo a los conceptos básicos: ¿qué es un evento mediático? También conocido como evento de prensa o "pseudoevento", estos son eventos planificados previamente que están diseñados específicamente para impulsar la publicidad relacionada con una actividad, evento o lanzamiento de producto.

Los eventos en los medios crean una oportunidad para que los dueños de negocios obtengan la atención del público de forma gratuita en lugar de pagar por los anuncios. Y, dado que la cobertura de los medios no es remunerada, a menudo también se considera una fuente de información más creíble.

4 tipos populares de eventos mediáticos

Hay muchos formatos diferentes que puede utilizar al planificar un evento mediático. Sin embargo, algunos han creado constantemente los resultados deseados, lo que los convierte en las opciones más populares. He aquí un vistazo más de cerca a los cuatro tipos más populares de eventos mediáticos.

1. Ruedas de prensa

Una conferencia de prensa es la forma más común de distribuir información oficialmente a los medios. Este formato es popular porque también le brinda la oportunidad de responder de inmediato cualquier pregunta que pueda surgir de su anuncio. Si bien las conferencias de prensa a menudo se usan para abordar cuestiones de relaciones públicas (PR), también son efectivas para otros usos, como anunciar una nueva campaña publicitaria o presentar un avance científico.

Si su empresa está patrocinando un evento de caridad, adquiriendo nuevos talentos o realizando otros cambios importantes, una conferencia de prensa podría ser la oportunidad perfecta para correr la voz a lo grande.

2. Lanzamientos de productos

Los lanzamientos de productos están diseñados específicamente para lanzar un nuevo producto al mercado. El lanzamiento de un producto suave le da a una base de usuarios objetivo más pequeña el primer acceso al nuevo producto, mientras que un lanzamiento duro lo lanza a todo el mercado. Es común que las empresas se esfuercen mucho en el tiempo previo al lanzamiento del producto, generando anticipación en torno a la fecha de lanzamiento real.

3. Ceremonias de entrega de premios

Tal como su nombre lo indica, una ceremonia de entrega de premios es un evento en el que las personas reciben elogios por sus logros. Suelen ser eventos semiformales o formales con trofeos u otros recuerdos que se entregan a los destinatarios. Una empresa puede realizar una ceremonia de premiación para honrar a sus empleados o como parte de una conferencia industrial más grande a la que asisten muchas empresas.

4. Operaciones fotográficas

Las sesiones fotográficas brindan a los asistentes la oportunidad de tomarse una fotografía con un político, una celebridad u otra persona o producto notable. Estos eventos mediáticos se hicieron populares por primera vez como una forma de que los políticos llegaran a los votantes y ganaran su confianza. Sin embargo, ahora las empresas los utilizan a menudo para exhibir sus últimos productos o presentar a la alta dirección de la empresa de forma positiva.

Cómo planificar un evento de medios exitoso

Cualquiera que sea el tipo de evento de medios que elija, la aplicación de algunos principios simples puede ayudar a garantizar que tenga el mayor éxito posible. Mientras planifica su evento de medios, tenga en cuenta estos consejos.

Establezca sus objetivos de resultado

Ya sea que esté creando conciencia de marca o lanzando un nuevo producto, siempre es bueno comenzar con un objetivo final en mente. Esto lo ayudará a perfeccionar su mensaje y le brindará algunos puntos de referencia para medir el éxito general del evento.

Crea el equipo de tus sueños

Si bien es posible crear un evento de medios por su cuenta, contar con un equipo de profesionales que guíe sus decisiones puede ayudarlo a garantizar el éxito de su evento. Por ejemplo, un gerente de relaciones públicas profesional puede ayudarlo a llegar a personas clave en los medios y ayudarlo a obtener patrocinadores y anunciantes.

Un experto en planificación de eventos se encargará de todos los detalles y se asegurará de que el evento se desarrolle según lo planeado, al tiempo que le permitirá concentrarse en otras cosas, como preparar su presentación y socializar con los asistentes.

Finalmente, un estratega de marketing capacitado puede amplificar los resultados de su evento al compartir la exposición de los medios que recibe en otros canales, como el correo electrónico y las redes sociales. Este enfoque omnicanal puede ayudarlo a llegar a una audiencia más amplia y lograr un impacto aún mayor.

Elabora un mensaje emocionante

Su gerente de relaciones públicas y su equipo de marketing pueden trabajar juntos para crear un mensaje emocionante que resuene en su público objetivo y los mantenga interesados ​​y comprometidos con su evento. La incorporación de la narración de historias en sus mensajes ayudará a crear una conexión emocional con su audiencia, lo que hará que todo el evento sea mucho más emocionante.

Considere cuidadosamente la estética

Desde el lugar hasta la decoración, cada detalle de su evento mediático es un reflejo de su empresa y debe ser coherente con su marca. Por esta razón, es importante centrarse no solo en lo que dice el hablante, sino también en lo que dice el entorno en general. Recuerde, los medios compartirán la imagen que presenta al público, así que haga todo lo que pueda para asegurarse de que sea halagador.

Si es posible, brinde a los asistentes acceso práctico a sus productos y muéstrelos de manera que creen oportunidades para tomar fotografías. Además, planee proporcionar folletos diseñados profesionalmente o una lista de puntos de conversación clave para cada asistente.

Obtener la atención de la prensa

Su evento de prensa solo lo llevará hasta cierto punto si no se presentan las personas adecuadas. Si desea crear un zumbido, debe asegurarse de que la prensa realmente asista. Las siguientes son algunas maneras de asegurarse de llamar su atención.

Enviar un comunicado de prensa

Enviar un comunicado de prensa ayudará a los medios a decidir si su historia merece su cobertura. Dado que los reporteros reciben muchos comunicados de prensa todos los días, es importante mantenerlo simple y proporcionar todos los detalles que necesitan sin exagerar. Contratar a un escritor profesional de comunicados de prensa que entienda cómo captar la atención de los medios puede aumentar significativamente sus posibilidades de éxito.

Preste atención a la programación

Si desea que la prensa asista a su evento, debe hacerlo en un horario que les convenga. Generalmente, los reporteros están disponibles a media mañana y temprano en la tarde. Dado que a menudo tienen fechas límite por la noche, los eventos programados para las 4 p. m. o las 5 p. m. entre semana pueden ser un desafío. También es una buena idea consultar los calendarios de la comunidad y asegurarse de que su evento no esté frente a otros grandes eventos locales que puedan desviar la atención.

Crear un kit de prensa

Querrás dejar a la prensa con una impresión positiva de tu negocio, así que asegúrate de tener un kit de prensa creado profesionalmente y listo para enviarlo cuando se vaya. La información que proporcione en el kit de prensa no solo les ayudará a escribir su historia, sino que también le dará cierto control sobre lo que finalmente se informa.

Su kit de prensa debe incluir información general sobre su empresa, así como información relevante sobre lo que se discutió durante el evento. También puede proporcionar fotografías, enlaces a sitios web y redes sociales, y otra información que proporcione una imagen completa de su empresa.

Prepárese para el seguimiento

Es muy probable que los reporteros tengan preguntas para usted después del evento, así que asegúrese de que alguien que comprenda todos los detalles esté disponible para atender sus llamadas. Incluya un número de teléfono y otra información de contacto para su contacto de medios designado en su kit de prensa. Luego, asegúrese de mantenerlos en espera durante al menos unos días después de su evento de prensa.

¡Empieza a planificar tu próximo evento mediático!

Si está listo para comenzar a planificar su próximo evento de medios, recuerde que realmente se necesita un equipo. Si bien puede ser la cara de su negocio, es fundamental trabajar con expertos que puedan mostrarlo a usted y a su marca de la mejor manera posible. ¡Comienza tu viaje explorando la amplia gama de expertos en negocios disponibles para contratar en la plataforma de Fiverr!

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