วิธีการจัดงานสื่อที่ประสบความสำเร็จ

คุณมีผลิตภัณฑ์ใหม่ที่จะเปิดตัวหรือไม่? ธุรกิจของคุณได้ผ่านการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่ผู้ชมของคุณควรรู้หรือไม่? ถ้าอย่างนั้นก็ถึงเวลากระจายข่าว!

การประชาสัมพันธ์ผ่านสื่อเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการสร้างความกระฉับกระเฉงและสร้างกระแสให้กับแบรนด์ของคุณ แต่ถ้าคุณต้องการได้รับความสนใจจากสื่อ คุณต้องโดดเด่นจากฝูงชน ในขณะที่การวางแผนงานสื่อที่ประสบความสำเร็จนั้นต้องใช้ความพยายามเล็กน้อย ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่เห็นด้วยว่าประโยชน์ที่ได้รับนั้นคุ้มค่า และเมื่อมีทีมที่เหมาะสม มันง่ายกว่าที่คุณคิด เคล็ดลับต่อไปนี้จะช่วยคุณในการเริ่มต้น

กิจกรรมสื่อคืออะไร?

ก่อนลงรายละเอียด เรามาดูพื้นฐานกันก่อนว่างานสื่อคืออะไร? เรียกอีกอย่างว่างานแถลงข่าวหรือ "งานสมมติ" เหล่านี้เป็นกิจกรรมที่วางแผนไว้ล่วงหน้าซึ่งออกแบบมาเพื่อส่งเสริมการประชาสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรม งานกิจกรรม หรือการเปิดตัวผลิตภัณฑ์โดยเฉพาะ

กิจกรรมสื่อสร้างโอกาสให้เจ้าของธุรกิจได้รับความสนใจจากสาธารณชนฟรีแทนที่จะจ่ายค่าโฆษณา และเนื่องจากการรายงานข่าวของสื่อไม่ได้รับค่าตอบแทน จึงมักถูกมองว่าเป็นแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือมากกว่า

4 ประเภทงานสื่อยอดนิยม

คุณสามารถใช้รูปแบบต่างๆ มากมายในการวางแผนงานสื่อ อย่างไรก็ตาม บางคนสร้างผลลัพธ์ที่ต้องการได้อย่างต่อเนื่อง ทำให้เป็นตัวเลือกยอดนิยม ต่อไปนี้คือภาพรวมของกิจกรรมสื่อยอดนิยมสี่ประเภทโดยละเอียด

1. งานแถลงข่าว

การแถลงข่าวเป็นวิธีที่ใช้กันทั่วไปในการเผยแพร่ข้อมูลไปยังสื่ออย่างเป็นทางการ รูปแบบนี้เป็นที่นิยมเพราะยังเปิดโอกาสให้คุณตอบคำถามที่อาจเกิดขึ้นจากประกาศของคุณได้ทันที แม้ว่างานแถลงข่าวมักจะใช้เพื่อแก้ไขปัญหาการประชาสัมพันธ์ (PR) แต่ก็มีประสิทธิภาพสำหรับการใช้งานอื่นๆ เช่น การประกาศแคมเปญโฆษณาใหม่หรือการนำเสนอความก้าวหน้าทางวิทยาศาสตร์

หากธุรกิจของคุณสนับสนุนงานการกุศล รับผู้มีความสามารถใหม่ หรือทำการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญอื่นๆ การแถลงข่าวอาจเป็นโอกาสที่ดีในการประชาสัมพันธ์ในวงกว้าง

2. เปิดตัวผลิตภัณฑ์

การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่สู่ตลาด การเปิดตัวผลิตภัณฑ์แบบซอฟต์ทำให้ฐานผู้ใช้ที่มีขนาดเล็กกว่าและตรงเป้าหมายเข้าถึงผลิตภัณฑ์ใหม่ได้ก่อน ในขณะที่การเปิดตัวอย่างยากจะเผยแพร่สู่ตลาดทั้งหมด เป็นเรื่องปกติที่บริษัทต่างๆ จะใช้ความพยายามอย่างมากในช่วงเวลาที่นำไปสู่การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ และสร้างความคาดหวังในช่วงวันที่วางจำหน่ายจริง

3. พิธีมอบรางวัล

เช่นเดียวกับชื่อที่แสดงถึง พิธีมอบรางวัลเป็นงานที่บุคคลจะได้รับรางวัลสำหรับความสำเร็จของพวกเขา มักจะเป็นงานกึ่งทางการหรือเป็นทางการพร้อมถ้วยรางวัลหรือของที่ระลึกอื่นๆ ที่มอบให้แก่ผู้รับ บริษัทหนึ่งอาจจัดพิธีมอบรางวัลเพื่อเป็นเกียรติแก่พนักงานของบริษัท หรือเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ซึ่งมีบริษัทจำนวนมากเข้าร่วม

4. ภาพถ่าย Ops

ช่างภาพเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมถ่ายภาพกับนักการเมือง คนดัง หรือบุคคลหรือผลิตภัณฑ์ที่มีชื่อเสียงอื่นๆ งานสื่อเหล่านี้เริ่มเป็นที่นิยมในฐานะช่องทางให้นักการเมืองเข้าถึงผู้มีสิทธิเลือกตั้งและได้รับความไว้วางใจ อย่างไรก็ตาม ปัจจุบันบริษัทมักใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อแสดงผลิตภัณฑ์ล่าสุดหรือนำเสนอผู้บริหารระดับสูงของบริษัทในแง่บวก

วิธีการวางแผนงานสื่อที่ประสบความสำเร็จ

ไม่ว่าคุณจะเลือกงานสื่อประเภทใด การใช้หลักการง่ายๆ บางอย่างจะช่วยให้มั่นใจได้ว่างานจะประสบความสำเร็จมากที่สุด ขณะที่คุณวางแผนงานสื่อ ให้พิจารณาเคล็ดลับเหล่านี้

กำหนดเป้าหมายผลลัพธ์ของคุณ

ไม่ว่าคุณจะสร้างการรับรู้ถึงแบรนด์หรือเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ การเริ่มต้นโดยมีเป้าหมายสุดท้ายในใจนั้นเป็นสิ่งที่ดีเสมอ วิธีนี้จะช่วยให้คุณขัดเกลาข้อความของคุณและให้เกณฑ์เปรียบเทียบเพื่อวัดความสำเร็จโดยรวมของงาน

สร้างทีมในฝันของคุณ

คุณสามารถสร้างกิจกรรมสื่อด้วยตัวคุณเองได้ แต่การมีทีมงานมืออาชีพที่คอยชี้แนะการตัดสินใจของคุณสามารถช่วยรับรองความสำเร็จของงานของคุณได้ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์มืออาชีพสามารถช่วยให้คุณเข้าถึงบุคคลสำคัญในสื่อและช่วยเหลือคุณในการรักษาผู้สนับสนุนและผู้โฆษณา

ผู้เชี่ยวชาญด้านการวางแผนงานจะจัดการรายละเอียดทั้งหมดและดูแลให้งานเป็นไปตามที่วางแผนไว้ ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้คุณมีสมาธิกับสิ่งอื่นได้ เช่น การเตรียมการนำเสนอและการเข้าสังคมกับผู้เข้าร่วม

สุดท้าย นักยุทธศาสตร์การตลาดที่มีทักษะสามารถขยายผลลัพธ์ของงานกิจกรรมของคุณด้วยการแบ่งปันการเปิดเผยสื่อที่คุณได้รับบนช่องทางอื่นๆ เช่น อีเมลและโซเชียลมีเดีย แนวทาง Omnichannel นี้สามารถช่วยให้คุณเข้าถึงผู้ชมที่กว้างขึ้นและสร้างผลกระทบที่ดียิ่งขึ้น

สร้างข้อความที่น่าตื่นเต้น

ผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์และทีมการตลาดของคุณสามารถทำงานร่วมกันเพื่อสร้างข้อความที่น่าตื่นเต้นที่สะท้อนกับกลุ่มเป้าหมายของคุณและทำให้พวกเขาสนใจและมีส่วนร่วมในกิจกรรมของคุณ การผสมผสานการเล่าเรื่องเข้ากับข้อความของคุณจะช่วยสร้างความสัมพันธ์ทางอารมณ์กับผู้ชมของคุณ ทำให้งานทั้งหมดน่าตื่นเต้นยิ่งขึ้น

พิจารณาความงามอย่างรอบคอบ

ตั้งแต่สถานที่ไปจนถึงการตกแต่ง ทุกรายละเอียดของงานสื่อของคุณคือภาพสะท้อนของบริษัทของคุณและควรสอดคล้องกับแบรนด์ของคุณ ด้วยเหตุผลนี้ สิ่งสำคัญคือต้องไม่เน้นเฉพาะสิ่งที่ผู้พูดกำลังพูด แต่ยังต้องคำนึงถึงสิ่งที่สภาพแวดล้อมโดยรวมพูดด้วย จำไว้ว่าสื่อจะแบ่งปันภาพที่คุณนำเสนอต่อสาธารณะ ดังนั้นพยายามให้มากที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้เพื่อให้แน่ใจว่าภาพดังกล่าวเป็นที่ประจบสอพลอ

หากเป็นไปได้ ให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าถึงผลิตภัณฑ์ของคุณได้โดยตรงและจัดแสดงในรูปแบบที่สร้างโอกาสในการถ่ายภาพ นอกจากนี้ ให้วางแผนที่จะจัดเตรียมโบรชัวร์ที่ออกแบบอย่างมืออาชีพหรือรายการประเด็นสำคัญสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคน

ได้รับความสนใจจากสื่อมวลชน

งานแถลงข่าวของคุณจะพาคุณไปได้ไกลก็ต่อเมื่อคนที่ใช่ไม่ปรากฏตัว หากคุณต้องการสร้างกระแส คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสื่อมวลชนจะเข้าร่วมจริงๆ ต่อไปนี้เป็นวิธีสองสามวิธีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับความสนใจ

ส่งข่าวประชาสัมพันธ์

การส่งข่าวประชาสัมพันธ์จะช่วยให้สื่อตัดสินใจได้ว่าเรื่องราวของคุณเหมาะสมกับการรายงานข่าวหรือไม่ เนื่องจากนักข่าวได้รับข่าวประชาสัมพันธ์มากมายทุกวัน สิ่งสำคัญคือต้องทำให้เรียบง่ายและให้รายละเอียดทั้งหมดที่ต้องการโดยไม่ต้องโฆษณาเกินจริง การจ้างนักเขียนข่าวประชาสัมพันธ์มืออาชีพที่เข้าใจวิธีดึงดูดความสนใจของสื่อสามารถเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จได้อย่างมาก

ใส่ใจกับการจัดตารางเวลา

หากคุณต้องการให้สื่อมวลชนเข้าร่วมงาน คุณต้องทำในเวลาที่เหมาะสมกับพวกเขา โดยทั่วไป ผู้รายงานข่าวจะพร้อมให้บริการในช่วงเช้าตรู่และช่วงบ่าย เนื่องจากมักจะมีกำหนดส่งในช่วงเย็น กิจกรรมที่มีกำหนดการเวลา 16.00 น. หรือ 17.00 น. ในวันธรรมดาจึงอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะตรวจสอบปฏิทินของชุมชนและตรวจดูให้แน่ใจว่างานของคุณไม่ได้อยู่ตรงข้ามกับงานใหญ่ๆ ในท้องถิ่นที่อาจดึงความสนใจออกไป

สร้างชุดสื่อ

คุณจะต้องการปล่อยให้สื่อสร้างความประทับใจเชิงบวกต่อธุรกิจของคุณ ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณมีชุดสื่อสิ่งพิมพ์ที่สร้างขึ้นอย่างมืออาชีพพร้อมที่จะส่งไปกับพวกเขาเมื่อพวกเขาออกไป ข้อมูลที่คุณให้ในชุดข่าวไม่เพียงแค่จะช่วยให้พวกเขาเขียนเรื่องราวได้เท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณควบคุมสิ่งที่ได้รับรายงานในท้ายที่สุดได้อีกด้วย

ชุดสื่อสิ่งพิมพ์ของคุณควรมีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับบริษัทของคุณ รวมทั้งข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับสิ่งที่ถูกพูดคุยในระหว่างงาน คุณยังอาจให้รูปถ่าย เว็บไซต์และลิงก์โซเชียลมีเดีย และข้อมูลอื่นๆ ที่จะให้ภาพที่ครบถ้วนสมบูรณ์ของบริษัทของคุณ

เตรียมความพร้อมสำหรับการติดตามผล

มีโอกาสเป็นไปได้สูงที่นักข่าวจะมีคำถามสำหรับคุณหลังจบงาน ดังนั้นโปรดแน่ใจว่ามีคนที่เข้าใจรายละเอียดทั้งหมดพร้อมที่จะรับสาย รวมหมายเลขโทรศัพท์และข้อมูลติดต่ออื่น ๆ สำหรับสื่อติดต่อที่กำหนดไว้ในชุดข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ จากนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดเครื่องไว้ในโหมดสแตนด์บายเป็นเวลาอย่างน้อยสองสามวันหลังจากงานแถลงข่าวของคุณ

เริ่มวางแผนงานสื่อครั้งต่อไปของคุณ!

หากคุณพร้อมที่จะเริ่มวางแผนงานสื่อครั้งต่อไปของคุณ อย่าลืมว่างานนี้ต้องใช้ทีมอย่างแท้จริง แม้ว่าคุณอาจเป็นพรีเซ็นเตอร์ของธุรกิจของคุณ แต่สิ่งสำคัญคือต้องทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญที่สามารถแสดงตัวคุณและแบรนด์ของคุณในแง่มุมที่ดีที่สุด เริ่มต้นการเดินทางของคุณด้วยการสำรวจผู้เชี่ยวชาญทางธุรกิจที่หลากหลายพร้อมให้เช่าบนแพลตฟอร์ม Fiverr!

‍