Cara Menyelenggarakan Acara Media yang Sukses

Apakah Anda memiliki produk baru untuk diluncurkan? Apakah bisnis Anda mengalami perubahan besar yang harus diketahui audiens Anda? Jika demikian, saatnya untuk menyebarkan berita!

Publisitas media adalah salah satu cara terbaik untuk membuat percikan besar dan menciptakan buzz untuk merek Anda. Tetapi jika Anda ingin mendapatkan perhatian media, Anda harus menonjol dari keramaian. Meskipun merencanakan acara media yang sukses membutuhkan sedikit usaha, sebagian besar ahli setuju bahwa manfaatnya sepadan. Dan, dengan tim yang tepat, ini lebih mudah dari yang Anda kira. Kiat-kiat berikut akan membantu Anda memulai.

Apa Itu Acara Media?

Sebelum kita masuk ke detailnya, mari kita lihat dasar-dasarnya – apa itu acara media? Juga dikenal sebagai acara pers atau "acara semu", ini adalah acara yang telah direncanakan sebelumnya yang dirancang khusus untuk meningkatkan publisitas terkait dengan aktivitas, acara, atau rilis produk.

Acara media menciptakan peluang bagi pemilik bisnis untuk mendapatkan perhatian publik secara gratis daripada membayar untuk iklan. Dan, karena liputan media tidak dibayar, itu juga sering dilihat sebagai sumber informasi yang lebih kredibel.

4 Jenis Acara Media Populer

Ada banyak format berbeda yang dapat Anda gunakan saat merencanakan acara media. Namun, beberapa secara konsisten menciptakan hasil yang diinginkan, menjadikannya pilihan paling populer. Berikut adalah melihat lebih dekat pada empat jenis acara media yang paling populer.

1. Konferensi Pers

Konferensi pers adalah cara paling umum untuk mendistribusikan informasi secara resmi ke media. Format ini populer karena juga memberi Anda kesempatan untuk segera menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin muncul dari pengumuman Anda. Meskipun konferensi pers sering digunakan untuk membahas masalah hubungan masyarakat (PR), konferensi pers juga efektif untuk kegunaan lain, seperti mengumumkan kampanye iklan baru atau menyajikan terobosan ilmiah.

Jika bisnis Anda mensponsori acara amal, memperoleh bakat baru, atau membuat beberapa perubahan besar lainnya, konferensi pers mungkin merupakan kesempatan sempurna untuk menyebarkan berita secara besar-besaran.

2. Peluncuran Produk

Peluncuran produk secara khusus dirancang untuk meluncurkan produk baru ke pasar. Peluncuran produk lunak memberi basis pengguna yang lebih kecil dan tertarget akses pertama ke produk baru, sementara peluncuran keras merilisnya ke seluruh pasar. Sudah menjadi hal yang umum bagi perusahaan untuk melakukan banyak upaya dalam waktu menjelang peluncuran produk, membangun antisipasi di sekitar tanggal rilis yang sebenarnya.

3. Upacara Penghargaan

Seperti namanya, upacara penghargaan adalah acara di mana individu diberikan penghargaan atas prestasi mereka. Mereka sering acara semi-formal atau formal dengan piala atau memorabilia lain yang diberikan kepada penerima. Upacara penghargaan dapat diadakan oleh satu perusahaan untuk menghormati karyawannya atau sebagai bagian dari konferensi industri yang lebih besar di mana banyak perusahaan yang hadir.

4. Operasi Foto

Operasi foto memberi kesempatan kepada peserta untuk berfoto bersama politisi, selebritas, atau individu atau produk terkenal lainnya. Acara media ini pertama kali menjadi populer sebagai cara bagi politisi untuk menjangkau pemilih dan mendapatkan kepercayaan. Namun, mereka sekarang sering digunakan oleh perusahaan untuk memamerkan produk terbaru mereka atau mempresentasikan manajemen puncak perusahaan secara positif.

Bagaimana Merencanakan Acara Media yang Sukses

Apapun jenis acara media yang Anda pilih, menerapkan beberapa prinsip sederhana dapat membantu memastikan bahwa itu sesukses mungkin. Saat Anda merencanakan acara media, pertimbangkan tip berikut.

Tetapkan Tujuan Hasil Anda

Baik Anda sedang menciptakan kesadaran merek atau meluncurkan produk baru, selalu baik untuk memulai dengan tujuan akhir dalam pikiran. Ini akan membantu Anda mengasah pesan Anda dan memberi Anda beberapa tolok ukur untuk mengukur keberhasilan acara secara keseluruhan.

Buat Tim Impian Anda

Meskipun Anda dapat membuat acara media sendiri, memiliki tim profesional untuk memandu keputusan Anda dapat membantu memastikan kesuksesan acara Anda. Misalnya, manajer hubungan masyarakat profesional dapat membantu Anda menjangkau orang-orang penting di media dan membantu Anda mengamankan sponsor dan pengiklan.

Pakar perencanaan acara akan menangani semua detail dan memastikan acara berjalan sesuai rencana sekaligus memungkinkan Anda untuk fokus pada hal lain, seperti menyiapkan presentasi dan bersosialisasi dengan peserta.

Terakhir, ahli strategi pemasaran yang terampil dapat memperkuat hasil acara Anda dengan membagikan paparan media yang Anda terima di saluran lain – seperti email dan media sosial. Pendekatan omnichannel ini dapat membantu Anda menjangkau audiens yang lebih luas dan membuat dampak yang lebih besar.

Buat Pesan yang Menyenangkan

Manajer PR dan tim pemasaran Anda dapat bekerja sama untuk membuat pesan menarik yang sesuai dengan audiens target Anda dan membuat mereka tetap tertarik dan terlibat dalam acara Anda. Memasukkan cerita ke dalam pesan Anda akan membantu menciptakan hubungan emosional dengan audiens Anda, membuat keseluruhan acara jauh lebih menarik.

Pertimbangkan Estetikanya dengan Hati-hati

Dari tempat hingga dekorasi, setiap detail acara media Anda adalah cerminan dari perusahaan Anda dan harus konsisten dengan merek Anda. Untuk alasan ini, penting untuk fokus tidak hanya pada apa yang dikatakan pembicara tetapi juga pada apa yang dikatakan oleh lingkungan secara keseluruhan. Ingat, media akan membagikan gambar yang Anda tampilkan kepada publik, jadi lakukan sebanyak yang Anda bisa untuk memastikannya menyanjung.

Jika memungkinkan, berikan peserta akses langsung ke produk Anda dan tampilkan dengan cara yang menciptakan peluang foto. Juga, rencanakan untuk menyediakan brosur yang dirancang secara profesional atau daftar pokok pembicaraan utama untuk setiap peserta.

Mendapatkan Perhatian Pers

Acara pers Anda hanya akan membawa Anda sejauh ini jika orang yang tepat tidak muncul. Jika Anda ingin membuat gebrakan, Anda perlu memastikan pers benar-benar hadir. Berikut adalah beberapa cara untuk memastikan Anda mendapatkan perhatian mereka.

Kirim Siaran Pers

Mengirimkan siaran pers akan membantu media memutuskan apakah cerita Anda layak untuk diliput. Karena reporter mendapatkan banyak siaran pers setiap hari, penting untuk membuatnya tetap sederhana dan memberikan semua detail yang mereka butuhkan tanpa hype tambahan. Menyewa penulis siaran pers profesional yang memahami cara menarik perhatian media dapat meningkatkan peluang Anda untuk sukses secara signifikan.

Perhatikan Penjadwalan

Jika Anda ingin pers menghadiri acara Anda, Anda harus melakukannya pada waktu yang sesuai untuk mereka. Umumnya, wartawan tersedia di pertengahan pagi dan sore hari. Karena mereka sering memiliki tenggat waktu malam hari, acara yang dijadwalkan pada jam 4 sore atau jam 5 sore pada hari kerja mungkin menjadi tantangan. Ini juga merupakan ide yang baik untuk memeriksa kalender komunitas dan memastikan acara Anda tidak berlawanan dengan acara lokal besar lainnya yang mungkin menarik perhatian.

Buat Kit Pers

Anda pasti ingin meninggalkan pers dengan kesan positif tentang bisnis Anda, jadi pastikan Anda memiliki kit pers yang dibuat secara profesional yang siap untuk dikirim bersama mereka saat mereka pergi. Tidak hanya informasi yang Anda berikan dalam kit pers membantu mereka menulis cerita mereka, tetapi juga akan memberi Anda kendali atas apa yang pada akhirnya dilaporkan.

Kit pers Anda harus mencakup beberapa informasi latar belakang tentang perusahaan Anda serta informasi yang relevan tentang apa yang dibahas selama acara tersebut. Anda juga dapat memberikan foto, tautan situs web dan media sosial, dan informasi lain yang akan memberikan gambaran menyeluruh tentang perusahaan Anda.

Persiapkan Tindak Lanjut

Ada kemungkinan besar reporter memiliki pertanyaan untuk Anda setelah acara, jadi pastikan seseorang yang memahami semua detail tersedia untuk menerima telepon mereka. Sertakan nomor telepon dan informasi kontak lainnya untuk kontak media yang Anda tentukan dalam kit pers Anda. Kemudian, pastikan untuk tetap siaga selama setidaknya beberapa hari setelah acara pers Anda.

Mulai Rencanakan Acara Media Anda Berikutnya!

Jika Anda siap untuk mulai merencanakan acara media Anda berikutnya, ingatlah bahwa itu benar-benar membutuhkan tim. Meskipun Anda mungkin menjadi wajah bisnis Anda, sangat penting untuk bekerja dengan para ahli yang dapat menampilkan Anda dan merek Anda dengan cara terbaik. Mulailah perjalanan Anda dengan menjelajahi berbagai pakar bisnis yang tersedia untuk disewa di platform Fiverr!