5 niezależnych wskazówek i narzędzi do zarządzania pieniędzmi, aby zachować rentowność

Systemy zarządzania pieniędzmi freelancerów pomagają utrzymać finanse małej firmy lub freelancera na właściwym torze, podczas gdy ty koncentrujesz się na rozwoju i ekspansji. Oprócz tego zarządzanie pieniędzmi pomaga skutecznie radzić sobie z kryzysami i zapewniać przejrzystość w kontaktach z pracownikami i partnerami.

Aby uzyskać dogłębne zrozumienie znaczenia niezależnego zarządzania pieniędzmi, przyjrzyjmy się konsekwencjom nie robienia tego.

Konsekwencje złego zarządzania finansami

Nie możesz wiedzieć, czy jesteś na dobrej drodze

Bez dokładnego zarządzania finansami trudno będzie Ci stwierdzić, czy robisz postępy. Twoje saldo bankowe może dać ci poczucie przepływów pieniężnych, ale nie da ci pełnego obrazu twoich dochodów w porównaniu z wydatkami. Sprawozdania finansowe to prosty, ale skuteczny sposób na zmierzenie, czy jesteś rentowny, czy nie. Pomoże Ci to dostosować się i obrócić we właściwym kierunku, co ułatwi zrównoważony wzrost.

Będziesz miał trudności z podejmowaniem właściwych decyzji

Co jest mierzone, jest zarządzane. Jeśli nie jesteś świadomy tego, ile pieniędzy przepływa przez Twoją firmę i ile zarabiasz, nie możesz podjąć żadnej decyzji dotyczącej pieniędzy. Jeśli jesteś przedsiębiorcą solo, zarządzanie finansami niezależnymi będzie jeszcze trudniejsze, ponieważ prowadzisz cały program.

O dofinansowanie będzie trudno

Liderzy mikroprzedsiębiorstw muszą zrobić wszystko, co w ich mocy, aby zabezpieczyć środki finansowe na swoje przedsięwzięcia. Znaczenie gotówki operacyjnej jest nie do przecenienia, zwłaszcza jeśli chodzi o początkowe etapy biznesu lub przedsięwzięcia. Niezależnie od tego, czy chodzi o finansowanie społecznościowe, pieniądze od inwestora-anioła, pożyczkę z banku, aplikację fintech czy platformę pożyczek społecznościowych, pierwszą rzeczą, o którą poproszą Cię przed zatwierdzeniem Twojej prośby, jest przyjrzenie się Twojej księgi rachunkowe.

Mógłbyś wypaść z interesu

Jedną z najważniejszych rzeczy, które zarządzanie pieniędzmi umożliwia właścicielom małych firm i freelancerom, jest podejmowanie odpowiedniego ryzyka we właściwym czasie. Pomoże Ci podejmować właściwe decyzje inwestycyjne i ograniczać straty. Bez solidnego systemu zarządzania finansami przypominasz kierowcę samochodu z opaską na oczach. Bez względu na to, jak bardzo jesteś zręczny, istnieje duże prawdopodobieństwo, że spotka Cię wypadek.

Możesz popaść w długi

Popełnianie błędów finansowych i przedwczesne zamykanie firmy to jedno, ale popadanie w głębokie długi i ogłoszenie bankructwa to drugie.

5 wskazówek i narzędzi do zarządzania pieniędzmi, które pomogą Ci zarządzać finansami

1. Zautomatyzuj proces płatności

Proces płatności obejmuje tworzenie faktur, wysyłanie ich do klientów, monitorowanie w celu zapewnienia terminowych płatności, otrzymywanie prawidłowej płatności i aktualizowanie ksiąg po dokonaniu płatności. Ten proces jest czasochłonny i podatny na błędy, które mogą powodować opóźnienia, napięcia w relacjach i ogromne rozbieżności w twoich księgach.

Automatyzując wszystko wokół płatności, możesz nie tylko zmniejszyć prawdopodobieństwo tych błędów i zaoszczędzić czas, ale także zwiększyć efektywność swojego biznesu. Oto zalety zautomatyzowanego procesu płatności:

• Prowadź dokładne zapisy . Ponieważ prawdopodobieństwo błędów i powielania znacznie się zmniejszy, możesz polegać na liczbach w swoich księgach.
• Zwiększona widoczność i przejrzystość . Przejrzystość procesów finansowych i przejrzystość w kontaktach z klientami, pracownikami i inwestorami.
• Obniżony koszt transakcji . Największą oszczędnością tutaj jest Twój czas i praca. Możesz wykorzystać te zasoby w rozwoju swojej firmy.
• Zmniejszenie oszustw i kradzieży . Zautomatyzowane narzędzia płatnicze zabezpieczają Twoje transakcje zgodnie z najwyższymi standardami cyberbezpieczeństwa.
• Szybszy czas na gotówkę . Im szybciej możesz zamienić zakup na płynną gotówkę, tym większe masz szanse na rozwój firmy. Ułatwia to zautomatyzowany proces płatności.

Korzystając z oprogramowania takiego jak vcita lub Honeybook, możesz z łatwością lepiej zarządzać finansami swojej rozwijającej się małej firmy, automatyzując procesy płatności na następujące sposoby:

• Wysyłaj faktury zaraz po tym, jak klient umówi się na spotkanie lub złoży zamówienie, aby zapewnić terminowy przepływ gotówki.
• Przypomnij im o rozliczeniu faktury, wysyłając im automatyczne wiadomości, za pośrednictwem odpowiedniego kanału, z linkiem do płatności.
• Otrzymuj automatyczne potwierdzenia płatności, które będą aktualizowane w Twoich księgach.
• Akceptuj płatności różnymi metodami, takimi jak PayPal, Venmo i karty kredytowe.
• Daj swoim klientom swobodę wyboru metody i czasu płatności, integrując portal klienta vcita ze swoją witryną lub profilem firmy w Google.

2. Analizuj swoje przepływy pieniężne, aby przewidzieć zmiany

W niezależnym zarządzaniu pieniędzmi analiza przepływów pieniężnych jest procesem, który pomaga podjąć niezbędne kroki w celu zapewnienia, że ​​Twoja firma ma odpowiednią ilość kapitału obrotowego. Mówiąc najprościej, przewiduje przepływy pieniężne w najbliższej przyszłości w oparciu o najnowsze trendy.

Oto elementy, na których powinieneś się skupić, analizując przepływy pieniężne:

• Operacyjne przepływy pieniężne . Jest to wielkość kapitału wchodzącego i wychodzącego z Twojej firmy w określonym czasie. Powinien stale rosnąć, zwłaszcza w początkowych latach działalności Twojej firmy.
• Nieściągalne długi i opóźnienia w płatnościach . Te powinny być jak najniższe. Rozsądnie jest skonfigurować automatyczny system przypomnień o płatnościach, aby zminimalizować liczbę opóźnień w płatnościach.
• Inwestycje długoterminowe . Są one dokonywane sporadycznie, ale kosztują dużo dla organizacji i mogą dać błędne prognozy przepływów pieniężnych.
• Wolna gotówka . To płynny kapitał, który możesz od razu przenieść na nagłe, ale niezbędne wydatki.

Harpoon zapewnia rozwiązanie w chmurze dla rozwijających się firm, które analizuje i przewiduje ich przepływy pieniężne, pomagając im podejmować właściwe decyzje strategiczne za pomocą następujących funkcji:

• Połącz się z istniejącymi narzędziami do zarządzania zasobami, takimi jak arkusze programu Excel i narzędzia do płatności, aby otrzymywać dokładne aktualizacje w czasie rzeczywistym.
• Dostosuj swój model prognozowania środków pieniężnych w oparciu o swoje wymagania w odniesieniu do charakteru spostrzeżeń, które chcesz z nich wyciągnąć.
• Uzyskaj podsumowania swoich przepływów pieniężnych w ciągu kilku minut z pulpitu nawigacyjnego Harpoon.
• Oszacuj koszty projektu przed wdrożeniem nowych klientów na podstawie danych historycznych, aby wysłać klientom opłacalną ofertę.

Przewidując przepływy pieniężne w firmie, możesz na bieżąco lepiej zarządzać zasobami finansowymi, aby podejmować mądrzejsze decyzje finansowe.

3. Zdigitalizuj i zoptymalizuj swoje wydatki

Każda firma wydaje pieniądze tylko po to, aby utrzymać się na rynku. Początkujące przedsiębiorstwa muszą zwracać uwagę na koszty operacyjne z zamiarem ich obniżenia i uzyskania maksymalnej wartości z inwestycji.

Oto najważniejsze wydatki, o których musisz wiedzieć:

• Wynagrodzenia pracowników lub opłaty za usługi partnerów zewnętrznych, jeśli jesteś freelancerem.
• Koszty nabycia i utrzymania nieruchomości biznesowych, w tym wszelkich witryn internetowych, które posiadasz z zamiarem pozyskania większej liczby klientów.
• Media, takie jak elektryczność, woda i usługi internetowe, są niezbędne, ponieważ utrzymują wszystko w ruchu.
• Narzędzia i zasoby, których Ty (lub Twoi partnerzy i pracownicy) potrzebujecie do obsługi klientów, w tym wszystko, od stosu oprogramowania po półki ekspozycyjne.
• Opłaty dla sprzedawców i dostawców, które zazwyczaj mają zastosowanie do firm opartych na produktach fizycznych.

Bez względu na to, ile z powyższych wydatków ponosi Twoja firma, musisz skonfigurować system, który pomoże Ci je śledzić, zarządzać i optymalizować.

Finly dostarcza rozwiązanie cyfrowe, które pomaga małym firmom i freelancerom identyfikować możliwości oszczędności poprzez optymalizację i redukcję wydatków biznesowych. Poniżej znajdują się funkcjonalności, które pomogą Ci lepiej zarządzać swoimi finansami poprzez zarządzanie wydatkami:

• Aplikacja mobilna, która sprawia, że ​​rozwiązanie jest wygodne i umożliwia aktualizację wydatków biznesowych w podróży.
• Wbudowany mechanizm optycznego rozpoznawania znaków (OCR) aplikacji umożliwia Tobie i członkom Twojego zespołu również skanowanie i przesyłanie paragonów papierowych.
• Twórz spersonalizowane raporty finansowe dla małych firm i freelancerów za pomocą jednego kliknięcia, aby w mgnieniu oka uchwycić wszystkie swoje wydatki. Pomogą Ci one zrozumieć, w jaki sposób Twoja firma wydaje swoje zasoby finansowe.
• Wygenerowane raporty zostaną przekazane odpowiednim członkom zespołu lub partnerom w celu zachowania przejrzystości i zaufania.

4. Dokładnie rozliczaj podatki

Często postrzegane jako obowiązek moralny i społeczny, składanie podatków pozwala rządowi i bankom dowiedzieć się o kondycji Twojej firmy. Oprócz tego, że chroni Cię przed problemami prawnymi, daje następujące korzyści niezależnemu zarządzaniu pieniędzmi:

• Możesz przenieść swoje straty na kolejne lata, aby zmniejszyć wysokość podatków do zapłacenia. Liczba kolejnych lat, przez które możesz przenosić swoje straty, zależy od lokalnych przepisów.
• Potrzebujesz odpowiednich środków na każdym etapie rozwoju swojego biznesu. Pożyczki to świetny sposób na zabezpieczenie tych środków. Twoi pożyczkodawcy będą musieli zobaczyć twoje deklaracje podatkowe, aby upewnić się, że jesteś bezpieczną inwestycją.
• Rozpoczynając działalność gospodarczą, musiałeś zainwestować w aktywa, których wartość z czasem maleje. Możesz ubiegać się o koszty amortyzacji w celu zmniejszenia odliczeń podatkowych od tych aktywów, jeśli prawidłowo złożysz roczne zeznanie podatkowe.

Rozliczanie podatków to odpowiedzialność biznesowa, w której nie ma miejsca na błędy, szczególnie w przypadku freelancerów i początkujących właścicieli firm. Musisz być świadomy przepisów i każdego roku poświęcać czas temu procesowi.

Niestety, zajmie to część Twoich ograniczonych zasobów, które można było przeznaczyć na rozwój firmy, a nie na zadania administracyjne.

Bench zapewnia niedrogie rozwiązania w zakresie składania zeznań podatkowych dla freelancerów i małych firm z nieograniczonym wsparciem w zakresie doradztwa podatkowego. Trzy kluczowe korzyści, na które możesz liczyć dzięki Bench i zarządzaniu finansami freelancera, to:

• Zespół doświadczonych profesjonalistów : Będziesz mieć bezpośredni dostęp do najlepszych ekspertów, którzy poprowadzą Twój proces składania zeznań podatkowych przez cały rok.
• Zaznacz wszystkie pola : nie tylko uzyskasz wszystkie możliwe odliczenia, ale także będziesz mieć gotowe strategie tworzenia kopii zapasowych, jeśli coś pójdzie nie tak.
• Wsparcie dostosowane do Twoich potrzeb : Niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy przy składaniu podatków, czy też potrzebujesz sugestii ekspertów, Bench spełni wszystkie Twoje potrzeby.

5. Unikaj możliwości konfliktów z umowami cyfrowymi

Największym wyzwaniem, z jakim muszą sobie radzić małe firmy i freelancerzy, jest praca przy ograniczonych zasobach.

Podejście ręczne z tradycyjnymi procesami wyczerpuje te zasoby, zapewniając jednocześnie niewielką wartość, co utrudnia zarządzanie pieniędzmi małych firm i niezależnych. I tak automatyzacja ratuje sytuację.

Jest jednak jedna rzecz, którą trudno zautomatyzować: zarządzanie konfliktami. Czasami, z powodu okoliczności, na które nie masz wpływu, znajdziesz się w niezgodzie z klientami, pracownikami, partnerami i dostawcami, w zależności od charakteru Twojej firmy.

Sytuacje te szkodzą finansom Twojej firmy w następujący sposób:

• Twoja firma może otrzymać złe recenzje, co negatywnie wpłynie na rozwój.
• Będziesz musiał wydać jeszcze więcej zasobów, aby rozwiązać konflikt.
• Możesz lub nie możesz czerpać korzyści z interakcji, która doprowadziła do tego konfliktu.

Oczywiście incydentów tych nie da się całkowicie uniknąć, ale biorąc pod uwagę głębokość oddziaływania, należy podjąć kroki, aby prawdopodobieństwo ich wystąpienia było jak najmniejsze. Możesz to zrobić, zaczynając od właściwej stopy z kimkolwiek, z kim robisz interesy.

Hectic pomaga usunąć niejasności między Tobą a Twoimi klientami, partnerami, pracownikami i dostawcami poprzez umowy cyfrowe. Umowy te zawierają wszystkie warunki zaangażowania i są prawnie wiążące po ich podpisaniu.

Możesz użyć kreatora przeciągnij i upuść, aby w ciągu kilku minut utworzyć umowy ze wszystkimi szczegółami, takimi jak sposób i termin zapłaty.

Upewnienie się, że jesteś po tej samej stronie ze stroną przed przeprowadzeniem transakcji finansowej, ma kluczowe znaczenie dla małych firm i niezależnego zarządzania pieniędzmi. Oprócz zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia konfliktów, czyni Twój system bardziej przewidywalnym, co prowadzi do lepszego zarządzania finansami.

Podsumowanie

Małe firmy i freelancerzy mają trudności z efektywnym zarządzaniem swoimi finansami ze względu na zbyt wiele obowiązków i ograniczone zasoby. Na szczęście wiele procesów związanych z zarządzaniem finansami freelancerów można zautomatyzować.

Oto krótkie podsumowanie naszych pięciu niezależnych wskazówek dotyczących zarządzania pieniędzmi, o których warto pamiętać:

1. Skonfiguruj zautomatyzowany system fakturowania, który tworzy i wysyła faktury do odpowiednich stron wraz z działaniami następczymi zawierającymi linki do płatności.
2. Rejestruj przepływy pieniężne swojej firmy, aby je analizować i przewidywać, aby wydajnie prowadzić codzienne operacje biznesowe.
3. Zdigitalizuj sposób, w jaki wydajesz pieniądze jako właściciel firmy, aby śledzić swoje inwestycje i je optymalizować.
4. Zarządzaj wydatkami swoich pracowników, zwłaszcza gdy podróżują w celach służbowych, abyś mógł je odpowiednio zwrócić.
5. Korzystając z umów cyfrowych, upewnij się, że zaczynasz od właściwych kroków, zanim transakcja finansowa między Twoją firmą a inną stroną zostanie zainicjowana.

Podtrzymuj konwersację...

Ponad 10 000 z nas prowadzi codzienne rozmowy w naszej bezpłatnej grupie na Facebooku i chcielibyśmy Cię tam zobaczyć. Dołącz do nas!