5 consejos y herramientas independientes de administración de dinero para mantener la rentabilidad

Los sistemas de administración de dinero para autónomos lo ayudan a mantener en orden las finanzas de su pequeña empresa o autónomo mientras se enfoca en el crecimiento y la expansión. Aparte de eso, la administración del dinero lo ayuda a lidiar con las crisis de manera efectiva y a establecer la transparencia con sus empleados y socios.

Para obtener una comprensión profunda de la importancia de la administración del dinero por cuenta propia, echemos un vistazo a las consecuencias de no hacerlo.

Consecuencias de una mala gestión financiera

No puedes saber si estás en el camino correcto

Sin una gestión precisa de sus finanzas, le resultará difícil saber si está progresando. Tu saldo bancario puede darte una idea de tu flujo de caja, pero no te dará una idea general de tus ingresos frente a tus gastos. Los estados financieros son una forma simple pero efectiva de medir si es rentable o no. Esto le ayudará a adaptarse y girar en la dirección correcta, lo que facilitará el crecimiento sostenible.

Lucharás por tomar las decisiones correctas.

Lo que se mide, se gestiona. Si no sabe cuánto dinero fluye a través de su negocio y cuánto está ganando, no puede tomar ninguna decisión que sea relevante para el dinero. Si usted es un emprendedor independiente, será aún más desafiante administrar las finanzas independientes, ya que está a cargo de todo el espectáculo.

Será difícil conseguir financiación

Los líderes de las microempresas deben hacer todo lo posible para asegurar las finanzas de sus emprendimientos. No se puede exagerar la importancia del efectivo operativo, especialmente cuando se trata de las etapas iniciales de un negocio o una empresa. Ya sea en forma de crowdfunding, dinero de un inversionista ángel, un préstamo de un banco, una aplicación fintech o una plataforma de préstamos entre pares, lo primero que le pedirán antes de aprobar su solicitud es echar un vistazo a su libros de contabilidad.

Podrías salir del negocio

Una de las cosas más importantes que la gestión del dinero permite a los propietarios de pequeñas empresas y autónomos hacer de forma eficaz es asumir los riesgos adecuados en el momento adecuado. Le ayudará a tomar las decisiones de inversión correctas y reducir sus pérdidas. Sin un sistema sólido de administración de finanzas, usted es similar a un conductor de automóvil con los ojos vendados. No importa cuán hábil sea, existe una alta probabilidad de que tenga un accidente.

Podrías endeudarte

Cometer errores financieros y cerrar prematuramente su negocio es una cosa, pero otra es endeudarse profundamente y declararse en bancarrota.

5 consejos y herramientas de administración de dinero que lo ayudarán a administrar sus finanzas

1. Automatice su proceso de pago

El proceso de pago implica crear facturas, enviarlas a los clientes, hacer un seguimiento para garantizar los pagos a tiempo, recibir el pago correcto y actualizar sus libros después del pago. Este proceso requiere mucho tiempo y es propenso a errores que pueden causar retrasos, tensiones en las relaciones y grandes discrepancias en sus libros.

Al automatizar todo lo relacionado con los pagos, no solo puede reducir la probabilidad de esos errores y ahorrar tiempo, sino también aumentar la eficiencia de su negocio. Estos son los beneficios de un proceso de pago automatizado:

• Mantenga registros precisos . Como la probabilidad de errores y duplicaciones disminuirá sustancialmente, puede confiar en los números de sus libros.
• Mayor visibilidad y transparencia . Visibilidad en todos sus procesos financieros y transparencia con sus clientes, empleados e inversores.
• Reducción del costo por transacción . El mayor ahorro aquí es su tiempo y trabajo. Puede utilizar esos recursos para hacer crecer su negocio.
• Disminuir el fraude y el robo . Las herramientas de pago automatizadas aseguran sus transacciones con los más altos estándares de ciberseguridad.
• Tiempo de cobro más rápido . Cuanto más rápido pueda convertir una compra en efectivo líquido, mayores serán sus posibilidades de hacer crecer su negocio. Esto es facilitado por un proceso de pago automatizado.

Con un software como vcita o Honeybook, puede administrar mejor las finanzas de su pequeña empresa en ciernes mediante la automatización de los procesos de pago de las siguientes maneras:

• Envíe facturas justo después de que un cliente reserve una cita o haga un pedido para garantizar un flujo de efectivo oportuno.
• Recuérdeles que liquiden la factura enviándoles mensajes automatizados, a través de un canal apropiado, con un enlace de pago.
• Obtenga confirmaciones automáticas de pago que se actualizarán en sus libros.
• Acepte pagos a través de varios métodos, como PayPal, Venmo y tarjetas de crédito.
• Ofrezca a sus clientes la libertad de elegir su método y momento de pago integrando el portal de clientes de vcita con su sitio web o perfil comercial de Google.

2. Analice su flujo de efectivo para predecir cambios

En la administración de dinero independiente, el análisis de flujo de efectivo es un proceso que lo ayuda a tomar las medidas necesarias para garantizar que su empresa tenga una cantidad saludable de capital de trabajo. En pocas palabras, predice su flujo de efectivo en el futuro cercano en función de las tendencias recientes.

Estos son los elementos en los que debe concentrarse al analizar su flujo de efectivo:

• Flujo de caja operativo . Este es el volumen de capital que entra y sale de su negocio dentro de un período de tiempo específico. Debería aumentar constantemente, especialmente en los años formativos de su negocio.
• Deudas no cobradas y pagos atrasados . Estos deben ser lo más bajos posible. Es aconsejable configurar un sistema de recordatorio de pago automatizado para minimizar la cantidad de pagos atrasados.
• Inversiones a largo plazo . Estos se realizan ocasionalmente, pero cuestan mucho a la organización y pueden brindarle predicciones de flujo de caja incorrectas.
• Dinero en efectivo gratis . Este es el capital líquido que puedes mover de inmediato para gastos repentinos pero necesarios.

Harpoon proporciona una solución basada en la nube para empresas en crecimiento que analiza y predice su flujo de caja, ayudándoles a tomar las decisiones estratégicas correctas a través de las siguientes funcionalidades:

• Conéctese con las herramientas de administración de recursos existentes, como hojas de Excel y herramientas de pago, para obtener actualizaciones precisas en tiempo real.
• Personalice su modelo de pronóstico de efectivo en función de sus requisitos con respecto a la naturaleza de los conocimientos que desea extraer de ellos.
• Obtenga resúmenes de sus flujos de caja en cuestión de minutos desde el panel de control de Harpoon.
• Calcule los costos del proyecto antes de incorporar nuevos clientes en función de sus datos históricos para enviar a sus clientes una cotización rentable.

Al predecir el flujo de efectivo de su negocio, puede administrar mejor sus recursos financieros de manera continua para tomar decisiones financieras más inteligentes.

3. Digitaliza y optimiza tus gastos

Todos los negocios gastan dinero solo para mantenerse en pie. Las empresas en ciernes deben vigilar los costos operativos, con la intención de reducirlos y obtener el máximo valor de las inversiones.

Estos son los gastos cruciales que debe tener en cuenta:

• Los salarios de los empleados o las tarifas de servicio de los socios subcontratados si es un trabajador autónomo.
• Los costos de adquisición y mantenimiento de bienes inmuebles comerciales, incluido cualquier sitio web que posea con la intención de obtener más clientes.
• Los servicios públicos como la electricidad, el agua y el servicio de Internet son imprescindibles, ya que mantienen las cosas en funcionamiento.
• Las herramientas y el inventario que usted (o sus socios y empleados) necesitan para atender a los clientes, incluido todo, desde su pila de software hasta los estantes de exhibición.
• Tarifas de vendedores y proveedores, que generalmente se aplican principalmente a negocios basados ​​en productos físicos.

No importa en cuántos de los gastos anteriores incurra su empresa, debe configurar un sistema que lo ayude a rastrearlos, administrarlos y optimizarlos.

Finly ofrece una solución digital que ayuda a las pequeñas empresas y a los autónomos a identificar oportunidades de ahorro mediante la optimización y reducción de sus gastos comerciales. A continuación se encuentran las funcionalidades que lo ayudan a administrar mejor sus finanzas a través de la gestión de gastos:

• Una aplicación móvil que hace que la solución sea práctica y le permite actualizar los gastos comerciales sobre la marcha.
• El motor de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) incorporado de la aplicación le permite a usted y a los miembros de su equipo escanear y cargar recibos en papel también.
• Cree informes financieros personalizados para pequeñas empresas y autónomos con un solo clic para obtener un vistazo de todos sus gastos en un instante. Estos le ayudarán a comprender cómo su empresa gasta sus recursos financieros.
• Los informes generados se enviarán a los miembros del equipo o socios relevantes para mantener la transparencia y la confianza.

4. Presente sus impuestos con precisión

A menudo visto como un deber moral y una obligación social, declarar sus impuestos permite que el gobierno y los bancos sepan sobre la salud de su negocio. Además de mantenerlo fuera de problemas legales, le brinda las siguientes ventajas a su administración de dinero independiente:

• Puede trasladar sus pérdidas a los años siguientes para reducir la cantidad de impuestos a pagar. El número de años consecutivos que puede transferir sus pérdidas depende de las leyes locales.
• Necesita fondos adecuados en cada etapa del crecimiento de su negocio. Los préstamos son una gran manera de asegurar estos fondos. Sus prestamistas necesitarán ver sus declaraciones de impuestos comerciales para asegurarse de que sea una inversión segura.
• Al iniciar un negocio, debe haber invertido en activos cuyo valor disminuye con el tiempo. Puede reclamar los costos de depreciación para reducir las deducciones de impuestos sobre estos activos si presenta sus declaraciones anuales con precisión.

La declaración de impuestos es una responsabilidad comercial que no admite errores, especialmente para los trabajadores independientes y los propietarios de negocios en ciernes. Hay que estar al tanto de las leyes y dedicar todos los años esfuerzos puntuales a este proceso.

Desafortunadamente, tomará una parte de sus recursos limitados que podrían haberse gastado en desarrollar su negocio en lugar de tareas administrativas.

Bench ofrece soluciones asequibles para la declaración de impuestos a autónomos y pequeñas empresas con asesoramiento fiscal ilimitado. Los tres beneficios clave que puede esperar con Bench y administrar sus finanzas como trabajador independiente son:

• Equipo de profesionales experimentados : tendrá acceso directo a los mejores expertos que guiarán su proceso de declaración de impuestos durante todo el año.
• Marque todas las casillas : no solo obtendrá todas las deducciones posibles, sino que también tendrá estrategias de respaldo listas para usar si las cosas salen mal.
• Soporte personalizado según sus necesidades : ya sea que necesite ayuda para presentar sus impuestos o necesite algunas sugerencias de expertos, Bench satisfará todas sus necesidades.

5. Evita la posibilidad de conflictos con los contratos digitales

Los mayores desafíos a los que se enfrentan las pequeñas empresas y los autónomos es trabajar con recursos limitados.

El enfoque manual con los procesos tradicionales agota estos recursos y proporciona poco valor, lo que dificulta la administración del dinero de las pequeñas empresas y autónomos. Y así, la automatización salva el día.

Sin embargo, hay una cosa que es difícil de automatizar: la gestión de conflictos. A veces, debido a circunstancias fuera de su control, se encontrará en desacuerdo con sus clientes, empleados, socios y proveedores, según la naturaleza de su negocio.

Estas situaciones dañan las finanzas de su negocio de las siguientes maneras:

• Su negocio puede recibir malas críticas, lo que afectará negativamente el crecimiento.
• Tendrás que gastar aún más recursos para resolver el conflicto.
• Puede o no obtener ganancias de la interacción que condujo a este conflicto.

Por supuesto, estos incidentes no se pueden evitar por completo, pero teniendo en cuenta la profundidad del impacto, debe tomar medidas para garantizar que su probabilidad de ocurrencia sea la mínima posible. Puede hacer esto comenzando con el pie derecho con quienquiera que haga negocios.

Hectic ayuda a eliminar la ambigüedad entre usted y sus clientes, socios, empleados y proveedores a través de contratos digitales. Estos contratos contienen todos los términos y condiciones de compromiso y son legalmente exigibles una vez firmados.

Puede usar el generador de arrastrar y soltar para crear contratos en minutos con todos los detalles, como cómo y cuándo se le pagará.

Asegurarse de estar en sintonía con una parte antes de realizar una transacción financiera es crucial para las pequeñas empresas y la administración de dinero independiente. Además de reducir la probabilidad de conflictos, hace que su sistema sea más predecible, lo que lleva a una mejor gestión financiera.

Terminando

Las pequeñas empresas y los autónomos tienen dificultades para administrar sus finanzas de manera eficiente debido a demasiadas responsabilidades y recursos limitados. Afortunadamente, puede automatizar muchos procesos relacionados con la gestión de las finanzas de los autónomos.

Aquí hay un resumen rápido de nuestros cinco consejos de administración de dinero independientes para recordar:

1. Configure un sistema de facturación automatizado que cree y envíe facturas a las partes relevantes con seguimientos que contengan enlaces de pago.
2. Registre el flujo de efectivo de su negocio para analizarlo y predecirlo para ejecutar sus operaciones comerciales diarias de manera eficiente.
3. Digitalice la forma en que gasta dinero como propietario de un negocio para realizar un seguimiento de sus inversiones y optimizarlas.
4. Administre los gastos de sus empleados, especialmente cuando viajan por motivos de negocios, para que pueda reembolsarlos adecuadamente.
5. Al usar contratos digitales, asegúrese de comenzar con el pie derecho antes de que se inicie una transacción financiera entre su empresa y otra parte.

Sigue la conversación...

Más de 10.000 de nosotros tenemos conversaciones diarias en nuestro grupo gratuito de Facebook y nos encantaría verte allí. ¡Únete a nosotros!