5 conseils et outils de gestion financière indépendants pour rester rentable

Les systèmes de gestion de l'argent des indépendants vous aident à maintenir les finances de votre petite entreprise ou de votre indépendant sur la bonne voie tout en vous concentrant sur la croissance et l'expansion. En dehors de cela, la gestion de l'argent vous aide à gérer efficacement les crises et à établir la transparence avec vos employés et partenaires.

Pour acquérir une compréhension approfondie de l'importance de la gestion de l'argent en freelance, examinons les conséquences de ne pas le faire.

Conséquences d'une mauvaise gestion financière

Vous ne pouvez pas savoir si vous êtes sur la bonne voie

Sans une gestion précise de vos finances, il vous sera difficile de savoir si vous progressez. Votre solde bancaire peut vous donner une idée de votre flux de trésorerie, mais il ne vous donnera pas une vue d'ensemble de vos revenus par rapport à vos dépenses. Les états financiers sont un moyen simple mais efficace de mesurer si vous êtes rentable ou non. Cela vous aidera à vous adapter et à pivoter dans la bonne direction, ce qui facilitera une croissance durable.

Vous aurez du mal à prendre les bonnes décisions

Ce qui est mesuré est géré. Si vous ne savez pas combien d'argent circule dans votre entreprise et combien vous gagnez, vous ne pouvez prendre aucune décision concernant l'argent. Si vous êtes un entrepreneur solo, il sera encore plus difficile de gérer les finances des indépendants, puisque vous dirigez tout le spectacle.

Il sera difficile d'obtenir des financements

Les dirigeants de micro-entreprises doivent faire tout ce qu'ils peuvent pour sécuriser les finances de leurs efforts. L'importance de la trésorerie opérationnelle ne peut être surestimée, en particulier lorsqu'il s'agit des étapes initiales d'une entreprise ou d'une entreprise. Que ce soit sous forme de financement participatif, d'argent d'un investisseur providentiel, d'un prêt d'une banque, d'une application fintech ou d'une plateforme de prêt entre pairs, la première chose qu'ils vous demanderont avant d'approuver votre demande est de jeter un œil à votre livres comptables.

Vous pourriez faire faillite

L'une des choses les plus importantes que la gestion de l'argent permet aux propriétaires de petites entreprises et aux indépendants de faire efficacement est de prendre les bons risques au bon moment. Cela vous aidera à prendre les bonnes décisions d'investissement et à réduire vos pertes. Sans un système de gestion financière solide, vous êtes semblable à un automobiliste avec les yeux bandés. Peu importe à quel point vous êtes habile, il y a de fortes chances que vous rencontriez un accident.

Vous pourriez vous endetter

Faire des erreurs financières et fermer prématurément votre entreprise est une chose, mais s'endetter profondément et déclarer faillite en est une autre.

5 conseils et outils de gestion de l'argent qui vous aideront à gérer vos finances

1. Automatisez votre processus de paiement

Le processus de paiement implique la création de factures, leur envoi aux clients, le suivi pour garantir les paiements en temps opportun, la réception du paiement correct et la mise à jour de vos livres après le paiement. Ce processus prend du temps et est sujet à des erreurs qui peuvent entraîner des retards, des tensions relationnelles et d'énormes écarts dans vos livres.

En automatisant tout ce qui concerne les paiements, vous pouvez non seulement réduire la probabilité de ces erreurs et gagner du temps, mais également augmenter l'efficacité de votre entreprise. Voici les avantages d'un processus de paiement automatisé :

• Tenir des registres précis . Comme la probabilité d'erreurs et de doublons diminuera considérablement, vous pouvez vous fier aux chiffres de vos livres.
• Visibilité et transparence accrues . Visibilité sur vos processus financiers et transparence avec vos clients, employés et investisseurs.
• Réduction du coût par transaction . La plus grande économie ici est votre temps et votre travail. Vous pouvez utiliser ces ressources pour développer votre entreprise.
• Diminuer la fraude et le vol . Les outils de paiement automatisés sécurisent vos transactions avec les normes de cybersécurité les plus élevées.
• Délai d'encaissement plus rapide . Plus vite vous pourrez convertir un achat en liquidités, plus grandes seront vos chances de faire croître votre entreprise. Ceci est facilité par un processus de paiement automatisé.

À l'aide d'un logiciel comme vcita ou Honeybook, vous pouvez facilement mieux gérer les finances de votre petite entreprise en herbe en automatisant les processus de paiement des manières suivantes :

• Envoyez des factures juste après qu'un client a pris un rendez-vous ou passé une commande pour assurer un flux de trésorerie en temps opportun.
• Rappelez-leur de régler la facture en leur envoyant des messages automatisés, via un canal approprié, avec un lien de paiement.
• Obtenez des confirmations de paiement automatisées qui seront mises à jour dans vos livres.
• Acceptez les paiements via diverses méthodes telles que PayPal, Venmo et les cartes de crédit.
• Donnez la liberté à vos clients de choisir leur méthode et le moment de paiement en intégrant le portail client de vcita à votre site Web ou à votre profil d'entreprise Google.

2. Analysez votre trésorerie pour prévoir les changements

Dans la gestion financière indépendante, l'analyse des flux de trésorerie est un processus qui vous aide à prendre les mesures nécessaires pour vous assurer que votre entreprise dispose d'un fonds de roulement sain. En termes simples, il prédit votre flux de trésorerie dans un avenir proche en fonction des tendances récentes.

Voici les éléments sur lesquels vous devez vous concentrer lors de l'analyse de votre trésorerie :

• Cash-flow opérationnel . Il s'agit du volume de capital qui entre et sort de votre entreprise au cours d'une période donnée. Il devrait augmenter de manière constante, en particulier au cours des premières années de votre entreprise.
• Créances non recouvrées et retards de paiement . Ceux-ci doivent être aussi bas que possible. Il est judicieux de mettre en place un système de rappel de paiement automatisé pour minimiser le nombre de retards de paiement.
• Investissements à long terme . Ceux-ci sont effectués occasionnellement mais coûtent cher à l'organisation et peuvent vous donner des prévisions de trésorerie incorrectes.
• Trésorerie gratuite . C'est le capital liquide que vous pouvez déplacer immédiatement pour des dépenses soudaines mais nécessaires.

Harpoon fournit une solution basée sur le cloud pour les entreprises en croissance qui analyse et prédit leur flux de trésorerie en les aidant à prendre les bonnes décisions stratégiques grâce aux fonctionnalités suivantes :

• Connectez-vous aux outils de gestion des ressources existants tels que les feuilles Excel et les outils de paiement pour obtenir des mises à jour précises en temps réel.
• Personnalisez votre modèle de prévision de trésorerie en fonction de vos besoins en ce qui concerne la nature des informations que vous souhaitez en tirer.
• Obtenez des résumés de vos flux de trésorerie en quelques minutes à partir du tableau de bord Harpoon.
• Estimez les coûts du projet avant d'intégrer de nouveaux clients en fonction de vos données historiques pour envoyer à vos clients un devis rentable.

En prédisant les flux de trésorerie de votre entreprise, vous pouvez mieux gérer vos ressources financières sur une base continue pour prendre des décisions financières plus judicieuses.

3. Digitalisez et optimisez vos dépenses

Chaque entreprise dépense de l'argent juste pour rester debout. Les entreprises en herbe doivent garder un œil sur les coûts opérationnels, dans le but de les réduire et de tirer le meilleur parti des investissements.

Voici les dépenses cruciales dont vous devez être conscient :

• Les salaires des employés, ou les frais de service des partenaires externalisés si vous êtes un indépendant.
• Les coûts d'acquisition et de maintenance de l'immobilier commercial, y compris tout site Web que vous possédez dans le but d'attirer plus de clients.
• Les services publics tels que l'électricité, l'eau et le service Internet sont indispensables, car ils permettent aux choses de fonctionner.
• Les outils et l'inventaire dont vous (ou vos partenaires et employés) avez besoin pour servir les clients, y compris tout, de votre pile de logiciels aux présentoirs.
• Les frais des vendeurs et des fournisseurs, qui s'appliquent généralement principalement aux entreprises basées sur des produits physiques.

Peu importe le nombre de dépenses ci-dessus engagées par votre entreprise, vous devez mettre en place un système qui vous aide à les suivre, à les gérer et à les optimiser.

Enfin propose une solution numérique qui aide les petites entreprises et les indépendants à identifier les opportunités de réduction des coûts en optimisant et en réduisant leurs dépenses professionnelles. Vous trouverez ci-dessous les fonctionnalités qui vous aident à mieux gérer vos finances grâce à la gestion des dépenses :

• Une application mobile qui rend la solution pratique vous permettant de mettre à jour les dépenses professionnelles en déplacement.
• Le moteur de reconnaissance optique de caractères (OCR) intégré de l'application vous permet, à vous et aux membres de votre équipe, de numériser et de télécharger également des reçus papier.
• Créez des rapports financiers personnalisés pour les petites entreprises et les indépendants en un clic pour avoir un aperçu de toutes vos dépenses en un instant. Ceux-ci vous aideront à comprendre comment votre entreprise dépense ses ressources financières.
• Les rapports générés seront transmis aux membres de l'équipe ou aux partenaires concernés pour maintenir la transparence et la confiance.

4. Déposez vos impôts avec précision

Souvent considérée comme un devoir moral et une obligation sociale, la déclaration de revenus permet au gouvernement et aux banques de connaître la santé de votre entreprise. En plus de vous éviter des ennuis juridiques, cela donne les avantages suivants à votre gestion financière indépendante :

• Vous pouvez reporter vos pertes aux années suivantes afin de réduire le montant des impôts à payer. Le nombre d'années consécutives pendant lesquelles vous pouvez reporter vos pertes dépend des lois locales.
• Vous avez besoin de fonds suffisants à chaque étape de la croissance de votre entreprise. Les prêts sont un excellent moyen de sécuriser ces fonds. Vos prêteurs auront besoin de voir les déclarations de revenus de votre entreprise pour s'assurer que vous êtes un investissement sûr.
• Lors du démarrage d'une entreprise, vous devez avoir investi dans des actifs dont la valeur diminue avec le temps. Vous pouvez réclamer des frais d'amortissement pour réduire les déductions fiscales sur ces actifs si vous produisez vos déclarations annuelles avec précision.

La déclaration de revenus est une responsabilité commerciale qui n'a pas le droit à l'erreur, en particulier pour les indépendants et les propriétaires d'entreprise en herbe. Vous devez être au courant des lois et consacrer des efforts opportuns chaque année à ce processus.

Malheureusement, cela prendra une partie de vos ressources limitées qui auraient pu être consacrées au développement de votre entreprise plutôt qu'à des tâches administratives.

Bench fournit des solutions de déclaration de revenus abordables aux indépendants et aux petites entreprises avec un soutien consultatif fiscal illimité. Les trois principaux avantages que vous pouvez attendre de Bench et de la gestion des finances de votre freelance sont :

• Équipe de professionnels chevronnés : Vous aurez un accès direct aux meilleurs experts qui guideront votre processus de déclaration de revenus tout au long de l'année.
• Cochez toutes les cases : Non seulement vous obtiendrez toutes les déductions possibles, mais vous aurez également des stratégies de sauvegarde prêtes à l'emploi si les choses tournent mal.
• Un accompagnement personnalisé selon vos besoins : Que vous ayez besoin d'aide pour produire vos impôts ou que vous ayez besoin de suggestions d'experts, Bench répondra à tous vos besoins.

5. Éviter la possibilité de conflits avec les contrats numériques

Le plus grand défi auquel les petites entreprises et les indépendants doivent faire face est de travailler avec des ressources limitées.

L'approche manuelle avec les processus traditionnels draine ces ressources tout en offrant peu de valeur, ce qui rend difficile la gestion de l'argent des petites entreprises et des indépendants. Et donc, l'automatisation sauve la journée.

Cependant, il y a une chose difficile à automatiser : la gestion des conflits. Parfois, en raison de circonstances indépendantes de votre volonté, vous vous retrouverez en désaccord avec vos clients, employés, partenaires et fournisseurs, selon la nature de votre entreprise.

Ces situations nuisent aux finances de votre entreprise des manières suivantes :

• Votre entreprise pourrait recevoir de mauvaises critiques, ce qui aura un impact négatif sur la croissance.
• Vous devrez dépenser encore plus de ressources pour résoudre le conflit.
• Vous pouvez ou non tirer profit de l'interaction qui a conduit à ce conflit.

Bien entendu, ces incidents ne peuvent être entièrement évités, mais compte tenu de la profondeur de l'impact, vous devez prendre des mesures pour vous assurer que leur probabilité d'occurrence est la plus faible possible. Vous pouvez le faire en commençant du bon pied avec la personne avec qui vous faites affaire.

Hectic aide à lever l'ambiguïté entre vous et vos clients, partenaires, employés et fournisseurs grâce à des contrats numériques. Ces contrats contiennent tous les termes et conditions d'engagement et sont juridiquement exécutoires une fois signés.

Vous pouvez utiliser le générateur de glisser-déposer pour créer des contrats en quelques minutes avec tous les détails tels que comment et quand vous serez payé.

S'assurer que vous êtes sur la même longueur d'onde avec une partie avant d'effectuer une transaction financière est crucial pour les petites entreprises et la gestion financière indépendante. En plus de réduire la probabilité de conflits, cela rend votre système plus prévisible, ce qui améliore la gestion des finances.

Emballer

Les petites entreprises et les indépendants ont du mal à gérer efficacement leurs finances en raison d'un trop grand nombre de responsabilités et de ressources limitées. Heureusement, vous pouvez automatiser de nombreux processus liés à la gestion des finances des indépendants.

Voici un bref récapitulatif de nos cinq conseils de gestion financière indépendants à retenir :

1. Mettre en place un système de facturation automatisé qui crée et envoie des factures aux parties concernées avec des suivis contenant des liens de paiement.
2. Enregistrez le flux de trésorerie de votre entreprise pour l'analyser et le prévoir afin de gérer efficacement vos opérations commerciales quotidiennes.
3. Numérisez la façon dont vous dépensez de l'argent en tant que propriétaire d'entreprise pour suivre vos investissements et les optimiser.
4. Gérez les dépenses de vos employés, notamment lorsqu'ils voyagent à des fins professionnelles, afin de pouvoir les rembourser adéquatement.
5. En utilisant des contrats numériques, assurez-vous de commencer du bon pied avant qu'une transaction financière ne soit initiée entre votre entreprise et une autre partie.

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