5 dicas e ferramentas freelance de gerenciamento de dinheiro para se manter lucrativo

Os sistemas de gerenciamento de dinheiro freelancer ajudam você a manter as finanças de sua pequena empresa ou freelancer nos trilhos enquanto você se concentra no crescimento e na expansão. Além disso, a gestão do dinheiro ajuda você a lidar com as crises de forma eficaz e a estabelecer transparência com seus funcionários e parceiros.

Para obter uma compreensão aprofundada da importância da gestão de dinheiro freelancer, vamos dar uma olhada nas consequências de não fazê-lo.

Consequências da má gestão financeira

Você não pode saber se está no caminho certo

Sem um gerenciamento preciso de suas finanças, será difícil para você saber se está progredindo. Seu saldo bancário pode lhe dar uma noção de seu fluxo de caixa, mas não lhe dará uma visão geral de suas receitas versus despesas. As demonstrações financeiras são uma maneira simples, mas eficaz, de medir se você é lucrativo ou não. Isso ajudará você a se adaptar e girar na direção certa, o que facilitará o crescimento sustentável.

Você vai lutar para tomar as decisões certas

O que é medido, é gerenciado. Se você não sabe quanto dinheiro está fluindo em seu negócio e quanto você está ganhando, você não pode tomar nenhuma decisão que seja relevante para o dinheiro. Se você for um solopreneur, será ainda mais desafiador gerenciar as finanças do freelancer, já que você está comandando todo o show.

Vai ser difícil conseguir financiamento

Os líderes de microempresas precisam fazer tudo o que puderem para garantir as finanças de seus empreendimentos. A importância do caixa operacional não pode ser exagerada, especialmente quando se trata dos estágios iniciais de um negócio ou empreendimento. Seja na forma de crowdfunding, dinheiro de um investidor anjo, empréstimo de um banco, um aplicativo fintech ou uma plataforma de empréstimo entre pares, a primeira coisa que eles solicitarão de você antes de aprovar seu pedido é dar uma olhada no seu livros de contabilidade.

Você poderia sair do negócio

Uma das coisas mais importantes que o gerenciamento de dinheiro permite que pequenos empresários e freelancers façam de forma eficaz é assumir os riscos certos no momento certo. Isso ajudará você a tomar as decisões de investimento corretas e reduzir suas perdas. Sem um sólido sistema de gestão financeira, você é semelhante a um motorista de carro com os olhos vendados. Não importa o quão habilidoso você seja, há uma grande chance de você sofrer um acidente.

Você pode entrar em dívida

Cometer erros financeiros e encerrar prematuramente o seu negócio é uma coisa, mas outra é afundar-se em dívidas e declarar falência.

5 dicas e ferramentas de gerenciamento de dinheiro que ajudarão você a gerenciar suas finanças

1. Automatize seu processo de pagamento

O processo de pagamento envolve criar faturas, enviá-las aos clientes, acompanhar para garantir pagamentos em dia, receber o pagamento correto e atualizar seus livros após o pagamento. Esse processo é demorado e sujeito a erros que podem causar atrasos, problemas de relacionamento e grandes discrepâncias em seus livros.

Ao automatizar tudo em torno dos pagamentos, você pode não apenas reduzir a probabilidade desses erros e economizar tempo, mas também aumentar a eficiência do seu negócio. Aqui estão os benefícios de um processo de pagamento automatizado:

• Mantenha registros precisos . Como a probabilidade de erros e duplicações diminuirá substancialmente, você pode confiar nos números de seus livros.
• Maior visibilidade e transparência . Visibilidade em seus processos financeiros e transparência com seus clientes, funcionários e investidores.
• Custo reduzido por transação . A maior economia aqui é o seu tempo e trabalho. Você pode usar esses recursos para expandir seus negócios.
• Diminuir fraudes e roubos . As ferramentas de pagamento automatizadas protegem suas transações com os mais altos padrões de segurança cibernética.
• Tempo de caixa mais rápido . Quanto mais rápido você converter uma compra em dinheiro líquido, maiores serão suas chances de expandir seus negócios. Isso é facilitado por um processo de pagamento automatizado.

Usando um software como o vcita ou o Honeybook, você pode gerenciar facilmente as finanças de sua pequena empresa em desenvolvimento, automatizando os processos de pagamento das seguintes maneiras:

• Envie faturas logo após o cliente agendar um horário ou fazer um pedido para garantir um fluxo de caixa oportuno.
• Lembre-os de compensar a fatura enviando mensagens automáticas, por meio de um canal apropriado, com um link de pagamento.
• Obtenha confirmações automáticas de pagamento que serão atualizadas em seus livros.
• Aceite pagamentos através de vários métodos, como PayPal, Venmo e cartões de crédito.
• Dê liberdade para seus clientes escolherem a forma e o horário de pagamento integrando o portal do cliente vcita ao seu site ou Google Business Profile.

2. Analise seu fluxo de caixa para prever mudanças

No gerenciamento de dinheiro freelancer, a análise de fluxo de caixa é um processo que ajuda você a tomar as medidas necessárias para garantir que sua empresa tenha uma quantidade saudável de capital de giro. Simplificando, ele prevê seu fluxo de caixa no futuro próximo com base nas tendências recentes.

Aqui estão os elementos nos quais você deve se concentrar ao analisar seu fluxo de caixa:

• Fluxo de caixa operacional . Este é o volume de capital que entra e sai do seu negócio dentro de um período de tempo específico. Deve aumentar de forma consistente, especialmente nos anos de formação do seu negócio.
• Dívidas não cobradas e pagamentos atrasados . Estes devem ser os mais baixos possíveis. É aconselhável configurar um sistema de lembrete de pagamento automatizado para minimizar o número de pagamentos atrasados.
• Investimentos de longo prazo . Estes são feitos ocasionalmente, mas custam muito para a organização e podem fornecer previsões incorretas de fluxo de caixa.
• Dinheiro grátis . Este é o capital líquido que você pode movimentar imediatamente para despesas repentinas, mas necessárias.

A Harpoon fornece uma solução baseada em nuvem para empresas em crescimento que analisa e prevê seu fluxo de caixa, ajudando-as a tomar as decisões estratégicas corretas por meio das seguintes funcionalidades:

• Conecte-se com as ferramentas de gerenciamento de recursos existentes, como planilhas do Excel e ferramentas de pagamento, para obter atualizações precisas em tempo real.
• Personalize seu modelo de previsão de caixa com base em seus requisitos em relação à natureza dos insights que deseja extrair deles.
• Obtenha resumos de seus fluxos de caixa em minutos no painel do Harpoon.
• Estime os custos do projeto antes de integrar novos clientes com base em seus dados históricos para enviar a seus clientes uma cotação lucrativa.

Ao prever o fluxo de caixa da sua empresa, você pode gerenciar melhor seus recursos financeiros de forma contínua para tomar decisões financeiras mais inteligentes.

3. Digitalize e otimize suas despesas

Toda empresa gasta dinheiro apenas para permanecer de pé. As empresas iniciantes precisam ficar de olho nos custos operacionais, com a intenção de reduzi-los e obter o máximo valor dos investimentos.

Aqui estão as despesas cruciais que você precisa estar ciente:

• Os salários dos funcionários ou taxas de serviço de parceiros terceirizados, se você for freelancer.
• Os custos de aquisição e manutenção de imóveis comerciais, incluindo qualquer site que você possua com a intenção de obter mais clientes.
• Serviços públicos como eletricidade, água e serviço de internet são essenciais, pois mantêm as coisas funcionando.
• As ferramentas e o inventário de que você (ou seus parceiros e funcionários) precisam para atender os clientes, incluindo tudo, desde a pilha de software até as prateleiras de exibição.
• Taxas de fornecedores e fornecedores, que geralmente são aplicáveis ​​principalmente a empresas baseadas em produtos físicos.

Não importa quantas das despesas acima sejam incorridas pelo seu negócio, você precisa configurar um sistema que o ajude a rastreá-las, gerenciá-las e otimizá-las.

A Finly oferece uma solução digital que ajuda pequenas empresas e freelancers a identificar oportunidades de economia de custos, otimizando e reduzindo suas despesas comerciais. Abaixo estão as funcionalidades que ajudam você a administrar melhor suas finanças por meio da gestão de gastos:

• Um aplicativo móvel que torna a solução útil, permitindo que você atualize as despesas comerciais em qualquer lugar.
• O mecanismo integrado de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) do aplicativo permite que você e os membros de sua equipe também digitalizem e carreguem recibos em papel.
• Crie relatórios financeiros personalizados para pequenas empresas e freelancers com um clique para capturar um vislumbre de todas as suas despesas em um instante. Isso ajudará você a entender como sua empresa gasta seus recursos financeiros.
• Os relatórios gerados serão encaminhados aos membros da equipe ou parceiros relevantes para manter a transparência e a confiança.

4. Arquive seus impostos com precisão

Muitas vezes visto como um dever moral e uma obrigação social, declarar seus impostos permite que o governo e os bancos saibam sobre a saúde do seu negócio. Além de mantê-lo longe de problemas legais, oferece as seguintes vantagens para o seu gerenciamento de dinheiro freelancer:

• Você pode transportar suas perdas para os anos subsequentes para reduzir o valor dos impostos a pagar. O número de anos consecutivos em que você pode levar adiante suas perdas depende das leis locais.
• Você precisa de fundos adequados em todas as fases do crescimento do seu negócio. Os empréstimos são uma ótima maneira de garantir esses fundos. Seus agiotas precisarão ver as declarações fiscais de sua empresa para garantir que você seja um investimento seguro.
• Ao iniciar um negócio, você deve ter investido em ativos cujo valor diminui com o tempo. Você pode reivindicar os custos de depreciação para reduzir as deduções fiscais sobre esses ativos se arquivar suas declarações anuais com precisão.

A declaração de impostos é uma responsabilidade comercial que não tem espaço para erros, especialmente para freelancers e empresários iniciantes. Você deve estar ciente das leis e dedicar esforços pontuais todos os anos a esse processo.

Infelizmente, será necessário um pedaço de seus recursos limitados que poderiam ter sido gastos no desenvolvimento de seus negócios, em vez de tarefas administrativas.

A Bench fornece soluções acessíveis de declaração de impostos para freelancers e pequenas empresas com suporte consultivo tributário ilimitado. Os três principais benefícios que você pode esperar com Bench e gerenciar suas finanças freelancer são:

• Equipe de profissionais experientes : Você terá acesso direto aos melhores especialistas que orientarão seu processo de declaração de impostos ao longo do ano.
• Marque todas as caixas : você não apenas obterá todas as deduções possíveis, mas também terá estratégias de backup prontas para uso se as coisas derem errado.
• Suporte personalizado de acordo com suas necessidades : Se você precisa de ajuda para preencher seus impostos ou precisa de algumas sugestões de especialistas, o Bench atenderá a todas as suas necessidades.

5. Evite a possibilidade de conflitos com contratos digitais

Os maiores desafios com os quais pequenas empresas e freelancers precisam lidar é trabalhar com recursos limitados.

A abordagem manual com processos tradicionais drena esses recursos enquanto fornece pouco valor, dificultando o gerenciamento de dinheiro de pequenas empresas e freelancers. E assim, a automação salva o dia.

Porém, há uma coisa difícil de automatizar: o gerenciamento de conflitos. Às vezes, devido a circunstâncias fora do seu controle, você se encontrará em desacordo com seus clientes, funcionários, parceiros e fornecedores, dependendo da natureza do seu negócio.

Essas situações prejudicam as finanças do seu negócio das seguintes maneiras:

• Sua empresa pode receber críticas negativas, o que afetará negativamente o crescimento.
• Você terá que gastar ainda mais recursos para resolver o conflito.
• Você pode ou não lucrar com a interação que levou a esse conflito.

Claro, esses incidentes não podem ser totalmente evitados, mas considerando a profundidade do impacto, você deve tomar medidas para garantir que sua probabilidade de ocorrência seja a menor possível. Você pode fazer isso começando com o pé direito com quem faz negócios.

O Hectic ajuda a eliminar a ambiguidade entre você e seus clientes, parceiros, funcionários e fornecedores por meio de contratos digitais. Esses contratos contêm todos os termos e condições de contratação e são legalmente aplicáveis ​​uma vez assinados.

Você pode usar o construtor de arrastar e soltar para criar contratos em minutos com todos os detalhes, como como e quando você será pago.

Garantir que você esteja na mesma página com uma parte antes de realizar uma transação financeira é crucial para pequenas empresas e gerenciamento de dinheiro freelance. Além de reduzir a probabilidade de conflitos, torna seu sistema mais previsível, levando a uma melhor gestão financeira.

Empacotando

Pequenas empresas e freelancers acham difícil administrar suas finanças com eficiência devido a muitas responsabilidades e recursos limitados. Felizmente, você pode automatizar muitos processos relacionados ao gerenciamento financeiro do freelancer.

Aqui está uma rápida recapitulação de nossas cinco dicas de gerenciamento de dinheiro freelance para lembrar:

1. Configure um sistema de faturamento automatizado que crie e envie faturas para as partes relevantes com acompanhamentos contendo links de pagamento.
2. Registre o fluxo de caixa do seu negócio para analisá-lo e predizê-lo para executar suas operações comerciais diárias com eficiência.
3. Digitalize a maneira como você gasta dinheiro como proprietário de uma empresa para acompanhar seus investimentos e otimizá-los.
4. Gerencie as despesas de seus funcionários, especialmente quando eles viajam a negócios, para que você possa reembolsá-los adequadamente.
5. Usando contratos digitais, certifique-se de começar com o pé direito antes que uma transação financeira seja iniciada entre sua empresa e outra parte.

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