10 zalet automatyzacji procesów

Automatyzacja procesów ma wiele zalet dla firm, które decydują się na jej wdrożenie w codziennej działalności swojej organizacji.

Wiele z tych korzyści pozytywnie wpływa na koszty, czas i produkcję , ale wiele z nich sięga głębiej i wpływa na każdą część firmy od podstaw.

Dowiedz się więcej o najważniejszych zaletach wykorzystania automatyzacji w codziennych procesach biznesowych.

Jakie są zalety automatyzacji?

Korzyści z automatyzacji obejmują lepszą dokładność, niezawodność, produktywność, a także lepsze morale pracowników. Przyjrzyjmy się szczegółowo 10 korzyściom automatyzacji.

1. Wydajność

Automatyzacja ma duży wpływ na ogólną wydajność Twojej organizacji na różne sposoby, takie jak:

• Szybsze przetwarzanie — w porównaniu z ludźmi, zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA), która jest technologią wykorzystującą roboty programowe do naśladowania powtarzalnych ludzkich działań, jest w stanie przejść przez kilka razy więcej ukończonych procesów, dzięki czemu można obsłużyć więcej transakcji szybciej niż wcześniej. jednocześnie szybszy czas przetwarzania również pozytywnie wpływa na doświadczenie klienta, skracając czas odpowiedzi na prośby.
• Całodobowe działanie — roboty z oprogramowaniem RPA nie muszą spać ani się nie męczyć — pracują przez całą dobę, utrzymując określone zadania biznesowe i operacje przez cały czas. Jeśli coś wymaga ludzkiej uwagi, mają również możliwość odłożenia zadań na bok do rana.
• Zbieranie danych analitycznych — RPA zbiera dane dotyczące wszystkiego, co robi, umieszczając je w raportach, które są pełne przydatnych analiz, które można analizować i wykorzystywać do identyfikowania problemów w procesach. Pomoże to sprawdzić typowe dolegliwości procesowe, takie jak wąskie gardła, nieefektywność i wolne obszary.
• Większa dokładność — korzystanie z oprogramowania RPA pomaga usunąć większość błędów ludzkich z procesów, ponieważ jest ono zaprojektowane do przestrzegania określonych reguł.

2. Produktywność

Jedną z najbardziej oczywistych zalet automatyzacji procesów jest wzrost produktywności wynikający z przekazywania powtarzalnych zadań robotom , które mogą pracować dłużej i szybciej niż człowiek.

Ponadto automatyzacja rozwiązuje część zmarnowanego czasu związanego z „paradoksem produktywności”, w którym więcej technologii spowalnia procesy, ponieważ ludzie spędzają czas na poruszaniu się po aplikacjach, przełączaniu się między nimi, uczeniu się i nie tylko. Ta słabo zintegrowana technologia została rozwiązana przez RPA.

Wielkość zwiększonej produkcji zależy od rodzaju wdrażanych robotów RPA. Istnieją dwa różne typy, które mają różne relacje robocze ze swoimi ludzkimi odpowiednikami. Oto krótkie podsumowanie każdego z nich i sposobu, w jaki wpływają one na produkcję:

• Nadzorowane boty — te boty współpracują z ludźmi w celu realizacji transakcji. W tym przypadku bot i człowiek dzielą pracę. Na przykład człowiek może skupić się na zadaniach zorientowanych na klienta, podczas gdy bot zajmuje się obsługą danych, obliczeniami, raportowaniem i powiadomieniami. Ze względu na ludzki element nadzorowanego RPA proces jest wolniejszy.
• Nienadzorowane boty — w tym przypadku procesy są zautomatyzowane i wykonywane bez wymaganej pomocy człowieka. Boty mogą działać bezpłatnie 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, co oznacza wzrost produkcji.

Wybór typu bota zależy od zadań, które automatyzujesz i charakteru Twojej firmy. Niektóre procesy po prostu wymagają interakcji człowieka w celu podjęcia decyzji, inne nie.

Ogólnie rzecz biorąc, automatyzacja pomaga rozwiązać wiele problemów w ramach procesu, który go usprawnia, co oznacza większą produkcję i mniej straconego czasu.

Powiązany blog: 6 przykładów automatyzacji procesów biznesowych w handlu detalicznym

3. Oszczędności kosztów

Automatyzacja oszczędza pieniądze na różne sposoby w Twojej firmie.

Po pierwsze, odbiera pracownikom powtarzalne, „nudne” zadania, dzięki czemu mogą skupić się na zadaniach ważniejszych i wymagających kreatywnego i krytycznego myślenia.

Oszczędza to pieniądze, usuwając wiele straconego czasu dla pracowników , którzy mogą teraz rozwiązywać trudniejsze problemy w Twojej organizacji.

Pomoże Ci zmniejszyć część wypłacanych zarobków przeznaczoną na tego typu zadania, a w niektórych przypadkach całkowicie je zastąpić. Oznacza to, że możesz również ponownie zainwestować te zarobki w różne prace, które będą miały większy wpływ na biznes.

4. Zgodność

Jeśli firma działa w jednej z wielu dziedzin, które wymagają zachowania określonych standardów regulacyjnych (finanse, opieka zdrowotna itp.), ZAP może faktycznie pomóc w osiągnięciu zgodności z przepisami.

Wdrożenie ZAP może pomóc firmom w budowaniu ich programów zgodności, zapewniając kolejny poziom nadzoru i kontroli nad procesami.

Boty RPA za każdym razem wykonują każdy proces dokładnie tak samo — zmniejsza to prawdopodobieństwo wystąpienia błędów . Boty również dokładnie zgłaszają swoje działania w dzienniku aktywności, co oznacza, że ​​otrzymujesz w 100% dokładny ślad audytu.

5. Redukcja błędów

Błędy mogą być kosztowne — czasami kosztują firmy ponad 62,4 mln USD — ale korzystanie z robotów RPA znacznie zmniejsza ryzyko błędu ludzkiego w procesach, ponieważ dzięki RPA bot wykonuje zadania za każdym razem w taki sam sposób, jak zaprogramowano.

Mniej błędów może zaoszczędzić pieniądze, ale także odciąża pracowników, pozwalając im spędzać mniej czasu na radzeniu sobie z konsekwencjami tych błędów.

Oszczędza to pieniądze firmy, ponieważ nie trzeba poświęcać czasu na przeróbki i unikając w rezultacie kosztownych kar lub przestojów.

RPA redukuje również błędy na większą skalę poprzez zbieranie danych i budowanie raportów, które mogą dać firmie lepsze wyobrażenie o słabych stronach swoich procesów.

Powiązany blog: Jak zrobotyzowana automatyzacja procesów jest wykorzystywana w łańcuchach dostaw

6. Zadowolenie klienta

Jedną z najbardziej ekscytujących korzyści płynących z RPA jest pozytywny wpływ, jaki może mieć na Twoich klientów, ich doświadczenia z Twoją firmą i sposób, w jaki im obsługujesz.

Dzięki RPA możesz szybciej i wydajniej odpowiadać na zapytania klientów , szanując czas klienta i jednocześnie skutecznie odpowiadając na jego pytania i prośby.

To, co kiedyś zajmowało godziny, a nawet dni, teraz zajmuje tylko minuty. Można to oczywiście zastosować do dowolnej liczby interakcji z klientem, w tym przetwarzania zamówień.

Poprawi to reputację Twojej firmy wśród odbiorców dzięki pozytywnym przekazom szeptanym i silniejszym opiniom online.

7. Zwiększanie zadowolenia i retencji pracowników

Nic nie męczy pracownika bardziej niż nudna praca. Na szczęście RPA specjalizuje się w usuwaniu tej nudnej pracy i umożliwianiu pracownikom skupienia się na rzeczach, które zmuszają ich do kreatywnego i krytycznego myślenia. RPA eliminuje ręczne, powtarzalne, czasochłonne zadania, które łatwo nudzą i frustrują pracowników.

Zwiększa to wydajność, podnosi morale, a nawet zwiększa wydajność siły roboczej.

Jednym z wyzwań, z jakimi boryka się wiele firm chcących wdrożyć ZAP, jest uzyskanie poparcia od tych samych osób, których życie stanie się łatwiejsze po wdrożeniu botów.

Pracownicy mogą wahać się przed wprowadzeniem ZAP, ale nie muszą tak długo, o ile zostanie przedstawiony korzystny aspekt wpływu botów na ich codzienną pracę, a rola pracownika w projekcie jako interesariusza zostanie odpowiednio zakomunikowana .

8. Wyeliminuj procesy papierowe

Korzystanie z RPA jest opcją bardzo przyjazną dla środowiska, ponieważ umożliwia cyfrową transformację procesów, które zwykle pochłaniają papier i inne zasoby.

Ustanawiając te cyfrowe obiegi dokumentów, możesz skutecznie wyeliminować całe zużycie papieru w swojej organizacji , co może sprawić, że będziesz bardziej ekologiczny i zaoszczędzisz pieniądze i czas.

Co to jest „cyfrowy obieg dokumentów”? Zasadniczo jest to zautomatyzowany proces, który odnosi się do metod i służy do tworzenia przepływów pracy, które opierają się wyłącznie na dokumentach cyfrowych. Oznacza to jednoczesne wykorzystanie technologii chmury, nowego oprogramowania i automatyzacji, co pozwala zaoszczędzić papier i zwiększyć wydajność.

9. Standaryzacja i czystsze dane

Firmy mogą korzystać z automatyzacji procesów w celu standaryzacji procesów przepływu pracy w całej firmie, co ogranicza błędy, nieefektywność, powtarzalne zadania, koszty, zmienność wyników i nie tylko.

10. Skalowalne procesy

Zautomatyzowana, zrobotyzowana siła robocza może być dowolnej wielkości, w zależności od Twojej firmy.

Jeśli się rozwijasz, możesz łatwo rozwijać RPA razem z Tobą przy minimalnych dodatkowych kosztach. Jest to ogromna zaleta automatyzacji, która pozwala Twojej firmie zachować jak największą elastyczność dzięki szybkiemu i wydajnemu skalowaniu w górę lub w dół w zależności od pory roku lub ze względu na stały wzrost.

Powiązany blog: Czy potrzebujesz doradztwa w zakresie automatyzacji procesów zrobotyzowanych?

Znaczenie automatyzacji

Znaczenie automatyzacji staje się jasne, gdy firmy ewoluują, a klienci wymagają szybszego przetwarzania towarów i usług. Dlatego automatyzacja procesów może nie tylko usprawnić Twój biznes, ale także zabezpieczyć jego ciągłość.

Zmniejszenia budżetu spowodowane automatyzacją procesów można wykorzystać do skalowania firmy, zatrudniania potrzebnych talentów lub inwestowania w innowacyjne inicjatywy.

Na przykład organizacje opieki zdrowotnej ponoszą wysokie koszty administracyjne, ale dzięki automatyzacji procesów, która wykorzystuje oprogramowanie oparte na danych do monitorowania procesu rozliczeń, czas i budżet poświęcony na te zadania zmniejszą się.

Ze względu na rozwój telezdrowia, korzystanie z portali pacjentów i aplikacji opieki zdrowotnej technologia automatyzacji może sprawić, że rozliczenia i płatności staną się bezbolesnym procesem. Ten przykład branżowy daje wgląd w znaczenie automatyzacji.

W miarę jak coraz więcej branż zaczyna inwestować w automatyzację procesów, liderzy biznesowi powinni rozważyć strategię automatyzacji, która nie tylko pomoże im w przekształceniu działalności, ale także pozwoli zachować konkurencyjność .

Dolna linia

Istnieje wiele korzyści związanych z wdrożeniem RPA w Twojej firmie, od uwolnienia personelu ludzkiego po usprawnienie procesów, a razem sprawiają, że automatyzacja jest wielką korzyścią dla każdej organizacji.

Korzyści z RPA są nie tylko zewnętrzne, ale mogą również pozytywnie wpłynąć na siłę roboczą firmy i poprawić kulturę firmy.

Automatyzacja procesów może skrócić czas i koszty przetwarzania, poprawić morale pracowników oraz pomóc w zrównoważeniu i ciągłości firmy.

ZAP zmienia sposób, w jaki małe firmy działają w dzisiejszym, stale zmieniającym się krajobrazie. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak zmodernizować swoją organizację, zapoznaj się z naszym e-bookiem Zrozumienie automatyzacji przepływu pracy .