10 مزايا أتمتة العمليات

تأتي أتمتة العمليات مع العديد من المزايا للشركات التي تختار تنفيذها في العمليات اليومية لمؤسستهم.

تؤثر العديد من هذه الفوائد بشكل إيجابي على التكاليف والوقت والإنتاج ، ولكن الكثير منها يتعمق ويؤثر على كل جزء من الأعمال التجارية من الألف إلى الياء.

تعرف على المزيد حول بعض أهم مزايا استخدام الأتمتة في العمليات اليومية لأعمالك.

ما هي فوائد الأتمتة؟

تشمل مزايا الأتمتة تحسين الدقة والموثوقية والإنتاجية وكذلك تحسين الروح المعنوية للموظفين. دعنا نتعمق في 10 من مزايا الأتمتة.

1. الكفاءة

للأتمتة تأثير كبير على الكفاءة الكلية لمؤسستك بطرق مختلفة ، مثل:

• معالجة أسرع - مقارنة بالبشر ، فإن أتمتة العمليات الآلية (RPA) ، وهي تقنية تستخدم روبوتات برمجية لمحاكاة الإجراءات البشرية المتكررة ، قادرة على اجتياز عدة مرات من العمليات المكتملة حتى تتمكن من التعامل مع المزيد من المعاملات بشكل أسرع من ذي قبل. في الوقت نفسه ، يؤثر وقت المعالجة الأسرع أيضًا بشكل إيجابي على تجربة العميل ، ويقصر الوقت المستغرق للاستجابة للطلبات.
• تشغيل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع — لا تحتاج روبوتات برامج RPA إلى النوم ولا تتعب - فهي تعالج على مدار الساعة ، مما يحافظ على تشغيل بعض المهام والعمليات التجارية في جميع الأوقات. إذا كان هناك شيء يحتاج إلى اهتمام بشري ، فإن لديهم أيضًا القدرة على وضع المهام جانبًا حتى الصباح.
• جمع التحليلات —RPA يجمع البيانات حول كل ما يفعله ، ويودعها في تقارير مليئة بالتحليلات المفيدة التي يمكنك تحليلها واستخدامها لتحديد المشكلات في عملياتك. سيساعد هذا في التحقق من مشاكل العملية الشائعة مثل الاختناقات وعدم الكفاءة والمناطق البطيئة.
• دقة محسنة - يساعد استخدام برنامج RPA على إزالة الغالبية العظمى من الأخطاء البشرية من العمليات حيث إنه مصمم لاتباع قواعد محددة.

2. الإنتاجية

تتمثل إحدى المزايا الأكثر وضوحًا لأتمتة العمليات في زيادة الإنتاجية التي تأتي مع تسليم المهام المتكررة إلى الروبوتات التي يمكنها العمل لفترة أطول وأسرع من الإنسان.

بالإضافة إلى ذلك ، تعمل الأتمتة على حل بعض الوقت الضائع الناتج عن "مفارقة الإنتاجية" ، حيث تؤدي المزيد من التكنولوجيا إلى إبطاء العمليات حيث يقضي الأشخاص وقتًا في التنقل بين التطبيقات والتبديل بينها وتعلمها والمزيد. يتم حل هذه التقنية غير المتكاملة بشكل جيد عن طريق RPA.

يعتمد مقدار الإنتاج المعزز على نوع روبوتات RPA التي يتم نشرها. هناك نوعان مختلفان لهما علاقات عمل مختلفة مع نظرائهم من البشر. فيما يلي ملخص سريع لكل منها وكيف تؤثر على الإنتاج:

• الروبوتات التي تم حضورها - تعمل هذه الروبوتات بالتعاون مع البشر من أجل إكمال المعاملات. في هذه الحالة ، يقسم الروبوت والإنسان العمل ، على سبيل المثال ، قد يركز الإنسان على المهام التي تتمحور حول العميل بينما يتولى الروبوت التعامل مع البيانات والحسابات وإعداد التقارير والإشعارات. نظرًا للعنصر البشري في تقنية RPA الخاضعة للإشراف ، تكون العملية أبطأ.
• الروبوتات غير المراقبة - في هذه الحالة ، تتم أتمتة العمليات وتنفيذها دون الحاجة إلى مساعدة بشرية. تعمل الروبوتات مجانًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، مما يعني زيادة الإنتاج.

يعتمد نوع الروبوت الذي تختاره على المهام التي تقوم بأتمتة وطبيعة عملك. تتطلب بعض العمليات ببساطة تفاعلًا بشريًا لاتخاذ القرارات ، والبعض الآخر لا يتطلب ذلك.

بشكل عام ، تساعد الأتمتة في حل العديد من المشكلات داخل عملية تبسطها ، مما يعني مزيدًا من الإنتاج ووقتًا أقل ضائعًا.

مدونة ذات صلة: 6 أمثلة لأتمتة عمليات الأعمال في البيع بالتجزئة

3. التوفير في التكاليف

توفر الأتمتة المال بطرق مختلفة في عملك.

أولاً ، يزيل المهام المتكررة "المملة" من العمال حتى يتمكنوا من تركيز وقتهم على المهام الأكثر أهمية والمهام التي تتطلب التفكير الإبداعي والنقدي.

هذا يوفر المال عن طريق إزالة الكثير من الوقت الضائع لموظفيك الذين يمكنهم الآن معالجة المشكلات الأكثر صعوبة داخل مؤسستك.

سيساعدك ذلك على تقليل أجزاء من راتبك المدفوعة التي تذهب إلى هذه الأنواع من المهام ، وفي بعض الحالات ، استبدالها تمامًا. هذا يعني أنه يمكنك أيضًا إعادة استثمار تلك الأجور في وظائف مختلفة سيكون لها تأثير أكبر على الأعمال.

4. الامتثال

إذا كانت الشركة تعمل في أحد المجالات العديدة التي تتطلب الحفاظ على معايير تنظيمية معينة (المالية ، والرعاية الصحية ، وما إلى ذلك) ، فيمكن أن يساعدك RPA بالفعل في تحقيق الامتثال التنظيمي.

يمكن أن يساعد نشر تقنية RPA الشركات في بناء برامج الامتثال الخاصة بها من خلال توفير مستوى آخر من الرقابة والتحكم في العمليات.

تؤدي روبوتات RPA كل عملية بنفس الطريقة تمامًا في كل مرة - وهذا يقلل من فرص حدوث أخطاء . تقوم الروبوتات أيضًا بالإبلاغ عن أفعالها بدقة في سجل النشاط مما يعني أنك تحصل على مسار تدقيق دقيق بنسبة 100٪.

5. تقليل الأخطاء

يمكن أن تكون الأخطاء باهظة الثمن - في بعض الأحيان تكلف الشركات أكثر من 62.4 مليون دولار - ولكن استخدام روبوتات RPA يقلل بشكل كبير من خطر حدوث خطأ بشري في عملياتك لأنه ، باستخدام RPA ، يقوم الروبوت بتنفيذ المهام بالطريقة نفسها في كل مرة تتم برمجتها.

يمكن للأخطاء الأقل توفير المال ، ولكنها أيضًا تخفف بعض العبء عن القوى العاملة البشرية لديك من خلال السماح لهم بقضاء وقت أقل في التعامل مع تداعيات تلك الأخطاء.

هذا يوفر أموال العمل من خلال عدم الاضطرار إلى تكريس الوقت لإعادة العمل وتجنب الغرامات الباهظة أو التوقف عن العمل نتيجة لذلك.

تعمل تقنية RPA أيضًا على تقليل الأخطاء على نطاق أوسع من خلال جمع البيانات وإنشاء التقارير التي يمكن أن تعطي الشركة فكرة أفضل عن نقاط ضعف عملياتها.

مدونة ذات صلة: كيف يتم استخدام أتمتة العمليات الروبوتية في سلاسل التوريد

6. إرضاء العميل

من أكثر مزايا تقنية RPA إثارة هو التأثير الإيجابي الذي يمكن أن تحدثه على عملائك ، وتجربتهم مع عملك ، والطريقة التي تخدمهم بها.

باستخدام تقنية RPA ، يمكنك الرد على استفسارات العملاء بشكل أسرع وأكثر كفاءة ، مع احترام وقت العميل والإجابة على أسئلتهم وطلباتهم بنجاح في نفس الوقت.

ما كان يستغرق ساعات أو حتى أيامًا ، يستغرق الآن دقائق فقط. يمكن تطبيق هذا بالطبع على أي عدد من تفاعلات العملاء ، بما في ذلك معالجة الطلبات.

سيؤدي ذلك إلى تحسين سمعة شركتك بين جمهورك من خلال الحديث الإيجابي الشفهي والمراجعات الأقوى عبر الإنترنت.

7. زيادة رضا الموظفين والاحتفاظ بهم

لا شيء يتعب الموظف أكثر من العمل الممل. لحسن الحظ ، يتخصص RPA في إزالة هذا العمل الممل والسماح لهؤلاء العمال بالتركيز على الأشياء التي تتحدىهم في التفكير الإبداعي والنقدي. يعمل تقنية RPA على التخلص من المهام اليدوية والمتكررة والمستهلكة للوقت والتي تتسبب في إرهاق الموظفين وإحباطهم بسهولة.

يؤدي هذا إلى زيادة الكفاءة ورفع الروح المعنوية وحتى زيادة الإنتاجية في القوى العاملة.

أحد التحديات التي تواجهها العديد من الشركات عند التفكير في تنفيذ تقنية RPA هو الحصول على دعم من نفس الأشخاص الذين ستصبح حياتهم أسهل بمجرد نشر الروبوتات.

يمكن أن يتردد الموظفون في إدخال تقنية RPA ، لكن لا داعي لذلك ، طالما تم تحديد الجانب المفيد لكيفية تأثير الروبوتات على عملهم اليومي ، ويتم إبلاغ دور العامل في المشروع بصفته صاحب مصلحة بشكل صحيح .

8. القضاء على العمليات الورقية

يعد استخدام تقنية RPA خيارًا صديقًا للبيئة للغاية لأنه يتيح لك تحويل العمليات التي عادةً ما تستهلك الورق والموارد الأخرى رقميًا.

من خلال إنشاء تدفقات عمل المستندات الرقمية هذه ، يمكنك التخلص بشكل فعال من جميع استخدامات الورق داخل مؤسستك والتي يمكن أن تجعلك أكثر خضرة ويوفر لك المال والوقت.

ما هو "سير عمل المستند الرقمي؟" بشكل أساسي ، إنها عملية تلقائية تشير إلى الأساليب المستخدمة لإنشاء مهام سير عمل تعتمد فقط على المستندات الرقمية. وهذا يعني استخدام التكنولوجيا السحابية والبرامج الجديدة والأتمتة معًا مما يوفر الورق ويزيد من الكفاءة.

9. التوحيد القياسي والبيانات الأنظف

يمكن للشركات استخدام أتمتة العمليات لتوحيد عمليات سير العمل الخاصة بهم عبر أعمالها مما يقلل من الأخطاء وعدم الكفاءة والمهام المتكررة والتكاليف والتنوع في النتائج والمزيد.

10. عمليات قابلة للتطوير

تتمتع القوة العاملة الآلية والروبوتية بالقدرة على أن تكون بأي حجم تريده وفقًا لعملك.

إذا كنت تنمو ، فمن السهل أن تنمو RPA بجانبك بأقل تكلفة إضافية. هذه ميزة هائلة للأتمتة التي تتيح لشركتك أن تكون مرنة بقدر الإمكان من خلال التوسع أو التقليص بسرعة وفعالية اعتمادًا على الوقت من العام أو بسبب النمو المستمر.

مدونة ذات صلة: هل تحتاج إلى استشارات أتمتة العمليات الروبوتية؟

أهمية الأتمتة

تتضح أهمية الأتمتة مع تطور الأعمال التجارية ، ويطلب العملاء معالجة أسرع للسلع والخدمات. لذلك ، لا يمكن لأتمتة العمليات أن تحسن عملك فحسب ، بل تحمي أيضًا استمراريتها.

يمكن استخدام التخفيضات في الميزانية المدفوعة بأتمتة العمليات لتوسيع نطاق الشركة أو توظيف المواهب المطلوبة أو الاستثمار في مبادرات الابتكار.

على سبيل المثال ، تتحمل مؤسسات الرعاية الصحية تكاليف إدارية عالية ، ولكن مع أتمتة العمليات التي تستخدم البرامج القائمة على البيانات لمراقبة عملية الفوترة ، سينخفض ​​الوقت والميزانية التي يتم إنفاقها على هذه المهام.

بسبب ظهور الخدمات الصحية عن بعد ، واستخدام بوابات المرضى وتطبيقات الرعاية الصحية ، يمكن أن تجعل تكنولوجيا الأتمتة عملية الفوترة والدفع عملية سهلة. يعطي هذا المثال الصناعي نظرة ثاقبة على أهمية الأتمتة.

مع بدء المزيد من الصناعات في الاستثمار في أتمتة العمليات ، يجب على قادة الأعمال التفكير في استراتيجية أتمتة لن تساعدهم فقط في تحويل أعمالهم ، بل تسمح لهم أيضًا بالبقاء في المنافسة .

الحد الأدنى

هناك الكثير من الفوائد التي تأتي مع تنفيذ تقنية RPA في عملك ، بدءًا من تحرير القوى العاملة البشرية لديك إلى تبسيط العمليات ، وهي معًا تجعل الأتمتة مكسبًا كبيرًا لأي مؤسسة.

لا تعد مزايا تقنية أتمتة العمليات الروبوتية خارجية فحسب ، بل يمكنها أيضًا أن تؤثر بشكل إيجابي على القوى العاملة في الشركة وتحسين ثقافة الشركة.

يمكن أن تقلل أتمتة العمليات من وقت المعالجة وتكاليفها ، وتحسن معنويات الموظفين ، وتساعد على استدامة الشركة واستمراريتها.

تعمل تقنية RPA على تغيير الطريقة التي تعمل بها الشركات الصغيرة في مشهد اليوم المتطور باستمرار. لمعرفة المزيد حول كيفية تحديث مؤسستك ، راجع كتابنا الإلكتروني ، فهم أتمتة سير العمل .