Zalety wiadomości błyskawicznych dla Twojej firmy

Czy masz czasem wrażenie, że Twoja firma porusza się z prędkością światła? To nie tylko ty. Każdego dnia wszyscy mamy do czynienia z tonami informacji, a szybkość, z jaką możemy uzyskać potrzebne dane, ma duży wpływ na sukces biznesowy.

Jednocześnie biznes może teraz rozciągać się na duże odległości. Wiele organizacji ma kontrahentów i pracowników zdalnych z całego świata.

Dla wielu z nas czasy, kiedy trzeba było chodzić do biurka kolegi po akta lub czekać dwa dni na wyniki sprzedaży, minęły.

Wejdź do komunikatora biznesowego.

Wiadomości błyskawiczne istnieją od 1971 roku, kiedy to zostały stworzone dla komputerów rządowych USA. Umożliwiło to ludziom wysyłanie do siebie cyfrowych wiadomości tekstowych w czasie rzeczywistym.

Obecnie jest to potężne narzędzie, które może zmienić sposób działania Twojej organizacji, umożliwiając wysyłanie nie tylko wiadomości, ale także plików, aktualizacji statusu, linków i wzmianek.

Przyjrzyjmy się, dlaczego warto rozważyć korzystanie z komunikatorów internetowych w biznesie, jakie oferuje korzyści i jak można z powodzeniem z nich korzystać.

Jakie są zalety komunikatorów dla Twojej firmy?

Wiadomości błyskawiczne mogą służyć do pozostawania w kontakcie z zespołem, a nawet z klientami, niezależnie od tego, czy są w terenie, czy przy następnym biurku. Oto tylko kilka sposobów, w jakie możesz go użyć:

• Komunikowanie się z klientami i oferowanie usług lub wsparcia technicznego
• Wysyłanie przypomnień do klientów i członków zespołu o spotkaniach lub spotkaniach
• Współpraca nad projektami poprzez wysyłanie plików i aktualizacji w czasie rzeczywistym — szczególnie przydatna, gdy cały zespół nie znajduje się w jednym miejscu
• Ankietowanie członków zespołu lub proszenie ich o pomysły lub opinie
• Zameldowanie się z pracownikami, w tym z pracownikami bez biurek, aby zobaczyć, jak sobie radzą i czy potrzebują wsparcia w swojej pracy

Dlaczego więc miałbyś chcieć używać wiadomości błyskawicznych zamiast poczty e-mail lub innej opcji? Ta technologia oferuje duże korzyści dla Ciebie i Twoich pracowników.

Wiadomości błyskawiczne są elastyczne

Dzisiejsza technologia pozwala zostawiać notatki głosowe, wysyłać pliki lub wysyłać zwykły tekst. Wiadomości można odczytać natychmiast lub gdy pracownik ma wolną chwilę. Jeśli na przykład pracownik zajmuje się klientem lub znajduje się poza zasięgiem wieży telefonii komórkowej, może łatwo uzyskać dostęp do swoich wiadomości i odpowiedzieć, gdy będzie ponownie dostępny.

Komunikator może zastąpić e-mail i inne formy komunikacji. Pracownicy nie muszą zaglądać do skrzynki odbiorczej ani sprawdzać platformy — wiadomości często pojawiają się na ekranie w widocznym miejscu. Dostęp do nich można uzyskać z niemal każdego urządzenia mobilnego lub komputera z połączeniem internetowym.

Wiadomości błyskawiczne zapewniają łączność pracownikom zdalnym i hybrydowym

Jeśli masz pracowników bez biurek, pracowników zdalnych lub po prostu pracowników, którzy czasami wychodzą na lunch lub udają się do innego biura firmy, komunikator pozwala pozostać w kontakcie. Zawsze możesz skontaktować się z pracownikami, kiedy zajdzie taka potrzeba, a dzięki rozwiązaniu do czatu dla pracowników, takiemu jak Connecteam, możesz nawet sprawdzić, czy otrzymali i przeczytali Twoją wiadomość.

Komunikatory pozwalają wszystkim być na bieżąco

Czasem trzeba się przewrócić. Może klient odwołał duży projekt lub kierownictwo postanowiło obrać nowy kierunek w dziale. Nie martw się — komunikator pozwoli Ci przekazywać ważne aktualizacje wszystkim, których to dotyczy, wysyłając powiadomienia push do poszczególnych osób, a nawet całych zespołów jednocześnie. Masz nawet cyfrowy ślad tego, z kim się kontaktowałeś, więc nikt nie jest pominięty.

Wiadomości błyskawiczne mogą zapewnić bezpieczeństwo Twojemu zespołowi

Załóżmy, że zarządzasz zespołem pracowników użyteczności publicznej i dostajesz wiadomość, że zbliża się wielka burza. Jeśli część Twojego zespołu jest w terenie, możesz użyć komunikatora, aby wysłać wiadomość bezpośrednio na ich telefony, ostrzegając ich, aby dotarli do bezpieczeństwo. Dlatego komunikator internetowy może być ważną częścią Twojego planu BHP, gdy często liczy się czas.

Wiadomości błyskawiczne oszczędzają czas

Czy chcesz, aby klienci mogli się z Tobą kontaktować i szybko rozwiązywać problemy? Masz szybkie pytanie do współpracownika, ale nie chcesz dać się wciągnąć w dłuższą dyskusję? Dzięki komunikatorowi nie musisz otwierać wiadomości e-mail, podchodzić do czyjegoś biurka ani odtwarzać tagu telefonicznego. Za pomocą kilku przeciągnięć ekranu i kilku słów możesz uzyskać odpowiedzi potrzebne do wykonania zadań.

Wiadomości błyskawiczne zwiększają produktywność

Wyobraź sobie, że masz w kieszeni cały serwer informacji. Dzięki urządzeniu mobilnemu i dobrej platformie komunikatorów Twoi pracownicy mogą się tym właśnie cieszyć. Twój zespół może łatwo udostępniać pliki, zdjęcia, listy kontrolne, filmy i prawie wszystko, czego potrzebuje do pracy, bezpośrednio z telefonu komórkowego.

Możesz także zrobić więcej w krótkich fragmentach czasu dzięki wiadomościom błyskawicznym. Bez względu na to, gdzie jesteś i o jakiej porze, możesz poświęcić kilka minut, odpowiadając na pytania klientów lub podejmując kolejny krok w projekcie — Twoje miejsce pracy jest w Twoim telefonie.

Wiadomości błyskawiczne mogą poprawić zaufanie zespołu i jakość komunikacji

Badania to potwierdzają. Badanie City University of Hong Kong przeprowadzone przez Carol Xiaojuan Ou i Roberta M. Davisona przeprowadziło ankietę wśród 253 pracowników, stwierdzając, że zalety komunikatorów internetowych przeważają nad wadami. W szczególności badanie wykazało, że komunikator naśladuje komunikację osobistą (po części dlatego, że odbywa się w czasie rzeczywistym), co pomaga budować zaufanie i poprawia jakość komunikacji.

Wiadomości błyskawiczne mogą sprawić, że Twoja firma będzie bardziej integracyjna

Telefony i komunikatory mają niesamowite funkcje ułatwień dostępu, od rozpoznawania głosu po możliwość powiększania lub zwiększania jasności ekranu i dźwięku. Dla każdego, kto ma upośledzenie wzroku lub słuchu, te funkcje mogą sprawić, że wiadomości błyskawiczne będą łatwiejsze do odczytania niż dokumenty papierowe lub inne formy komunikacji. A dla neuroróżnorodnych pracowników i klientów korzystanie z komunikatorów internetowych może być mniej onieśmielające niż rozmowa osobista lub przez telefon.

Wiadomości błyskawiczne mogą pomóc w budowaniu kultury firmy

Komunikator jest nie tylko przydatny do wykonywania pracy. Może również pomóc w konsolidacji kultury firmy. Chcesz wysłać wiadomość urodzinową członkowi zespołu? Możesz to zrobić za pomocą mema (i linku do karty podarunkowej) przez komunikator. Chcesz sprawdzić współpracownika, który ma dużo na głowie? Szybka wiadomość błyskawiczna załatwi sprawę. Komunikator jest świetny nie tylko w biznesie. Może to być również dobre dla spójności zespołu i morale.

Wiadomości błyskawiczne mogą poprawić wyniki finansowe

Około 73% klientów preferuje czat na żywo podczas komunikacji z firmami, a klienci korzystający z czatu na żywo wydają o 60% więcej niż ci, którzy tego nie robią. Dla klientów czat może być atrakcyjną alternatywą dla długiego czekania na telefon.

Dzięki komunikatorom czat na żywo może trafiać bezpośrednio na telefony Twoich pracowników, dzięki czemu mogą oni odpowiadać klientom w czasie rzeczywistym. Może to pomóc w sfinalizowaniu większej sprzedaży i zwiększeniu zadowolenia i zaufania klientów. Gdy klienci mogą łatwo i natychmiast skontaktować się z Twoim zespołem, promuje to również Twoją firmę jako otwartą i przejrzystą organizację. W końcu klienci nie są przekazywani z działu do działu przez telefon ani nie czekają na odpowiedź e-mailem.

Wiadomości błyskawiczne mogą poprawić kreatywność zespołu

Ponieważ jest tak elastyczny, komunikator może być sposobem na zachęcanie do innowacji i kreatywności w Twojej organizacji. Załóżmy, że napotkasz problem w projekcie. Dzięki komunikatorowi możesz utworzyć czat zespołowy, a nawet wysłać wiadomość do całej firmy z prośbą o pomysły. W czasie rzeczywistym pracownicy mogą podzielić się swoimi przemyśleniami, a Twój zespół może przejrzeć dziennik czatu, aby znaleźć najlepsze rozwiązania. W ten sposób komunikator może z łatwością działać jako sesja burzy mózgów lub mobilna tablica.

Pomocny może być również swobodny charakter komunikacji za pomocą komunikatorów internetowych. W przeciwieństwie do formalnego raportu lub osobistej burzy mózgów, podczas której ludzie proszeni są o zabranie głosu przed salą, wiadomości błyskawiczne mogą być sposobem na wniesienie wkładu bez presji. Członkowie zespołu mogą szybko dodać fragment pomysłu, gdy poczują się do tego zainspirowani. Nieformalny charakter może również ułatwić pracownikom dzielenie się pomysłami, które nie są jeszcze w pełni ukształtowane. I nigdy nie wiesz, kiedy iskra jednego z tych pomysłów jest dokładnie tym, czego szukałeś.

Wiadomości błyskawiczne pomagają w prowadzeniu dokumentacji

Czy kiedykolwiek rozmawiałeś osobiście i żałowałeś, że nie możesz przewinąć do tyłu, aby uchwycić pomysł lub przejrzeć ważny termin? Komunikator przechowuje dla Ciebie cyfrowy ślad. Niezależnie od tego, czy chcesz, aby nowy członek zespołu szybko zapoznał się z tym, o czym rozmawiałeś na spotkaniu, czy też potrzebujesz rejestru interakcji z klientem w celu zapewnienia zgodności — wiadomości błyskawiczne prowadzą dziennik. W razie potrzeby możesz go nawet zapisać i przesłać.

Jakie są najlepsze praktyki dotyczące biznesowych wiadomości błyskawicznych?

Samo pobranie aplikacji obiecującej darmowe wiadomości błyskawiczne dla biznesu nie wystarczy. Musisz upewnić się, że wybierasz odpowiednią technologię, a następnie używasz jej poprawnie. Oto jak.

• Nie przesadzaj. Jeśli Twój zespół nieustannie wysyła wiadomości błyskawiczne, nie może skupić się na swojej pracy. Co gorsza, po pewnym czasie mogą zacząć ignorować wiadomości, jeśli jest ich zbyt wiele. Mogą przegapić kluczowe dane. Zanim klikniesz Wyślij, zawsze pytaj, czy wiadomość błyskawiczna musi być natychmiastowa. Czy ten element komunikacji zadziałałby lepiej w e-mailu, czy później połączony z kilkoma innymi informacjami w jednej wiadomości? Zachowaj wiadomości błyskawiczne na pilne sprawy, o których Twój zespół musi wiedzieć od razu.
• Korzystaj tylko z jednej opcji technologii biznesowego komunikatora internetowego. Jeśli twoi pracownicy otrzymują wiadomości błyskawiczne na trzech różnych platformach, wszystko upadnie. Spróbuj użyć tylko jednej platformy zespołowej. Aplikacja Connecteam umożliwia wysyłanie wiadomości błyskawicznych i czatowanie z zespołem, ale obejmuje również zaawansowane szkolenie, które pomoże Ci korzystać z aplikacji. Co więcej, aplikacja pozwala tworzyć własne materiały edukacyjne dla Twojego zespołu, w tym szkolenia wideo. Obejmuje nawet przechowywanie dokumentów, planowanie i inne funkcje. To kompleksowe rozwiązanie do utrzymywania łączności między zespołami.
• Ustal podstawowe zasady dotyczące akceptowalnego zachowania. Wiadomości błyskawiczne mogą być zwyczajne, ale to, co dzieje się w komunikatorach biznesowych, powinno nadal być profesjonalne. Utwórz i udostępnij pisemne zasady swojemu zespołowi, określając, co jest, a co nie jest dozwolone. Możesz na przykład chcieć wprowadzić zasadę „bez przekleństw” lub poprosić menedżerów o włączenie ich do wszystkich czatów z klientami, aby zapewnić klientom doskonałą obsługę.
• Upewnij się, że zasady poufności online mają również zastosowanie do wiadomości błyskawicznych. Niektóre firmy ustalają zasady dotyczące tego, jakie pliki i informacje można udostępniać online, a jakie nie, aby zapewnić bezpieczeństwo informacji poufnych, takich jak dane kontaktowe klientów. Upewnij się, że pracownicy mają jasność, że dotyczy to również IM.
• Trenuj swój zespół. Nie zakładaj, że wszyscy, którzy dla Ciebie pracują, wiedzą, jak korzystać z najnowszych komunikatorów. Zawsze oferuj szkolenia podczas wdrażania nowej platformy komunikatorów internetowych lub gdy platforma przechodzi poważną aktualizację. Szkolenie oznacza, że ​​wszyscy w równym stopniu rozumieją, jak korzystać z technologii. Sprawia również, że Twój zespół jest jeszcze bardziej wydajny, ponieważ może nauczyć się korzystać ze wszystkich fajnych, mniej znanych funkcji Twojej platformy. Connecteam ma centrum pomocy, które przeprowadzi Cię przez aplikację Connecteam, lub możesz skorzystać ze szkolenia Connecteam, aby stworzyć materiały edukacyjne, które pomogą Twojemu zespołowi poruszać się po najlepszych praktykach IM.

Otrzymywanie wiadomości o wiadomościach błyskawicznych

Oto wspaniała wiadomość dotycząca komunikatorów internetowych dla firm: technologia jest bardziej zintegrowana niż kiedykolwiek wcześniej. Dzisiaj możesz robić więcej niż tylko wysyłać wiadomości tekstowe. Możesz także wysyłać pliki, listy kontrolne, memy, linki i nie tylko. Korzystaj z komunikatorów internetowych, aby łączyć się z klientami i zespołami, poprawiając wydajność, sprzedaż i zarządzanie czasem. Wszystko zaczyna się od kilku dotknięć i przesunięć ekranu, aby uchwycić wszystkie korzyści płynące z komunikatorów dla Twojej firmy!