7 porad ekspertów, jak zarządzać planowaniem urlopów dla swoich pracowników

Zbliżający się okres świąteczny sprawia, że ​​efektywne planowanie pracowników nigdy nie było tak ważne ani trudne.

Ograniczona dostępność pracowników i liczne prośby o urlop podczas tak pracowitej pory roku mogą przyprawiać o ból głowy. Źle zarządzane, nieefektywne planowanie urlopów może spowodować braki kadrowe i wpłynąć na morale pracowników.

Ale oto dobra wiadomość — Boże Narodzenie przyszło dla Ciebie wcześniej w tym roku. W tym artykule dowiemy się, w jaki sposób możesz ułatwić sobie planowanie wakacji, wykonując te proste czynności.

Określ oczekiwania wcześnie

Pierwszym krokiem do stworzenia efektywnego harmonogramu pracy wakacyjnej jest rozważenie potrzeb Twojej firmy. Czy okres świąteczny to jeden z najbardziej pracowitych okresów w roku dla Twojej firmy? Jeśli tak, to ilu pracowników potrzebujesz, aby to pokryć?

Alternatywnie, czy jest to okazja do zwolnienia tempa i działania z ograniczonym personelem? Jasność w tej kwestii pozwala wyjaśnić pracownikom, czego mogą się spodziewać — i czego się od nich oczekuje — jeśli chodzi o okres świąteczny.

Gdy już wiesz, czego potrzebujesz od swoich pracowników, opracuj zasady i procesy dotyczące harmonogramów pracy w święta i wniosków o urlop. Na przykład możesz ustawić termin składania przez pracowników wniosków o urlop lub wymagać, aby każdy pracownik pracował co najmniej jeden weekend w miesiącu w okresie świątecznym.

Zastanów się, jak zarządzać kolidującymi wnioskami o czas wolny. Możesz dać pierwszeństwo pracownikom, którzy pracowali w poprzednim sezonie urlopowym lub wymagać dostępności pracowników ze stażem pracy krótszym niż 1 rok. Możesz także ustawić kilka dni „przerwy w działaniu”, w których wszyscy pracownicy muszą pracować.

Zrób to jak najwcześniej. Znajomość dat urlopów od początku roku daje mnóstwo czasu na zaplanowanie wakacyjnego harmonogramu.

Komunikuj się jasno i często ze swoimi pracownikami

Kiedy już zdecydujesz, jak podejść do zasad i procesów planowania urlopów, przekaż je swoim pracownikom. Zrób to tak wcześnie, jak to możliwe, aby zapewnić, że Twoi pracownicy nie zostaną zaskoczeni i że będą mogli zarządzać swoimi osobistymi obowiązkami podczas swoich zmian.

Omówienie kwestii urlopów z pracownikami daje im możliwość zgłaszania wszelkich wątpliwości, zgłaszania sugestii i zadawania pytań. Zachęcając do otwartego dialogu, budujesz poczucie koleżeństwa wokół problemu. Twoi pracownicy zamiast być zmuszani do pracy czują, że mają pewien wpływ na decyzje dotyczące harmonogramu urlopów.

Proces ten pomaga również poznać indywidualne preferencje Twoich pracowników. Może się okazać, że niektórzy pracownicy są chętni do pracy na określonych zmianach świątecznych w zamian za zwolnienie innych.

Jasna komunikacja na temat harmonogramów urlopów daje również Tobie i Twoim pracownikom pewność. Oni mogą decydować, kiedy chcą wykorzystać swój płatny czas wolny (PTO), a Ty możesz zachować swoje plany biznesowe i zmniejszyć ryzyko problemów kadrowych pojawiających się w okresie wakacyjnym.

Rozważ zaoferowanie firmowych wakacji

Jeśli Twoja firma może sobie na to pozwolić, rozważ zaoferowanie swoim pracownikom płatnego urlopu. Chociaż nie jest to wymagane przez prawo, wielu pracodawców decyduje się na zaoferowanie swoim pracownikom płatnego urlopu w niektóre święta, takie jak Święto Pracy, Dzień Niepodległości, Dzień Weteranów, Święto Dziękczynienia, Wigilia (24 grudnia), Boże Narodzenie (25 grudnia) i Nowy Rok. Dzień.

Zamknięcie w okresie świątecznym nie jest opcją dla każdej firmy, zwłaszcza w branży hotelarsko-turystycznej. Ale jeśli możesz, urlopy firmowe to dodatkowe świadczenie pracownicze, które możesz zaoferować swoim pracownikom. To dobry sposób na okazanie zainteresowania ich dobrem i budowanie dobrej woli wśród pracowników.

Święta firmowe mogą również zachęcić pracowników do zgłaszania się na ochotnika do pracy w inne dni w okresie świątecznym lub przynajmniej odciążyć pracowników w inne dni świąteczne.

Skorzystaj z aplikacji do planowania pracowników

Zarządzanie dyspozycyjnością pracowników i licznymi prośbami o urlop w okresie wakacyjnym może przyprawić o ból głowy. Robienie tego ręcznie jest czasochłonne i może prowadzić do błędów w harmonogramie i nieporozumień w przypadku wprowadzania jakichkolwiek zmian.

Najłatwiejszym sposobem zarządzania planowaniem urlopów w Twojej firmie jest aplikacja do planowania pracowników. Dzięki aplikacji do planowania Twoi pracownicy mogą składać wnioski o czas wolny, a Ty możesz tworzyć i przekazywać harmonogram pracy wakacyjnej z centralnego miejsca.

Dzięki harmonogramowi dostępnemu z dowolnego urządzenia pracownicy mogą sprawdzać swój grafik, zmieniać zmiany i otrzymywać natychmiastowe powiadomienia o wszelkich aktualizacjach. Możesz także szybko zobaczyć, kto jest dostępny w danym dniu i zintegrować to z listą płac, aby zarządzać wynagrodzeniem urlopowym.

Płatne stawki urlopowe

Jeśli potrzebujesz pracowników do pracy w określone święta, rozważ zaoferowanie im stawek urlopowych. Możesz zdecydować się na zrekompensowanie im wyższej stawki niż zwykle — na przykład 1,5-krotności lub nawet dwukrotności ich zwykłej stawki wynagrodzenia.

W ten sposób uznają osobiste poświęcenie, jakie mogą ponieść w pracy tego dnia. Takie podejście może również zachęcać ludzi do zgłaszania się na ochotnika na niepopularne zmiany — takie jak Nowy Rok — zmniejszając ryzyko braku personelu w okresach dużego ruchu.
Uznanie składek pracowników w okresie urlopowym nie ogranicza się do wynagrodzenia. Możesz rozważyć wręczenie pracownikom prezentów świątecznych, zorganizowanie przyjęcia świątecznego w biurze, zezwolenie na pracę zdalną w określone dni w celu zwiększenia elastyczności lub zaoferowanie dodatkowego WOM po okresie świątecznym.

Zaplanuj strategicznie

Dla wielu firm okres świąteczny może być jednym z najbardziej pracowitych okresów w roku. Skuteczne planowanie urlopów na ten czas wymaga nie tylko zapewnienia wystarczającej liczby personelu, ale także odpowiedniej kombinacji personelu.

Tworząc harmonogram pracy wakacyjnej, pamiętaj o lukach w umiejętnościach. Musisz upewnić się, że pracownicy, których zatrudniasz, mają uzupełniające się umiejętności, aby wszystkie aspekty firmy były objęte, gdy działa ona na podstawie personelu szkieletowego. Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego jest kojarzenie młodszych pracowników lub pracowników sezonowych z bardziej doświadczonymi pracownikami.

Jeśli zamierzasz zadowolić się mniejszą liczbą pracowników w okresie wakacyjnym, upewnij się, że ci, którzy są zapisani, są przygotowani. Zapewnij im wszelkie szkolenia, których mogą potrzebować z dużym wyprzedzeniem i upewnij się, że pracownicy biorący urlop przygotowali instrukcje dotyczące przekazania, jeśli to konieczne.

Rozważ zatrudnienie pracowników sezonowych

Jeśli okres świąteczny oznacza, że ​​Twoja firma kwitnie, rozważ tymczasowe zatrudnienie dodatkowych pracowników sezonowych. Jeśli pójdziesz tą drogą, bardzo jasno określ swoje zasady urlopowe i oczekiwania dotyczące harmonogramu podczas procesu rekrutacji. Zatrudnianie pracowników sezonowych, którzy nie są dostępni, gdy ich potrzebujesz, nie pomoże w planowaniu wakacji.

Niezbędne jest również przygotowanie pracowników sezonowych poprzez dobrze zaprojektowany proces wdrażania. Chociaż może to być zaadaptowane z tego, którego używasz dla stałych pracowników, nadal musi obejmować wszystkie informacje, które muszą znać, aby wykonać pracę.
Podobnie jak zwykli pracownicy, możesz zapewnić pracownikom sezonowym dostęp do aplikacji do planowania, aby rejestrować ich dostępność. Stamtąd możesz łatwo zarządzać wszelkimi zamianami zmian i przekazywać aktualizacje całemu personelowi.

Planowanie świąt nie musi przyprawiać o ból głowy

Przygotowując harmonogram pracy na wakacje w tym roku, pamiętaj o powyższych wskazówkach, aby było to jak najbardziej bezproblemowe. Opracowując uczciwe zasady i procedury dotyczące planowania urlopów w Twojej organizacji, możesz na wczesnym etapie przekazać pracownikom swoje oczekiwania.

Skuteczna aplikacja do planowania pracowników to dobry pierwszy krok do efektywnego planowania urlopów. Zatrudnianie dodatkowych pracowników sezonowych, oferowanie wynagrodzenia urlopowego lub innych świadczeń lub zamknięcie biura i zapewnienie pracownikom urlopu firmowego może również pomóc Tobie i Twoim pracownikom cieszyć się sezonem wakacyjnym, zarówno w pracy, jak i poza nią.