ビジネスにおけるインスタント メッセージングの利点

ビジネスが光の速さで動いていると感じたことはありませんか? それはあなただけではありません。 私たちは毎日大量の情報を扱っており、必要なデータを取得する速度はビジネスの成功に大きな影響を与えます。

同時に、ビジネスは今や長距離に及ぶ可能性があります。 多くの組織には、世界中から請負業者やリモートの従業員がいます。

ファイルを入手するために同僚のデスクまで散歩したり、販売数を 2 日間待つことができる時代は、私たちの多くにとって終わりました。

ビジネス インスタント メッセージングを開始します。

インスタント メッセージングは​​、米国政府のコンピューター用に作成された 1971 年から存在しています。 これにより、人々はデジタル テキスト メッセージをリアルタイムで相互に送信できるようになりました。

今日では、メッセージだけでなく、ファイル、ステータス更新、リンク、メンションも送信できるようにすることで、組織の働き方を変革できる強力なツールとなっています。

ビジネス向けのインスタント メッセージングを検討する理由、提供される利点、およびそれをうまく使用する方法を見てみましょう。

ビジネスにおけるインスタント メッセージングの利点は何ですか?

インスタント メッセージングを使用すると、現場にいても次の席にいても、チームや顧客とのつながりを保つことができます。 以下に、いくつかの使用方法を示します。

• 顧客とのコミュニケーションおよびサービスまたは技術サポートの提供
• 会議や予定について顧客やチーム メンバーにリマインダーを送信する
• ファイルと更新をリアルタイムで送信してプロジェクトで共同作業します。チーム全員が 1 か所にいない場合は特に便利です。
• チームメンバーに投票するか、アイデアや意見を求める
• デスクレス ワーカーを含む従業員の様子を確認し、仕事にサポートが必要かどうかを確認する

では、なぜ電子メールやその他のオプションの代わりにインスタント メッセージングを使用したいのでしょうか? この技術は、あなたとあなたの従業員にいくつかの大きなメリットをもたらします。

インスタント メッセージングは​​柔軟です

今日の技術では、ボイス メモを残したり、ファイルを送信したり、プレーン テキストを送信したりできます。 メッセージはすぐに読むことができます。 たとえば、従業員が顧客の世話をしている場合や、携帯電話の電波塔の範囲外にいる場合でも、メッセージに簡単にアクセスして、再び対応可能になったときに返信することができます。

IM は、電子メールやその他の形式のコミュニケーションに取って代わることができます。 従業員は、受信トレイを見たり、プラットフォームをチェックしたりする必要はありません。多くの場合、メッセージは画面に目立つようにポップアップ表示されます。 インターネットに接続されているほぼすべてのモバイル デバイスまたはコンピューターからアクセスできます。

インスタント メッセージングにより、リモート ワーカーとハイブリッド ワーカーの接続が確保されます

デスクレス ワーカー、リモート ワーカー、または時々ランチに出かけたり、別の会社のオフィスに向かうだけのワーカーがいる場合、IM を使用すると連絡を取り合うことができます。 必要なときにいつでも従業員に連絡できます。Connectteam のような従業員チャット ソリューションを使用すると、従業員がメッセージを受信して​​読んだことを確認することもできます。

インスタント メッセージングにより、全員が最新情報を把握できます

ピボットが必要な場合もあります。 顧客が大きなプロジェクトをキャンセルしたり、経営陣が部門の新しい方向性を決定したりすることがあります。 心配する必要はありません。IM を使用すると、影響を受けるすべての人に重要な最新情報を伝えることができ、個人またはチーム全体に一度にプッシュ通知を送信できます。 誰に連絡したかのデジタル証跡さえあるので、誰も取り残されることはありません。

インスタント メッセージでチームの安全を確保

たとえば、公益事業の作業員のチームを管理していて、大嵐が近づいているという知らせを受け取ったとします。チームの一部が現場にいる場合、IM を使用してメッセージを電話に直接送信し、現場に行くように警告することができます。安全性。 したがって、IM は、時間が非常に重要な場合に、健康と安全の計画の重要な部分になる可能性があります。

インスタント メッセージで時間を節約

問題を迅速に解決できるように、顧客があなたに連絡できるようにしたいですか? 同僚に簡単な質問がありますが、長い議論に巻き込まれたくないですか? IM を使用すると、メールを開いたり、誰かのデスクに歩いたり、電話タグを再生したりする必要はありません。 画面を数回スワイプして単語を入力するだけで、タスクを完了するために必要な答えを得ることができます。

インスタント メッセージで生産性を向上

情報のサーバー全体をポケットに入れていると想像してください。 モバイル デバイスと優れた IM プラットフォームがあれば、従業員はまさにそれを楽しむことができます。 チームは、ファイル、写真、チェックリスト、ビデオ、および仕事に必要なほとんどすべてのものを、携帯電話から直接簡単に共有できます。

また、インスタント メッセージングを使用すると、短い時間でより多くのことを行うことができます。 どこにいても、いつでも、顧客の質問に対応したり、プロジェクトの次のステップに進むために数分を費やすことができます。職場は携帯電話の中にあります。

インスタント メッセージングは​​、チームの信頼とコミュニケーションの質を向上させることができます

研究がそれを証明しています。 Carol Xiaojuan Ou と Robert M. Davison による香港市立大学の研究では、253 人の従業員を調査し、インスタント メッセージングの利点が欠点を上回ると結論付けました。 具体的には、この調査では、IM が対面のコミュニケーションを模倣し (部分的にはリアルタイムであるため)、これが信頼の構築とコミュニケーションの質の向上に役立つことがわかりました。

インスタント メッセージでビジネスをより包括的にすることができます

電話や IM アプリには、音声認識からズームイン、画面の明るさや音を大きくする機能まで、優れたアクセシビリティ機能があります。 視覚障害または聴覚障害のある人にとって、これらの機能により、紙の文書や他の形式のコミュニケーションよりもインスタント メッセージが読みやすくなります。 また、神経質な従業員や顧客にとって、IM を使用することは、直接会ったり電話で話したりするよりも威圧的ではありません。

インスタント メッセージングは​​企業文化の構築に役立ちます

IM は、仕事を成し遂げるためだけに役立つわけではありません。 また、企業文化の統合にも役立ちます。 チームメンバーに誕生日メッセージを送りたいですか? IM を介してミーム (およびギフトカードへのリンク) を使用してこれを行うことができます。 やりたいことがたくさんある同僚の様子をチェックする必要がありますか? 簡単なインスタント メッセージで完了します。 IM が優れているのはビジネスだけではありません。 チームの結束と士気にも良いかもしれません。

インスタント メッセージで収益を改善できます

顧客の約 73% は、企業とのコミュニケーションにライブ チャットを好み、ライブ チャットを使用する顧客は、使用しない顧客よりも 60% 多く支出しています。 顧客にとってチャットは、電話を長時間保留にする代わりに魅力的な手段になり得ます。

IM を使用すると、ライブ チャットを従業員の電話に直接送信できるため、リアルタイムで顧客に対応できます。 これにより、より多くの売上を達成し、顧客満足度と信頼を向上させることができます。 顧客があなたのチームに簡単かつ即座に連絡できるようになると、率直で透明な組織としてのビジネスも促進されます。 結局のところ、顧客は電話で部門から部門へと回されたり、電子メールの返信を待ったりすることはありません。

インスタント メッセージングは​​、チームの創造性を向上させることができます

IM は非常に柔軟であるため、組織の革新と創造性を促進する方法となります。 プロジェクトで問題に遭遇したとしましょう。 IM を使用すると、チーム チャットを作成したり、会社全体にメッセージを送信してアイデアを求めることもできます。 リアルタイムで、従業員は自分の考えを伝えることができ、チームはチャット ログを調べて最適なソリューションを取得できます。 このように、IM は簡単にブレインストーミング セッションまたはモバイル ホワイトボードとして機能できます。

IM コミュニケーションのカジュアルな性質も役に立ちます。 部屋の前で発言するよう求められる正式なレポートや対面でのブレインストーミング セッションとは異なり、インスタント メッセージングは​​貢献するためのプレッシャーの少ない方法です。 チーム メンバーは、インスピレーションを感じたときに、アイデアのスニペットをすばやく追加できます。 また、形式ばらないことで、従業員がまだ完全に形成されていないアイデアを共有しやすくなります。 そして、これらのアイデアの 1 つの火花が、まさにあなたが探し求めていたものになるのがいつになるかはわかりません。

インスタント メッセージングは​​記録を保持するのに役立ちます

直接会話をしていて、巻き戻しを押してアイデアをキャプチャしたり、重要な用語を確認したりしたいと思ったことはありませんか? IM はデジタル トレイルを保持します。 会議で話したことを新しいチーム メンバーに知らせたい場合でも、コンプライアンスのために顧客とのやり取りの記録が必要な場合でも、インスタント メッセージングは​​ログを保持します。 必要に応じて、保存してアップロードすることもできます。

ビジネス インスタント メッセージングのベスト プラクティスとは?

ビジネス向けの無料インスタント メッセージングを約束するアプリをダウンロードするだけでは十分ではありません。 適切な技術を選択し、正しく使用する必要があります。 方法は次のとおりです。

• 無理しないでください。 チームが常にインスタント メッセージを処理していると、仕事に集中できません。 さらに悪いことに、メッセージが多すぎると、しばらくするとメッセージを無視し始める可能性があります。 重要なデータを見逃す可能性があります。 [送信] をクリックする前に、インスタント メッセージをインスタントにする必要があるかどうかを常に確認してください。 このコミュニケーションの一部は、電子メールのほうがうまく機能しますか、それとも後で 1 つのメッセージで他のいくつかの情報と組み合わせることができますか? チームが今すぐ知る必要がある緊急事項のために IM を保存します。
• ビジネス インスタント メッセージング技術オプションを 1 つだけ使用します。 従業員が 3 つの異なるプラットフォームでインスタント メッセージを受信して​​いる場合、事態は見過ごされます。 1 つのチーム プラットフォームのみを使用するようにしてください。 Connecteam のアプリを使用すると、インスタント メッセージを送信したり、チームとチャットしたりできますが、アプリの使用に役立つ強力なトレーニングも含まれています。 さらに、このアプリでは、ビデオ トレーニングなど、チーム向けの独自の教材を作成できます。 ドキュメントの保存、スケジューリング、その他の機能も含まれています。 チームのつながりを維持するためのオールインワン ソリューションです。
• 許容される行動に関するいくつかの基本ルールを設定します。 IM はカジュアルかもしれませんが、ビジネス インスタント メッセージングで行われることは、やはりプロフェッショナルであるべきです。 許可されていることと許可されていないことをまとめたポリシーを作成し、チームと共有します。 たとえば、「悪口禁止」のルールが必要な場合や、優れたクライアント エクスペリエンスを確保するために、顧客とのすべてのチャットにマネージャーを含めるように要求する場合があります。
• オンラインの機密保持ルールがインスタント メッセージングにも適用されることを確認してください。 一部の企業では、顧客の連絡先情報などの機密情報を確実に保護するために、オンラインで共有できるファイルと情報と共有できないファイルや情報についてルールを設定しています。 これが IM にも当てはまることを従業員に明確に伝えてください。
• チームをトレーニングします。 従業員全員が最新の IM プラットフォームの使い方を知っていると思い込まないでください。 新しい IM プラットフォームを展開するとき、またはプラットフォームが大幅に更新されるときは、常にトレーニングを提供してください。 トレーニングとは、誰もがテクノロジーの使用方法を平等に理解していることを意味します。 また、プラットフォームの優れたあまり知られていない機能をすべて使用する方法を学ぶことができるため、チームの効率がさらに向上します。 Connecteam には、Connecteam アプリを順を追って説明するヘルプ センターがあります。または、Connecteam トレーニングを使用して、チームが IM のベスト プラクティスをナビゲートするのに役立つ教材を作成することもできます。

インスタント メッセージングに関するメッセージの取得

ビジネス向けの IM に関する素晴らしいニュースがあります。テクノロジーはこれまで以上に統合されています。 今日では、テキスト メッセージを送信するだけではありません。 ファイル、チェックリスト、ミーム、リンクなどを送信することもできます。 IM を使用して顧客やチームとつながり、効率、販売、および時間管理を改善します。 すべては、画面を数回タップしてスワイプすることから始まり、インスタント メッセージングのすべてのメリットをビジネスに活用できます。