従業員の休暇スケジュールを管理するための 7 つの専門家のヒント

公開: 2022-11-23

ホリデーシーズンが間近に迫った今、従業員の効率的なスケジューリングがかつてないほど重要になり、また困難になっています。

このような忙しい時期に限られた従業員の空き時間と多数の休暇申請は、頭痛の種になる可能性があります。管理を誤ると、休日のスケジューリングが効果的でないと、人手不足に陥り、従業員の士気に影響を与える可能性があります。

しかし、ここで朗報があります。今年はクリスマスが早く来ました。この記事では、これらの簡単な手順を使用して、休暇のスケジュールを簡単にする方法を探ります。

期待を早期に設定する

効果的な休日勤務スケジュールを作成するための最初のステップは、ビジネスニーズを考慮することです。ホリデーシーズンは、あなたのビジネスにとって 1 年で最も忙しい時期の 1 つですか? もしそうなら、それをカバーするために何人のスタッフが必要ですか?

あるいは、限られたスタッフで減速して運営する機会ですか？これを明確にすることで、ホリデーシーズンになると従業員に何を期待するか、また従業員に何を期待するかを説明できます。

従業員に何を求めているかがわかったら、休日の勤務スケジュールと休暇申請に関するポリシーとプロセスを作成します。たとえば、従業員が休暇申請を送信する期限を設定したり、各従業員がホリデーシーズン中に月に少なくとも 1 回は週末に働くように要求したりできます。

衝突する休暇要求を管理する方法を検討してください。前のホリデーシーズンをカバーした従業員を優先したり、勤続 1 年未満の従業員を必要とする場合があります。また、すべての従業員が勤務する必要がある「ブラックアウト」日をいくつか設定することもできます。

できるだけ早くこれを行います。年の初めから休日の日付を知ることで、休暇のスケジュールを計画するための十分な時間が与えられます。

従業員と明確かつ頻繁にコミュニケーションを取る

休日のスケジューリングポリシーとプロセスへのアプローチ方法を決定したら、それを従業員に伝えます。できるだけ早くこれを行って、従業員が驚かされないようにし、シフトに関する個人的な義務を管理できるようにします。

休日のスケジュールの問題について従業員と話し合うことで、懸念を提起し、提案を行い、質問をする機会が従業員に与えられます。オープンな対話を促すことで、この問題に関する仲間意識が生まれます。従業員は、強制的に働かされるのではなく、休日のスケジュールを決定する際に何らかの情報を提供していると感じています。

このプロセスは、従業員の個人的な好みを知るのにも役立ちます。一部の従業員は、他の従業員を休ませる代わりに、特定の休日のシフトで働くことをいとわない場合があります。

休日のスケジュールを明確に伝えることで、あなたとあなたの従業員に確実性がもたらされます。従業員は有給休暇 (PTO) をいつ使用するかを決定でき、あなたはビジネス計画を維持し、休暇期間中に人員配置の問題が発生するリスクを軽減できます。

会社の休日の提供を検討する

ビジネスに余裕がある場合は、従業員に有給休暇を提供することを検討してください。法律で義務付けられていませんが、労働者の日、独立記念日、退役軍人の日、感謝祭、クリスマスイブ (12 月 24 日)、クリスマス (12 月 25 日)、元旦など、特定の休日に従業員に有給休暇を提供することを選択する雇用主は多くあります。日。

休暇期間中の閉鎖は、すべてのビジネス、特にホスピタリティ業界や観光業界の選択肢ではありません。しかし、可能であれば、会社の休日は、従業員に提供できる追加の従業員福利厚生です。これは、従業員の福利に関心を示し、従業員との友好関係を築く良い方法です。

会社の休日はまた、従業員が休暇シーズン中の他の日にボランティアで働くことを奨励するか、または少なくとも他の休日に働かなければならないことからいくらかの苦痛を取り除くかもしれません.

従業員スケジューリングアプリを使用する

ホリデーシーズン中の従業員の空き時間と多数の休暇申請を管理することは、頭痛の種になる可能性があります。手動で行うと時間がかかり、変更が行われたときにスケジュールエラーや誤解を招く可能性があります。

ビジネスの休日のスケジューリングを管理する最も簡単な方法は、従業員スケジューリングアプリを使用することです。スケジューリングアプリを使用すると、従業員は休暇申請を送信でき、休日の勤務スケジュールを 1 か所から作成して伝達できます。

従業員はどのデバイスからでも自分のスケジュールを利用できるため、勤務表を確認したり、シフトを交換したり、更新があればすぐに通知を受け取ることができます。また、特定の日に誰が利用できるかをすばやく確認し、それを給与と統合して休日の給与を管理することもできます。

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有給休暇料金

特定の休日に働くスタッフが必要な場合は、休日料金を提供することを検討してください。通常よりも高いレートで補償することを決定できます。たとえば、通常の給与レートの 1.5 倍または 2 倍にすることもできます。

そうすることで、その日に仕事をするために個人的な犠牲を払っていることを認めます。また、このアプローチは、正月などの人気のないシフトにボランティアをするよう人々を動機付け、忙しい時期に人員が不足していることに気付くリスクを減らします。
休暇期間中の従業員の貢献を認識することは、支払いに限定されません。従業員にホリデーギフトを贈ったり、オフィスのホリデーパーティーを開催したり、特定の日にリモートワークを許可して柔軟性を高めたり、ホリデーシーズン後に追加の PTO を提供したりすることを検討できます。

戦略的にスケジュールを立てる

多くの企業にとって、ホリデーシーズンは 1 年で最も忙しい時期の 1 つです。この時期の効果的な休日のスケジューリングには、十分なスタッフを確保するだけでなく、適切なスタッフの組み合わせも必要です。

休日勤務スケジュールを作成するときは、スキルギャップに注意してください。最小限のスタッフで運営されている間、ビジネスのすべての側面がカバーされるように、登録する従業員が補完的なスキルを持っていることを確認する必要があります。これを行う 1 つの方法は、若手従業員または季節労働者をより経験豊富な従業員とペアにすることです。

休暇期間中に少ないスタッフでやろうとしている場合は、名簿に載っている人が準備されていることを確認してください. 事前に必要なトレーニングを提供し、休暇中の従業員が必要に応じて引き継ぎ手順を準備できるようにします。

季節従業員の雇用を検討する

ホリデーシーズンにビジネスが活況を呈している場合は、一時的に季節労働者を追加で雇用することを検討してください。この道をたどる場合は、雇用プロセス中に休暇のポリシーとスケジュールの期待について非常に明確にしてください. 必要なときに対応できない季節従業員を雇っても、休暇のスケジュールには役立ちません。

また、適切に設計されたオンボーディングプロセスを通じて季節従業員を準備することも不可欠です。これは、正社員に使用するものから変更することもできますが、仕事を遂行するために知っておく必要があるすべての情報を網羅する必要があります。
通常の従業員と同様に、季節労働者にスケジューリングアプリへのアクセスを許可して、空き時間を登録することができます。そこから、シフトスワップを簡単に管理し、従業員全体に最新情報を伝えることができます。

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