Come sapere se la tua strategia di comunicazione interna funziona

Un'efficace strategia di comunicazione interna è essenziale per qualsiasi attività di successo. Gli eroi spesso sconosciuti delle comunicazioni interne aiutano a mantenere il flusso delle informazioni senza intoppi. Ma se fai parte di questo piccolo gruppo di comunicatori laboriosi, probabilmente hai dozzine, persino centinaia di dipendenti da supportare. Dipartimenti e dipendenti diversi hanno processi, obiettivi e personalità diversi. Può essere difficile misurare il successo con una forza lavoro dispersa.

La buona notizia è che, con i dati giusti, puoi valutare e migliorare accuratamente la tua strategia di comunicazione interna. Ciò può migliorare notevolmente il coinvolgimento dei dipendenti e rendere il tuo lavoro molto più semplice.

Connecteam offre una varietà di modi per i comunicatori interni di misurare l'impatto e l'efficacia della loro strategia di comunicazione e più di alcuni modi per adattare tale strategia di conseguenza.

Continua a leggere per saperne di più su quali metriche ti forniranno il quadro più chiaro della tua strategia di comunicazione interna e cosa puoi fare per migliorarla.

Perché l'impostazione e il monitoraggio degli obiettivi è importante per le comunicazioni interne

Le impostazioni e gli obiettivi di monitoraggio sono importanti per alcuni motivi.

In primo luogo, aiuta i team ad allinearsi su importanti obiettivi aziendali, compresi quelli che richiedono la cooperazione tra i diversi dipartimenti. Di recente, sempre più aziende si sono rese conto che una maggiore comunicazione e collaborazione tra i reparti (quello che a volte viene chiamato "non siloed") porta a una maggiore agilità, efficienza e stabilità. Stabilire obiettivi comuni e significativi porta chiarezza di intenti e incoraggia il cameratismo.

In secondo luogo, consente alle aziende di diventare veramente basate sui dati, il che significa che le decisioni chiave vengono prese sulla base di dati e prove, piuttosto che sulle migliori ipotesi. Fissando obiettivi e misurando le tue prestazioni, hai un quadro molto più chiaro dei tuoi punti di forza e di debolezza, dove eccelli e dove devi migliorare. Ciò contribuisce a garantire che i processi aziendali continuino a migliorare ea soddisfare le esigenze di crescita dell'azienda.

Infine, avere obiettivi chiari ti aiuterà a dare priorità al tuo lavoro in modo più efficace e a concentrarti sulle cose che contano davvero. Questo non solo migliora la produttività, ma aiuta anche a ridurre il burn-out e crea un ambiente di lavoro più piacevole. La struttura offerta dall'impostazione e dal monitoraggio degli obiettivi aiuta i piccoli team di comunicazione ad avere un impatto maggiore.

Misura, confronta, regola

Se non sei sicuro da dove iniziare per determinare se la tua strategia di comunicazione interna è efficace, prova alcuni semplici framework per generare dati utili e valutare i tuoi obiettivi.

Misurare, confrontare, regolare è una tecnica essenziale. Questo metodo semplice aiuta a trasformare le azioni quotidiane in dati e i dati in informazioni fruibili. Il concetto è semplice: uno, misurare le metriche chiave; due, confrontali con i tuoi obiettivi; e tre, adatta la tua strategia di conseguenza.

Sia le metriche che gli obiettivi possono essere descritti utilizzando Key Performance Indicators o KPI. Si tratta di misure quantificabili dei progressi rispetto ad alcuni obiettivi aziendali specifici .

Ad esempio, una metrica popolare per i team di comunicazione interna è la percentuale di apertura per messaggi come le e-mail (discussa di seguito). Un utile obiettivo aziendale potrebbe essere: "Aumentare il tasso di apertura delle comunicazioni del 10% nei prossimi tre mesi".

Un altro quadro utile sono gli obiettivi SMART. SMART sta per Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Rilevante e Limitato nel tempo. Dal nostro esempio:

• Specifico : aumenta il tasso di apertura
• Misurabile : del 10%
• Raggiungibile : il 10% è un obiettivo ragionevole per il periodo di tempo
• Rilevante : è noto che il tasso di apertura riflette il coinvolgimento
• Tempo limite : tre mesi

Di seguito, troverai cinque parametri e obiettivi chiave che puoi misurare e testare utilizzando questi due metodi per scoprire se la tua strategia di comunicazione interna sta funzionando.

Metrica 1: portata

La copertura si riferisce al numero di persone che il tuo messaggio ha il potenziale per essere letto o avere un impatto.

Con Connecteam, ad esempio, puoi misurare la copertura utilizzando il numero di utenti registrati o la percentuale di accesso complessiva.

Il primo ti dice quante persone stanno usando la piattaforma. Se non è al 100%, ti consigliamo di impostare un KPI per raggiungere quell'obiettivo il prima possibile.

Il secondo ti consente di sapere quante persone stanno utilizzando attivamente l'app in un dato momento. Gli utenti attivi hanno maggiori probabilità di ricevere messaggi in modo tempestivo. Ancora una volta, vorrai che questo numero sia il più alto possibile, altrimenti poco altro che fai a valle avrà l'impatto che altrimenti potrebbe.

Un modo efficace per affrontare la scarsa portata è parlare con i capi dipartimento e altri team leader e chiedere loro di affrontare il problema internamente. Spiega i vantaggi per loro e per il loro team, come garantire che tutti siano aggiornati sulle politiche aziendali, sugli annunci e su tutte le utili funzionalità offerte dalla piattaforma. Connecteam, ad esempio, offre strumenti di gestione del personale per il riconoscimento dei dipendenti, la formazione mobile first, la documentazione, i premi, i quiz e le pietre miliari del team.

Metrica 2: Viste

Le visualizzazioni si riferiscono al numero di persone che hanno effettivamente visto un messaggio.

Le visualizzazioni sono in genere inferiori alla copertura, poiché non tutti coloro che possono ricevere un messaggio lo fanno effettivamente (se non accedono regolarmente, ad esempio). Inoltre, non tutti coloro che ricevono un messaggio lo aprono e lo leggono.

I sistemi legacy come l'e-mail offrono metriche rudimentali per le visualizzazioni, come il tasso di apertura delle e-mail. Questi possono fornire spunti utili, ma una piattaforma di comunicazione completa ti consentirà di andare molto oltre per comprendere meglio il motivo per cui alcuni individui o gruppi potrebbero non vedere aggiornamenti importanti.

Ad esempio, il dashboard Aggiornamenti di Connecteam (mostrato di seguito) fornisce una panoramica degli aggiornamenti e dei messaggi inviati a diversi team con diverse metriche, incluso il numero di visualizzazioni. Puoi anche approfondire le specifiche e vedere chi ha visualizzato esattamente il tuo messaggio e quando.

Esistono diversi modi per migliorare le visualizzazioni, inclusi i promemoria. Un approccio mirato alla pubblicazione degli aggiornamenti può anche aumentare le visualizzazioni. Questa funzione consente di inviare aggiornamenti diversi a gruppi e individui diversi in momenti diversi. Aiuta a ridurre il rumore che affligge molte piattaforme di comunicazione interna, quindi i dipendenti sanno che quando ricevono un messaggio, è importante e vale la pena dedicare tempo.

Con Connecteam puoi anche impostare orari specifici per messaggi e promemoria. Ciò è particolarmente utile quando si comunica con team deskless che possono essere occupati o completamente incomunicati in determinati momenti della giornata.

Metrica 3: Coinvolgimento

Il coinvolgimento si riferisce al numero di persone che interagiscono con un aggiornamento.

Ci sono alcuni modi per misurare questo, e ogni azienda è un po' diversa. Con Connecteam, puoi facilmente misurare il coinvolgimento attraverso semplici reazioni agli aggiornamenti come Mi piace e commenti, ma puoi anche offrire l'opportunità di un coinvolgimento più sofisticato e significativo con sondaggi, sondaggi in tempo reale, liste di controllo e altro ancora.

Il coinvolgimento è una delle metriche più importanti da misurare, poiché riflette direttamente l'interesse e l'attenzione dei dipendenti. Ci sono alcuni semplici modi per affrontare il basso coinvolgimento.

Di cui sopra, gli aggiornamenti mirati sono particolarmente efficaci. Ti consentono di regolare i tempi e persino il contenuto degli aggiornamenti per diversi segmenti di pubblico, questo aiuta a garantire che gli aggiornamenti visualizzati dai dipendenti siano rilevanti per loro. Aggiornamenti mirati possono aiutare ad aumentare il coinvolgimento in modo significativo: le persone rispondono meglio ai messaggi che ritengono scritti appositamente per loro.

Ciò riduce anche il numero di aggiornamenti visualizzati dai dipendenti. Secondo un sondaggio, un dipendente su tre afferma di ricevere troppe e-mail per tenere il passo. Ciò porta alla perdita di importanti aggiornamenti ed è un importante contributo al burnout. I team deskless, in particolare, si affidano agli aggiornamenti scritti per rimanere informati, quindi è necessario farlo bene.

È anche utile garantire che i dipendenti possano interagire con i contenuti in modo familiare. Per definizione, i team deskless tendono a fare più affidamento sui dispositivi mobili come gli smartphone che sui computer desktop, quindi un'esperienza mobile first è fondamentale. Il feed in stile social media di Connecteam aiuta a fare un ulteriore passo avanti, con modi semplici e veloci per reagire o esprimere un'opinione.

Metrica 4: Soddisfazione

La soddisfazione dei dipendenti per la tua piattaforma di comunicazione interna può avere un enorme impatto su altre metriche, tra cui copertura, visualizzazioni e coinvolgimento. Un sistema di comunicazione interna che è goffo o difficile da usare, specialmente sui dispositivi mobili, causerà sicuramente mal di testa.

Dover utilizzare più piattaforme tende anche a erodere la soddisfazione dei dipendenti. Sono finiti i giorni in cui doveva esserci una soluzione separata per gli aggiornamenti, i messaggi da persona a persona, la condivisione di file, la pianificazione, l'orologio, la formazione... beh, hai un'idea. La semplicità è re.

Su questo ci riproveremo con orgoglio: uno dei motivi per cui le organizzazioni trovano Connecteam così efficace è perché ai dipendenti piace usarlo e sapere che tutto è in un unico posto.

Con lo strumento giusto, misurare la soddisfazione riguardo alla tua strategia di comunicazione interna è semplice. I sondaggi sono un modo molto efficace per farlo e ti consentono di approfondire specifici punti critici mentre raccogli dati sulle metriche per le comunicazioni e ogni altro dipartimento da confrontare con i KPI. Sono anche una caratteristica fondamentale di Connecteam. I sondaggi anonimi sono particolarmente efficaci per misurare la soddisfazione.

Naturalmente, sondaggi e sondaggi non servono solo a valutare la tua strategia di comunicazione: sono una parte importante di quella strategia stessa! Una volta che avrai compreso meglio la tua forza lavoro, potrai utilizzare quei dati per apportare modifiche e innovare.

Metrica 5: Tasso di fatturato

Sarebbe ingiusto porre un alto tasso di turnover solo ai piedi della comunicazione interna. Una varietà di fattori gioca nella decisione della maggior parte dei dipendenti di lasciare un'azienda. Tuttavia, la scarsa comunicazione è significativa e non può essere ignorata quando si tratta di tasso di turnover.

È semplice misurare i tassi di rotazione e confrontarli con un KPI pertinente, ma gli aggiustamenti sono più difficili. Tuttavia, ci sono modifiche relativamente semplici, ma altamente efficaci che possono essere apportate solo per quanto riguarda le comunicazioni.

Innanzitutto, un'app di comunicazione mobile first semplice, intuitiva è un must. È stato dimostrato che ciò migliora notevolmente la portata e l'impatto della comunicazione interna e migliora il coinvolgimento generale dei dipendenti con le aziende, il che ha implicazioni diffuse sui tassi di rotazione.

Fornire una piattaforma in cui i dipendenti possono esprimere le proprie opinioni, discutere questioni importanti e semplicemente avere una voce è anche un passo importante verso il miglioramento della soddisfazione dei dipendenti e la riduzione del fatturato. Con Connecteam, questo si riflette in Mi piace, commenti, sondaggi, sondaggi e altro ancora.

Infine, una buona piattaforma di comunicazione interna consente alle comunicazioni interne e ai leader a tutti i livelli di fornire supporto ai team in prima linea, rispondendo ai bisogni e alle richieste in tempo reale e misurando e agendo in base al feedback.

Conclusione

Comprendere l'efficacia della tua strategia di comunicazione interna è essenziale e il primo passo è misurare le tue metriche. Avere informazioni utili per migliorare e semplificare le tue operazioni può rendere il tuo lavoro più facile, più efficace e più divertente.

Connecteam offre una soluzione all-in-one per le comunicazioni, con tutto ciò di cui le aziende hanno bisogno per comunicare efficacemente con i dipendenti, non solo inviando aggiornamenti, ma ricevendo feedback, opinioni e coinvolgimento inestimabili. Collegando insieme operazioni quotidiane, comunicazioni, strumenti e supporto per i dipendenti, Connecteam offre uno sportello unico per comunicazioni e gestione aziendale efficaci e senza sforzo. Prenota una demo per vedere come possiamo aiutare la tua attività.