Che cosa è puntuale e completo (OTIF) e come misurarlo

Ci sono molte parti in movimento in un'attività di e-commerce. Tenere traccia dei numerosi fattori lungo la catena di approvvigionamento può essere scoraggiante, ma è necessario per prestazioni ottimali.

Le aziende di e-commerce devono monitorare da vicino le proprie prestazioni lungo la catena di approvvigionamento in modo da poter ottimizzare i propri processi e aumentare l'efficienza. Ciò implica tenere traccia delle metriche di distribuzione critiche come quanti ordini sono stati spediti in tempo perché questo è fondamentale per determinare l'efficienza dei loro processi, quanto saranno soddisfatti i clienti e se hanno bisogno di apportare miglioramenti.

In questo post, esaminiamo più da vicino la metrica On-Time In-Full (OTIF) e perché è importante per le attività di e-commerce. Ti mostriamo anche quando e come calcolare il tuo punteggio OTIF e come migliorarlo.

Cos'è OTIF?

OTIF o On-Time In-Full è un KPI utilizzato per misurare quanti ordini sono stati consegnati in tempo e per intero. Aiuta a valutare se l'azienda è stata in grado di consegnare tutti gli articoli nell'ordine entro o prima della data di consegna prevista. Questa metrica viene utilizzata principalmente come KPI di consegna, sebbene possa essere applicata anche all'intera catena di approvvigionamento. Ad esempio, potresti avere il prelievo OTIF o la spedizione OTIF per valutare diversi aspetti del tuo processo di adempimento.

Perché OTIF è importante per le attività di e-commerce?

OTIF è una metrica importante da monitorare perché aiuta le aziende di e-commerce a comprendere l'efficienza del loro processo di evasione e consegna. OTIF tiene traccia delle prestazioni dei partner di spedizione di un marchio in termini di consegne puntuali. Significa anche identificare se i processi di evasione, come la ricezione, il prelievo, l'imballaggio e la spedizione sono sufficientemente efficienti da consegnare rapidamente gli ordini per intero.

Se allineato con altri KPI e report, OTIF può essere utilizzato per ottenere un quadro più ampio delle prestazioni dei diversi processi nella catena di approvvigionamento e di cosa deve essere migliorato. Ad esempio, un punteggio OTIF basso può essere il risultato di stockout e interruzioni della catena di approvvigionamento. In questo caso, potrebbero verificarsi recensioni negative dei clienti su un prodotto non disponibile o non consegnato. Costi elevati di stockout combinati con bassi punteggi OTIF possono anche aiutare a individuare la fonte.

OTIF ha un impatto maggiore di quanto potresti pensare

La metrica OTIF non serve solo a misurare le prestazioni di consegna. È fortemente connesso ad altri aspetti della tua catena di approvvigionamento e delle tue prestazioni.

Un buon punteggio OTIF inizia dal processo di acquisto e approvvigionamento del fornitore. Gli articoli ordinati dai tuoi clienti dovrebbero essere in stock e pronti per la spedizione. In caso contrario, ci saranno ritardi nella consegna, che influiranno sulla cifra OTIF.

Anche se hai abbastanza inventario a portata di mano, potresti comunque avere problemi con un punteggio OTIF basso a causa di problemi nel magazzino e nello stoccaggio. Processi di prelievo inefficienti e carenza di personale potrebbero causare ritardi. Inoltre, il modo in cui memorizzi e organizzi l'inventario può anche influire sulla velocità di evasione, che alla fine incide sul tuo punteggio OTIF.

OTIF è una metrica cruciale per misurare l'esperienza di spedizione offerta dalla tua attività. Affinché questa cifra sia più alta, il tuo corriere dovrebbe essere in grado di consegnare gli articoli in tempo e senza danni. Le lente velocità di spedizione, i danni in transito e la mancanza di tracciabilità dell'ordine del corriere possono avere un impatto sulla cifra OTIF e, di conseguenza, sull'esperienza di spedizione complessiva.

La soddisfazione del cliente è una delle aree più significative legate a OTIF. I punteggi OTIF bassi in genere si traducono in punteggi di soddisfazione dei clienti scarsi perché i clienti non ricevono i loro ordini completi in tempo.

Come calcolare l'OTIF

Il processo di calcolo del tuo tasso OTIF è abbastanza semplice. Implica il conteggio del numero totale di consegne effettuate in tempo e il completamento e la divisione del numero per il numero totale di consegne. Si può utilizzare la seguente formula:

Tariffa puntuale puntuale = Totale consegne effettuate in tempo e per intero / Totale consegne effettuate X 100

Quindi diciamo che su 600 ordini, 455 sono stati consegnati in tempo e completi. Ciò significa che la tua tariffa puntuale puntuale sarebbe:

Tasso di onorario totale = 455/600 X 100 = 75,8%

Questo è un po' all'estremità inferiore. Sebbene sia praticamente impossibile e irrealistico lottare per un tasso OTIF del 100%, le aziende di e-commerce dovrebbero puntare a un punteggio compreso tra l'80% e il 90%.

Inoltre, le attività di e-commerce possono avere punteggi target diversi per diverse linee di prodotti. Usando la classificazione ABC, i tuoi punteggi OTIF target potrebbero assomigliare a:

Quando è il momento di tracciare OTIF come KPI

Se non stai ancora monitorando il tuo punteggio OTIF, potrebbe essere un buon momento per iniziare a guardare più seriamente questo KPI. Sai che è ora di tenere traccia di OTIF come KPI quando inizi a riscontrare uno dei seguenti problemi:

Consegne in ritardo

Ricevi molte chiamate da clienti che chiedono/si lamentano di ordini in ritardo? O forse la tua sezione delle recensioni si sta riempiendo di clienti che stanno ancora aspettando i loro ordini. Forse hai visto più reclami via e-mail relativi a ritardi di consegna. Oppure il tuo recente sondaggio di feedback ha rivelato che i tempi di consegna lenti sono stati la principale causa della delusione dei clienti.

Problemi ripetuti con consegne in ritardo o un improvviso aumento dei ritardi di consegna sono un segno che il tuo OTIF deve essere monitorato più da vicino. Potrebbe essere un problema sul fronte dei fornitori, dove la produzione richiede più tempo del solito e ci sono molti ordini arretrati. Potrebbe anche essere un problema con il tuo fornitore di spedizioni che impiega più tempo del solito per completare le consegne dell'ultimo miglio.

Ordini imprecisi

Le tue recensioni e le richieste di assistenza clienti potrebbero rivelare un problema critico con il tasso di accuratezza dell'ordine. Quanti clienti si lamentano di aver ricevuto un prodotto di taglia sbagliata? Ci sono lamentele per aver ricevuto qualcosa di un colore diverso? O ci sono casi in cui i clienti ricevono un articolo completamente diverso da quello che hanno ordinato?

Questo non solo influenzerà le metriche dell'ordine perfetto, ma ti dice anche che è giunto il momento di iniziare a misurare il tuo punteggio OTIF. Un alto tasso di ordini imprecisi può suggerire un problema nelle tue operazioni di magazzino e prelievo, che influirà anche sul tuo tasso OTIF.

Mancanza di visibilità dell'inventario

Stai lottando per ottenere una visibilità accurata dell'inventario nella tua catena di approvvigionamento e nella tua rete di evasione ordini? Quando non si dispone di una visibilità adeguata sui livelli di inventario, è probabile che si verifichino problemi di esaurimento scorte, ordini arretrati, spedizioni suddivise e ritardi nell'evasione. Ad esempio, potresti riscontrare costantemente problemi con gli articoli che non sono disponibili quando i tuoi clienti li ordinano. Oppure potresti dover spedire regolarmente articoli diversi dallo stesso ordine in più spedizioni.

Questi problemi possono quindi influire sulla tua tariffa OTIF perché gli ordini non vengono consegnati in tempo o vengono spediti per intero. Quindi, se non hai abbastanza visibilità sull'inventario, è il momento di dare un'occhiata più da vicino al tuo punteggio OTIF.

Problemi di elaborazione del magazzino

Affrontare costantemente problemi nell'elaborazione del tuo magazzino è un altro segno che devi agire. Ad esempio, se non disponi di un sistema di ricezione del magazzino automatizzato, potrebbero essere necessari anni prima che il tuo magazzino riceva gli ordini dopo che sono stati effettuati. E questo è destinato a causare un ritardo nell'evasione dell'ordine.

Oppure, se non disponi di un adeguato sistema di gestione dell'inventario di magazzino, potresti avere difficoltà a monitorare il movimento dell'inventario e a prelevare gli ordini in modo accurato. Inoltre, il processo di gestione del magazzino stesso potrebbe essere un problema a causa di personale scarsamente formato, carenza di personale, pianificazione del carico di lavoro impropria e sistemi di stoccaggio inefficienti.

Modi per migliorare il tuo punteggio in tempo e in pieno

Se l'analisi della tua catena di approvvigionamento rivela che il tuo punteggio OTIF è carente, ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a migliorare i tuoi numeri:

Implementazione di un sistema di gestione del magazzino

Un adeguato sistema di gestione del magazzino può migliorare significativamente la visibilità dell'inventario rendendo più efficiente l'elaborazione del magazzino. Ti aiuta a tenere traccia dei livelli di inventario e si integra con il tuo negozio di e-commerce per mantenere i livelli di scorta aggiornati in tempo reale. Ciò riduce gli errori e accelera il processo di evasione, migliorando al contempo i tassi di precisione degli ordini. Inoltre, la migliore visibilità su dove sono archiviati determinati SKU accelererà il prelievo e migliorerà i tassi di completamento degli ordini.

Analisi dei dati degli ordini in tempo reale

Hai anche bisogno di un buon sistema di gestione degli ordini per analizzare i dati degli ordini in tempo reale. Ciò ti consente di accelerare l'elaborazione degli ordini inviando automaticamente i dati degli ordini dei clienti dal tuo negozio e-commerce al tuo magazzino. E con i dati di inventario in tempo reale, puoi evitare l'esaurimento delle scorte, riordinare al momento giusto e mantenere livelli di inventario ottimali nella tua rete di evasione ordini.

Distribuzione dell'inventario per una consegna più rapida

Molti ritardi nella consegna si verificano perché le spedizioni devono percorrere lunghi viaggi per raggiungere il cliente. La distribuzione del tuo inventario su più centri logistici può aiutarti a mantenere il tuo inventario più vicino ai tuoi clienti, il che significa che gli ordini devono viaggiare per periodi più brevi per raggiungere la loro destinazione finale. Questo è un ottimo modo per consegnare gli ordini più velocemente e migliorare il tuo punteggio OTIF.

Utilizzo dell'automazione per numeri di precisione più elevati

Dall'elaborazione degli ordini all'evasione e alla spedizione: molti processi nella tua catena di approvvigionamento possono essere automatizzati per la precisione. L'elaborazione automatizzata degli ordini invia automaticamente i dettagli dell'ordine ai tuoi magazzini, eliminando la necessità di inserimento manuale e, di conseguenza, di errori umani. Nel frattempo, l'automazione dell'inventario fornisce aggiornamenti in tempo reale sui livelli di inventario in modo da poter mantenere livelli di stock ottimali in ogni momento ed evitare esaurimenti e ordini arretrati.

Puoi anche migliorare la precisione nei processi di prelievo, imballaggio e spedizione automatizzando il tuo adempimento. Ciò comporta l'automazione del magazzino per ridurre il numero di decisioni che devono essere prese da un addetto al magazzino ed eliminare gli errori di prelievo e imballaggio. Implica anche l'automazione della spedizione inserendo automaticamente gli ordini nella coda di evasione e impostando un sistema di tracciamento automatizzato.

Implementazione del software di tracciamento degli ordini

Ottenere aggiornamenti in tempo reale sullo stato dell'ordine può migliorare la visibilità su tutta la linea. Tenendo traccia di come si stanno muovendo le tue spedizioni, puoi contattare rapidamente il corriere in caso di ritardi e lavorare per risolvere il problema.

Ottimizzazione dei processi di evasione degli ordini regolarmente

I processi di evasione degli ordini devono essere rivisti e ottimizzati su base regolare. Ciò potrebbe comportare l'investimento in nuove tecnologie o l'introduzione di processi migliori basati sul feedback del personale. Cerca costantemente le aree che causano arretrati e ritardi in modo da poter lavorare per risolverli.

In che modo ShipBob può migliorare i punteggi OTIF e far funzionare la tua attività in modo più efficiente

Mentre ti preoccupi di aumentare le vendite, potresti commettere l'errore di sottovalutare l'esperienza di realizzazione. Di conseguenza, potresti ritrovarti con spedizioni in ritardo, ordini errati, ordini danneggiati e altro ancora. Ciò può influire negativamente sulla soddisfazione dei clienti e sui tassi di fidelizzazione.

ShipBob ti fornisce la soluzione di cui hai bisogno per migliorare i tuoi punteggi OTIF e portare la tua esperienza di soddisfazione dei clienti al livello successivo. Puoi sfruttare la rete di adempimento distribuito di ShipBob per immagazzinare il tuo inventario più vicino ai tuoi clienti e garantire consegne più rapide e convenienti. Ciò ti consente di consegnare i tuoi ordini in appena due giorni, aumentando notevolmente la tua cifra OTIF.

Il software ShipBob si integra con la tua piattaforma di e-commerce per velocizzare l'elaborazione e l'evasione degli ordini. Ciò significa che gli ordini vengono inviati automaticamente ai nostri centri logistici, da dove vengono prelevati, imballati e quindi spediti il ​​più rapidamente possibile. Così gli ordini escono più velocemente, aiutandoti a migliorare il tuo tasso di evasione puntuale.

ShipBob ti offre anche uno strumento di reportistica analitica gratuito per ottenere la piena visibilità dei livelli di inventario e delle prestazioni del negozio. Ciò tiene traccia dei dati storici di vendita per prevedere con precisione la domanda in modo da poter pianificare gli acquisti di inventario di conseguenza. Ti dà anche suggerimenti su come distribuire in modo ottimale il tuo inventario tra diversi centri logistici per ottimizzare le prestazioni.

“Ci sono molti problemi con la spedizione di prodotti come i nostri, ma siamo stati in grado di farlo con successo con ShipBob. Sono molto contento di aver trovato un partner 3PL in grado di spedire centinaia di coperte da 25 libbre ogni giorno, offrendo al contempo un'esperienza cliente eccezionale".

Fondatore di My Calm Blanket