Co jest na czas i w całości (OTIF) i jak to zmierzyć?

Istnieje wiele ruchomych części w biznesie e-commerce. Śledzenie wielu czynników w całym łańcuchu dostaw może być zniechęcające, ale jest niezbędne do uzyskania optymalnej wydajności.

Firmy handlu elektronicznego muszą ściśle monitorować swoje wyniki w całym łańcuchu dostaw, aby zoptymalizować swoje procesy i zwiększyć wydajność. Obejmuje to śledzenie krytycznych wskaźników dystrybucji, takich jak liczba zamówień wysłanych na czas, ponieważ jest to niezbędne do określenia, jak wydajne są ich procesy, jak zadowoleni będą klienci i czy muszą wprowadzić ulepszenia.

W tym poście przyjrzymy się bliżej wskaźnikowi OTIF (On-Time In-Full) i dlaczego jest on ważny dla firm e-commerce. Pokażemy Ci również, kiedy i jak obliczyć swój wynik OTIF, a także jak go poprawić.

Co to jest OTIF?

OTIF lub On-Time In-Full to KPI używany do pomiaru liczby zamówień dostarczonych na czas iw całości. Pomaga ocenić, czy firma była w stanie dostarczyć każdą pozycję w zamówieniu w przewidywanym terminie dostawy lub wcześniej. Ta metryka jest używana głównie jako KPI dostawy, chociaż może być również stosowana w całym łańcuchu dostaw. Na przykład możesz skorzystać z kompletacji OTIF lub wysyłki OTIF w celu oceny różnych aspektów procesu realizacji.

Dlaczego OTIF jest ważny dla firm e-commerce?

OTIF jest ważnym wskaźnikiem do śledzenia, ponieważ pomaga firmom e-commerce zrozumieć efektywność procesu realizacji i dostawy. OTIF śledzi, jak partnerzy spedycyjni marki radzą sobie z terminowymi dostawami. Oznacza to również określenie, czy procesy realizacji, takie jak odbiór, kompletacja, pakowanie i wysyłka, są wystarczająco wydajne, aby szybko dostarczyć pełne zamówienia.

Po połączeniu z innymi KPI i raportami, OTIF można wykorzystać do uzyskania szerszego obrazu tego, jak działają różne procesy w łańcuchu dostaw i co należy poprawić. Na przykład niski wynik OTIF może być wynikiem braków zapasów i zakłóceń w łańcuchu dostaw. W takim przypadku mogą pojawić się złe opinie klientów dotyczące braku dostępności lub niedostarczenia produktu. Wysokie koszty wyczerpania zapasów w połączeniu z niskimi wynikami OTIF mogą również pomóc w ustaleniu źródła.

OTIF ma większy wpływ, niż mogłoby się wydawać

Metryka OTIF służy nie tylko do mierzenia wydajności dostarczania. Jest silnie powiązany z innymi aspektami łańcucha dostaw i wydajności.

Dobry wynik OTIF zaczyna się od procesu zakupu i zaopatrzenia dostawcy. Produkty zamawiane przez klientów powinny znajdować się w magazynie i być gotowe do wysyłki. W przeciwnym razie wystąpią opóźnienia w dostawie, które wpłyną na wartość OTIF.

Nawet jeśli masz wystarczająco dużo zapasów, nadal możesz mieć problemy z niskim wynikiem OTIF z powodu problemów z magazynowaniem i przechowywaniem. Nieefektywne procesy kompletacji i braki kadrowe mogą prowadzić do opóźnień. Co więcej, sposób przechowywania i organizowania zapasów może również wpływać na szybkość realizacji, co ostatecznie wpływa na wynik OTIF.

OTIF to kluczowa miara do oceny jakości wysyłki, którą oferuje Twoja firma. Aby ta liczba była wyższa, Twój przewoźnik powinien być w stanie dostarczyć przedmioty na czas i nieuszkodzone. Niskie prędkości wysyłki, uszkodzenia w transporcie i brak śledzenia zamówień przewoźnika mogą mieć wpływ na wartość OTIF, a następnie na ogólne wrażenia z wysyłki.

Zadowolenie klienta to jeden z najważniejszych obszarów związanych z OTIF. Niskie wyniki OTIF zwykle przekładają się na słabe wyniki zadowolenia klientów, ponieważ klienci nie otrzymują pełnych zamówień na czas.

Jak obliczyć OTIF

Proces obliczania stawki OTIF jest dość prosty. Polega na zliczeniu całkowitej liczby dostaw, które zostały wykonane w terminie i kompletności oraz podzieleniu tej liczby przez łączną liczbę dostaw. Można zastosować następujący wzór:

Pełna stawka na czas = Łączna liczba dostaw zrealizowanych na czas i w całości / Łączna liczba zrealizowanych dostaw X 100

Powiedzmy, że z 600 zamówień 455 zostało dostarczonych na czas i kompletnie. Oznacza to, że Twoja stawka za terminowość w pełnym zakresie wynosiłaby:

Pełna stawka na czas = 455/600 x 100 = 75,8%

To jest trochę na dole. Chociaż dążenie do wskaźnika OTIF na poziomie 100% jest praktycznie niemożliwe i nierealistyczne, firmy zajmujące się handlem elektronicznym powinny dążyć do wyniku w zakresie 80%-90%.

Ponadto firmy e-commerce mogą mieć różne docelowe wyniki dla różnych linii produktów. Używając klasyfikacji ABC, Twoje docelowe wyniki OTIF mogą wyglądać mniej więcej tak:

Kiedy nadszedł czas, aby śledzić OTIF jako KPI

Jeśli nie śledzisz jeszcze swojego wyniku OTIF, może to być dobry moment, aby poważniej przyjrzeć się temu wskaźnikowi KPI. Wiesz, że nadszedł czas, aby śledzić OTIF jako KPI, gdy zaczniesz doświadczać któregokolwiek z następujących problemów:

Opóźnione dostawy

Czy otrzymujesz dużo telefonów od klientów pytających/narzekających na opóźnione zamówienia? A może twoja sekcja recenzji zapełnia się klientami, którzy wciąż czekają na swoje zamówienia. Być może otrzymujesz więcej skarg e-mailowych dotyczących opóźnień w dostawie. Albo Twoja ostatnia ankieta z opiniami wykazała, że ​​długi czas dostawy był główną przyczyną rozczarowania klientów.

Powtarzające się problemy z opóźnieniami w dostawach lub nagły wzrost opóźnień w dostawach to znak, że Twój OTIF wymaga dokładniejszego monitorowania. Może to być problem z punktu widzenia dostawcy, gdzie produkcja trwa dłużej niż zwykle i jest wiele zaległych zamówień. Może to być nawet problem związany z tym, że doręczenie przesyłki na ostatniej mili zajmuje więcej czasu niż zwykle.

Niedokładne zamówienia

Twoje recenzje i prośby o obsługę klienta mogą ujawnić krytyczny problem ze wskaźnikiem dokładności zamówienia. Ilu klientów skarży się na otrzymanie produktu w złym rozmiarze? Czy są reklamacje dotyczące otrzymania czegoś w innym kolorze? A może zdarzają się przypadki, gdy klienci otrzymują zupełnie inny przedmiot niż zamówili?

Nie tylko wpłynie to na wskaźniki idealnego zamówienia, ale także poinformuje Cię, że nadszedł czas, aby zacząć mierzyć swój wynik OTIF. Wysoki wskaźnik niedokładnych zamówień może sugerować problem w operacjach magazynowania i kompletacji, co również wpłynie na Twój wskaźnik OTIF.

Brak widoczności inwentarza

Czy masz problemy z uzyskaniem dokładnej widoczności zapasów w swoim łańcuchu dostaw i całej sieci realizacji? Jeśli nie masz odpowiedniego wglądu w poziomy zapasów, prawdopodobnie wystąpią problemy z brakami zapasów, zamówieniami zaległymi, podziałem wysyłek i opóźnieniami w realizacji. Na przykład możesz stale doświadczać problemów z produktami, które nie są dostępne, gdy zamawiają je Twoi klienci. Możesz też regularnie wysyłać różne produkty z tego samego zamówienia w wielu przesyłkach.

Te problemy mogą następnie wpłynąć na stawkę OTIF, ponieważ zamówienia nie są dostarczane na czas lub są wysyłane w całości. Jeśli więc nie masz wystarczającej widoczności zapasów, nadszedł czas, aby przyjrzeć się bliżej swojemu wynikowi OTIF.

Problemy z przetwarzaniem magazynu

Ciągłe problemy z obsługą magazynu to kolejny znak, że musisz podjąć działania. Na przykład, jeśli nie masz skonfigurowanego zautomatyzowanego systemu przyjmowania magazynów, odebranie zamówień przez magazyn może zająć całe wieki po ich złożeniu. A to z pewnością spowoduje opóźnienie w realizacji zamówienia.

Lub jeśli nie masz odpowiedniego systemu zarządzania zapasami magazynowymi, możesz mieć trudności ze śledzeniem ruchu zapasów i dokładnym pobieraniem zamówień. Dodatkowo sam proces zarządzania magazynem może być problemem ze względu na źle wyszkolony personel, braki kadrowe, niewłaściwe planowanie obciążenia pracą i nieefektywne systemy magazynowania.

Sposoby na poprawę wyniku na czas i w pełnym zakresie

Jeśli Twoje analizy łańcucha dostaw wykażą, że brakuje Ci wyniku OTIF, oto kilka wskazówek, które pomogą Ci poprawić wyniki:

Wdrożenie systemu zarządzania magazynem

Właściwy system zarządzania magazynem może znacznie poprawić widoczność zapasów, jednocześnie zwiększając wydajność przetwarzania magazynu. Pomaga śledzić stany magazynowe i integruje się ze sklepem e-commerce, aby aktualizować stany magazynowe w czasie rzeczywistym. Zmniejsza to liczbę błędów i przyspiesza proces realizacji, jednocześnie poprawiając wskaźniki dokładności zamówień. Co więcej, lepszy wgląd w miejsca przechowywania niektórych SKU przyspieszy kompletację i poprawi wskaźniki realizacji zamówień.

Analiza danych zamówień w czasie rzeczywistym

Potrzebujesz również dobrego systemu zarządzania zamówieniami, aby analizować dane zamówienia w czasie rzeczywistym. Pozwala to przyspieszyć przetwarzanie zamówień poprzez automatyczne wysyłanie danych zamówień klientów ze sklepu e-commerce do magazynu. Dzięki danym o zapasach w czasie rzeczywistym możesz uniknąć braków zapasów, zmieniać kolejność we właściwym czasie i utrzymywać optymalny poziom zapasów w całej sieci realizacji zamówień.

Dystrybucja zapasów w celu szybszej dostawy

Wiele opóźnień w dostawach ma miejsce, ponieważ przesyłki muszą przebyć długą drogę, aby dotrzeć do klienta. Dystrybucja zapasów w wielu centrach realizacji może pomóc w utrzymaniu zapasów bliżej klientów, co oznacza, że ​​zamówienia muszą być dostarczane przez krótszy czas, aby dotrzeć do miejsca docelowego. To świetny sposób na szybsze dostarczanie zamówień i poprawę wyniku OTIF.

Korzystanie z automatyzacji w celu uzyskania większej dokładności liczb

Od przetwarzania zamówienia po realizację i wysyłkę — wiele procesów w łańcuchu dostaw można zautomatyzować w celu zapewnienia dokładności. Zautomatyzowane przetwarzanie zamówień automatycznie wysyła szczegóły zamówienia do Twoich magazynów, co eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania, a tym samym błędów ludzkich. Tymczasem automatyzacja zapasów zapewnia aktualizacje w czasie rzeczywistym o poziomach zapasów, dzięki czemu możesz przez cały czas utrzymywać optymalny poziom zapasów i unikać braków zapasów i zaległych zamówień.

Możesz także poprawić dokładność procesów kompletacji, pakowania i wysyłki, automatyzując realizację. Wiąże się to z automatyzacją magazynu w celu zmniejszenia liczby decyzji, które musi podjąć pracownik magazynu oraz wyeliminowania błędów kompletacji i pakowania. Obejmuje to również automatyzację wysyłki poprzez automatyczne umieszczanie zamówień w kolejce realizacji i konfigurowanie automatycznego systemu śledzenia.

Wdrażanie oprogramowania do śledzenia zamówień

Otrzymywanie aktualizacji stanu zamówienia w czasie rzeczywistym może poprawić widoczność na całej tablicy. Śledząc ruch swoich przesyłek, możesz szybko skontaktować się z przewoźnikiem w przypadku opóźnień i pracować nad rozwiązaniem problemu.

Regularna optymalizacja procesów realizacji zamówień

Twoje procesy realizacji zamówień muszą być regularnie przeglądane i optymalizowane. Może to obejmować inwestowanie w nową technologię lub wprowadzanie lepszych procesów w oparciu o informacje zwrotne od pracowników. Stale szukaj obszarów, które powodują zaległości i opóźnienia, aby móc pracować nad ich naprawą.

Jak ShipBob może poprawić wyniki OTIF i sprawić, że Twoja firma będzie działała wydajniej

Martwisz się o wzrost sprzedaży, ale możesz popełnić błąd polegający na niedocenianiu jakości realizacji. W rezultacie możesz skończyć z opóźnionymi wysyłkami, nieprawidłowymi zamówieniami, uszkodzonymi zamówieniami i nie tylko. Może to mieć negatywny wpływ na zadowolenie klientów i wskaźniki retencji.

ShipBob zapewnia rozwiązanie potrzebne do poprawy wyników OTIF i przeniesienia obsługi klienta na wyższy poziom. Możesz skorzystać z rozproszonej sieci realizacji ShipBob, aby przechowywać zapasy bliżej klientów i zapewnić szybsze, bardziej przystępne cenowo dostawy. Dzięki temu możesz dostarczać swoje zamówienia już w dwa dni, znacznie poprawiając Twój wynik OTIF.

Oprogramowanie ShipBob integruje się z platformą e-commerce, aby przyspieszyć przetwarzanie i realizację zamówień. Oznacza to, że zamówienia są automatycznie wysyłane do naszych centrów realizacji, skąd są pobierane, pakowane, a następnie wysyłane tak szybko, jak to możliwe. Dzięki temu zamówienia szybciej wychodzą za drzwi, co pomaga poprawić wskaźnik terminowości realizacji.

ShipBob zapewnia również bezpłatne narzędzie do raportowania analiz, aby uzyskać pełny wgląd w poziomy zapasów i wydajność sklepu. Dzięki temu śledzisz historyczne dane sprzedaży, aby dokładnie prognozować popyt, dzięki czemu możesz odpowiednio planować zakupy zapasów. Zawiera również sugestie, jak optymalnie rozmieścić zapasy w różnych centrach realizacji, aby zoptymalizować wydajność.

„Jest wiele problemów z wysyłką produktów takich jak nasze, ale dzięki ShipBob udało nam się to zrobić z powodzeniem. Bardzo się cieszę, że znaleźliśmy partnera 3PL, który może codziennie wysyłać setki 25-funtowych koców, zapewniając jednocześnie wspaniałe wrażenia klientów”.

Założycielka My Calm Blanket