Qué es puntual y completo (OTIF) y cómo medirlo
Publicado: 2022-04-18Hay muchas partes móviles en un negocio de comercio electrónico. Hacer un seguimiento de los numerosos factores a lo largo de la cadena de suministro puede ser desalentador, pero es necesario para un rendimiento óptimo.
Las empresas de comercio electrónico deben monitorear de cerca su desempeño en toda la cadena de suministro para que puedan optimizar sus procesos y aumentar la eficiencia. Esto implica realizar un seguimiento de las métricas de distribución críticas, como cuántos pedidos se enviaron a tiempo, porque esto es vital para determinar qué tan eficientes son sus procesos, qué tan satisfechos estarán los clientes y si necesitan hacer mejoras.
En esta publicación, echamos un vistazo más de cerca a la métrica On-Time In-Full (OTIF) y por qué es importante para las empresas de comercio electrónico. También le mostramos cuándo y cómo calcular su puntaje OTIF y cómo mejorarlo.
¿Qué es OTIF?
OTIF o On-Time In-Full es un KPI que se utiliza para medir cuántos pedidos se entregaron a tiempo y en su totalidad. Ayuda a evaluar si la empresa pudo entregar todos los artículos del pedido en la fecha de entrega prevista o antes. Esta métrica se utiliza principalmente como KPI de entrega, aunque también se puede aplicar a lo largo de la cadena de suministro. Por ejemplo, puede tener selección de OTIF o envío de OTIF para evaluar diferentes aspectos de su proceso de cumplimiento.
¿Por qué OTIF es importante para las empresas de comercio electrónico?
OTIF es una métrica importante para realizar un seguimiento porque ayuda a las empresas de comercio electrónico a comprender la eficiencia de su proceso de cumplimiento y entrega. OTIF realiza un seguimiento del desempeño de los socios de envío de una marca en términos de realizar entregas a tiempo. También significa identificar si los procesos de cumplimiento como recepción, recolección, empaque y envío son lo suficientemente eficientes para entregar rápidamente los pedidos en su totalidad.
Cuando se alinea con otros KPI e informes, OTIF se puede utilizar para obtener una imagen más amplia de cómo se están desempeñando los diferentes procesos en la cadena de suministro y qué se debe mejorar. Por ejemplo, una puntuación OTIF baja puede ser el resultado de desabastecimientos e interrupciones en la cadena de suministro. En este caso, pueden ocurrir malas críticas de los clientes sobre un producto que no está disponible o no se entregó. Los altos costos de desabastecimiento combinados con puntajes OTIF bajos también pueden ayudar a identificar la fuente.
OTIF impacta más de lo que piensas
La métrica OTIF no es solo para medir el rendimiento de la entrega. Está fuertemente conectado con otros aspectos de su cadena de suministro y rendimiento.
Una buena puntuación OTIF comienza con el proceso de compra y adquisición del proveedor. Los artículos que piden sus clientes deben estar en stock y listos para enviarse. De lo contrario, habrá retrasos en la entrega, lo que afectará a su cifra de OTIF.
Incluso si tiene suficiente inventario disponible, aún podría tener problemas con un puntaje OTIF bajo debido a problemas en su depósito y almacenamiento. Los procesos de selección ineficientes y la escasez de personal podrían provocar retrasos. Además, la forma en que almacena y organiza el inventario también puede afectar la velocidad de cumplimiento, lo que eventualmente afecta su puntaje OTIF.
OTIF es una métrica crucial para medir la experiencia de envío que ofrece su empresa. Para que esta cifra esté en el lado superior, su transportista debería poder entregar los artículos a tiempo y sin daños. Las velocidades de envío lentas, los daños en tránsito y la falta de seguimiento del pedido del transportista pueden tener un impacto en su cifra de OTIF y, en consecuencia, en la experiencia de envío en general.
La satisfacción del cliente es una de las áreas más importantes relacionadas con OTIF. Los puntajes bajos de OTIF generalmente se traducen en puntajes bajos de satisfacción del cliente porque los clientes no reciben sus pedidos completos a tiempo.
Cómo calcular OTIF
El proceso de cálculo de su tasa OTIF es bastante simple. Implica contar el número total de entregas que se realizaron a tiempo y completas y dividir el número por el número total de entregas. Se puede utilizar la siguiente fórmula:
Tasa de Puntualidad Completa = Total de entregas realizadas a tiempo y en su totalidad / Total de entregas realizadas X 100
Así que digamos que de 600 pedidos, 455 fueron entregados a tiempo y completos. Eso significa que su tasa de puntualidad total sería:
Tasa completa a tiempo = 455/600 X 100 = 75,8 %
Esto es un poco en el extremo inferior. Aunque es prácticamente imposible y poco realista luchar por una tasa OTIF del 100 %, las empresas de comercio electrónico deben esforzarse por obtener una puntuación que esté en el rango alto del 80 % al 90 %.
Además, las empresas de comercio electrónico pueden tener diferentes puntajes objetivo para diferentes líneas de productos. Usando la clasificación ABC, sus puntajes OTIF objetivo pueden verse así:
| Importancia | Porcentaje de inventario | Porcentaje de ventas | Buena puntuación OTIF (Objetivo) | Puntaje promedio de OTIF | Mala puntuación OTIF | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Clase A | Alto valor en dólares | 10%-20% | 50%-80% | 95%-99% | 85%-95% | <85% |
| Clase B | Valor medio en dólares | 20%-30% | 20% | 85%-99% | 79%-85% | <79% |
| Clase C | Valor bajo en dólares | 50%-70% | 10%-30% | 99%-100% | 85%-99% | <85% |
Cuándo es el momento de rastrear OTIF como un KPI
Si aún no está realizando un seguimiento de su puntaje OTIF, puede ser un buen momento para comenzar a analizar este KPI con más seriedad. Sabe que es hora de realizar un seguimiento de OTIF como un KPI cuando comienza a experimentar cualquiera de los siguientes problemas:
entregas tardías
¿Recibe muchas llamadas de clientes que preguntan o se quejan de pedidos retrasados? O tal vez su sección de revisión se está llenando de clientes que todavía están esperando sus pedidos. Tal vez hayas visto más quejas por correo electrónico relacionadas con retrasos en las entregas. O su reciente encuesta de retroalimentación reveló que sus lentos tiempos de entrega fueron la causa principal de la decepción del cliente.
Los problemas repetidos con entregas tardías o un aumento repentino de las demoras en las entregas son una señal de que su OTIF debe ser monitoreado más de cerca. Podría ser un problema desde el frente del proveedor, donde la fabricación está demorando más de lo habitual y hay muchos pedidos atrasados. Incluso podría ser un problema que su proveedor de envío tarde más de lo habitual en completar las entregas de última milla.
Pedidos inexactos
Sus revisiones y solicitudes de atención al cliente pueden revelar un problema crítico con la tasa de precisión de su pedido. ¿Cuántos clientes se quejan de recibir un producto de tamaño incorrecto? ¿Hay quejas por recibir algo en un color diferente? ¿O hay casos de clientes que reciben un artículo completamente diferente al que ordenaron?
Esto no solo afectará sus métricas de pedidos perfectos, sino que también le indica que es hora de comenzar a medir su puntaje OTIF. Una alta tasa de pedidos inexactos puede sugerir un problema en sus operaciones de almacenamiento y recolección, lo que también afectará su tasa OTIF.
Falta de visibilidad del inventario.
¿Está luchando por obtener una visibilidad precisa del inventario en su cadena de suministro y en toda su red de cumplimiento? Cuando no tiene una visibilidad adecuada de los niveles de inventario, es probable que experimente problemas de desabastecimiento, pedidos pendientes, envíos divididos y demoras en el cumplimiento. Por ejemplo, es posible que experimente constantemente problemas con los artículos que no están disponibles cuando sus clientes los piden. O es posible que tenga que enviar regularmente diferentes artículos del mismo pedido en varios envíos.
Estos problemas pueden afectar su tarifa OTIF porque los pedidos no se entregan a tiempo o se envían en su totalidad. Entonces, si no tiene suficiente visibilidad de inventario, es hora de analizar más de cerca su puntaje OTIF.
Problemas de procesamiento de almacén
Los problemas que enfrenta constantemente en el procesamiento de su almacén son otra señal de que debe tomar medidas. Por ejemplo, si no tiene configurado un sistema de recepción de almacén automatizado, su almacén puede tardar años en recibir pedidos después de que se hayan realizado. Y esto está destinado a causar un retraso en el cumplimiento del pedido.
O si no tiene un sistema de gestión de inventario de almacén adecuado, puede tener dificultades para rastrear el movimiento del inventario y seleccionar pedidos con precisión. Además, su propio proceso de gestión de almacenes puede ser un problema con personal poco capacitado, escasez de personal, planificación inadecuada de la carga de trabajo y sistemas de almacenamiento ineficientes.
Formas de mejorar su puntaje de On Time & In Full
Si el análisis de su cadena de suministro revela que su puntaje OTIF es deficiente, aquí hay algunos consejos para ayudarlo a mejorar sus números:
Implementación de un sistema de gestión de almacenes.
Un sistema de gestión de almacenes adecuado puede mejorar significativamente la visibilidad del inventario al mismo tiempo que hace que el procesamiento de su almacén sea más eficiente. Le ayuda a realizar un seguimiento de sus niveles de inventario y se integra con su tienda de comercio electrónico para mantener sus niveles de existencias actualizados en tiempo real. Esto reduce los errores y acelera el proceso de cumplimiento al tiempo que mejora las tasas de precisión de los pedidos. Además, la visibilidad mejorada de dónde se almacenan ciertos SKU acelerará la recolección y mejorará las tasas de finalización de pedidos.
Análisis de datos de pedidos en tiempo real
También necesita un buen sistema de gestión de pedidos para analizar los datos de su pedido en tiempo real. Esto le permite acelerar el procesamiento de pedidos mediante el envío automático de datos de pedidos de clientes desde su tienda de comercio electrónico a su almacén. Y con los datos de inventario en tiempo real, puede evitar los desabastecimientos, reordenar en el momento adecuado y mantener niveles de inventario óptimos en toda su red de cumplimiento.
Distribuir el inventario para una entrega más rápida
Muchos retrasos en las entregas ocurren porque los envíos tienen que recorrer largos trayectos para llegar al cliente. La distribución de su inventario en múltiples centros logísticos puede ayudarlo a mantener su inventario más cerca de sus clientes, lo que significa que los pedidos tienen que viajar por períodos más cortos para llegar a su destino final. Esta es una excelente manera de entregar pedidos más rápido y mejorar su puntaje OTIF.
Uso de la automatización para números de mayor precisión
Desde el procesamiento de pedidos hasta el cumplimiento y el envío, muchos procesos en su cadena de suministro se pueden automatizar para lograr precisión. El procesamiento automatizado de pedidos envía automáticamente los detalles del pedido a sus almacenes, lo que elimina la necesidad de ingresar manualmente y, por lo tanto, los errores humanos. Mientras tanto, la automatización del inventario le brinda actualizaciones en tiempo real sobre los niveles de inventario para que pueda mantener niveles óptimos de existencias en todo momento y evitar desabastecimientos y pedidos pendientes.
También puede mejorar la precisión en los procesos de recolección, empaque y envío cuando automatiza su cumplimiento. Esto implica la automatización del almacén para reducir la cantidad de decisiones que debe tomar un asociado del almacén y eliminar los errores de recolección y empaque. También implica la automatización de su envío al obtener automáticamente los pedidos en la cola de cumplimiento y configurar un sistema de seguimiento automatizado.
Implementación de software de seguimiento de pedidos.
Obtener actualizaciones en tiempo real sobre el estado del pedido puede mejorar la visibilidad en todos los ámbitos. Al realizar un seguimiento de cómo se mueven sus envíos, puede hacer un seguimiento rápido con el transportista en caso de demoras y trabajar para resolver el problema.
Optimizar los procesos de cumplimiento de pedidos con regularidad
Sus procesos de cumplimiento de pedidos deben revisarse y optimizarse periódicamente. Esto podría implicar invertir en nueva tecnología o introducir mejores procesos basados en los comentarios de su personal. Busque constantemente áreas que estén causando atrasos y demoras para que pueda trabajar en solucionarlas.
Cómo ShipBob puede mejorar los puntajes de OTIF y hacer que su negocio funcione de manera más eficiente
Mientras se preocupa por aumentar sus ventas, puede cometer el error de subestimar la experiencia de cumplimiento. Como resultado, podría terminar con envíos retrasados, pedidos incorrectos, pedidos dañados y más. Esto puede afectar la satisfacción de sus clientes y las tasas de retención.
ShipBob le brinda la solución que necesita para mejorar sus puntajes OTIF y llevar su experiencia de cumplimiento del cliente al siguiente nivel. Puede aprovechar la red de distribución distribuida de ShipBob para almacenar su inventario más cerca de sus clientes y garantizar entregas más rápidas y asequibles. Esto le permite entregar sus pedidos en tan solo dos días, lo que aumenta significativamente su cifra de OTIF.
El software ShipBob se integra con su plataforma de comercio electrónico para acelerar el procesamiento y cumplimiento de sus pedidos. Eso significa que los pedidos se envían automáticamente a nuestros centros logísticos, desde donde se recogen, empaquetan y luego se envían lo más rápido posible. Por lo tanto, los pedidos salen más rápido, lo que lo ayuda a mejorar su tasa de cumplimiento a tiempo.
ShipBob también le proporciona una herramienta de informes de análisis gratuita para obtener una visibilidad completa de sus niveles de inventario y el rendimiento de la tienda. Esto realiza un seguimiento de los datos históricos de ventas para pronosticar con precisión la demanda para que pueda planificar sus compras de inventario en consecuencia. También le brinda sugerencias sobre cómo distribuir de manera óptima su inventario en diferentes centros de cumplimiento para optimizar el rendimiento.
“Hay muchos problemas con el envío de productos como el nuestro, pero hemos podido hacerlo con éxito con ShipBob. Estoy muy contento de haber encontrado un socio 3PL que puede enviar cientos de mantas de 25 libras todos los días, mientras brinda una excelente experiencia al cliente".
Fundador de Mi Manta Calma