O que está no prazo e na íntegra (OTIF) e como medi-lo

Existem muitas partes móveis para um negócio de comércio eletrônico. Manter o controle dos vários fatores em toda a cadeia de suprimentos pode ser assustador, mas é necessário para um desempenho ideal.

As empresas de comércio eletrônico precisam monitorar de perto seu desempenho em toda a cadeia de suprimentos para que possam otimizar seus processos e aumentar a eficiência. Isso envolve acompanhar as métricas críticas de distribuição, como quantos pedidos foram enviados no prazo, porque isso é vital para determinar a eficiência de seus processos, o grau de satisfação dos clientes e se eles precisam fazer melhorias.

Neste post, analisamos mais de perto a métrica On-Time In-Full (OTIF) e por que ela é importante para as empresas de comércio eletrônico. Também mostramos quando e como calcular sua pontuação OTIF e como melhorá-la.

O que é OTIF?

OTIF ou On-Time In-Full é um KPI usado para medir quantos pedidos foram entregues no prazo e na íntegra. Isso ajuda a avaliar se a empresa conseguiu entregar todos os itens do pedido antes ou na data prevista de entrega. Essa métrica é usada principalmente como um KPI de entrega, embora também possa ser aplicada em toda a cadeia de suprimentos. Por exemplo, você pode ter o picking OTIF ou o despacho OTIF para avaliar diferentes aspectos do seu processo de atendimento.

Por que a OTIF é importante para as empresas de comércio eletrônico?

O OTIF é uma métrica importante para acompanhar porque ajuda as empresas de comércio eletrônico a entender a eficiência de seu processo de atendimento e entrega. A OTIF acompanha o desempenho dos parceiros de envio de uma marca em termos de entregas no prazo. Também significa identificar se os processos de atendimento, como recebimento, separação, embalagem e envio, são eficientes o suficiente para entregar rapidamente os pedidos completos.

Quando alinhado com outros KPIs e relatórios, o OTIF pode ser usado para obter uma visão mais ampla de como os diferentes processos da cadeia de suprimentos estão sendo executados e o que precisa ser melhorado. Por exemplo, uma pontuação OTIF baixa pode ser resultado de rupturas de estoque e interrupções na cadeia de suprimentos. Nesse caso, podem ocorrer críticas ruins de clientes sobre um produto não estar disponível ou não entregue. Altos custos de falta de estoque combinados com baixas pontuações OTIF também podem ajudar a identificar a fonte.

OTIF afeta mais do que você imagina

A métrica OTIF não serve apenas para medir o desempenho da entrega. Está fortemente conectado a outros aspectos de sua cadeia de suprimentos e desempenho.

Uma boa pontuação OTIF começa no processo de compra e aquisição do fornecedor. Os itens que seus clientes pedem devem estar em estoque e prontos para serem enviados. Caso contrário, haverá atrasos na entrega, impactando seu valor OTIF.

Mesmo se você tiver estoque suficiente em mãos, ainda poderá lutar com uma pontuação OTIF baixa devido a problemas em seu armazenamento. Processos de separação ineficientes e falta de pessoal podem levar a atrasos. Além disso, a forma como você armazena e organiza o estoque também pode afetar a velocidade de atendimento, o que acaba afetando sua pontuação OTIF.

O OTIF é uma métrica crucial para avaliar a experiência de envio que sua empresa oferece. Para que este valor esteja no lado mais alto, sua transportadora deve ser capaz de entregar os itens no prazo e sem danos. Velocidades de envio lentas, danos em trânsito e falta de rastreamento de pedidos da transportadora podem afetar seu valor de OTIF e, posteriormente, a experiência geral de envio.

A satisfação do cliente é uma das áreas mais significativas ligadas à OTIF. Pontuações OTIF baixas normalmente se traduzem em pontuações baixas de satisfação do cliente porque os clientes não estão recebendo seus pedidos completos no prazo.

Como calcular o OTIF

O processo de cálculo da sua taxa OTIF é bastante simples. Envolve contar o número total de entregas que foram feitas no prazo e completas e dividir o número pelo número total de entregas. A seguinte fórmula pode ser usada:

Taxa In-Full no Prazo = Total de entregas feitas no prazo e na íntegra / Total de entregas feitas X 100

Então, digamos que de 600 pedidos, 455 foram entregues no prazo e completos. Isso significa que sua taxa em tempo integral seria:

Taxa Integral no Prazo = 455/600 X 100 = 75,8%

Este é um pouco na extremidade inferior. Embora seja praticamente impossível e irreal lutar por uma taxa OTIF de 100%, as empresas de comércio eletrônico devem se esforçar para obter uma pontuação na faixa alta de 80% a 90%.

Além disso, as empresas de comércio eletrônico podem ter pontuações de destino diferentes para diferentes linhas de produtos. Usando a classificação ABC, suas pontuações OTIF alvo podem ser algo como:

Quando é hora de rastrear o OTIF como um KPI

Se você ainda não está monitorando sua pontuação OTIF, pode ser um bom momento para começar a analisar esse KPI com mais seriedade. Você sabe que é hora de rastrear o OTIF como um KPI quando começa a enfrentar qualquer um dos seguintes problemas:

Entregas atrasadas

Você está recebendo muitas ligações de clientes perguntando/reclamando sobre pedidos atrasados? Ou talvez sua seção de revisão esteja cheia de clientes que ainda estão aguardando seus pedidos. Talvez você tenha recebido mais reclamações por e-mail relacionadas a atrasos na entrega. Ou sua pesquisa de feedback recente revelou que seus prazos de entrega lentos foram a principal causa da decepção do cliente.

Problemas repetidos com entregas atrasadas ou um aumento repentino nos atrasos nas entregas são um sinal de que seu OTIF precisa ser monitorado mais de perto. Pode ser um problema do fornecedor, onde a fabricação está demorando mais do que o normal e há muitos pedidos em atraso. Pode até ser um problema com o seu fornecedor de remessas demorando mais do que o normal para concluir as entregas de última milha.

Pedidos imprecisos

Suas avaliações e solicitações de suporte ao cliente podem revelar um problema crítico com a taxa de precisão do seu pedido. Quantos clientes estão reclamando de receber o produto de tamanho errado? Há reclamações sobre o recebimento de algo em uma cor diferente? Ou há casos de clientes recebendo um item completamente diferente do que pediram?

Isso não apenas afetará suas métricas de pedidos perfeitos, mas também informa que é hora de começar a medir sua pontuação OTIF. Uma alta taxa de pedidos imprecisos pode sugerir um problema em suas operações de armazenamento e separação, o que também afetará sua taxa OTIF.

Falta de visibilidade do inventário

Você está lutando para obter visibilidade precisa do inventário em sua cadeia de suprimentos e em toda a sua rede de atendimento? Quando você não tem visibilidade adequada dos níveis de estoque, é provável que tenha problemas com falta de estoque, pedidos pendentes, remessas fracionadas e atrasos no atendimento. Por exemplo, você pode ter problemas constantes com itens que não estão disponíveis quando seus clientes os encomendam. Ou você pode ter que enviar regularmente itens diferentes do mesmo pedido em várias remessas.

Esses problemas podem afetar sua taxa OTIF porque os pedidos não estão sendo entregues no prazo ou estão sendo enviados integralmente. Portanto, se você não tiver visibilidade suficiente do inventário, é hora de dar uma olhada mais de perto na sua pontuação OTIF.

Problemas de processamento do armazém

Enfrentar problemas constantemente no processamento do seu armazém é outro sinal de que você precisa agir. Por exemplo, se você não tiver um sistema automatizado de recebimento de armazém configurado, pode levar muito tempo para que seu armazém receba pedidos depois que eles forem colocados. E isso deve causar um atraso no atendimento do pedido.

Ou, se você não tiver um sistema de gerenciamento de estoque de armazém adequado, poderá ter dificuldade em rastrear o movimento do estoque e separar pedidos com precisão. Além disso, o próprio processo de gerenciamento de armazém pode ser um problema com pessoal mal treinado, falta de pessoal, planejamento de carga de trabalho inadequado e sistemas de armazenamento ineficientes.

Maneiras de melhorar sua pontuação On Time & In Full

Se a análise da sua cadeia de suprimentos revelar que sua pontuação OTIF está faltando, aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a melhorar seus números:

Implementação de um sistema de gestão de armazém

Um sistema de gerenciamento de armazém adequado pode melhorar significativamente a visibilidade do estoque, ao mesmo tempo em que torna o processamento do armazém mais eficiente. Ele ajuda você a acompanhar seus níveis de estoque e se integra à sua loja de comércio eletrônico para manter seus níveis de estoque atualizados em tempo real. Isso reduz os erros e acelera o processo de atendimento, melhorando as taxas de precisão dos pedidos. Além disso, a visibilidade aprimorada de onde determinados SKUs são armazenados acelerará a separação e melhorará as taxas de conclusão de pedidos.

Analisando dados de pedidos em tempo real

Você também precisa de um bom sistema de gerenciamento de pedidos para analisar seus dados de pedidos em tempo real. Isso permite que você acelere o processamento de pedidos enviando automaticamente os dados do pedido do cliente da sua loja de comércio eletrônico para o seu depósito. E com dados de estoque em tempo real, você pode evitar faltas de estoque, fazer novos pedidos no momento certo e manter níveis de estoque ideais em toda a sua rede de atendimento.

Distribuição de estoque para entrega mais rápida

Muitos atrasos nas entregas acontecem porque as remessas precisam percorrer longas jornadas para chegar ao cliente. Distribuir seu inventário em vários centros de atendimento pode ajudá-lo a manter seu inventário mais próximo de seus clientes, o que significa que os pedidos precisam viajar por períodos mais curtos para chegar ao destino final. Essa é uma ótima maneira de entregar pedidos mais rapidamente e melhorar sua pontuação OTIF.

Usando automação para números de maior precisão

Do processamento de pedidos ao atendimento e envio – muitos processos em sua cadeia de suprimentos podem ser automatizados para precisão. O processamento automatizado de pedidos envia automaticamente os detalhes do pedido para seus armazéns, o que elimina a necessidade de entrada manual e, portanto, erros humanos. Enquanto isso, a automação de estoque fornece atualizações em tempo real sobre os níveis de estoque para que você possa manter os níveis de estoque ideais o tempo todo e evitar rupturas e pedidos em atraso.

Você também pode melhorar a precisão nos processos de separação, embalagem e envio ao automatizar seu atendimento. Isso envolve a automação do armazém para reduzir o número de decisões necessárias a serem tomadas por um associado do armazém e eliminar erros de coleta e embalagem. Também envolve automatizar seu envio, colocando pedidos automaticamente na fila de atendimento e configurando um sistema de rastreamento automatizado.

Implementação de software de rastreamento de pedidos

Obter atualizações em tempo real sobre o status do pedido pode melhorar a visibilidade geral. Ao acompanhar o andamento de suas remessas, você pode acompanhar rapidamente a transportadora em caso de atrasos e trabalhar para resolver o problema.

Otimizando os processos de atendimento de pedidos regularmente

Seus processos de atendimento de pedidos precisam ser revisados ​​e otimizados regularmente. Isso pode envolver investir em novas tecnologias ou introduzir processos melhores com base no feedback de sua equipe. Procure constantemente as áreas que estão causando atrasos e atrasos para que você possa trabalhar para corrigi-las.

Como o ShipBob pode melhorar as pontuações do OTIF e tornar seus negócios mais eficientes

Enquanto você se preocupa em aumentar suas vendas, você pode cometer o erro de subestimar a experiência de atendimento. Como resultado, você pode acabar com remessas atrasadas, pedidos incorretos, pedidos danificados e muito mais. Isso pode afetar a satisfação do cliente e as taxas de retenção.

ShipBob fornece a solução que você precisa para melhorar suas pontuações OTIF e levar sua experiência de atendimento ao cliente para o próximo nível. Você pode aproveitar a rede de atendimento distribuído da ShipBob para armazenar seu inventário mais perto de seus clientes e garantir entregas mais rápidas e acessíveis. Isso permite que você entregue seus pedidos em até dois dias, aumentando significativamente seu valor OTIF.

O software ShipBob se integra à sua plataforma de comércio eletrônico para acelerar o processamento e o atendimento de pedidos. Isso significa que os pedidos são enviados automaticamente para nossos centros de atendimento, de onde são retirados, embalados e enviados o mais rápido possível. Assim, os pedidos saem mais rapidamente, ajudando você a melhorar sua taxa de atendimento no prazo.

O ShipBob também fornece uma ferramenta de relatório de análise gratuita para obter visibilidade total dos níveis de estoque e do desempenho da loja. Isso mantém o controle de dados históricos de vendas para prever com precisão a demanda para que você possa planejar suas compras de estoque de acordo. Ele também oferece sugestões sobre como distribuir seu inventário de maneira otimizada em diferentes centros de atendimento para otimizar o desempenho.

“Há muitos problemas com o envio de produtos como o nosso, mas conseguimos fazer isso com sucesso com o ShipBob. Estou muito feliz por termos encontrado um parceiro 3PL que pode enviar centenas de cobertores de 25 libras todos os dias, proporcionando uma ótima experiência ao cliente.”

Fundador do My Calm Blanket