Apa yang Tepat Waktu & Penuh (OTIF) Dan Bagaimana Mengukurnya

Ada banyak bagian yang bergerak ke bisnis e-niaga. Melacak berbagai faktor di seluruh rantai pasokan bisa menjadi hal yang menakutkan, tetapi itu perlu untuk kinerja yang optimal.

Bisnis e-niaga perlu memantau dengan cermat kinerja mereka di seluruh rantai pasokan sehingga mereka dapat mengoptimalkan proses dan meningkatkan efisiensi. Ini melibatkan pelacakan metrik distribusi penting seperti berapa banyak pesanan yang dikirim tepat waktu karena ini penting untuk menentukan seberapa efisien proses mereka, seberapa puas pelanggan, dan apakah mereka perlu melakukan perbaikan.

Dalam posting ini, kita melihat lebih dekat metrik On-Time In-Full (OTIF) dan mengapa itu penting untuk bisnis e-niaga. Kami juga menunjukkan kepada Anda kapan dan bagaimana menghitung skor OTIF Anda serta bagaimana meningkatkannya.

Apa itu OTIF?

OTIF atau On-Time In-Full adalah KPI yang digunakan untuk mengukur berapa banyak pesanan yang terkirim tepat waktu dan penuh. Ini membantu untuk menilai apakah bisnis dapat mengirimkan setiap item dalam pesanan pada atau sebelum tanggal pengiriman yang diharapkan. Metrik ini terutama digunakan sebagai KPI pengiriman, meskipun dapat juga diterapkan di seluruh rantai pasokan. Misalnya, Anda mungkin memiliki pengambilan OTIF atau pengiriman OTIF untuk menilai berbagai aspek proses pemenuhan Anda.

Mengapa OTIF penting untuk bisnis ecommerce?

OTIF adalah metrik penting untuk dilacak karena membantu bisnis e-niaga memahami efisiensi proses pemenuhan dan pengiriman mereka. OTIF melacak bagaimana kinerja mitra pengiriman suatu merek dalam hal melakukan pengiriman tepat waktu. Ini juga berarti mengidentifikasi apakah proses pemenuhan seperti penerimaan, pengambilan, pengepakan, dan pengiriman cukup efisien untuk mengirimkan pesanan secara penuh dengan cepat.

Ketika diselaraskan dengan KPI dan laporan lainnya, OTIF dapat digunakan untuk mendapatkan gambaran yang lebih besar tentang kinerja berbagai proses dalam rantai pasokan dan apa yang perlu ditingkatkan. Misalnya, skor OTIF yang rendah mungkin disebabkan oleh kehabisan stok dan gangguan rantai pasokan. Dalam hal ini, ulasan pelanggan yang buruk tentang produk yang tidak tersedia atau tidak terkirim dapat terjadi. Biaya kehabisan stok yang tinggi dikombinasikan dengan skor OTIF yang rendah juga dapat membantu menentukan sumbernya.

Dampak OTIF lebih dari yang Anda kira

Metrik OTIF tidak hanya untuk mengukur kinerja pengiriman. Ini sangat terkait dengan aspek lain dari rantai pasokan dan kinerja Anda.

Skor OTIF yang baik dimulai dari proses pembelian dan pengadaan pemasok. Item yang dipesan pelanggan Anda harus tersedia dan siap dikirim. Jika tidak, akan ada keterlambatan pengiriman, yang memengaruhi angka OTIF Anda.

Bahkan jika Anda memiliki persediaan yang cukup, Anda masih bisa berjuang dengan skor OTIF yang rendah karena masalah dalam pergudangan dan penyimpanan Anda. Proses pengambilan yang tidak efisien dan kekurangan staf dapat menyebabkan penundaan. Selain itu, cara Anda menyimpan dan mengatur inventaris juga dapat memengaruhi kecepatan pemenuhan, yang pada akhirnya memengaruhi skor OTIF Anda.

OTIF adalah metrik penting untuk mengukur pengalaman pengiriman yang ditawarkan bisnis Anda. Agar angka ini berada di sisi yang lebih tinggi, operator Anda harus dapat mengirimkan barang tepat waktu dan tidak rusak. Kecepatan pengiriman yang lambat, kerusakan dalam perjalanan, dan kurangnya pelacakan pesanan operator dapat berdampak pada angka OTIF Anda dan selanjutnya, pengalaman pengiriman secara keseluruhan.

Kepuasan pelanggan adalah salah satu area paling signifikan yang terhubung dengan OTIF. Skor OTIF yang rendah biasanya diterjemahkan menjadi skor kepuasan pelanggan yang buruk karena pelanggan tidak mendapatkan pesanan penuh mereka tepat waktu.

Bagaimana cara menghitung OTIF

Proses menghitung tarif OTIF Anda cukup sederhana. Ini melibatkan penghitungan jumlah total pengiriman yang dilakukan tepat waktu dan lengkap dan membagi jumlah dengan jumlah total pengiriman. Rumus berikut dapat digunakan:

On-Time In-Full Rate = Total pengiriman yang dilakukan tepat waktu dan penuh / Total pengiriman yang dilakukan X 100

Jadi katakanlah dari 600 pesanan, 455 terkirim tepat waktu dan lengkap. Itu berarti tarif In-Full On-Time Anda adalah:

Tarif Penuh Tepat Waktu = 455/600 X 100 = 75,8%

Ini sedikit di ujung bawah. Meskipun hampir tidak mungkin dan tidak realistis untuk mengupayakan tingkat OTIF 100%, bisnis e-niaga harus berusaha untuk mendapatkan skor yang berada di kisaran 80% -90% yang tinggi.

Selain itu, bisnis e-niaga mungkin memiliki skor target yang berbeda untuk lini produk yang berbeda. Menggunakan klasifikasi ABC, skor OTIF target Anda mungkin terlihat seperti:

Saatnya melacak OTIF sebagai KPI

Jika Anda belum melacak skor OTIF Anda, mungkin ini saat yang tepat untuk mulai melihat KPI ini dengan lebih serius. Anda tahu sudah waktunya untuk melacak OTIF sebagai KPI ketika Anda mulai mengalami salah satu masalah berikut:

Pengiriman terlambat

Apakah Anda mendapat banyak telepon dari pelanggan yang menanyakan/mengeluh tentang pesanan yang tertunda? Atau mungkin bagian ulasan Anda dipenuhi oleh pelanggan yang masih menunggu pesanan mereka. Mungkin Anda telah melihat lebih banyak keluhan email terkait keterlambatan pengiriman. Atau survei umpan balik Anda baru-baru ini mengungkapkan bahwa waktu pengiriman Anda yang lambat adalah penyebab utama kekecewaan pelanggan.

Masalah berulang dengan pengiriman yang terlambat atau peningkatan keterlambatan pengiriman yang tiba-tiba adalah tanda bahwa OTIF Anda perlu dipantau lebih dekat. Ini bisa menjadi masalah dari sisi pemasok, di mana proses manufaktur memakan waktu lebih lama dari biasanya dan ada banyak pesanan yang menumpuk. Bahkan mungkin menjadi masalah dengan penyedia pengiriman Anda yang membutuhkan waktu lebih lama dari biasanya untuk menyelesaikan pengiriman jarak jauh.

Pesanan tidak akurat

Ulasan dan permintaan dukungan pelanggan Anda dapat mengungkapkan masalah kritis dengan tingkat akurasi pesanan Anda. Berapa banyak pelanggan yang mengeluh karena menerima produk dengan ukuran yang salah? Apakah ada keluhan tentang menerima sesuatu dengan warna yang berbeda? Atau adakah contoh pelanggan yang menerima barang yang sama sekali berbeda dari yang mereka pesan?

Ini tidak hanya akan memengaruhi metrik pesanan sempurna Anda, tetapi juga memberi tahu Anda bahwa inilah saatnya untuk mulai mengukur skor OTIF Anda. Tingkat pesanan yang tidak akurat yang tinggi dapat menunjukkan masalah dalam operasi pergudangan dan pengambilan Anda, yang juga akan memengaruhi tingkat OTIF Anda.

Kurangnya visibilitas inventaris

Apakah Anda berjuang untuk mendapatkan visibilitas inventaris yang akurat dalam rantai pasokan Anda dan di seluruh jaringan pemenuhan Anda? Bila Anda tidak memiliki visibilitas yang tepat ke tingkat inventaris, Anda mungkin mengalami masalah dengan kehabisan stok, pesanan di belakang, pengiriman terpisah, dan penundaan pemenuhan. Misalnya, Anda mungkin terus-menerus mengalami masalah dengan item yang tidak tersedia saat pelanggan Anda memesannya. Atau Anda mungkin harus mengirimkan item yang berbeda dari urutan yang sama secara teratur dalam beberapa pengiriman.

Masalah-masalah ini kemudian dapat memengaruhi tarif OTIF Anda karena pesanan tidak dikirim tepat waktu atau dikirim secara penuh. Jadi, jika Anda tidak memiliki visibilitas inventaris yang cukup, inilah saatnya untuk melihat lebih dekat pada skor OTIF Anda.

Masalah pemrosesan gudang

Terus-menerus menghadapi masalah dalam pemrosesan gudang Anda adalah tanda lain bahwa Anda perlu mengambil tindakan. Misalnya, jika Anda tidak memiliki sistem penerimaan gudang otomatis yang disiapkan, mungkin perlu waktu lama bagi gudang Anda untuk menerima pesanan setelah ditempatkan. Dan ini pasti akan menyebabkan keterlambatan pemenuhan pesanan.

Atau jika Anda tidak memiliki sistem manajemen inventaris gudang yang tepat, Anda mungkin kesulitan melacak pergerakan inventaris dan memilih pesanan secara akurat. Selain itu, proses manajemen gudang Anda sendiri mungkin menjadi masalah dengan staf yang kurang terlatih, kekurangan staf, perencanaan beban kerja yang tidak tepat, dan sistem penyimpanan yang tidak efisien.

Cara untuk meningkatkan skor Tepat Waktu & Penuh Anda

Jika analitik rantai pasokan Anda menunjukkan bahwa skor OTIF Anda kurang, berikut adalah beberapa tip untuk membantu Anda meningkatkan angka Anda:

Menerapkan sistem manajemen gudang

Sistem manajemen gudang yang tepat dapat meningkatkan visibilitas inventaris secara signifikan sekaligus membuat pemrosesan gudang Anda lebih efisien. Ini membantu Anda melacak tingkat inventaris Anda dan terintegrasi dengan toko e-niaga Anda untuk menjaga tingkat stok Anda diperbarui secara real-time. Ini mengurangi kesalahan dan mempercepat proses pemenuhan sekaligus meningkatkan tingkat akurasi pesanan. Selain itu, peningkatan visibilitas ke tempat penyimpanan SKU tertentu akan mempercepat pengambilan dan meningkatkan tingkat penyelesaian pesanan.

Menganalisis data pesanan waktu nyata

Anda juga memerlukan sistem manajemen pesanan yang baik untuk menganalisis data pesanan Anda secara real-time. Ini memungkinkan Anda untuk mempercepat pemrosesan pesanan dengan secara otomatis mengirimkan data pesanan pelanggan dari toko e-niaga Anda ke gudang Anda. Dan dengan data inventaris waktu nyata, Anda dapat menghindari kehabisan stok, memesan ulang pada waktu yang tepat, dan menjaga tingkat inventaris yang optimal di seluruh jaringan pemenuhan Anda.

Mendistribusikan inventaris untuk pengiriman lebih cepat

Banyaknya keterlambatan pengiriman terjadi karena pengiriman harus menempuh perjalanan yang jauh untuk sampai ke pelanggan. Mendistribusikan inventaris Anda di beberapa pusat pemenuhan dapat membantu Anda menjaga inventaris Anda lebih dekat dengan pelanggan Anda, yang berarti pesanan harus menempuh jangka waktu yang lebih pendek untuk mencapai tujuan akhir mereka. Ini adalah cara yang bagus untuk mengirimkan pesanan lebih cepat dan meningkatkan skor OTIF Anda.

Menggunakan otomatisasi untuk angka akurasi yang lebih tinggi

Dari pemrosesan pesanan hingga pemenuhan dan pengiriman – banyak proses dalam rantai pasokan Anda dapat diotomatisasi untuk akurasi. Pemrosesan pesanan otomatis secara otomatis mengirimkan detail pesanan ke gudang Anda, yang menghilangkan kebutuhan untuk entri manual dan dengan demikian, kesalahan manusia. Sementara itu, otomatisasi inventaris memberi Anda pembaruan waktu-nyata pada tingkat inventaris sehingga Anda dapat menjaga tingkat stok yang optimal setiap saat dan menghindari kehabisan stok dan pemesanan kembali.

Anda juga dapat meningkatkan akurasi dalam proses pengambilan, pengepakan, dan pengiriman saat Anda mengotomatiskan pemenuhan Anda. Ini melibatkan otomatisasi gudang untuk mengurangi jumlah keputusan yang harus dibuat oleh rekanan gudang dan menghilangkan kesalahan pengambilan dan pengemasan. Ini juga melibatkan otomatisasi pengiriman Anda dengan secara otomatis memasukkan pesanan ke dalam antrian pemenuhan dan menyiapkan sistem pelacakan otomatis.

Menerapkan perangkat lunak pelacakan pesanan

Mendapatkan update real-time ke status pesanan dapat meningkatkan visibilitas di seluruh papan. Dengan melacak bagaimana pengiriman Anda bergerak, Anda dapat dengan cepat menindaklanjuti dengan operator jika terjadi penundaan dan berupaya menyelesaikan masalah tersebut.

Mengoptimalkan proses pemenuhan pesanan secara berkala

Proses pemenuhan pesanan Anda perlu ditinjau dan dioptimalkan secara teratur. Ini bisa melibatkan investasi dalam teknologi baru atau memperkenalkan proses yang lebih baik berdasarkan umpan balik dari staf Anda. Terus-menerus mencari area yang menyebabkan backlog dan penundaan sehingga Anda dapat bekerja untuk memperbaikinya.

Bagaimana ShipBob dapat meningkatkan skor OTIF dan membuat bisnis Anda berjalan lebih efisien

Meskipun Anda khawatir tentang pertumbuhan penjualan Anda, Anda mungkin membuat kesalahan dengan meremehkan pengalaman pemenuhan. Akibatnya, Anda bisa berakhir dengan pengiriman yang tertunda, pesanan yang salah, pesanan yang rusak, dan banyak lagi. Ini dapat mengurangi tingkat kepuasan dan retensi pelanggan Anda.

ShipBob memberi Anda solusi yang Anda butuhkan untuk meningkatkan skor OTIF Anda dan membawa pengalaman pemenuhan pelanggan Anda ke tingkat berikutnya. Anda dapat memanfaatkan jaringan pemenuhan terdistribusi ShipBob untuk menyimpan inventaris Anda lebih dekat ke pelanggan Anda dan memastikan pengiriman yang lebih cepat dan lebih terjangkau. Ini memungkinkan Anda untuk mengirimkan pesanan Anda secepat dua hari, secara signifikan meningkatkan angka OTIF Anda.

Perangkat lunak ShipBob terintegrasi dengan platform e-niaga Anda untuk mempercepat pemrosesan dan pemenuhan pesanan Anda. Itu berarti pesanan secara otomatis dikirim ke pusat pemenuhan kami, dari tempat pengambilan, pengemasan, dan kemudian dikirim secepat mungkin. Jadi pesanan keluar lebih cepat, membantu Anda meningkatkan tingkat pemenuhan tepat waktu Anda.

ShipBob juga memberi Anda alat pelaporan analitik gratis untuk mendapatkan visibilitas penuh ke tingkat inventaris dan kinerja toko Anda. Ini melacak data penjualan historis untuk memperkirakan permintaan secara akurat sehingga Anda dapat merencanakan pembelian inventaris yang sesuai. Ini juga memberi Anda saran tentang cara mendistribusikan inventaris Anda secara optimal di berbagai pusat pemenuhan untuk mengoptimalkan kinerja.

“Ada banyak masalah dengan pengiriman produk seperti kami, tetapi kami berhasil melakukannya dengan ShipBob. Saya sangat senang kami menemukan mitra 3PL yang dapat mengirimkan ratusan selimut seberat 25 pon setiap hari, sambil memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa.”

Pendiri My Calm Blanket