Qu'est-ce qui est à l'heure et dans son intégralité (OTIF) et comment le mesurer

Il existe de nombreuses pièces mobiles dans une entreprise de commerce électronique. Garder une trace des nombreux facteurs tout au long de la chaîne d'approvisionnement peut être intimidant, mais c'est nécessaire pour des performances optimales.

Les entreprises de commerce électronique doivent surveiller de près leurs performances tout au long de la chaîne d'approvisionnement afin d'optimiser leurs processus et d'accroître leur efficacité. Cela implique de suivre les paramètres de distribution critiques tels que le nombre de commandes expédiées à temps, car cela est essentiel pour déterminer l'efficacité de leurs processus, la satisfaction des clients et s'ils doivent apporter des améliorations.

Dans cet article, nous examinons de plus près la métrique On-Time In-Full (OTIF) et pourquoi elle est importante pour les entreprises de commerce électronique. Nous vous montrons également quand et comment calculer votre score OTIF ainsi que comment l'améliorer.

Qu'est-ce que l'OTIF ?

OTIF ou On-Time In-Full est un KPI utilisé pour mesurer le nombre de commandes livrées à temps et dans leur intégralité. Il permet d'évaluer si l'entreprise a été en mesure de livrer chaque article de la commande au plus tard à la date de livraison prévue. Cette métrique est principalement utilisée comme KPI de livraison, bien qu'elle puisse également être appliquée tout au long de la chaîne d'approvisionnement. Par exemple, vous pouvez avoir un prélèvement OTIF ou une répartition OTIF pour évaluer différents aspects de votre processus d'exécution.

Pourquoi l'OTIF est-il important pour les entreprises de commerce électronique ?

L'OTIF est une mesure importante à suivre car elle aide les entreprises de commerce électronique à comprendre l'efficacité de leur processus d'exécution et de livraison. L'OTIF suit les performances des partenaires d'expédition d'une marque en termes de respect des délais de livraison. Cela signifie également déterminer si les processus d'exécution tels que la réception, le prélèvement, l'emballage et l'expédition sont suffisamment efficaces pour livrer rapidement l'intégralité des commandes.

Lorsqu'il est aligné avec d'autres KPI et rapports, l'OTIF peut être utilisé pour obtenir une vue d'ensemble de la façon dont les différents processus de la chaîne d'approvisionnement fonctionnent et de ce qui doit être amélioré. Par exemple, un score OTIF faible peut être le résultat de ruptures de stock et de perturbations de la chaîne d'approvisionnement. Dans ce cas, de mauvais avis clients concernant un produit non disponible ou non livré peuvent se produire. Des coûts de rupture de stock élevés combinés à de faibles scores OTIF peuvent également aider à identifier la source.

L'OTIF a plus d'impact que vous ne le pensez

La métrique OTIF ne sert pas seulement à mesurer les performances de livraison. Il est fortement lié à d'autres aspects de votre chaîne d'approvisionnement et de vos performances.

Un bon score OTIF commence dès le processus d'achat et d'approvisionnement du fournisseur. Les articles commandés par vos clients doivent être en stock et prêts à être expédiés. Sinon, il y aura des retards de livraison, impactant votre chiffre OTIF.

Même si vous avez suffisamment d'inventaire sous la main, vous pourriez toujours avoir du mal avec un score OTIF faible en raison de problèmes d'entreposage et de stockage. Des processus de préparation de commandes inefficaces et des pénuries de personnel pourraient entraîner des retards. De plus, la façon dont vous stockez et organisez l'inventaire peut également affecter la vitesse d'exécution, ce qui a finalement un impact sur votre score OTIF.

L'OTIF est une mesure cruciale pour évaluer l'expérience d'expédition offerte par votre entreprise. Pour que ce chiffre soit plus élevé, votre transporteur doit être en mesure de livrer les articles à temps et en bon état. Les vitesses d'expédition lentes, les dommages en transit et le manque de suivi des commandes du transporteur peuvent avoir un impact sur votre chiffre OTIF et, par conséquent, sur l'expérience globale d'expédition.

La satisfaction du client est l'un des domaines les plus importants liés à l'OTIF. De faibles scores OTIF se traduisent généralement par de faibles scores de satisfaction client car les clients ne reçoivent pas leurs commandes complètes à temps.

Comment calculer l'OTIF

Le processus de calcul de votre taux OTIF est assez simple. Il s'agit de compter le nombre total de livraisons qui ont été effectuées à temps et complètes et de diviser le nombre par le nombre total de livraisons. La formule suivante peut être utilisée :

Taux d'envoi complet à temps = Total des livraisons effectuées à temps et en intégralité / Total des livraisons effectuées X 100

Disons donc que sur 600 commandes, 455 ont été livrées à temps et complètes. Cela signifie que votre tarif On-Time In-Full serait :

Taux de ponctualité complète = 455/600 X 100 = 75,8 %

C'est un peu bas de gamme. Bien qu'il soit pratiquement impossible et irréaliste de viser un taux OTIF de 100 %, les entreprises de commerce électronique devraient s'efforcer d'obtenir un score compris entre 80 % et 90 %.

De plus, les entreprises de commerce électronique peuvent avoir des scores cibles différents pour différentes gammes de produits. En utilisant la classification ABC, vos scores OTIF cibles peuvent ressembler à :

Quand il est temps de suivre l'OTIF en tant que KPI

Si vous ne suivez pas encore votre score OTIF, il est peut-être temps de commencer à examiner plus sérieusement ce KPI. Vous savez qu'il est temps de suivre l'OTIF en tant que KPI lorsque vous commencez à rencontrer l'un des problèmes suivants :

Livraisons en retard

Recevez-vous beaucoup d'appels de clients qui vous demandent/se plaignent de commandes en retard ? Ou peut-être que votre section de commentaires se remplit de clients qui attendent toujours leurs commandes. Peut-être avez-vous vu plus de plaintes par e-mail concernant des retards de livraison. Ou votre récente enquête de satisfaction a révélé que vos délais de livraison lents étaient la principale cause de déception des clients.

Des problèmes répétés de retard de livraison ou une augmentation soudaine des retards de livraison sont un signe que votre OTIF doit être surveillé de plus près. Cela pourrait être un problème du côté des fournisseurs, où la fabrication prend plus de temps que d'habitude et où il y a beaucoup de commandes en attente. Cela pourrait même être un problème avec votre fournisseur d'expédition qui prend plus de temps que d'habitude pour effectuer les livraisons du dernier kilomètre.

Commandes inexactes

Vos avis et demandes d'assistance client peuvent révéler un problème critique avec le taux de précision de votre commande. Combien de clients se plaignent de recevoir un produit de la mauvaise taille ? Y a-t-il des plaintes concernant la réception de quelque chose dans une couleur différente ? Ou y a-t-il des cas où des clients reçoivent un article complètement différent de celui qu'ils ont commandé ?

Non seulement cela affectera vos statistiques de commande parfaites, mais cela vous indiquera également qu'il est grand temps de commencer à mesurer votre score OTIF. Un taux élevé de commandes inexactes peut suggérer un problème dans vos opérations d'entreposage et de préparation de commandes, ce qui affectera également votre taux d'OTIF.

Manque de visibilité sur les stocks

Avez-vous du mal à obtenir une visibilité précise des stocks dans votre chaîne d'approvisionnement et sur l'ensemble de votre réseau d'exécution ? Lorsque vous ne disposez pas d'une visibilité adéquate sur les niveaux de stock, vous risquez de rencontrer des problèmes de rupture de stock, de commandes en souffrance, d'expéditions fractionnées et de retards d'exécution. Par exemple, vous pouvez constamment rencontrer des problèmes avec des articles qui ne sont pas disponibles lorsque vos clients les commandent. Ou vous devrez peut-être régulièrement envoyer différents articles de la même commande en plusieurs envois.

Ces problèmes peuvent alors avoir un impact sur votre tarif OTIF car les commandes ne sont pas livrées à temps ou sont expédiées dans leur intégralité. Donc, si vous n'avez pas assez de visibilité sur l'inventaire, il est temps d'examiner de plus près votre score OTIF.

Problèmes de traitement en entrepôt

Faire constamment face à des problèmes dans le traitement de votre entrepôt est un autre signe que vous devez agir. Par exemple, si vous ne disposez pas d'un système de réception d'entrepôt automatisé, il peut s'écouler beaucoup de temps avant que votre entrepôt ne reçoive les commandes une fois qu'elles ont été passées. Et cela entraînera forcément un retard dans l'exécution des commandes.

Ou si vous ne disposez pas d'un système de gestion des stocks d'entrepôt approprié, vous aurez peut-être du mal à suivre le mouvement des stocks et à préparer les commandes avec précision. De plus, votre processus de gestion d'entrepôt lui-même peut être un problème avec un personnel mal formé, des pénuries de personnel, une mauvaise planification de la charge de travail et des systèmes de stockage inefficaces.

Façons d'améliorer votre score On Time & In Full

Si vos analyses de la chaîne d'approvisionnement révèlent que votre score OTIF fait défaut, voici quelques conseils pour vous aider à améliorer vos chiffres :

Mise en place d'un système de gestion d'entrepôt

Un système de gestion d'entrepôt approprié peut améliorer considérablement la visibilité des stocks tout en rendant le traitement de votre entrepôt plus efficace. Il vous aide à suivre vos niveaux de stock et s'intègre à votre boutique en ligne pour maintenir vos niveaux de stock à jour en temps réel. Cela réduit les erreurs et accélère le processus d'exécution tout en améliorant les taux de précision des commandes. De plus, la meilleure visibilité sur l'emplacement de stockage de certaines références accélérera la préparation des commandes et améliorera les taux d'exécution des commandes.

Analyser les données de commande en temps réel

Vous avez également besoin d'un bon système de gestion des commandes pour analyser vos données de commande en temps réel. Cela vous permet d'accélérer le traitement des commandes en envoyant automatiquement les données de commande des clients de votre boutique en ligne à votre entrepôt. Et grâce aux données d'inventaire en temps réel, vous pouvez éviter les ruptures de stock, commander à nouveau au bon moment et maintenir des niveaux d'inventaire optimaux sur l'ensemble de votre réseau de distribution.

Distribution des stocks pour une livraison plus rapide

De nombreux retards de livraison se produisent parce que les envois doivent parcourir de longs trajets pour atteindre le client. La distribution de votre inventaire sur plusieurs centres de distribution peut vous aider à garder votre inventaire plus près de vos clients, ce qui signifie que les commandes doivent voyager pendant des durées plus courtes pour atteindre leur destination finale. C'est un excellent moyen de livrer les commandes plus rapidement et d'améliorer votre score OTIF.

Utilisation de l'automatisation pour des chiffres plus précis

Du traitement des commandes à l'exécution et à l'expédition, de nombreux processus de votre chaîne d'approvisionnement peuvent être automatisés pour plus de précision. Le traitement automatisé des commandes envoie automatiquement les détails de la commande à vos entrepôts, ce qui élimine le besoin de saisie manuelle et donc les erreurs humaines. Pendant ce temps, l'automatisation des stocks vous donne des mises à jour en temps réel sur les niveaux de stock afin que vous puissiez maintenir des niveaux de stock optimaux à tout moment et éviter les ruptures de stock et les commandes en attente.

Vous pouvez également améliorer la précision des processus de prélèvement, d'emballage et d'expédition lorsque vous automatisez votre exécution. Cela implique l'automatisation de l'entrepôt pour réduire le nombre de décisions à prendre par un associé de l'entrepôt et éliminer les erreurs de prélèvement et d'emballage. Cela implique également d'automatiser votre expédition en plaçant automatiquement les commandes dans la file d'attente d'exécution et en mettant en place un système de suivi automatisé.

Mise en place d'un logiciel de suivi des commandes

Obtenir des mises à jour en temps réel sur l'état des commandes peut améliorer la visibilité à tous les niveaux. En suivant l'évolution de vos envois, vous pouvez rapidement contacter le transporteur en cas de retard et travailler à la résolution du problème.

Optimiser régulièrement les processus de traitement des commandes

Vos processus de traitement des commandes doivent être revus et optimisés régulièrement. Cela pourrait impliquer d'investir dans de nouvelles technologies ou d'introduire de meilleurs processus basés sur les commentaires de votre personnel. Recherchez constamment les domaines qui causent des arriérés et des retards afin de pouvoir travailler à les résoudre.

Comment ShipBob peut améliorer les scores OTIF et rendre votre entreprise plus efficace

Alors que vous vous inquiétez de la croissance de vos ventes, vous pouvez commettre l'erreur de sous-évaluer l'expérience d'exécution. En conséquence, vous pourriez vous retrouver avec des livraisons retardées, des commandes incorrectes, des commandes endommagées, etc. Cela peut avoir un impact sur la satisfaction de vos clients et les taux de fidélisation.

ShipBob vous fournit la solution dont vous avez besoin pour améliorer vos scores OTIF et faire passer votre expérience client au niveau supérieur. Vous pouvez profiter du réseau de traitement distribué de ShipBob pour stocker votre inventaire plus près de vos clients et assurer des livraisons plus rapides et plus abordables. Cela vous permet de livrer vos commandes en deux jours seulement, ce qui augmente considérablement votre chiffre OTIF.

Le logiciel ShipBob s'intègre à votre plateforme de commerce électronique pour accélérer le traitement et l'exécution de vos commandes. Cela signifie que les commandes sont automatiquement envoyées à nos centres de distribution, d'où elles sont sélectionnées, emballées, puis expédiées le plus rapidement possible. Ainsi, les commandes partent plus rapidement, ce qui vous aide à améliorer votre taux d'exécution dans les délais.

ShipBob vous fournit également un outil de rapport d'analyse gratuit pour obtenir une visibilité complète sur vos niveaux d'inventaire et les performances de votre magasin. Cela permet de suivre les données de ventes historiques pour prévoir avec précision la demande afin que vous puissiez planifier vos achats d'inventaire en conséquence. Il vous donne également des suggestions sur la manière de répartir de manière optimale votre inventaire entre différents centres de distribution afin d'optimiser les performances.

"Il y a beaucoup de problèmes avec l'expédition de produits comme les nôtres, mais nous avons réussi à le faire avec ShipBob. Je suis très heureux que nous ayons trouvé un partenaire 3PL qui peut expédier des centaines de couvertures de 25 livres chaque jour, tout en offrant une excellente expérience client.

Fondateur de My Calm Blanket