Modello gratuito di fattura per le pulizie per aiutarti a ricevere i pagamenti più velocemente
Pubblicato: 2026-01-22I ritardi nei pagamenti colpiscono duramente le imprese di pulizia. Possono eliminare il flusso di cassa, rendere stressante il libro paga e lasciarti a rincorrere il denaro invece di gestire posti di lavoro.
A volte il problema è una fattura confusa. A volte i clienti trascinano semplicemente i piedi. In ogni caso, una fattura chiara aiuta.
Di seguito è riportato un modello di fattura di pulizia gratuito che puoi copiare e utilizzare. Ti mostrerò anche come compilarlo e condividerò alcuni strumenti che possono semplificare la fatturazione.
Punti chiave
- Una fattura ben strutturata aiuta i clienti a capire esattamente cosa devono, oltre a come e quando effettuare i pagamenti. Ciò riduce la confusione, gli avanti e indietro e i ritardi nei pagamenti.
- L'aggiunta di descrizioni accurate dei servizi, tariffe, termini di pagamento e informazioni fiscali non solo porta a pagamenti più rapidi, ma ti aiuta anche a rimanere conforme e ti fornisce la documentazione a cui fare riferimento in caso di controversia sui pagamenti.
- Gli strumenti di fatturazione automatica, le piattaforme di pagamento digitale e le app di monitoraggio del tempo come Connecteam rendono la fatturazione accurata ed efficiente.
Modello gratuito di fattura per le pulizie
Ecco un modello di fattura gratuito per i servizi di pulizia che puoi utilizzare per qualsiasi tipo di attività di pulizia. Compila il modulo sottostante e scarica il tuo PDF.
In alternativa, fai clic sul collegamento in basso, quindi su "Crea una copia" per ottenere il tuo modello di fattura di pulizia che puoi personalizzare per la tua attività.
Ottieni il tuo modello di fattura di pulizia gratuito
https://docs.google.com/document/d/1MgH1YiW1SEy56NMNtSk46e3gPaYYbNJ4zhxJuJxl2vE/edit?usp=sharing
Come utilizzare il modello di fattura gratuito di Connecteam per i servizi di pulizia
Il modello di fattura per servizi di pulizia di Connecteam è facile da usare, indipendentemente dal fatto che tu stia avviando una nuova attività di pulizia o semplicemente cercando di rendere la tua fatturazione più professionale.
Ecco cosa fare:
Aggiungi il logo della tua attività e le informazioni di contatto
Posizionare il logo della tua azienda nella parte superiore delle fatture ti farà sembrare professionale. Inoltre, il nome, l'indirizzo e i dettagli di contatto dell'impresa di pulizie indicano ai clienti esattamente da chi proviene la fattura e come mettersi in contatto se necessario.
Se lavori in un'impresa di pulizie commerciale o hai clienti aziendali, menziona il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN), in modo che possano emettere il modulo 1099, che ti servirà come prova del reddito quando sarà il momento di pagare le tasse. Inoltre, se la tua località applica l'imposta sulle vendite ai tuoi servizi, aggiungi il tuo ID fiscale sulla fattura per facilitare la futura rendicontazione dell'imposta sulle vendite.
Compila la fattura e i dettagli del cliente
Utilizza il lato in alto a destra per le informazioni specifiche della fattura in modo che siano facilmente visibili per i clienti. Assicurati di includere:
- Numero di fattura: un identificatore univoco per la tua fattura che ti aiuta a organizzare i tuoi record, tenere traccia dei pagamenti e gestire i tuoi libri.
- Data della fattura: informa i clienti quando hai emesso la fattura (e che l'orologio ha iniziato a ticchettare per i pagamenti)
- Data di scadenza: specifica chiaramente l'ultima data prevista per il pagamento.
Alcuni clienti commerciali potrebbero emettere un numero di ordine di acquisto (PO) quando assegnano un lavoro alla tua azienda. Se ne hai una, devi aggiungerla alla fattura , poiché aiuta il team contabile del cliente a identificare rapidamente lo scopo della fattura e ad autorizzare il pagamento. Puoi anche aggiungere il tuo numero di ordine di lavoro (se ne hai uno) per un monitoraggio interno più semplice.
"Fattura a" è il luogo in cui aggiungi il nome del tuo cliente, il nome della sua azienda o la persona o il dipartimento a cui ti hanno chiesto di inviare le fatture. Ricontrolla l'indirizzo e i dettagli di contatto per assicurarti che la fattura arrivi nel posto giusto.
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Elenca i servizi di pulizia
Nella tabella dei dettagli del servizio, descrivi ogni lavoro per il quale la fattura addebita ai clienti. Includere:
- Descrizione dell'articolo/servizio : ad esempio "pulizia delle finestre per il sito XYZ" o "pulizia post-costruzione per il sito ABC".
- Data del servizio .
- Tariffa (oraria o per lavoro) , incluso il relativo simbolo di valuta.
- Quantità in ore o unità.
- Importi totali della riga per ogni lavoro, calcolati come tariffa x quantità . Aggiungi anche qui il simbolo della valuta.
Includi sconti e tasse e calcola il totale dovuto
Somma i totali delle righe per ottenere un "subtotale". Quindi, elenca gli sconti applicabili e sottrai l'importo dello sconto dal totale parziale. A questo numero aggiungi le imposte pertinenti, come l'imposta sulle vendite. Il numero finale dopo sconti e tasse è il "Totale dovuto" del tuo cliente.
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Stabilisci termini di pagamento chiari
Nella sezione "Termini di pagamento", spiega quando e come i clienti devono pagare, cosa costituisce un ritardo nel pagamento e cosa (se presente) accade se un cliente ritarda il pagamento. Ad esempio, puoi inviare una fattura con una data di scadenza e una penale per il ritardo dopo una certa data.
Termini chiari come questi incoraggiano i clienti a pagare in tempo e sono utili se mai fosse necessario intraprendere un'azione legale per controversie sui pagamenti.
Includere tutte le modalità di pagamento accettate e i dettagli rilevanti
Nella sezione "Informazioni sul pagamento", elenca tutti i pagamenti che accetti (contanti, Venmo, PayPal, bonifico bancario, ecc.) in modo che i clienti sappiano come possono pagare.
Controlla due o tre volte di includere i dettagli corretti del conto , che si tratti del tuo conto bancario e del numero di routing, di un nome utente o di un collegamento.
Infine, ricorda al cliente di menzionare il numero della fattura nella nota di pagamento. Questo ti aiuta a tenere traccia di quali lavori sono stati pagati.
Suggerimento professionale
Offrire più metodi di pagamento rende più semplice e veloce per i clienti pagarti. Se ne fornisci solo uno, i clienti potrebbero impiegare più tempo per effettuare il pagamento se non sono impostati per utilizzare il tuo metodo preferito.
Aggiungi una nota di chiusura e una firma elettronica
Considera l'idea di terminare la fattura con un messaggio di ringraziamento amichevole, richieste di feedback, informazioni su sconti futuri o qualsiasi altra cosa che desideri ricordare ai clienti.
Infine, lascia spazio per la tua firma (o firma elettronica) e quella del tuo cliente per confermare che il lavoro è stato completato.
Lo sapevate?
I tuoi lavoratori possono raccogliere la firma elettronica del cliente al termine di ogni lavoro di pulizia con i moduli digitali di Connecteam. Ciò formalizza istantaneamente il completamento dei servizi, lasciando poco o nessuno spazio per future controversie sulla fatturazione.
I 3 principali suggerimenti su fatturazione e pagamenti per i servizi di pulizia
Ecco alcune best practice di fatturazione per le imprese di pulizia:
- Utilizza il software di monitoraggio del tempo per registrare le ore degli addetti alle pulizie e contrassegnare il tempo come fatturabile e non fatturabile. Quando possibile, chiedi a un supervisore e/o al cliente di approvare gli orari. Ciò riduce gli errori di fatturazione e previene i conflitti di fatturazione.
- Automatizza la fatturazione con piattaforme come QuickBooks o Xero, che possono integrarsi con gli orologi dei dipendenti come Connecteam, per creare, inviare e tenere traccia automaticamente delle fatture di pulizia.
- Proteggiti dal mancato pagamento chiedendo ai clienti di pagare immediatamente dopo un servizio (modelli di fattura comuni per le pulizie domestiche) o conservando i dettagli della carta di credito dei clienti in archivio (comune negli immobili commerciali, in affitto o nelle pulizie residenziali ricorrenti).
Una fatturazione più pulita inizia con un monitoraggio migliore
Se svolgi molti lavori ogni settimana, la parte difficile non è inviare la fattura. Raccoglie dettagli puliti come orari, componenti aggiuntivi e note in modo che la fattura sia accurata e non ti ritrovi in un sacco di avanti e indietro.
Uno strumento come Connecteam può aiutarti conservando tempo, note di lavoro e componenti aggiuntivi in un unico posto, così non dovrai mettere insieme le cose in seguito. Puoi tenere traccia delle ore per lavoro, contrassegnare il tempo fatturabile e quello non fatturabile e salvare note o foto mentre il lavoro avviene. Puoi anche ottenere una rapida approvazione alla fine di un lavoro.
Una volta ottenuto un modello pulito e un processo ripetibile, la fatturazione diventa molto meno fastidiosa.
Domande frequenti
Puoi inviare una fattura di pulizia tramite posta fisica, e-mail, un collegamento condivisibile tramite software di fatturazione o come file tramite strumenti di firma elettronica come DocuSign. L'utilizzo degli strumenti digitali ti consente di inviare fatture istantaneamente, così potrai essere pagato più velocemente.
No, una fattura di pulizia non è la stessa cosa di una ricevuta. Le fatture arrivano ai clienti prima che paghino; devono richiedere denaro per i servizi forniti. Le ricevute arrivano ai clienti dopo che hanno pagato; devono dimostrare che il cliente ha pagato.
Una fattura non relativa all'ordine viene utilizzata quando i servizi sono stati forniti senza che il cliente emettesse un ordine di acquisto formale. Viene comunemente utilizzato nei piccoli lavori di pulizia residenziale o nei lavori commerciali ad hoc in cui i clienti prenotano i servizi direttamente tramite il tuo sito web o un'app.
Un modello di fattura per addetti alle pulizie per lavoratori autonomi è un modulo da compilare che include informazioni sulla tua attività, informazioni sul cliente, dettagli del servizio, tariffe, totali e termini di pagamento. Usalo per inviare fatture coerenti, tenere traccia dei pagamenti e ridurre gli scambi con i clienti.
Una fattura di pulizia è una fattura inviata dopo un lavoro di pulizia. Elenca cosa hai fatto, quando lo hai fatto, quanto costa, quanto deve il cliente e come pagare. Aiuta i clienti a pagare più velocemente e ti aiuta a mantenere i registri puliti.
Crea una fattura di pulizia aggiungendo le informazioni sulla tua attività, le informazioni sul cliente, un numero di fattura, la data della fattura, la data di scadenza e un elenco di servizi riga per riga. Includi tariffe, quantità, totale parziale, tasse o sconti se necessari, totale dovuto e dettagli di pagamento.
Una fattura di pulizia deve includere ragione sociale e informazioni di contatto, nome e indirizzo del cliente, numero di fattura, data della fattura, data di scadenza, descrizione del servizio, data del servizio, tariffa, quantità, totali di riga, totale parziale, tasse/sconti se applicabili, totale dovuto, metodi di pagamento e termini di pagamento.
Previeni i ritardi di pagamento inviando le fatture lo stesso giorno, utilizzando date di scadenza e termini di pagamento chiari, offrendo opzioni di pagamento semplici e utilizzando i numeri delle fatture per il monitoraggio. Per i clienti ricorrenti, considera le fatture automatiche o il pagamento automatico. Segui rapidamente quando un pagamento supera la data di scadenza.
I requisiti legali per le fatture di pulizia dipendono dalle norme statali e locali. Molte aziende devono includere i dettagli di base della fattura e in alcuni casi potrebbero dover mostrare l'imposta sulle vendite, il codice fiscale o una dicitura specifica. Se non sei sicuro, controlla la tua agenzia fiscale statale o chiedi a un contabile.
Utilizza un modello di fattura per le pulizie inserendo i dettagli della tua attività e del cliente, aggiungendo un numero di fattura univoco, elencando i servizi con date, tariffe e quantità e calcolando i totali. Aggiungi tasse o sconti se necessario, imposta i termini di pagamento e la data di scadenza, quindi invialo tramite e-mail o posta.
Invia una fattura di pulizia il prima possibile, idealmente lo stesso giorno in cui il lavoro viene completato. Per i clienti ricorrenti, invia le fatture secondo una pianificazione coerente, ad esempio settimanale o mensile. L'invio più veloce di solito riduce i ritardi e riduce le domande.
Fattura ogni ora quando l'ambito può cambiare, come pulizie profonde o lavori post-costruzione. Fattura per lavoro quando il lavoro è prevedibile, come le pulizie standard ricorrenti. In ogni caso, elenca cosa è incluso in modo che il cliente capisca il prezzo.
Dipende dal tuo stato e talvolta dal tipo di servizio di pulizia. Alcuni stati tassano alcuni servizi di pulizia e altri no. Controlla le norme statali e locali prima di fatturare e indica chiaramente le imposte sulla fattura se sei tenuto a riscuoterle.
Spesso puoi addebitare penali per il ritardo, ma le regole variano a seconda dello stato e dell'accordo con il cliente. Metti per iscritto i termini della penalità per il ritardo, includi una data di scadenza e mantieni la tariffa ragionevole. Se non sei sicuro di cosa sia consentito, controlla le regole locali.
Rispondi indicando la voce della fattura e spiegando cosa copre l'addebito. Condividi i dettagli del lavoro come data, ambito, orari ed eventuali componenti aggiuntivi. Se hai foto, note o una firma, usali per confermare ciò che è stato completato. Puoi utilizzare uno strumento come Connecteam per tenere traccia di queste informazioni mentre sei in movimento.
Un numero PO è un numero di ordine di acquisto utilizzato da un cliente aziendale per approvare e tenere traccia delle spese. Ne hai bisogno quando il cliente te ne dà uno o lo richiede per il pagamento. Se lo tralasci, il team contabile del cliente potrebbe ritardare o rifiutare la fattura.
Disclaimer
Questo articolo è solo a scopo informativo e didattico generale. Non è inteso e non costituisce consulenza aziendale, finanziaria o professionale e non deve essere considerato come tale. Connecteam non si assume alcuna responsabilità per le conseguenze derivanti da azioni intraprese o non intraprese sulla base delle informazioni presenti in questo articolo.