Бесплатный шаблон счета за уборку, который поможет вам быстрее получить оплату

Опубликовано: 2026-01-22

Просрочка платежей сильно ударила по клининговому бизнесу. Они могут нарушить денежный поток, усложнить расчет заработной платы и заставить вас гоняться за деньгами вместо того, чтобы работать.

Иногда проблема заключается в запутанном счете. Иногда клиенты просто тянут время. В любом случае, четкий счет-фактура помогает.

Ниже приведен бесплатный шаблон счета за уборку, который вы можете скопировать и использовать. Я также покажу вам, как его заполнить, и поделюсь несколькими инструментами, которые могут упростить выставление счетов и выставление счетов.

Ключевые выводы

  • Хорошо структурированный счет помогает клиентам понять, какую именно сумму они должны, а также как и когда производить платежи. Это уменьшает путаницу, возврат и задержку платежей.
  • Добавление точных описаний услуг, тарифов, условий оплаты и налоговой информации не только приводит к более быстрым платежам, но также помогает вам соблюдать требования и дает вам документацию, на которую можно ссылаться в случае возникновения спора по платежам.
  • Инструменты автоматического выставления счетов, цифровые платежные платформы и приложения для учета времени, такие как Connecteam, делают выставление счетов точным и эффективным.

Бесплатный шаблон счета за уборку

Вот бесплатный шаблон счета за услуги по уборке, который вы можете использовать для любого типа клинингового бизнеса. Заполните форму ниже и загрузите PDF-файл.

Либо нажмите ссылку ниже, а затем нажмите «Создать копию», чтобы получить собственный шаблон счета за уборку, который вы можете настроить для своего бизнеса.

Получите бесплатный шаблон счета за уборку

https://docs.google.com/document/d/1MgH1YiW1SEy56NMNtSk46e3gPaYYbNJ4zhxJuJxl2vE/edit?usp=sharing

Как использовать бесплатный шаблон счетов Connecteam за услуги по уборке

Шаблон счета за услуги по уборке Connecteam прост в использовании независимо от того, начинаете ли вы новый клининговый бизнес или просто хотите сделать выставление счетов более профессиональным.

Вот что делать:

Добавьте логотип своей компании и контактную информацию

Размещение логотипа вашей компании вверху счетов придаст вам профессиональный вид. Кроме того, название, адрес и контактные данные вашей клининговой компании сообщают клиентам, от кого именно выставлен счет, и как с ними связаться в случае необходимости.

Если вы работаете в коммерческой клининговой компании или у вас есть бизнес-клиенты, укажите свой идентификационный номер работодателя (EIN), чтобы они могли выдать вам форму 1099, которая вам понадобится в качестве доказательства дохода, когда придет время платить налоги. Кроме того, если в вашем регионе к вашим услугам применяется налог с продаж, добавьте свой налоговый идентификатор в счет, чтобы облегчить будущую отчетность по налогу с продаж.

Заполните счет и данные клиента

Используйте верхнюю правую часть для информации о счете, чтобы она была легко видна клиентам. Обязательно включите:

  • Номер счета: уникальный идентификатор вашего счета, который помогает систематизировать ваши записи, отслеживать платежи и управлять вашими книгами.
  • Дата выставления счета: сообщает клиентам, когда вы выставили счет (и что часы начали отсчитывать платежи).
  • Срок оплаты: четко указывает последнюю дату, когда ожидается платеж.

Некоторые коммерческие клиенты могут указать номер заказа на поставку (PO) при назначении работы вашей компании. Если он у вас есть, вы должны добавить его в свой счет , поскольку это поможет бухгалтерскому отделу клиента быстро определить, за что выставлен счет, и авторизовать платеж. Вы также можете добавить свой собственный номер заказа на работу (если он у вас есть) для упрощения внутреннего отслеживания.

«Кому счет» — здесь вы добавляете имя вашего клиента, название его компании или человека или отдела, которому они попросили вас отправить счета. Еще раз проверьте адрес и контактные данные, чтобы убедиться, что ваш счет доставлен в нужное место.

Это может вас заинтересовать

Ознакомьтесь с бесплатным шаблоном заказа на уборку от Connecteam, чтобы упростить выставление счетов.

Перечислите клининговые услуги

В таблице сведений об услуге опишите каждую работу, за которую клиентам выставляется счет. Включать:

  • Описание товара/услуги — например, «мойка окон на объекте XYZ» или «уборка после строительства на объекте ABC».
  • Дата обслуживания .
  • Ставка (почасовая или за работу) , включая соответствующий символ валюты.
  • Количество в часах или единицах.
  • Общие суммы строк для каждого задания, рассчитанные как ставка x количество . Добавьте сюда также символ валюты.

Включите скидки и налоги и рассчитайте общую сумму задолженности.

Подсчитайте итоги по строкам, чтобы получить «Промежуточный итог». Затем перечислите применимые скидки и вычтите сумму скидки из промежуточной суммы. К этому числу добавьте соответствующие налоги, например налог с продаж. Последняя цифра после скидок и налогов — это «Общая сумма к оплате» вашего клиента.

Это может вас заинтересовать

Не знаете, какие налоги применяются к вашим услугам по уборке? Ознакомьтесь с руководством Администрации малого бизнеса (SBA) по налоговым обязательствам штата.

Установите четкие условия оплаты

В разделе «Условия оплаты» объясните, когда и как клиенты должны платить, что представляет собой просрочку платежа и что (если вообще произойдет) произойдет, если клиент задержит оплату. Например, вы можете отправить счет со сроком оплаты и комиссией за просрочку платежа после определенной даты.

Четкие условия, подобные этим, побуждают клиентов платить вовремя, и они пригодятся, если вам когда-нибудь понадобится подать в суд по спорам о платежах.

Укажите все принятые способы оплаты и соответствующую информацию.

В разделе «Платежная информация» перечислите все принимаемые вами платежи — наличными, Venmo, PayPal, банковским переводом и т. д. — чтобы клиенты знали, как они могут оплатить.

Дважды и трижды проверьте, правильно ли вы указали данные учетной записи , будь то банковский счет и номер маршрута, имя пользователя или ссылка.

Наконец, напомните клиенту указать номер счета в платежном авизо. Это поможет вам отслеживать, за какие работы были оплачены деньги.

Совет профессионала

Предлагая несколько способов оплаты, клиентам будет проще и быстрее платить вам. Если вы предоставите только один способ, клиентам может потребоваться больше времени для совершения платежа, если они не настроены на использование предпочитаемого вами метода.

Добавьте заключительную записку и электронную подпись.

Подумайте о том, чтобы завершить счет дружелюбным благодарственным сообщением, просьбой оставить отзыв, информацией о будущих скидках или чем-то еще, о чем вы хотите напомнить клиентам.

Наконец, оставьте место для вашей подписи и подписи вашего клиента (или электронной подписи), чтобы подтвердить выполнение работы.

Вы знали?

Ваши сотрудники могут получить электронную подпись клиента в конце каждой уборки с помощью цифровых форм Connecteam. Это мгновенно оформляет завершение оказания услуг, практически не оставляя места для будущих споров по счетам.

3 главных совета по выставлению счетов и оплате клининговых услуг

Вот некоторые рекомендации по выставлению счетов для клининговых компаний:

  • Используйте программное обеспечение для учета рабочего времени , чтобы записывать часы уборщиков и отмечать время как оплачиваемое, а не как неоплачиваемое. По возможности добивайтесь согласования супервайзера и/или клиента в определенные часы. Это уменьшает количество ошибок при выставлении счетов и предотвращает конфликты при выставлении счетов.
  • Автоматизируйте выставление счетов с помощью таких платформ, как QuickBooks или Xero, которые могут интегрироваться с таймерами учета рабочего времени сотрудников, такими как Connecteam, для автоматического создания, отправки и отслеживания счетов за уборку.
  • Защитите себя от неплатежа, попросив клиентов заплатить сразу после оказания услуги (обычно в шаблонах счетов за уборку дома) или сохраняя данные кредитной карты клиента в файле (обычно в коммерческой, арендуемой недвижимости или повторяющейся уборке жилых помещений).

Более чистое выставление счетов начинается с лучшего отслеживания

Если вы выполняете много работы каждую неделю, самое сложное — это не отправка счета. Он собирает точные данные, такие как часы, надстройки и примечания, поэтому счет будет точным, и вам не придется тратить кучу времени туда и обратно.

Такой инструмент, как Connecteam, может помочь, храня время, заметки о заданиях и дополнения в одном месте, чтобы вам не приходилось собирать все воедино позже. Вы можете отслеживать часы работы по заданиям, отмечать оплачиваемое и неоплачиваемое время и сохранять заметки или фотографии по мере выполнения работы. Вы даже можете получить быстрое подписание в конце работы.

Когда у вас есть чистый шаблон и повторяемый процесс, выставление счетов становится намного менее раздражающим.

Часто задаваемые вопросы

Как отправить счет за уборку?

Вы можете отправить счет за уборку по обычной почте, электронной почте, по общей ссылке через программное обеспечение для выставления счетов или в виде файла с помощью инструментов электронной подписи, таких как DocuSign. Использование цифровых инструментов позволяет мгновенно отправлять счета, что позволяет быстрее получать оплату.

Счет за уборку — это то же самое, что и квитанция?

Нет, счет за уборку — это не то же самое, что чек. Счета отправляются клиентам до того, как они оплатят; они должны требовать деньги за оказанные услуги. Квитанции передаются клиентам после оплаты; они должны доказать, что клиент заплатил.

Что такое счет-фактура без заказа?

Счет-фактура без заказа используется, когда услуги были оказаны без оформления клиентом официального заказа на покупку. Чаще всего он используется при небольших работах по уборке жилых помещений или специальных коммерческих работах, когда клиенты заказывают услуги непосредственно через ваш веб-сайт или приложение.

Что представляет собой шаблон счета-фактуры для уборщицы, работающей не по найму?

Шаблон счета-фактуры для уборщицы, работающей не по найму, представляет собой заполняемую форму, включающую информацию о вашей компании, информацию о клиенте, сведения об услугах, тарифы, итоговые суммы и условия оплаты. Используйте его для отправки согласованных счетов, отслеживания платежей и сокращения взаимодействия с клиентами.

Что такое счет за уборку?

Счет за уборку — это счет, который вы отправляете после уборки. В нем указано, что вы сделали, когда вы это сделали, сколько это стоит, сколько должен клиент и как платить. Это помогает клиентам платить быстрее и помогает вам вести чистый учет.

Как составить счет за уборку?

Создайте счет за уборку, добавив информацию о своей компании, информацию о клиенте, номер счета, дату счета, срок оплаты и построчный список услуг. Укажите свои тарифы, количество, промежуточную сумму, налоги или скидки, если необходимо, общую сумму к оплате и детали платежа.

Какие данные должны быть в счете за уборку?

Счет за уборку должен включать название компании и контактную информацию, имя и адрес клиента, номер счета, дату счета, срок оплаты, описание услуги, дату обслуживания, ставку, количество, итоговые суммы по строкам, промежуточный итог, налоги/скидки, если применимо, общую сумму к оплате, способы оплаты и условия оплаты.

Как предотвратить просрочку платежей в клининговом бизнесе?

Предотвратите просрочку платежей, отправляя счета в тот же день, используя четкие сроки и условия оплаты, предлагая простые варианты оплаты и используя номера счетов для отслеживания. Для постоянных клиентов рассмотрите возможность автоматического выставления счетов или автоплатежа. Быстрое реагирование, когда платеж проходит в срок.

Каковы юридические требования к счетам за услуги по уборке?

Юридические требования к счетам за уборку зависят от вашего штата и местных правил. Многие компании должны включать основные сведения о счете, а в некоторых случаях может потребоваться указать налог с продаж, идентификационный номер налогоплательщика или конкретную формулировку. Если вы не уверены, обратитесь в налоговую службу штата или спросите бухгалтера.

Как использовать шаблон счета за уборку?

Используйте шаблон счета за уборку, заполнив данные о своем бизнесе и клиенте, добавив уникальный номер счета, перечислив услуги с датами, ставками и количеством, а также рассчитав итоговые суммы. При необходимости добавьте налоги или скидки, установите условия оплаты и дату оплаты, а затем отправьте их по электронной или обычной почте.

Когда мне следует отправить счет за уборку?

Отправьте счет за уборку как можно скорее, в идеале в тот же день, когда работа будет завершена. Постоянным клиентам отправляйте счета по единому графику, например еженедельно или ежемесячно. Более быстрая отправка обычно сокращает задержки и количество вопросов.

Должен ли я выставлять счета за услуги по уборке почасово или за работу?

Выставляйте счета почасово, если объем работ может измениться, например, глубокая уборка или работы после строительства. Выставляйте счет за задание, если работа предсказуема, например, при повторяющихся стандартных уборках. В любом случае, перечислите, что включено, чтобы клиент понял цену.

Нужно ли мне взимать налог с продаж за услуги по уборке?

Это зависит от вашего штата, а иногда и от типа уборки. В некоторых штатах определенные услуги по уборке облагаются налогом, а в других нет. Перед выставлением счета ознакомьтесь с правилами вашего штата и местными правилами и четко укажите в счете налог, если вы обязаны его взимать.

Могу ли я взимать плату за просрочку уборки?

Часто вы можете взимать плату за просрочку платежа, но правила различаются в зависимости от штата и вашего соглашения с клиентом. Запишите условия оплаты за просрочку платежа в письменном виде, укажите дату платежа и сохраняйте размер платы на разумном уровне. Если вы не знаете, что разрешено, проверьте местные правила.

Что, если клиент сомневается в оплате счета за уборку?

В ответ укажите на строку счета и объясните, что покрывает оплата. Делитесь деталями задания, такими как дата, объем, часы и любые дополнения. Если у вас есть фотографии, заметки или подписи, используйте их, чтобы подтвердить выполненное. Вы можете использовать такой инструмент, как Connecteam, чтобы отслеживать эту информацию на ходу.

Что такое номер заказа и когда он мне понадобится для счета за уборку?

Номер заказа на поставку — это номер заказа на покупку, который бизнес-клиент использует для утверждения и отслеживания расходов. Он нужен вам, когда клиент дает вам его или требует его для оплаты. Если вы оставите этот параметр, бухгалтерия клиента может задержать или отклонить счет.

Отказ от ответственности

Эта статья предназначена только для общих информационных и образовательных целей. Он не предназначен и не представляет собой деловую, финансовую или профессиональную консультацию, и на него не следует полагаться как таковой. Connecteam не несет ответственности за последствия, возникшие в результате действий, предпринятых или не предпринятых на основании информации, представленной в этой статье.