Șablon gratuit de factură de curățenie pentru a vă ajuta să fiți plătit mai repede

Publicat: 2026-01-22

Plățile întârziate au lovit puternic afacerile de curățenie. Aceștia pot distruge fluxul de numerar, pot face salarizarea stresantă și vă pot lăsa să urmăriți bani în loc să vă ocupați de locuri de muncă.

Uneori problema este o factură confuză. Uneori, clienții doar își târăsc picioarele. În orice caz, o factură clară ajută.

Mai jos este un șablon gratuit de factură de curățenie pe care îl puteți copia și utiliza. De asemenea, vă voi arăta cum să-l completați și vă voi împărtăși câteva instrumente care pot facilita facturarea și facturarea.

Recomandări cheie

  • O factură bine structurată îi ajută pe clienți să înțeleagă exact ce datorează, plus cum și când să facă plăți. Acest lucru reduce confuzia, înainte și înapoi și plățile întârziate.
  • Adăugarea de descrieri precise a serviciilor, tarife, termeni de plată și informații fiscale nu numai că duce la plăți mai rapide, dar vă ajută și să respectați conformitatea și vă oferă documentație de referință în cazul în care există o dispută de plată.
  • Instrumentele de facturare automată, platformele digitale de plată și aplicațiile de urmărire a timpului precum Connecteam fac facturarea precisă și eficientă.

Șablon gratuit de factură de curățenie

Iată un șablon gratuit de factură pentru servicii de curățenie pe care îl puteți folosi pentru orice tip de afacere de curățenie. Completați formularul de mai jos și descărcați PDF-ul.

Alternativ, faceți clic pe linkul de mai jos, apoi faceți clic pe „Fă o copie” pentru a obține propriul șablon de factură de curățenie pe care îl puteți personaliza pentru afacerea dvs.

Obțineți șablonul gratuit de factură de curățenie

https://docs.google.com/document/d/1MgH1YiW1SEy56NMNtSk46e3gPaYYbNJ4zhxJuJxl2vE/edit?usp=sharing

Cum să utilizați șablonul gratuit de factură de la Connecteam pentru serviciile de curățare

Șablonul de factură pentru serviciul de curățare de la Connecteam este ușor de utilizat, indiferent dacă începeți o nouă afacere de curățenie sau doar doriți să vă profesionalizați facturarea.

Iată ce trebuie făcut:

Adăugați sigla companiei și informațiile de contact

Plasarea siglei companiei dvs. în partea de sus a facturilor vă face să arăți profesionist. În plus, numele companiei dvs. de curățenie, adresa și detaliile de contact le spun clienților exact cine provine factura și cum să contactați dacă este necesar.

Dacă vă aflați în spațiul unei companii de curățenie comercială sau aveți clienți de afaceri, menționați numărul dvs. de identificare a angajatorului (EIN), astfel încât aceștia să vă poată emite formularul 1099, de care veți avea nevoie ca dovadă a venitului când este timpul să vă plătiți impozitele. De asemenea, dacă locația dvs. aplică taxe pe vânzări serviciilor dvs., adăugați codul dvs. fiscal pe factură pentru a vă ajuta cu raportarea viitoare a taxei pe vânzări.

Completați factura și detaliile clientului

Utilizați partea din dreapta sus pentru informații specifice facturii, astfel încât să fie ușor vizibile pentru clienți. Asigurați-vă că includeți:

  • Numărul facturii: un identificator unic pentru factura dvs. care vă ajută să vă organizați înregistrările, să urmăriți plățile și să vă gestionați cărțile.
  • Data facturii: le spune clienților când ați emis factura (și că ceasul a început să țină pentru plăți)
  • Data scadentă: specifică în mod clar ultima dată la care este așteptată plata.

Unii clienți comerciali pot emite un număr de comandă de achiziție (PO) atunci când atribuie un loc de muncă companiei dumneavoastră. Dacă aveți unul, trebuie să îl adăugați pe factură , deoarece ajută echipa de contabilitate a clientului să identifice rapid pentru ce este factura și să autorizeze plata. De asemenea, puteți adăuga propriul număr de comandă de lucru (dacă aveți unul) pentru o urmărire internă mai ușoară.

„Facturare către” este locul în care adăugați numele clientului dvs., numele companiei acestuia sau persoana sau departamentul căruia v-a cerut să trimiteți facturi. Verificați de două ori adresa și detaliile de contact pentru a vă asigura că factura ajunge la locul potrivit.

Acest lucru te poate interesa

Consultați șablonul gratuit de comandă de lucru pentru curățare Connecteam pentru a simplifica facturarea.

Listați serviciile de curățenie

În tabelul cu detaliile serviciului, descrieți fiecare job pentru care factura clienții percepe. Include:

  • Descrierea articolului/serviciului — de exemplu, „curățare geamuri pentru șantierul XYZ” sau „curățare post-construcție pentru șantierul ABC”.
  • Data serviciului .
  • Rata (orară sau per loc de muncă) , inclusiv simbolul valutar relevant.
  • Cantitate în ore sau unități.
  • Linia sume totale pentru fiecare loc de muncă, calculată ca rată x cantitate . Adăugați și aici simbolul monedei.

Includeți reducerile și taxele și calculați suma totală datorată

Însumați totalurile pe rând pentru a obține un „Subtotal”. Apoi, enumerați reducerile aplicabile și scădeți suma reducerii din subtotal. La acest număr, adăugați taxe relevante, cum ar fi taxa pe vânzări. Numărul final după reduceri și taxe este „Total datorat” al clientului dvs.

Acest lucru te poate interesa

Nu sunteți sigur ce taxe se aplică serviciilor dvs. de curățenie? Consultați ghidul Administrației pentru întreprinderi mici (SBA) privind obligațiile fiscale ale statului.

Setați termene de plată clare

În secțiunea „Termeni de plată”, explicați când și cum ar trebui să plătească clienții, ce reprezintă o întârziere a plății și ce se întâmplă (dacă este ceva) dacă un client întârzie plata. De exemplu, puteți trimite o factură cu o dată scadentă și o taxă de întârziere după o anumită dată.

Termenii clari ca acesta încurajează clienții să plătească la timp și sunt folositori dacă trebuie vreodată să luați măsuri legale pentru litigiile de plată.

Includeți toate modurile de plată acceptate și detaliile relevante

Sub „Informații de plată”, enumerați fiecare plată pe care o acceptați — numerar, Venmo, PayPal, transfer bancar etc. — pentru ca clienții să știe cum pot plăti.

Verificați de două ori sau trei ori dacă includeți detaliile corecte ale contului , indiferent dacă este vorba despre contul dvs. bancar și numărul de rutare, un nume de utilizator sau un link.

În cele din urmă, reamintiți-i clientului să menționeze numărul facturii în nota de plată. Acest lucru vă ajută să urmăriți pentru ce locuri de muncă au fost plătite.

Sfat pro

Oferirea mai multor metode de plată face ca clienții să vă plătească mai ușor și mai rapid. Dacă furnizați doar unul, clienții pot dura mai mult să efectueze plata dacă nu sunt configurați să utilizeze metoda preferată.

Adăugați o notă de încheiere și o semnătură electronică

Luați în considerare să vă încheiați factura cu un mesaj prietenos de mulțumire, solicitări de feedback, informații despre reduceri viitoare sau orice altceva despre care doriți să le amintiți clienților.

În cele din urmă, lăsați spațiu pentru semnătura dvs. și a clientului dvs. (sau semnătura electronică) pentru a confirma că lucrarea este finalizată.

Știați?

Lucrătorii dumneavoastră pot colecta semnătura electronică a unui client la sfârșitul fiecărei lucrări de curățare cu formularele digitale ale Connecteam. Acest lucru formalizează instantaneu finalizarea serviciilor, lăsând puțin sau deloc loc pentru viitoarele dispute de facturare.

Top 3 sfaturi de facturare și plăți pentru serviciile de curățare

Iată câteva dintre cele mai bune practici de facturare pentru companiile de curățenie:

  • Utilizați software-ul de urmărire a timpului pentru a înregistra orele de lucru ale curățătorilor și a marca timpul ca facturabil față de nefacturabil. Când este posibil, obțineți semnarea unui supervizor și/sau a clientului în timpul orelor. Acest lucru reduce erorile de facturare și previne conflictele de facturare.
  • Automatizați facturarea cu platforme precum QuickBooks sau Xero, care se pot integra cu ceasurile angajaților precum Connecteam, pentru a crea, trimite și urmări automat facturile de curățare.
  • Protejați-vă de neplată cerând clienților să plătească imediat după un serviciu (obișnuit în șabloanele de factură pentru curățenia casei) sau păstrând detaliile cardului de credit ale clienților la dosar (obișnuit în curățenia comercială, închirierea sau rezidențial recurent).

Facturarea mai curată începe cu o urmărire mai bună

Dacă faci o mulțime de locuri de muncă în fiecare săptămână, cel mai greu este să nu trimiți factura. Colectează detalii clare, cum ar fi ore, suplimente și note, astfel încât factura să fie exactă și să nu ajungeți într-o grămadă de dus-întors.

Un instrument precum Connecteam vă poate ajuta păstrând timpul, notele de lucru și suplimentele într-un singur loc, astfel încât să nu puneți lucrurile împreună mai târziu. Puteți urmări orele în funcție de muncă, puteți marca timpul facturabil față de cel nefacturabil și puteți salva note sau fotografii pe măsură ce se desfășoară activitatea. Puteți chiar să obțineți o semnare rapidă la sfârșitul unui job.

Odată ce ai un șablon curat și un proces repetabil, facturarea devine mult mai puțin enervantă.

Întrebări frecvente

Cum trimit o factură de curățenie?

Puteți trimite o factură de curățare prin poștă fizică, e-mail, un link care poate fi partajat prin software-ul de facturare sau ca fișier prin instrumente de semnătură electronică precum DocuSign. Utilizarea instrumentelor digitale vă permite să trimiteți facturi instantaneu, astfel încât să puteți fi plătit mai repede.

Factura de curățenie este aceeași cu chitanța?

Nu, o factură de curățenie nu este același lucru cu o chitanță. Facturile ajung la clienți înainte de a plăti; ei trebuie să solicite bani pentru serviciile furnizate. Încasările ajung la clienți după ce au plătit; ei trebuie să demonstreze că clientul a plătit.

Ce este o factură fără comandă?

O factură fără comandă este utilizată atunci când serviciile au fost furnizate fără ca clientul să emită o comandă formală de cumpărare. Este folosit cel mai frecvent în lucrările de curățare rezidențiale mai mici sau în locurile de muncă comerciale ad-hoc în care clienții rezervă servicii direct prin site-ul dvs. web sau printr-o aplicație.

Ce este un șablon de factură pentru curățenia independentă?

Un șablon de factură pentru curățenie independentă este un formular de completat care include informații despre companie, informații despre client, detalii despre servicii, tarife, totaluri și termeni de plată. Folosiți-l pentru a trimite facturi consistente, pentru a urmări plățile și pentru a reduce relațiile cu clienții.

Ce este o factură de curățenie?

O factura de curatenie este o factura pe care o trimiteti dupa o lucrare de curatenie. Acesta enumeră ce ați făcut, când ați făcut-o, cât costă, cât datorează clientul și cum să plătească. Ajută clienții să plătească mai repede și vă ajută să păstrați evidențe curate.

Cum se creează o factură de curățenie?

Creați o factură de curățenie adăugând informațiile despre companie, informațiile clientului, un număr de factură, data facturii, data scadenței și o listă de servicii rând cu rând. Includeți tarifele, cantitățile, subtotalul, taxele sau reducerile, dacă este necesar, totalul datorat și detaliile de plată.

Ce detalii ar trebui să fie pe factura de curățenie?

O factură de curățenie ar trebui să includă numele companiei și informațiile de contact, numele și adresa clientului, numărul facturii, data facturii, data scadenței, descrierea serviciului, data serviciului, tariful, cantitatea, totalurile liniilor, subtotalul, taxele/reducerile, dacă este cazul, totalul datorat, metodele de plată și termenii de plată.

Cum să preveniți întârzierea plăților într-o afacere de curățenie?

Preveniți plățile întârziate trimițând facturile în aceeași zi, folosind date scadente și termene de plată clare, oferind opțiuni de plată ușoare și folosind numerele de factură pentru urmărire. Pentru clienții recurenți, luați în considerare facturile automate sau plata automată. Urmăriți rapid când o plată depășește data scadentă.

Care sunt cerințele legale pentru facturile de servicii de curățenie?

Cerințele legale pentru facturile de curățare depind de regulile dvs. de stat și locale. Multe companii trebuie să includă detaliile de bază ale facturii și, în unele cazuri, poate fi necesar să arate taxa pe vânzări, codul fiscal sau formularea specifică. Dacă nu sunteți sigur, verificați agenția fiscală de stat sau întrebați un contabil.

Cum se utilizează un șablon de factură de curățenie?

Utilizați un șablon de factură de curățenie completând detaliile companiei și ale clientului, adăugând un număr unic de factură, listând serviciile cu date, tarife și cantități și calculând totaluri. Adăugați taxe sau reduceri dacă este necesar, setați termenele de plată și data scadenței, apoi trimiteți-le prin e-mail sau poștă.

Când ar trebui să trimit o factură de curățenie?

Trimiteți o factură de curățenie cât mai curând posibil, ideal în aceeași zi a lucrării. Pentru clienții recurenți, trimiteți facturile într-un program consecvent, cum ar fi săptămânal sau lunar. Trimiterea mai rapidă reduce de obicei întârzierile și reduce numărul de întrebări.

Ar trebui să facturez serviciile de curățenie la oră sau pe post?

Facturați o dată pe oră când domeniul de aplicare se poate modifica, cum ar fi curățări profunde sau lucrări post-construcții. Factură per job atunci când munca este previzibilă, cum ar fi curățările standard recurente. Oricum, enumerați ce este inclus, astfel încât clientul să înțeleagă prețul.

Trebuie să percep taxe pe vânzări pentru serviciile de curățenie?

Depinde de starea ta și uneori de tipul serviciului de curățenie. Unele state taxează anumite servicii de curățenie, iar altele nu. Verificați regulile dvs. de stat și locale înainte de facturare și afișați clar impozitul pe factură dacă vi se cere să le încasați.

Pot percepe taxe de întârziere pentru serviciile de curățenie?

Puteți percepe adesea comisioane de întârziere, dar regulile variază în funcție de stat și de acordul dvs. cu clientul. Puneți în scris condițiile privind taxele de întârziere, includeți o dată scadentă și păstrați taxa rezonabilă. Dacă nu sunteți sigur ce este permis, verificați regulile locale.

Ce se întâmplă dacă un client pune la îndoială o taxă de curățenie?

Răspundeți indicând elementul rând pe factură și explicând ce acoperă taxa. Partajați detalii despre job, cum ar fi data, domeniul de aplicare, orele și orice suplimente. Dacă aveți fotografii, note sau o semnare, utilizați-le pentru a confirma ceea ce a fost finalizat. Puteți folosi un instrument precum Connecteam pentru a urmări aceste informații din mers.

Ce este un număr de PO și când am nevoie de el pentru o factură de curățenie?

Un număr PO este un număr de comandă de achiziție pe care un client de afaceri îl folosește pentru a aproba și a urmări cheltuielile. Aveți nevoie de el atunci când clientul vă oferă unul sau îl solicită pentru plată. Dacă o oprești, echipa de contabilitate a clientului poate întârzia sau respinge factura.

Disclaimer

Acest articol este doar pentru scopuri informative și educaționale generale. Nu este conceput ca și nu constituie consiliere de afaceri, financiară sau profesională și nu ar trebui să se bazeze ca atare. Connecteam nu își asumă responsabilitatea pentru consecințele care decurg din acțiunile întreprinse sau nu pe baza informațiilor prezente în acest articol.