Bezpłatny szablon faktury za sprzątanie, który pomoże Ci szybciej uzyskać zapłatę
Opublikowany: 2026-01-22Opóźnienia w płatnościach mocno uderzają w firmy sprzątające. Mogą zakłócić przepływ środków pieniężnych, sprawić, że płace będą stresujące i sprawić, że będziesz gonił za pieniędzmi zamiast pracować.
Czasami problemem jest myląca faktura. Czasami klienci po prostu ociągają się. Tak czy inaczej, przejrzysta faktura pomaga.
Poniżej znajduje się bezpłatny szablon faktury za sprzątanie, który możesz skopiować i wykorzystać. Pokażę Ci również, jak go wypełnić i udostępnię kilka narzędzi, które mogą ułatwić fakturowanie i rozliczenia.
Kluczowe dania na wynos
- Dobrze skonstruowana faktura pomaga klientom dokładnie zrozumieć, co są winni, a także w jaki sposób i kiedy dokonać płatności. Zmniejsza to zamieszanie i opóźnienia w płatnościach.
- Dodanie dokładnych opisów usług, stawek, warunków płatności i informacji podatkowych nie tylko prowadzi do szybszych płatności, ale także pomaga zachować zgodność z przepisami i zapewnia dokumentację, do której można się odwołać w przypadku sporu dotyczącego płatności.
- Narzędzia do automatycznego fakturowania, cyfrowe platformy płatności i aplikacje do śledzenia czasu, takie jak Connecteam, sprawiają, że rozliczenia są dokładne i wydajne.
Bezpłatny szablon faktury za sprzątanie
Oto bezpłatny szablon faktury za usługi sprzątania, którego możesz użyć w przypadku każdego rodzaju firmy sprzątającej. Wypełnij poniższy formularz i pobierz plik PDF.
Możesz też kliknąć poniższy link, a następnie kliknąć „Utwórz kopię”, aby otrzymać własny szablon faktury za sprzątanie, który możesz dostosować do swojej firmy.
Uzyskaj bezpłatny szablon faktury za sprzątanie
https://docs.google.com/document/d/1MgH1YiW1SEy56NMNtSk46e3gPaYYbNJ4zhxJuJxl2vE/edit?usp=sharing
Jak korzystać z bezpłatnego szablonu faktury Connecteam za usługi sprzątania
Szablon faktury za usługi sprzątania Connecteam jest łatwy w użyciu, niezależnie od tego, czy rozpoczynasz nową firmę sprzątającą, czy po prostu chcesz, aby Twoje fakturowanie było bardziej profesjonalne.
Oto, co należy zrobić:
Dodaj logo swojej firmy i dane kontaktowe
Umieszczenie logo firmy na górze faktury sprawi, że będziesz wyglądać profesjonalnie. Ponadto nazwa, adres i dane kontaktowe Twojej firmy sprzątającej informują klientów dokładnie, od kogo pochodzi faktura i jak się z nią skontaktować, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Jeśli pracujesz w komercyjnej firmie sprzątającej lub masz klientów biznesowych, podaj numer identyfikacyjny swojego pracodawcy (EIN), aby mógł wystawić formularz 1099, który będzie Ci potrzebny jako dowód dochodu, gdy nadejdzie czas płacenia podatków. Ponadto, jeśli w Twojej lokalizacji obowiązuje podatek od sprzedaży dla Twoich usług, dodaj swój identyfikator podatkowy na fakturze, aby ułatwić przyszłe raportowanie podatku od sprzedaży.
Wypełnij fakturę i dane klienta
Informacje dotyczące faktury znajdują się w prawym górnym rogu, aby były dobrze widoczne dla klientów. Pamiętaj, aby uwzględnić:
- Numer faktury: unikalny identyfikator faktury, który pomaga porządkować dokumentację, śledzić płatności i zarządzać księgami.
- Data faktury: informuje klientów, kiedy wystawiłeś fakturę (i że rozpoczął się termin płatności)
- Termin płatności: Jasno określa najpóźniejszą oczekiwaną datę płatności.
Niektórzy klienci komercyjni mogą wystawić numer zamówienia (PO) podczas przydzielania zadania Twojej firmie. Jeśli ją posiadasz, musisz dodać ją do swojej faktury , ponieważ pomaga to zespołowi księgowemu klienta szybko zidentyfikować, czego dotyczy faktura i autoryzować płatność. Możesz także dodać własny numer zlecenia pracy (jeśli go posiadasz), aby ułatwić wewnętrzne śledzenie.
„Wystaw rachunek” to miejsce, w którym dodajesz imię i nazwisko klienta, nazwę jego firmy lub osobę lub dział, do którego poprosił Cię o przesłanie faktur. Sprawdź dokładnie adres i dane kontaktowe, aby mieć pewność, że faktura dotrze we właściwe miejsce.
To może Cię zainteresować
Sprawdź bezpłatny szablon zlecenia sprzątania firmy Connecteam, dzięki któremu rozliczenia staną się proste.
Lista usług sprzątania
W tabeli szczegółów usługi opisz każde zadanie, za które obciąża Cię faktura. Włączać:
- Opis przedmiotu/usługi — np. „mycie okien w obiekcie XYZ” lub „sprzątanie po budowie w obiekcie ABC”.
- Data wykonania usługi .
- Stawka (godzinowa lub za pracę) zawierająca odpowiedni symbol waluty.
- Ilość w godzinach lub jednostkach.
- Łączne kwoty w wierszu dla każdego zadania, obliczone jako stawka x ilość . Dodaj tutaj także symbol waluty.
Uwzględnij rabaty i podatki oraz oblicz należną kwotę
Podsumuj sumy linii, aby uzyskać „sumę częściową”. Następnie wypisz obowiązujące rabaty i odejmij kwotę rabatu od sumy częściowej. Do tej liczby dodaj odpowiednie podatki, np. podatek od sprzedaży. Ostateczna liczba po uwzględnieniu rabatów i podatków to „Całkowita kwota należna” Twojego klienta.
To może Cię zainteresować
Nie wiesz, jakie podatki dotyczą Twoich usług sprzątania? Zapoznaj się z przewodnikiem Small Business Administration (SBA) dotyczącym stanowych obowiązków podatkowych.
Ustal jasne warunki płatności
W sekcji „Warunki płatności” wyjaśnij, kiedy i jak klienci powinni dokonać płatności, co oznacza opóźnienie w płatności i co (jeśli w ogóle) się stanie, jeśli klient opóźni się z płatnością. Można na przykład wysłać fakturę z terminem płatności i opłatą za zwłokę po określonym terminie.
Jasne warunki takie jak ten zachęcają klientów do terminowej płatności i przydadzą się, jeśli kiedykolwiek będziesz musiał podjąć kroki prawne w związku ze sporami dotyczącymi płatności.
Podaj wszystkie akceptowane sposoby płatności i odpowiednie szczegóły
W sekcji „Informacje o płatności” wymień każdą akceptowaną przez Ciebie płatność – gotówkę, Venmo, PayPal, przelew bankowy itp. – aby klienci wiedzieli, w jaki sposób mogą zapłacić.
Sprawdź dwukrotnie, czy podajesz prawidłowe dane konta , niezależnie od tego, czy jest to numer konta bankowego i numer rozliczeniowy, nazwa użytkownika czy link.
Na koniec przypomnij klientowi, aby w notatce o płatności podał numer faktury. Dzięki temu możesz sprawdzić, za które zadania zapłacono.
Wskazówka dla profesjonalistów
Dzięki oferowaniu wielu metod płatności klienci mogą łatwiej i szybciej płacić. Jeśli podasz tylko jedną, klienci mogą potrzebować więcej czasu na dokonanie płatności, jeśli nie są skonfigurowani do korzystania z preferowanej metody.
Dodaj notatkę końcową i podpis elektroniczny
Rozważ zakończenie faktury przyjazną wiadomością z podziękowaniem, prośbą o opinię, informacją o przyszłych rabatach lub czymkolwiek innym, o czym chcesz przypomnieć klientom.
Na koniec zostaw miejsce na podpis (lub podpis elektroniczny) swój i klienta, potwierdzający zakończenie pracy.
Czy wiedziałeś?
Twoi pracownicy mogą zbierać podpis elektroniczny klienta na koniec każdego zadania sprzątania, korzystając z cyfrowych formularzy Connecteam. To natychmiast formalizuje zakończenie usług, pozostawiając niewiele lub wcale miejsca na przyszłe spory dotyczące rozliczeń.
3 najważniejsze wskazówki dotyczące fakturowania i płatności za usługi sprzątania
Oto kilka najlepszych praktyk dotyczących fakturowania dla firm sprzątających:
- Użyj oprogramowania do śledzenia czasu , aby rejestrować godziny pracy sprzątaczy i oznaczać czas jako płatny lub niepodlegający rozliczeniu. Jeśli to możliwe, uzyskaj zgodę przełożonego i/lub klienta na godziny pracy. Zmniejsza to liczbę błędów rozliczeniowych i zapobiega konfliktom fakturowania.
- Automatyzuj fakturowanie za pomocą platform takich jak QuickBooks lub Xero, które można zintegrować z zegarami czasu pracy pracowników, takimi jak Connecteam, w celu automatycznego tworzenia, wysyłania i śledzenia faktur za sprzątanie.
- Chroń się przed brakiem płatności, prosząc klientów o zapłatę natychmiast po wykonaniu usługi (typowe szablony faktur za sprzątanie domu) lub przechowując dane karty kredytowej klienta w aktach (powszechne w przypadku nieruchomości komercyjnych, wynajmowanych lub powtarzających się sprzątań mieszkaniowych).
Czystsze fakturowanie zaczyna się od lepszego śledzenia
Jeśli co tydzień wykonujesz dużo pracy, najtrudniejszą częścią nie jest wysłanie faktury. Zbiera czyste szczegóły, takie jak godziny pracy, dodatki i notatki, dzięki czemu faktura jest dokładna i nie kończy się na ciągłym powtarzaniu.
Narzędzie takie jak Connecteam może pomóc, przechowując czas, notatki o zadaniach i dodatki w jednym miejscu, dzięki czemu nie będziesz musiał później łączyć wszystkiego w całość. Możesz śledzić godziny pracy według zadania, oznaczać czas płatny i niepodlegający rozliczeniu oraz zapisywać notatki lub zdjęcia w trakcie pracy. Możesz nawet uzyskać szybkie podpisanie umowy na koniec pracy.
Gdy masz czysty szablon i powtarzalny proces, fakturowanie staje się znacznie mniej irytujące.
Często zadawane pytania
Możesz wysłać fakturę za sprzątanie pocztą tradycyjną, e-mailem, łączem, które można udostępnić w oprogramowaniu do fakturowania, lub w postaci pliku za pomocą narzędzi do podpisu elektronicznego, takich jak DocuSign. Korzystanie z narzędzi cyfrowych pozwala na błyskawiczne wysyłanie faktur, dzięki czemu możesz szybciej otrzymać zapłatę.
Nie, faktura za sprzątanie to nie to samo, co paragon. Faktury trafiają do klientów, zanim zapłacą; mają żądać pieniędzy za świadczone usługi. Paragony trafiają do klientów po dokonaniu płatności; mają udowodnić, że klient zapłacił.
Fakturę niezamówioną stosuje się w sytuacji, gdy usługi zostały wykonane bez wystawienia przez klienta formalnego zamówienia. Jest najczęściej używany w przypadku mniejszych prac związanych ze sprzątaniem mieszkań lub doraźnych zleceń komercyjnych, gdzie klienci rezerwują usługi bezpośrednio za pośrednictwem Twojej witryny lub aplikacji.
Szablon faktury dla osoby sprzątającej na własny rachunek to formularz do wypełnienia, który zawiera informacje o Twojej firmie, dane klienta, szczegóły usług, stawki, sumy i warunki płatności. Użyj go, aby wysyłać spójne faktury, śledzić płatności i ograniczać liczbę ciągłych korespondencji z klientami.
Faktura za sprzątanie to rachunek, który wysyłasz po wykonaniu sprzątania. Zawiera listę tego, co zrobiłeś, kiedy to zrobiłeś, ile to kosztuje, ile klient jest winien i jak zapłacić. Pomaga klientom płacić szybciej i pomaga zachować przejrzystość dokumentacji.
Utwórz fakturę za sprzątanie, dodając informacje o firmie, dane klienta, numer faktury, datę faktury, termin płatności i szczegółową listę usług. Podaj stawki, ilości, sumę częściową, podatki lub rabaty, jeśli to konieczne, kwotę należną i szczegóły płatności.
Faktura za sprzątanie powinna zawierać nazwę firmy i dane kontaktowe, nazwę i adres klienta, numer faktury, datę faktury, termin płatności, opis usługi, datę usługi, stawkę, ilość, sumy wierszy, sumę częściową, podatki/rabaty, jeśli mają zastosowanie, kwotę należną, metody płatności i warunki płatności.
Zapobiegaj opóźnieniom w płatnościach, wysyłając faktury tego samego dnia, stosując jasne terminy płatności i warunki płatności, oferując łatwe opcje płatności i wykorzystując numery faktur do śledzenia. W przypadku stałych klientów rozważ automatyczne fakturowanie lub automatyczną płatność. Reaguj szybko, gdy minie termin płatności.
Wymogi prawne dotyczące faktur czyszczących zależą od przepisów stanowych i lokalnych. Wiele firm musi podać podstawowe dane do faktury, a w niektórych przypadkach może być konieczne przedstawienie podatku od sprzedaży, identyfikatora podatkowego lub określonych sformułowań. Jeśli nie masz pewności, sprawdź stanowy organ podatkowy lub zapytaj księgowego.
Skorzystaj z szablonu faktury za sprzątanie, wypełniając dane firmy i klienta, dodając unikalny numer faktury, wyświetlając listę usług z datami, stawkami i ilościami oraz obliczając sumy. W razie potrzeby dodaj podatki lub rabaty, ustaw warunki płatności i termin płatności, a następnie wyślij je e-mailem lub pocztą.
Wyślij fakturę za sprzątanie tak szybko, jak to możliwe, najlepiej tego samego dnia, w którym praca została zakończona. W przypadku stałych klientów wysyłaj faktury według spójnego harmonogramu, na przykład co tydzień lub co miesiąc. Szybsze wysyłanie zwykle zmniejsza opóźnienia i liczbę pytań.
Fakturuj co godzinę, gdy zakres może się zmienić, np. głębokie sprzątanie lub prace pokonstrukcyjne. Faktura za każde zadanie, jeśli praca jest przewidywalna, np. w przypadku powtarzających się standardowych sprzątań. Tak czy inaczej, wypisz, co jest wliczone w cenę, aby klient zrozumiał cenę.
Zależy to od stanu i czasami rodzaju usługi sprzątania. Niektóre stany opodatkowują niektóre usługi sprzątania, a inne nie. Przed wystawieniem faktury sprawdź przepisy obowiązujące w Twoim stanie i lokalnym, a jeśli musisz go pobrać, wyraźnie pokaż na fakturze podatek.
Często możesz pobierać opłaty za zwłokę, ale zasady różnią się w zależności od stanu i umowy z klientem. Należy sporządzić pisemne warunki dotyczące opłat za zwłokę, podać termin płatności i utrzymywać opłatę na rozsądnym poziomie. Jeśli nie masz pewności, co jest dozwolone, sprawdź lokalne przepisy.
Odpowiedz, wskazując pozycję na fakturze i wyjaśniając, czego obejmuje opłata. Udostępnij szczegóły oferty pracy, takie jak data, zakres, godziny i wszelkie dodatki. Jeśli masz zdjęcia, notatki lub podpis, użyj ich, aby potwierdzić, co zostało ukończone. Możesz użyć narzędzia takiego jak Connecteam, aby śledzić te informacje, gdziekolwiek jesteś.
Numer zamówienia zakupu to numer zamówienia zakupu, którego używa klient biznesowy do zatwierdzania i śledzenia wydatków. Potrzebujesz go, gdy klient Ci go da lub zażąda za zapłatę. Jeśli tego nie zrobisz, zespół księgowy klienta może opóźnić lub odrzucić fakturę.
Zastrzeżenie
Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie jest ona zamierzona i nie stanowi porady biznesowej, finansowej ani zawodowej i nie należy na niej polegać jako takiej. Connecteam nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje wynikające z działań podjętych lub niepodjętych na podstawie informacji zawartych w tym artykule.