Kostenlose Rechnungsvorlage für die Reinigung, damit Sie schneller bezahlt werden
Veröffentlicht: 2026-01-22Zahlungsverzug trifft Reinigungsunternehmen hart. Sie können den Cashflow beeinträchtigen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung stressig machen und dazu führen, dass Sie dem Geld hinterherjagen, anstatt Jobs zu übernehmen.
Manchmal ist das Problem eine verwirrende Rechnung. Manchmal zögern Kunden einfach. In jedem Fall hilft eine klare Rechnung.
Nachfolgend finden Sie eine kostenlose Vorlage für eine Reinigungsrechnung, die Sie kopieren und verwenden können. Außerdem zeige ich Ihnen, wie Sie es ausfüllen und stellen Ihnen einige Tools vor, die Ihnen die Rechnungsstellung und Abrechnung erleichtern können.
Wichtige Erkenntnisse
- Eine gut strukturierte Rechnung hilft Kunden, genau zu verstehen, was sie schulden und wie und wann sie Zahlungen leisten müssen. Dies reduziert Verwirrung, Hin und Her und verspätete Zahlungen.
- Das Hinzufügen genauer Servicebeschreibungen, Tarife, Zahlungsbedingungen und Steuerinformationen führt nicht nur zu schnelleren Zahlungen, sondern hilft Ihnen auch, die Vorschriften einzuhalten, und stellt Ihnen Unterlagen zur Verfügung, auf die Sie bei Zahlungsstreitigkeiten zurückgreifen können.
- Tools zur automatischen Rechnungsstellung, digitale Zahlungsplattformen und Zeiterfassungs-Apps wie Connecteam sorgen für eine genaue und effiziente Abrechnung.
Kostenlose Rechnungsvorlage für die Reinigung
Hier ist eine kostenlose Rechnungsvorlage für Reinigungsdienste, die Sie für jede Art von Reinigungsunternehmen verwenden können. Füllen Sie das untenstehende Formular aus und laden Sie Ihr PDF herunter.
Klicken Sie alternativ auf den Link unten und dann auf „Kopie erstellen“, um Ihre eigene Reinigungsrechnungsvorlage zu erhalten, die Sie an Ihr Unternehmen anpassen können.
Holen Sie sich Ihre kostenlose Rechnungsvorlage für die Reinigung
https://docs.google.com/document/d/1MgH1YiW1SEy56NMNtSk46e3gPaYYbNJ4zhxJuJxl2vE/edit?usp=sharing
So verwenden Sie die kostenlose Rechnungsvorlage von Connecteam für Reinigungsdienste
Die Rechnungsvorlage für Reinigungsdienstleistungen von Connecteam ist einfach zu verwenden, unabhängig davon, ob Sie ein neues Reinigungsunternehmen gründen oder einfach nur Ihre Rechnungsstellung professioneller gestalten möchten.
Folgendes ist zu tun:
Fügen Sie Ihr Firmenlogo und Ihre Kontaktinformationen hinzu
Wenn Sie das Logo Ihres Unternehmens oben auf Ihren Rechnungen platzieren, sehen Sie professionell aus. Darüber hinaus erfahren Kunden anhand des Namens, der Adresse und der Kontaktdaten Ihres Reinigungsunternehmens genau, von wem die Rechnung stammt und wie sie bei Bedarf Kontakt aufnehmen können.
Wenn Sie im Bereich der gewerblichen Reinigung tätig sind oder Geschäftskunden haben, geben Sie Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) an, damit Ihr Formular 1099 ausgestellt werden kann, das Sie als Einkommensnachweis benötigen, wenn es an der Zeit ist, Ihre Steuern zu zahlen. Wenn an Ihrem Standort auf Ihre Dienstleistungen Umsatzsteuer erhoben wird, fügen Sie Ihrer Rechnung außerdem Ihre Steuer-ID hinzu, um bei zukünftigen Umsatzsteuerberichten zu helfen.
Geben Sie die Rechnung und die Kundendaten ein
Verwenden Sie die obere rechte Seite für rechnungsspezifische Informationen, damit diese für Kunden leicht sichtbar sind. Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes einschließen:
- Rechnungsnummer: Eine eindeutige Kennung für Ihre Rechnung, die Ihnen hilft, Ihre Unterlagen zu organisieren, Zahlungen zu verfolgen und Ihre Bücher zu verwalten.
- Rechnungsdatum: Informiert Kunden darüber, wann Sie die Rechnung ausgestellt haben (und dass die Uhr für Zahlungen zu ticken begonnen hat)
- Fälligkeitsdatum: Gibt eindeutig das späteste Datum an, an dem die Zahlung erwartet wird.
Einige gewerbliche Kunden geben möglicherweise eine Bestellnummer (PO) an, wenn sie Ihrem Unternehmen einen Auftrag zuweisen. Wenn Sie über eine solche verfügen, müssen Sie diese Ihrer Rechnung hinzufügen , da sie dem Buchhaltungsteam des Kunden hilft, schnell zu erkennen, wofür die Rechnung bestimmt ist, und die Zahlung zu genehmigen. Sie können zur einfacheren internen Nachverfolgung auch Ihre eigene Arbeitsauftragsnummer hinzufügen (falls vorhanden).
Unter „Rechnung an“ geben Sie den Namen Ihres Kunden, den Namen seines Unternehmens oder die Person oder Abteilung ein, an die er Sie gebeten hat, Rechnungen zu senden. Überprüfen Sie die Adresse und Kontaktdaten noch einmal, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnung an der richtigen Stelle ankommt.
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Listen Sie die Reinigungsdienste auf
Beschreiben Sie in der Tabelle mit den Servicedetails jeden Auftrag, für den die Rechnung den Kunden in Rechnung stellt. Enthalten:
- Artikel-/Dienstleistungsbeschreibung – z. B. „Fensterreinigung für Standort XYZ“ oder „Reinigung nach Bauarbeiten für Standort ABC“.
- Datum der Zustellung .
- Tarif (stündlich oder pro Auftrag) , einschließlich des entsprechenden Währungssymbols.
- Menge in Stunden oder Einheiten.
- Zeilengesamtbeträge für jeden Auftrag, berechnet als Rate x Menge . Fügen Sie hier auch das Währungssymbol hinzu.
Berücksichtigen Sie Rabatte und Steuern und berechnen Sie den fälligen Gesamtbetrag
Fassen Sie die Summen Ihrer Zeilen zusammen, um eine „Zwischensumme“ zu erhalten. Listen Sie dann die geltenden Rabatte auf und subtrahieren Sie den Rabattbetrag von der Zwischensumme. Addieren Sie zu dieser Zahl relevante Steuern, beispielsweise die Umsatzsteuer. Der endgültige Betrag nach Abzug von Rabatten und Steuern ist der „Gesamtbetrag“ Ihres Kunden.
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Legen Sie klare Zahlungsbedingungen fest
Erklären Sie im Abschnitt „Zahlungsbedingungen“, wann und wie Kunden zahlen sollen, was einen Zahlungsverzug darstellt und was (wenn überhaupt) passiert, wenn ein Kunde seine Zahlung verzögert. Beispielsweise können Sie nach einem bestimmten Datum eine Rechnung mit Fälligkeitsdatum und einer Verzugsgebühr versenden.
Klare Bedingungen wie diese ermutigen Kunden, pünktlich zu zahlen, und sie sind praktisch, wenn Sie jemals rechtliche Schritte bei Zahlungsstreitigkeiten einleiten müssen.
Geben Sie alle akzeptierten Zahlungsarten und relevanten Details an
Listen Sie unter „Zahlungsinformationen“ alle Zahlungen auf, die Sie akzeptieren – Bargeld, Venmo, PayPal, Banküberweisung usw. –, damit Kunden wissen, wie sie bezahlen können.
Überprüfen Sie doppelt und dreifach, ob Sie die richtigen Kontodaten angeben , sei es Ihr Bankkonto und Ihre Bankleitzahl, ein Benutzername oder ein Link.
Erinnern Sie den Kunden abschließend daran, die Rechnungsnummer in seiner Zahlungsnotiz anzugeben. So können Sie nachverfolgen, für welche Jobs bezahlt wurden.
Profi-Tipp
Das Anbieten mehrerer Zahlungsmethoden macht es für Kunden einfacher und schneller, Sie zu bezahlen. Wenn Sie nur eine angeben, kann es länger dauern, bis Kunden ihre Zahlung leisten, wenn sie nicht für die Verwendung Ihrer bevorzugten Methode eingerichtet sind.
Fügen Sie eine Schlussnotiz und eine elektronische Signatur hinzu
Erwägen Sie, Ihre Rechnung mit einer freundlichen Dankesnachricht, Feedback-Anfragen, Informationen über zukünftige Rabatte oder etwas anderem, an das Sie Ihre Kunden erinnern möchten, abzuschließen.
Lassen Sie abschließend Platz für Ihre Unterschrift (oder E-Signatur) und die Ihres Kunden, um zu bestätigen, dass der Auftrag abgeschlossen ist.
Wussten Sie?
Mit den digitalen Formularen von Connecteam können Ihre Mitarbeiter am Ende jedes Reinigungsauftrags die elektronische Signatur eines Kunden einholen. Dadurch wird der Abschluss der Dienstleistungen sofort formalisiert und es bleibt wenig bis gar kein Raum für zukünftige Abrechnungsstreitigkeiten.
Die drei wichtigsten Rechnungs- und Zahlungstipps für Reinigungsdienste
Hier sind einige Best Practices für die Rechnungsstellung für Reinigungsunternehmen:
- Verwenden Sie eine Zeiterfassungssoftware , um die Stunden der Reinigungskräfte aufzuzeichnen und die Zeit als abrechenbar bzw. nicht abrechenbar zu markieren. Lassen Sie sich nach Möglichkeit von einem Vorgesetzten und/oder Kunden zu den vereinbarten Stunden abzeichnen. Dies reduziert Abrechnungsfehler und verhindert Rechnungskonflikte.
- Automatisieren Sie die Rechnungsstellung mit Plattformen wie QuickBooks oder Xero, die sich in Mitarbeiterstempeluhren wie Connecteam integrieren lassen, um Reinigungsrechnungen automatisch zu erstellen, zu senden und zu verfolgen.
- Schützen Sie sich vor Zahlungsausfällen , indem Sie Kunden bitten, sofort nach einer Dienstleistung zu zahlen (übliche Rechnungsvorlagen für die Hausreinigung) oder indem Sie die Kreditkartendaten der Kunden archivieren (üblich bei der Reinigung von Gewerbe-, Mietobjekten oder wiederkehrenden Wohngebäuden).
Eine sauberere Rechnungsstellung beginnt mit einer besseren Nachverfolgung
Wenn Sie jede Woche viele Aufträge erledigen, besteht der schwierige Teil nicht darin, die Rechnung zu versenden. Es sammelt saubere Details wie Stunden, Zuschläge und Notizen, damit die Rechnung korrekt ist und Sie nicht in ein langes Hin und Her geraten.
Ein Tool wie Connecteam kann dabei helfen, indem es Zeit, Jobnotizen und Add-ons an einem Ort speichert, sodass Sie die Dinge später nicht wieder zusammensetzen müssen. Sie können Stunden nach Auftrag verfolgen, abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit markieren und während der Arbeit Notizen oder Fotos speichern. Sie können am Ende eines Auftrags sogar eine kurze Abmeldung vornehmen.
Sobald Sie über eine saubere Vorlage und einen wiederholbaren Prozess verfügen, wird die Rechnungsstellung viel weniger lästig.
FAQs
Sie können eine Reinigungsrechnung per Post, E-Mail, über einen gemeinsam nutzbaren Link über eine Rechnungssoftware oder als Datei über E-Signatur-Tools wie DocuSign senden. Durch den Einsatz digitaler Tools können Sie Rechnungen sofort versenden und so schneller bezahlt werden.
Nein, eine Reinigungsrechnung ist nicht dasselbe wie eine Quittung. Rechnungen gehen an Kunden, bevor sie bezahlen; Sie sollen Geld für erbrachte Dienstleistungen verlangen. Die Quittungen gehen an den Kunden , nachdem er bezahlt hat; Sie sollen beweisen, dass der Kunde bezahlt hat.
Eine Rechnung ohne Bestellung wird verwendet, wenn Dienstleistungen erbracht wurden, ohne dass der Kunde eine formelle Bestellung erteilt hat. Es wird am häufigsten bei kleineren Reinigungsarbeiten in Privathaushalten oder Ad-hoc-Gewerbeaufträgen eingesetzt, bei denen Kunden Dienstleistungen direkt über Ihre Website oder eine App buchen.
Eine Rechnungsvorlage für selbständige Reinigungskräfte ist ein ausfüllbares Formular, das Ihre Geschäftsinformationen, Kundeninformationen, Servicedetails, Tarife, Gesamtbeträge und Zahlungsbedingungen enthält. Verwenden Sie es, um konsistente Rechnungen zu versenden, Zahlungen zu verfolgen und das Hin und Her mit Kunden zu reduzieren.
Eine Reinigungsrechnung ist eine Rechnung, die Sie nach einem Reinigungsauftrag senden. Darin wird aufgeführt, was Sie getan haben, wann Sie es getan haben, was es kostet, wie viel der Kunde schuldet und wie zu zahlen ist. Es hilft Ihren Kunden, schneller zu zahlen, und hilft Ihnen, saubere Aufzeichnungen zu führen.
Erstellen Sie eine Reinigungsrechnung, indem Sie Ihre Geschäftsinformationen, die Kundeninformationen, eine Rechnungsnummer, ein Rechnungsdatum, ein Fälligkeitsdatum und eine zeilenweise Liste der Dienstleistungen hinzufügen. Geben Sie Ihre Tarife, Mengen, Zwischensummen, Steuern oder Rabatte (falls erforderlich), den fälligen Gesamtbetrag und Zahlungsdetails an.
Eine Reinigungsrechnung sollte den Firmennamen und die Kontaktinformationen, den Namen und die Adresse des Kunden, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum, die Servicebeschreibung, das Servicedatum, den Preis, die Menge, die Zeilensummen, die Zwischensumme, ggf. Steuern/Rabatte, den fälligen Gesamtbetrag, die Zahlungsmethoden und die Zahlungsbedingungen enthalten.
Verhindern Sie verspätete Zahlungen, indem Sie Rechnungen noch am selben Tag versenden, klare Fälligkeitstermine und Zahlungsbedingungen verwenden, einfache Zahlungsoptionen anbieten und Rechnungsnummern zur Nachverfolgung verwenden. Erwägen Sie für wiederkehrende Kunden automatische Rechnungen oder Autopay. Verfolgen Sie schnell, wenn eine Zahlung das Fälligkeitsdatum überschreitet.
Die rechtlichen Anforderungen für Reinigungsrechnungen hängen von Ihren staatlichen und lokalen Vorschriften ab. Viele Unternehmen müssen grundlegende Rechnungsdetails angeben und müssen in einigen Fällen möglicherweise die Umsatzsteuer, die Steuernummer oder einen bestimmten Wortlaut angeben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich an Ihr staatliches Finanzamt oder fragen Sie einen Buchhalter.
Verwenden Sie eine Reinigungsrechnungsvorlage, indem Sie Ihre Geschäfts- und Kundendaten eingeben, eine eindeutige Rechnungsnummer hinzufügen, Dienstleistungen mit Datum, Tarifen und Mengen auflisten und Gesamtbeträge berechnen. Fügen Sie bei Bedarf Steuern oder Rabatte hinzu, legen Sie Zahlungsbedingungen und Fälligkeitstermine fest und senden Sie es dann per E-Mail oder Post.
Senden Sie so schnell wie möglich eine Reinigungsrechnung, idealerweise noch am selben Tag, an dem die Arbeit abgeschlossen ist. Versenden Sie Rechnungen für wiederkehrende Kunden nach einem einheitlichen Zeitplan, z. B. wöchentlich oder monatlich. Ein schnellerer Versand reduziert in der Regel Verzögerungen und reduziert die Zahl der Fragen.
Rechnungen werden stündlich abgerechnet, wenn sich der Umfang ändern kann, z. B. bei Grundreinigungen oder Arbeiten nach dem Bau. Rechnungen pro Auftrag, wenn die Arbeit vorhersehbar ist, wie z. B. wiederkehrende Standardreinigungen. Listen Sie in jedem Fall auf, was im Lieferumfang enthalten ist, damit der Kunde den Preis versteht.
Das hängt von Ihrem Bundesstaat und manchmal auch von der Art des Reinigungsdienstes ab. Einige Staaten besteuern bestimmte Reinigungsdienste, andere nicht. Informieren Sie sich vor der Rechnungsstellung über die Vorschriften Ihres Bundesstaats und Ihrer Gemeinde und weisen Sie die Steuer deutlich auf der Rechnung aus, wenn Sie diese einziehen müssen.
Sie können häufig Verzugszinsen erheben, die Regeln variieren jedoch je nach Bundesstaat und Ihrer Vereinbarung mit dem Kunden. Legen Sie die Bedingungen für Verzugszinsen schriftlich fest, geben Sie ein Fälligkeitsdatum an und halten Sie die Gebühr angemessen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was erlaubt ist, prüfen Sie die örtlichen Regeln.
Antworten Sie, indem Sie auf den Rechnungsposten zeigen und erklären, was die Gebühr abdeckt. Teilen Sie Jobdetails wie Datum, Umfang, Stunden und etwaige Add-ons. Wenn Sie Fotos, Notizen oder eine Freigabe haben, bestätigen Sie anhand dieser, was erledigt wurde. Sie können ein Tool wie Connecteam verwenden, um diese Informationen auch unterwegs im Auge zu behalten.
Eine Bestellnummer ist eine Bestellnummer, die ein Geschäftskunde verwendet, um Ausgaben zu genehmigen und zu verfolgen. Sie benötigen es, wenn der Kunde Ihnen eines gibt oder es zur Zahlung benötigt. Wenn Sie es weglassen, kann das Buchhaltungsteam des Kunden die Rechnung verzögern oder ablehnen.
Haftungsausschluss
Dieser Artikel dient nur allgemeinen Informations- und Bildungszwecken. Sie sind nicht als geschäftliche, finanzielle oder professionelle Beratung gedacht und stellen keine solche dar und sollten nicht als solche herangezogen werden. Connecteam übernimmt keine Verantwortung für Konsequenzen, die sich aus Maßnahmen ergeben, die auf der Grundlage der in diesem Artikel enthaltenen Informationen ergriffen oder unterlassen werden.