Plantilla de factura de limpieza gratuita para ayudarle a recibir pagos más rápido
Publicado: 2026-01-22La morosidad afecta gravemente a las empresas de limpieza. Pueden alterar el flujo de caja, hacer que la nómina sea estresante y dejarlo persiguiendo dinero en lugar de administrar trabajos.
A veces el problema es una factura confusa. A veces los clientes simplemente se demoran. De cualquier manera, una factura clara ayuda.
A continuación se muestra una plantilla de factura de limpieza gratuita que puede copiar y utilizar. También le mostraré cómo completarlo y compartiré algunas herramientas que pueden facilitar la facturación.
Conclusiones clave
- Una factura bien estructurada ayuda a los clientes a comprender exactamente lo que deben, además de cómo y cuándo realizar los pagos. Esto reduce la confusión, los ida y vuelta y los pagos retrasados.
- Agregar descripciones de servicios, tarifas, condiciones de pago e información fiscal precisas no solo conduce a pagos más rápidos, sino que también lo ayuda a cumplir con las normas y le brinda documentación para consultar si hay una disputa de pago.
- Las herramientas de facturación automática, las plataformas de pago digitales y las aplicaciones de seguimiento del tiempo como Connecteam hacen que la facturación sea precisa y eficiente.
Plantilla gratuita de factura de limpieza
Aquí tienes una plantilla de factura de servicios de limpieza gratuita que puedes utilizar para cualquier tipo de negocio de limpieza. Complete el siguiente formulario y descargue su PDF.
Alternativamente, haga clic en el enlace a continuación y luego haga clic en "Hacer una copia" para obtener su propia plantilla de factura de limpieza que puede personalizar para su negocio.
Obtenga su plantilla de factura de limpieza gratuita
https://docs.google.com/document/d/1MgH1YiW1SEy56NMNtSk46e3gPaYYbNJ4zhxJuJxl2vE/edit?usp=sharing
Cómo utilizar la plantilla de factura gratuita de Connecteam para servicios de limpieza
La plantilla de factura de servicio de limpieza de Connecteam es fácil de usar, independientemente de si estás iniciando un nuevo negocio de limpieza o simplemente buscas hacer tu facturación más profesional.
Esto es lo que debe hacer:
Agregue el logotipo de su empresa y la información de contacto
Colocar el logotipo de su empresa en la parte superior de sus facturas le dará un aspecto profesional. Además, el nombre, la dirección y los datos de contacto de su empresa de limpieza indican a los clientes exactamente de quién proviene la factura y cómo ponerse en contacto si es necesario.
Si trabaja en el sector de una empresa de limpieza comercial o tiene clientes comerciales, mencione su número de identificación de empleador (EIN) para que puedan emitir su formulario 1099, que necesitará como prueba de ingresos cuando llegue el momento de pagar sus impuestos. Además, si su ubicación aplica impuestos sobre las ventas a sus servicios, agregue su identificación fiscal en su factura para ayudar con futuros informes de impuestos sobre las ventas.
Rellena la factura y los datos del cliente
Utilice la parte superior derecha para obtener información específica de la factura para que sea fácilmente visible para los clientes. Asegúrese de incluir:
- Número de factura: un identificador único para su factura que le ayuda a organizar sus registros, realizar un seguimiento de los pagos y administrar sus libros.
- Fecha de la factura: informa a los clientes cuándo emitió la factura (y que el tiempo ha comenzado a correr para los pagos)
- Fecha de vencimiento: Especifica claramente la última fecha en que se espera el pago.
Algunos clientes comerciales pueden emitir un número de orden de compra (PO) al asignar un trabajo a su empresa. Si tienes una, debes agregarla a tu factura , ya que ayuda al equipo de contabilidad del cliente a identificar rápidamente para qué es la factura y autorizar el pago. También puede agregar su propio número de orden de trabajo (si tiene uno) para facilitar el seguimiento interno.
"Facturar a" es donde agrega el nombre de su cliente, el nombre de su empresa o la persona o departamento al que le han pedido que le envíe las facturas. Vuelva a verificar la dirección y los datos de contacto para asegurarse de que su factura llegue al lugar correcto.
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Consulte la plantilla de orden de trabajo de limpieza gratuita de Connecteam para facilitar la facturación.
Listar los servicios de limpieza
En la tabla de detalles del servicio, describa cada trabajo por el que la factura cobra a los clientes. Incluir:
- Descripción del artículo/servicio , por ejemplo, “limpieza de ventanas para el sitio XYZ” o “limpieza posterior a la construcción para el sitio ABC”.
- Fecha de servicio .
- Tarifa (por hora o por trabajo) , incluido el símbolo de moneda correspondiente.
- Cantidad en horas o unidades.
- Montos totales de línea para cada trabajo, calculados como tarifa x cantidad . Agregue aquí también el símbolo de moneda.
Incluya descuentos e impuestos y calcule el total adeudado.
Sume los totales de sus líneas para obtener un "Subtotal". Luego, enumere los descuentos aplicables y reste el monto del descuento del subtotal. A este número, agregue los impuestos relevantes, como el impuesto sobre las ventas. El número final después de descuentos e impuestos es el “Total adeudado” de su cliente.
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¿No estás seguro de qué impuestos se aplican a tus servicios de limpieza? Consulte la guía de la Administración de Pequeñas Empresas (SBA) sobre las obligaciones tributarias estatales.
Establecer condiciones de pago claras
En la sección "Condiciones de pago", explique cuándo y cómo los clientes deben pagar, qué constituye un pago atrasado y qué sucede (si sucede algo) si un cliente retrasa su pago. Por ejemplo, puede enviar una factura con una fecha de vencimiento y un cargo por pago atrasado después de una fecha determinada.
Términos claros como este alientan a los clientes a pagar a tiempo y resultan útiles si alguna vez necesita emprender acciones legales por disputas de pago.
Incluya todos los modos de pago aceptados y detalles relevantes.
En "Información de pago", indique todos los pagos que acepta (efectivo, Venmo, PayPal, transferencia bancaria, etc.) para que los clientes sepan cómo pueden pagar.
Verifique dos y tres veces que incluya los detalles correctos de la cuenta , ya sea su cuenta bancaria y número de ruta, un nombre de usuario o un enlace.
Por último, recuerde al cliente que mencione el número de factura en su nota de pago. Esto le ayuda a realizar un seguimiento de los trabajos que se han pagado.
Consejo profesional
Ofrecer múltiples métodos de pago hace que sea más fácil y rápido para los clientes pagarle. Si proporciona solo uno, los clientes pueden tardar más en realizar el pago si no están configurados para utilizar su método preferido.
Agregue una nota de cierre y firma electrónica
Considere finalizar su factura con un mensaje amigable de agradecimiento, solicitudes de comentarios, información sobre futuros descuentos o cualquier otra cosa que desee recordar a los clientes.
Finalmente, deje espacio para su firma (o firma electrónica) y la de su cliente para confirmar que el trabajo está completo.
¿Sabías?
Sus trabajadores pueden recoger la firma electrónica de un cliente al final de cada trabajo de limpieza con los formularios digitales de Connecteam. Esto formaliza instantáneamente la finalización de los servicios, dejando poco o ningún lugar para futuras disputas de facturación.
Los 3 mejores consejos de facturación y pagos para servicios de limpieza
A continuación se muestran algunas prácticas recomendadas de facturación para empresas de limpieza:
- Utilice un software de seguimiento del tiempo para registrar las horas de limpieza y marcar el tiempo como facturable y no facturable. Cuando sea posible, consiga que un supervisor y/o un cliente aprueben los horarios. Esto reduce los errores de facturación y evita conflictos de facturación.
- Automatice la facturación con plataformas como QuickBooks o Xero, que pueden integrarse con los relojes de los empleados como Connecteam, para crear, enviar y realizar un seguimiento automático de las facturas de limpieza.
- Protéjase contra la falta de pago pidiendo a los clientes que paguen inmediatamente después de un servicio (común en las plantillas de facturas de limpieza de casas) o manteniendo archivados los detalles de la tarjeta de crédito de los clientes (común en limpieza comercial, de propiedades de alquiler o residencial recurrente).
Una facturación más limpia comienza con un mejor seguimiento
Si haces muchos trabajos cada semana, lo difícil no es enviar la factura. Se trata de recopilar detalles claros, como horas, complementos y notas, para que la factura sea precisa y no termines en un montón de idas y venidas.
Una herramienta como Connecteam puede ayudar a mantener el tiempo, las notas de trabajo y los complementos en un solo lugar, para que no tengas que reconstruir las cosas más tarde. Puede realizar un seguimiento de las horas por trabajo, marcar el tiempo facturable y el no facturable y guardar notas o fotografías a medida que se realiza el trabajo. Incluso puede obtener una despedida rápida al final de un trabajo.
Una vez que tenga una plantilla limpia y un proceso repetible, la facturación se vuelve mucho menos molesta.
Preguntas frecuentes
Puede enviar una factura de limpieza por correo físico, correo electrónico, un enlace para compartir a través del software de facturación o como un archivo a través de herramientas de firma electrónica como DocuSign. El uso de herramientas digitales le permite enviar facturas al instante, para que pueda recibir sus pagos más rápido.
No, no es lo mismo una factura de limpieza que un recibo. Las facturas llegan a los clientes antes de que paguen; Deben solicitar dinero por los servicios prestados. Los recibos van a los clientes después de que hayan pagado; Deben demostrar que el cliente ha pagado.
Una factura sin pedido se utiliza cuando los servicios se prestaron sin que el cliente emitiera una orden de compra formal. Se utiliza más comúnmente en trabajos de limpieza residenciales más pequeños o trabajos comerciales ad hoc donde los clientes reservan servicios directamente a través de su sitio web o una aplicación.
Una plantilla de factura de limpieza para trabajadores autónomos es un formulario para completar que incluye la información de su empresa, información del cliente, detalles del servicio, tarifas, totales y condiciones de pago. Úselo para enviar facturas coherentes, realizar un seguimiento de los pagos y reducir los intercambios con los clientes.
Una factura de limpieza es una factura que envía después de un trabajo de limpieza. Enumera lo que hizo, cuándo lo hizo, cuánto cuesta, cuánto debe el cliente y cómo pagar. Ayuda a los clientes a pagar más rápido y le ayuda a mantener registros limpios.
Cree una factura de limpieza agregando la información de su empresa, la información del cliente, un número de factura, la fecha de la factura, la fecha de vencimiento y una lista de servicios línea por línea. Incluya sus tarifas, cantidades, subtotal, impuestos o descuentos si es necesario, total adeudado y detalles de pago.
Una factura de limpieza debe incluir el nombre de la empresa y la información de contacto, el nombre y la dirección del cliente, el número de factura, la fecha de la factura, la fecha de vencimiento, la descripción del servicio, la fecha del servicio, la tarifa, la cantidad, los totales de línea, el subtotal, los impuestos/descuentos, si corresponde, el total adeudado, los métodos de pago y las condiciones de pago.
Evite pagos atrasados enviando facturas el mismo día, utilizando fechas de vencimiento y condiciones de pago claras, ofreciendo opciones de pago sencillas y utilizando números de factura para el seguimiento. Para clientes recurrentes, considere las facturas automáticas o el pago automático. Realice un seguimiento rápido cuando un pago pase la fecha de vencimiento.
Los requisitos legales para las facturas de limpieza dependen de las normas estatales y locales. Muchas empresas deben incluir detalles básicos de la factura y, en algunos casos, es posible que deban mostrar el impuesto sobre las ventas, la identificación fiscal o una redacción específica. Si no está seguro, consulte la agencia tributaria de su estado o pregúntele a un contador.
Utilice una plantilla de factura de limpieza completando los detalles de su empresa y cliente, agregando un número de factura único, enumerando servicios con fechas, tarifas y cantidades, y calculando totales. Agregue impuestos o descuentos si es necesario, establezca condiciones de pago y fecha de vencimiento, luego envíelo por correo electrónico o postal.
Envíe una factura de limpieza lo antes posible, idealmente el mismo día en que finalice el trabajo. Para clientes recurrentes, envíe facturas en un cronograma constante, como semanal o mensual. Un envío más rápido suele reducir los retrasos y las preguntas.
Facture cada hora cuando el alcance pueda cambiar, como limpiezas profundas o trabajos posteriores a la construcción. Factura por trabajo cuando el trabajo es predecible, como limpiezas estándar recurrentes. De cualquier manera, indique lo que está incluido para que el cliente comprenda el precio.
Depende de tu estado y en ocasiones del tipo de servicio de limpieza. Algunos estados gravan ciertos servicios de limpieza y otros no. Consulte las normas estatales y locales antes de facturar y muestre los impuestos claramente en la factura si debe cobrarlos.
A menudo puede cobrar cargos por pagos atrasados, pero las reglas varían según el estado y según su acuerdo con el cliente. Establezca por escrito los términos de los cargos por pagos atrasados, incluya una fecha de vencimiento y mantenga el cargo razonable. Si no está seguro de lo que está permitido, consulte las normas locales.
Responda señalando la partida de la factura y explicando qué cubre el cargo. Comparta detalles del trabajo como fecha, alcance, horas y complementos. Si tiene fotografías, notas o una firma, utilícelas para confirmar lo que se completó. Puede utilizar una herramienta como Connecteam para realizar un seguimiento de esta información sobre la marcha.
Un número de orden de compra es un número de orden de compra que un cliente comercial utiliza para aprobar y realizar un seguimiento de los gastos. Lo necesitas cuando el cliente te lo entrega o lo requiere para el pago. Si lo deja fuera, el equipo de contabilidad del cliente puede retrasar o rechazar la factura.
Descargo de responsabilidad
Este artículo tiene únicamente fines informativos y educativos generales. No pretende ser ni constituye asesoramiento comercial, financiero o profesional, y no se debe confiar en él como tal. Connecteam no acepta responsabilidad por las consecuencias que surjan de acciones tomadas o no tomadas con base en la información presente en este artículo.