قالب فاتورة تنظيف مجاني لمساعدتك في الحصول على أموال بشكل أسرع
نشرت: 2026-01-22ضربت المدفوعات المتأخرة شركات التنظيف بشدة. يمكنهم التخلص من التدفق النقدي، وجعل الرواتب مرهقة، ويتركونك تطارد المال بدلاً من إدارة الوظائف.
في بعض الأحيان تكمن المشكلة في فاتورة مربكة. في بعض الأحيان يقوم العملاء فقط بسحب أقدامهم. وفي كلتا الحالتين، فاتورة واضحة تساعد.
يوجد أدناه نموذج فاتورة تنظيف مجاني يمكنك نسخه واستخدامه. سأوضح لك أيضًا كيفية ملئه ومشاركة بعض الأدوات التي يمكن أن تجعل عملية إعداد الفواتير وإعداد الفواتير أسهل.
الوجبات السريعة الرئيسية
- تساعد الفاتورة جيدة التنظيم العملاء على فهم ما يدينون به بالضبط، بالإضافة إلى كيفية وتوقيت إجراء الدفعات. وهذا يقلل من الارتباك، ذهابًا وإيابًا، وتأخير المدفوعات.
- لا تؤدي إضافة أوصاف دقيقة للخدمة والأسعار وشروط الدفع والمعلومات الضريبية إلى دفعات أسرع فحسب، بل تساعدك أيضًا على البقاء متوافقًا وتمنحك الوثائق للرجوع إليها في حالة وجود نزاع حول الدفع.
- أدوات الفواتير التلقائية ومنصات الدفع الرقمية وتطبيقات تتبع الوقت مثل Connecteam تجعل الفواتير دقيقة وفعالة.
قالب فاتورة التنظيف المجاني
إليك نموذج فاتورة خدمات التنظيف المجاني الذي يمكنك استخدامه لأي نوع من أعمال التنظيف. املأ النموذج أدناه وقم بتنزيل ملف PDF الخاص بك.
بدلاً من ذلك، انقر على الرابط أدناه، ثم انقر على "إنشاء نسخة" للحصول على نموذج فاتورة التنظيف الخاص بك والذي يمكنك تخصيصه لعملك.
احصل على قالب فاتورة التنظيف المجاني
https://docs.google.com/document/d/1MgH1YiW1SEy56NMNtSk46e3gPaYYbNJ4zhxJuJxl2vE/edit?usp=sharing
كيفية استخدام قالب فاتورة Connecteam المجاني لخدمات التنظيف
يتميز قالب فاتورة خدمة التنظيف الخاص بـ Connecteam بسهولة الاستخدام، بغض النظر عما إذا كنت تبدأ مشروعًا جديدًا للتنظيف أو تتطلع فقط إلى جعل فواتيرك أكثر احترافية.
إليك ما يجب فعله:
أضف شعار عملك ومعلومات الاتصال
إن وضع شعار شركتك أعلى فواتيرك يجعلك تبدو محترفًا. بالإضافة إلى ذلك، فإن اسم شركة التنظيف الخاصة بك وعنوانها وتفاصيل الاتصال الخاصة بك يخبر العملاء بالضبط عن مصدر الفاتورة وكيفية الاتصال بهم إذا لزم الأمر.
إذا كنت تعمل في مجال شركة التنظيف التجارية أو لديك عملاء من رجال الأعمال، فاذكر رقم تعريف صاحب العمل (EIN)، حتى يتمكنوا من إصدار نموذج 1099 الخاص بك، والذي ستحتاج إليه كدليل على الدخل عندما يحين وقت دفع الضرائب. وأيضًا، إذا كان موقعك يطبق ضريبة المبيعات على خدماتك، فأضف معرفك الضريبي في فاتورتك للمساعدة في إعداد تقارير ضريبة المبيعات المستقبلية.
قم بملء الفاتورة وتفاصيل العميل
استخدم الجانب العلوي الأيسر للحصول على معلومات خاصة بالفاتورة بحيث تكون مرئية للعملاء بسهولة. تأكد من تضمين:
- رقم الفاتورة: معرف فريد لفاتورتك يساعد في تنظيم سجلاتك وتتبع المدفوعات وإدارة كتبك.
- تاريخ الفاتورة: يخبر العملاء عندما قمت بإصدار الفاتورة (وأن الساعة بدأت تدق للدفعات)
- تاريخ الاستحقاق: يحدد بوضوح التاريخ الأخير المتوقع للدفع.
قد يصدر بعض العملاء التجاريين رقم أمر الشراء (PO) عند تعيين وظيفة لشركتك. إذا كان لديك واحدة، فيجب عليك إضافتها إلى فاتورتك ، لأنها تساعد فريق محاسبة العميل على التعرف بسرعة على الغرض من الفاتورة والموافقة على الدفع. يمكنك أيضًا إضافة رقم أمر العمل الخاص بك (إذا كان لديك رقم) لتسهيل التتبع الداخلي.
"إرسال الفاتورة إلى" هو المكان الذي تضيف فيه اسم عميلك، أو اسم نشاطه التجاري، أو الشخص أو القسم الذي طلب منك إرسال الفواتير إليه. تحقق جيدًا من العنوان وتفاصيل الاتصال للتأكد من وصول فاتورتك إلى المكان الصحيح.
هذا قد يثير اهتمامك
تحقق من قالب أمر عمل التنظيف المجاني الخاص بـ Connecteam لتسهيل إعداد الفواتير.
قائمة خدمات التنظيف
في جدول تفاصيل الخدمة، قم بوصف كل مهمة يتم تحصيل الفاتورة من العملاء مقابلها. يشمل:
- وصف العنصر/الخدمة - على سبيل المثال، "تنظيف النوافذ لموقع XYZ" أو "تنظيف ما بعد البناء لموقع ABC".
- تاريخ الخدمة .
- السعر (بالساعة أو لكل وظيفة) ، بما في ذلك رمز العملة ذات الصلة.
- الكمية بالساعات أو الوحدات.
- سطر إجمالي المبالغ لكل وظيفة، محسوبًا على أساس المعدل × الكمية . أضف رمز العملة هنا أيضًا.
تضمين الخصومات والضرائب، وحساب إجمالي المستحق
قم بتلخيص إجماليات الخط الخاص بك للحصول على "الإجمالي الفرعي". ثم قم بإدراج الخصومات المطبقة واطرح مبلغ الخصم من الإجمالي الفرعي. أضف إلى هذا الرقم الضرائب ذات الصلة، مثل ضريبة المبيعات. الرقم النهائي بعد الخصومات والضرائب هو "الإجمالي المستحق" لعميلك.
هذا قد يثير اهتمامك
غير متأكد ما هي الضرائب المطبقة على خدمات التنظيف الخاصة بك؟ راجع دليل إدارة الأعمال الصغيرة (SBA's) للالتزامات الضريبية للدولة.
حدد شروط دفع واضحة
في قسم "شروط الدفع"، اشرح متى وكيف يجب على العملاء الدفع، وما الذي يشكل دفعة متأخرة، وماذا يحدث (إن وجد) إذا تأخر العميل في الدفع. على سبيل المثال، يمكنك إرسال فاتورة بتاريخ استحقاق ورسوم تأخير بعد تاريخ معين.
تشجع الشروط الواضحة مثل هذه العملاء على الدفع في الوقت المحدد، وتكون مفيدة إذا كنت بحاجة إلى اتخاذ إجراء قانوني بشأن نزاعات الدفع.
قم بتضمين جميع طرق الدفع المقبولة والتفاصيل ذات الصلة
ضمن "معلومات الدفع"، قم بإدراج كل دفعة تقبلها - نقدًا، وVenmo، وPayPal، والتحويل المصرفي، وما إلى ذلك - حتى يعرف العملاء كيف يمكنهم الدفع.
تحقق مرتين وثلاث مرات من تضمين تفاصيل الحساب الصحيحة ، سواء كان ذلك حسابك البنكي ورقم التوجيه أو اسم المستخدم أو الرابط.
وأخيرًا، ذكّر العميل بذكر رقم الفاتورة في مذكرة الدفع الخاصة به. يساعدك هذا على تتبع الوظائف التي تم الدفع مقابلها.
نصيحة للمحترفين
إن تقديم طرق دفع متعددة يجعل من الأسهل والأسرع على العملاء الدفع لك. إذا قمت بتوفير طريقة واحدة فقط، فقد يستغرق العملاء وقتًا أطول لإجراء الدفع إذا لم يكونوا مستعدين لاستخدام الطريقة المفضلة لديك.
أضف ملاحظة ختامية وتوقيعًا إلكترونيًا
فكر في إنهاء فاتورتك برسالة شكر ودية أو طلبات تعليقات أو معلومات حول الخصومات المستقبلية أو أي شيء آخر تريد تذكير العملاء به.
أخيرًا، اترك مساحة لتوقيعك وتوقيع عميلك (أو التوقيع الإلكتروني) لتأكيد اكتمال المهمة.
هل تعلم؟
يستطيع العاملون لديك جمع التوقيع الإلكتروني للعميل في نهاية كل مهمة تنظيف باستخدام نماذج Connecteam الرقمية. يؤدي هذا إلى إضفاء الطابع الرسمي على استكمال الخدمات على الفور، مما لا يترك مجالًا كبيرًا للنزاعات المستقبلية بشأن الفواتير.
أهم 3 نصائح للفواتير والمدفوعات لخدمات التنظيف
فيما يلي بعض أفضل ممارسات الفواتير لشركات التنظيف:
- استخدم برنامج تتبع الوقت لتسجيل ساعات عمل عمال النظافة وتحديد الوقت على أنه قابل للفوترة مقابل غير قابل للفوترة. عندما يكون ذلك ممكنًا، اطلب من المشرف و/أو العميل تسجيل الخروج في ساعات العمل. وهذا يقلل من أخطاء الفواتير ويمنع تعارض الفواتير.
- قم بأتمتة الفواتير باستخدام منصات مثل QuickBooks أو Xero، والتي يمكن أن تتكامل مع ساعات دوام الموظفين مثل Connecteam، لإنشاء فواتير التنظيف وإرسالها وتتبعها تلقائيًا.
- احمِ نفسك من عدم الدفع عن طريق مطالبة العملاء بالدفع فورًا بعد انتهاء الخدمة (شائع في قوالب فاتورة التنظيف المنزلي) أو عن طريق الاحتفاظ بتفاصيل بطاقة الائتمان الخاصة بالعملاء في ملف (شائع في العقارات التجارية أو المستأجرة أو التنظيف السكني المتكرر).
تبدأ الفواتير الأنظف بتتبع أفضل
إذا كنت تقوم بالكثير من المهام كل أسبوع، فإن الجزء الأصعب هو عدم إرسال الفاتورة. إنها تجمع تفاصيل نظيفة مثل الساعات والوظائف الإضافية والملاحظات حتى تكون الفاتورة دقيقة ولا ينتهي بك الأمر في مجموعة من المراسلات ذهابًا وإيابًا.
يمكن لأداة مثل Connecteam مساعدتك من خلال الاحتفاظ بالوقت وملاحظات المهام والوظائف الإضافية في مكان واحد، حتى لا تقوم بتجميع الأشياء معًا لاحقًا. يمكنك تتبع الساعات حسب الوظيفة، ووضع علامة على الوقت القابل للفوترة مقابل الوقت غير القابل للفوترة، وحفظ الملاحظات أو الصور أثناء تنفيذ العمل. يمكنك أيضًا الحصول على تسجيل خروج سريع في نهاية المهمة.
بمجرد حصولك على قالب نظيف وعملية قابلة للتكرار، تصبح عملية تحرير الفواتير أقل إزعاجًا بكثير.
الأسئلة الشائعة
يمكنك إرسال فاتورة التنظيف عبر البريد الفعلي أو البريد الإلكتروني أو رابط قابل للمشاركة من خلال برنامج الفواتير أو كملف من خلال أدوات التوقيع الإلكتروني مثل DocuSign. يتيح لك استخدام الأدوات الرقمية إرسال الفواتير على الفور، حتى تتمكن من الحصول على أموالك بشكل أسرع.
لا، فاتورة التنظيف ليست مثل الإيصال. تذهب الفواتير إلى العملاء قبل أن يدفعوا؛ عليهم أن يطلبوا المال مقابل الخدمات المقدمة. تذهب الإيصالات إلى العملاء بعد قيامهم بالدفع؛ إنهم لإثبات أن العميل قد دفع.
يتم استخدام الفاتورة غير الطلبية عندما يتم تقديم الخدمات دون أن يصدر العميل أمر شراء رسمي. يتم استخدامه بشكل شائع في وظائف التنظيف السكنية الصغيرة أو الوظائف التجارية المخصصة حيث يقوم العملاء بحجز الخدمات مباشرة من خلال موقع الويب الخاص بك أو التطبيق.
قالب فاتورة التنظيف للعاملين لحسابهم الخاص هو نموذج ملء يتضمن معلومات عملك ومعلومات العميل وتفاصيل الخدمة والأسعار والإجماليات وشروط الدفع. استخدمه لإرسال فواتير متسقة وتتبع المدفوعات وتقليل المراسلات مع العملاء.
فاتورة التنظيف هي فاتورة ترسلها بعد مهمة التنظيف. فهو يسرد ما فعلته، ومتى فعلته، وما هي التكاليف، والمبلغ المستحق على العميل، وكيفية الدفع. فهو يساعد العملاء على الدفع بشكل أسرع ويساعدك على الاحتفاظ بسجلات نظيفة.
قم بإنشاء فاتورة تنظيف عن طريق إضافة معلومات عملك ومعلومات العميل ورقم الفاتورة وتاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق وقائمة الخدمات سطرًا بسطر. قم بتضمين الأسعار والكميات والإجمالي الفرعي والضرائب أو الخصومات إذا لزم الأمر، وإجمالي المستحقات، وتفاصيل الدفع.
يجب أن تتضمن فاتورة التنظيف اسم الشركة ومعلومات الاتصال، واسم العميل وعنوانه، ورقم الفاتورة، وتاريخ الفاتورة، وتاريخ الاستحقاق، ووصف الخدمة، وتاريخ الخدمة، والسعر، والكمية، وإجماليات الأسطر، والإجمالي الفرعي، والضرائب / الخصومات إن وجدت، وإجمالي المستحق، وطرق الدفع، وشروط الدفع.
منع الدفعات المتأخرة عن طريق إرسال الفواتير في نفس اليوم، باستخدام تواريخ استحقاق وشروط دفع واضحة، وتقديم خيارات دفع سهلة، واستخدام أرقام الفواتير للتتبع. بالنسبة للعملاء المتكررين، فكر في الفواتير التلقائية أو الدفع التلقائي. المتابعة بسرعة عندما تتجاوز الدفعة تاريخ الاستحقاق.
تعتمد المتطلبات القانونية لتنظيف الفواتير على قواعد الولاية والقواعد المحلية. يجب أن تتضمن العديد من الشركات تفاصيل الفاتورة الأساسية وقد تحتاج إلى إظهار ضريبة المبيعات أو المعرف الضريبي أو صياغة محددة في بعض الحالات. إذا لم تكن متأكدًا، فتحقق من وكالة الضرائب في ولايتك أو اسأل محاسبًا.
استخدم قالب فاتورة التنظيف عن طريق ملء تفاصيل عملك وعميلك وإضافة رقم فاتورة فريد وإدراج الخدمات بالتواريخ والأسعار والكميات وحساب الإجماليات. أضف الضرائب أو الخصومات إذا لزم الأمر، وحدد شروط الدفع وتاريخ الاستحقاق، ثم أرسلها عبر البريد الإلكتروني أو البريد.
أرسل فاتورة التنظيف في أسرع وقت ممكن، ويفضل أن يكون ذلك في نفس اليوم الذي تكتمل فيه المهمة. بالنسبة للعملاء المتكررين، أرسل الفواتير وفقًا لجدول زمني ثابت، مثل أسبوعيًا أو شهريًا. عادةً ما يؤدي الإرسال الأسرع إلى تقليل حالات التأخير وتقليل عدد الأسئلة.
فاتورة كل ساعة عندما يمكن أن يتغير النطاق، مثل التنظيف العميق أو أعمال ما بعد البناء. فاتورة لكل مهمة عندما يكون العمل متوقعًا، مثل عمليات التنظيف القياسية المتكررة. وفي كلتا الحالتين، قم بإدراج ما تم تضمينه حتى يفهم العميل السعر.
يعتمد ذلك على حالتك وأحيانًا نوع خدمة التنظيف. تفرض بعض الولايات ضرائب على خدمات تنظيف معينة والبعض الآخر لا تفرض ضرائب. تحقق من قواعد الولاية والقواعد المحلية قبل إصدار الفواتير، وأظهر الضريبة بوضوح على الفاتورة إذا كان مطلوبًا منك تحصيلها.
يمكنك في كثير من الأحيان فرض رسوم متأخرة، ولكن القواعد تختلف حسب الولاية وحسب اتفاقيتك مع العميل. ضع شروط الرسوم المتأخرة كتابيًا، وقم بتضمين تاريخ الاستحقاق، واجعل الرسوم معقولة. إذا لم تكن متأكدًا مما هو مسموح به، فتحقق من القواعد المحلية.
قم بالرد بالإشارة إلى بند الفاتورة وشرح ما تغطيه الرسوم. مشاركة تفاصيل الوظيفة مثل التاريخ والنطاق والساعات وأي إضافات. إذا كان لديك صور أو ملاحظات أو تسجيل خروج، فاستخدمها لتأكيد ما تم إكماله. يمكنك استخدام أداة مثل Connecteam لتتبع هذه المعلومات أثناء التنقل.
رقم أمر الشراء هو رقم أمر شراء يستخدمه عميل الأعمال للموافقة على الإنفاق وتتبعه. أنت في حاجة إليها عندما يعطيك العميل واحدة أو يطلبها للدفع. إذا تركتها، فقد يقوم فريق محاسبة العميل بتأخير الفاتورة أو رفضها.
تنصل
هذه المقالة هي لأغراض إعلامية وتعليمية عامة فقط. وليس المقصود منها أن تشكل نصيحة تجارية أو مالية أو مهنية ولا ينبغي الاعتماد عليها على هذا النحو. لا تتحمل Connecteam أي مسؤولية عن العواقب الناشئة عن الإجراءات المتخذة أو التي لم يتم اتخاذها بناءً على المعلومات الواردة في هذه المقالة.