Di quali funzionalità dei sistemi telefonici aziendali hai bisogno?

15. Capacità di invio di fax

A quei tempi, molti di noi erano abituati ai toni striduli di un fax che faceva il suo lavoro. Le persone continuano a inviare e ricevere fax, ma la tecnologia è molto diversa. Utilizzando un'app mobile di terze parti, puoi inviare un fax da un telefono cellulare. Puoi anche inviare un fax utilizzando i sistemi VoIP. E, naturalmente, un sistema telefonico aziendale può includere una tipica configurazione fax.

16. Inoltro delle chiamate

Sulla maggior parte dei telefoni, puoi inoltrare manualmente una chiamata in arrivo. La tecnica varia leggermente: premere #72 o 72#, ascoltare un segnale di linea e quindi premere il numero di telefono a cui deve andare la chiamata.

È solo più semplice e veloce avere l'inoltro di chiamata come selezione pronta. È possibile inoltrare le chiamate ad altri dipendenti o configurare il telefono per inoltrare tutte le chiamate a un telefono cellulare.

17. Monitoraggio delle frodi

Le chiamate instradate tramite Internet possono essere monitorate utilizzando un software di rilevamento delle frodi e/o un software di gestione del rischio. Questa capacità è importante per le aziende.

18. Telefonate di gruppo

Una teleconferenza è un numero di singoli utenti, tutti collegati nella stessa chiamata. Una telefonata di gruppo, proprio come sembra, collega gruppi di persone o dipendenti. È una teleconferenza che coinvolge gruppi anziché singoli utenti. È necessario per connettere gruppi di persone che lavorano come una squadra.

19. Abilitazione delle cuffie

Hai davvero bisogno di usare un auricolare. Un auricolare per una chiamata fa molto di più che liberare le mani per scrivere o lavorare mentre ascolti e rispondi. Un auricolare, utilizzato con un sistema telefonico, un PC o un laptop, aiuta a bloccare il rumore di fondo.

20. Messaggistica istantanea

La messaggistica istantanea è l'invio immediato di SMS, da telefono a telefono o tramite Internet. Puoi anche inviare messaggi istantanei utilizzando i sistemi VoIP.

21. Musica d'attesa

Se pensi di non aver bisogno di questo, dai un'occhiata a questa statistica. Più della metà dei clienti che vengono messi in attesa senza musica, riattaccano. Ai clienti non piace essere messi in attesa. Inoltre, ai clienti non piace essere messi in attesa senza musica.

22. Riconoscimento vocale interattivo

IVR è una funzione che consente a un chiamante di essere riconosciuto a voce. La voce della persona è preregistrata. Quando la persona chiama, il sistema telefonico risponde automaticamente alla voce del chiamante. I sistemi IVR possono anche essere configurati per rispondere a un codice specifico del chiamante, che il chiamante digita sulla tastiera quando richiesto. L'IVR è importante per le aziende che gestiscono informazioni mediche e finanziarie private.

23. Chiamate internazionali

Ci sono tutti i modi per risparmiare denaro quando si effettua una chiamata internazionale. Ad esempio, se due sedi o partner commerciali sono autorizzati a utilizzare Microsoft, ad esempio uno negli Stati Uniti e uno all'estero, gli utenti con licenza possono chiamarsi a vicenda utilizzando un programma speciale. Alcuni sistemi VoIP hanno anche una tariffa fissa e bassa per le chiamate internazionali.

24. Siti collegati

I telefoni Android (Galaxy) possono essere collegati a Windows 10. Una volta collegati i due, gli utenti possono trasferire file e rispondere a messaggi e chiamate.

25. Disattivazione microfono

Alcuni modelli di telefono hanno un pulsante muto, ma questa funzione è più comune sulle cuffie. Il muto è un semplice on/off.

La funzione ha un paio di vantaggi: ad esempio, stai ascoltando ma non vuoi che l'altra persona senta quello che stai facendo, come i rumori del tuo ufficio a casa o sul posto di lavoro.

26. Supporto multi-dispositivo: collegamento a telefoni cellulari

Questo è spesso chiamato gemellaggio, il che ha senso. Il gemellaggio è una forma di tessitura, ed è quello che stai facendo. Stai accoppiando un telefono cellulare e un telefono fisso.

Perché dovresti farlo? Bene, Twinning consente agli utenti di effettuare e ricevere chiamate su due dispositivi separati. Offre inoltre agli utenti la possibilità di condividere le informazioni dal telefono fisso, ad esempio una directory aziendale, al cellulare.

27. Elenco aziendale telefonico

Un receptionist digitale può indirizzare i chiamanti a una directory aziendale o aziendale. Con alcuni sistemi telefonici dell'ufficio, ogni telefono nel sistema può accedere a tale rubrica.

Questa caratteristica aumenta davvero l'efficienza. Ad esempio, supponiamo che la persona che gestisce il reparto assistenza di una concessionaria di auto sia in chiamata con un cliente che dice che sta acquistando un'auto nuova. Il cliente vuole parlare con qualcuno nelle vendite. Il responsabile del servizio sa che due venditori sono fuori nel lotto, ma un terzo venditore è disponibile. Accedendo alla directory aziendale, trasferisce senza problemi la chiamata e il vantaggio del cliente non viene perso. Questo è il tipo di knowledge worker di cui hanno bisogno per essere più efficienti.

28. Inoltro di chiamata telefonica

Questa funzione consente agli utenti di reindirizzare una chiamata a un'altra posizione, ad esempio un altro dipendente. Può anche essere utilizzato per reindirizzare le chiamate da un telefono dell'ufficio a un cellulare. Un dipendente può impostare il telefono in modo che funzioni in questo modo mentre lascia il posto di lavoro.

29. Registrazione delle chiamate

Bene, lo sappiamo, non è legale registrare le chiamate quando la persona non sa che le stai registrando. Ma essere in grado di registrare una chiamata, se avviata da una persona e accettata da un'altra, può essere una caratteristica importante. Può essere utilizzato da un avvocato o da un giornalista, per esempio.

30. Ricomponi

Sì, puoi controllare l'ID chiamante per ottenere il numero di tutte le chiamate. La funzione di ricomposizione consente di comporre automaticamente la chiamata più recente. Con alcuni telefoni la funzione di ricomposizione consente agli utenti di comporre fino a 3 chiamanti più recenti.

31. Uso del telefono remoto

Questo è il nome dell'app del telefono Android che consente al telefono Android di connettersi al PC o laptop Windows 10.

32. Instradamento delle chiamate in arrivo a qualsiasi dispositivo

Con questa funzione, è possibile configurare il telefono per instradare le chiamate in arrivo a diversi numeri di telefono. Il controllo delle chiamate fuori orario è una caratteristica importante per molte aziende.

Ad esempio, supponiamo che tu esegua un servizio tecnico di riscaldamento/aria condizionata. La prima chiamata di "problema" fuori orario va al primo numero scelto, la successiva chiamata di problema va al secondo numero scelto e così via.

33. Screening delle chiamate

L'ID chiamante può essere utilizzato per schermare le chiamate. Le chiamate possono anche essere schermate tramite un sistema telefonico VoIP. Le chiamate possono essere schermate attraverso una piattaforma di servizio. Ad esempio, lo screening e il blocco delle chiamate Nextiva è una caratteristica standard della sua piattaforma di servizi telefonici aziendali e del suo sistema di comunicazione unito.

34. Condivisione dello schermo

Questa è una caratteristica molto necessaria. Con la condivisione dello schermo, lo schermo di un computer visualizzato da una persona può essere condiviso con un'altra o con un gruppo. I team di dipendenti possono esaminare le informazioni, che li aiutano a lavorare insieme.

È una caratteristica importante per un'azienda che si occupa di grafici o colonne di cifre, come una società di investimento. In quel tipo di attività, la condivisione dello schermo è uno strumento di servizio clienti.

35. Suoneria secondaria

Con questa funzione, una chiamata in entrata squilla anche su un dispositivo secondario. Ad esempio, una chiamata in entrata squillerà anche quando un dipendente è connesso tramite laptop e cuffie. È una caratteristica importante da avere in modo che non vengano perse chiamate quando un dipendente non è presente per rispondere al telefono dell'ufficio principale.

36. Funzionalità di chiamata rapida

I telefoni sono varie funzionalità per memorizzare i numeri per la composizione rapida. Con alcuni telefoni è possibile impostare solo 3 numeri di chiamata rapida, con altri fino a 9. È possibile impostare 9 numeri Skype di "composizione rapida".

37. Videoconferenza

Questa funzione consente la conferenza utilizzando video e audio. Ci sono due o più utenti, in due o più posizioni.

38. Segreteria telefonica

La segreteria telefonica può essere registrata come parte del telefono o come apparecchiatura separata. I messaggi vocali possono essere ricevuti anche su sistemi VoIP e ascoltati cliccando su un file audio.

39. Funzione di posta vocale per e-mail

Con alcuni sistemi VoIP, ricevi un'e-mail di notifica che hai ricevuto un messaggio. Quindi fai clic sul file audio e ascolta il messaggio.

Una funzionalità più recente trascrive effettivamente il messaggio vocale in parole scritte. La funzione funziona in modo simile a come funziona nei telefoni cellulari. Con gli SMS sul cellulare, gli utenti possono scegliere di parlare nel microfono del cellulare e far trascrivere le loro parole in un messaggio di testo.

La segreteria telefonica per le parole scritte funziona più o meno allo stesso modo. Ma invece della voce del telefono cellulare al testo, è la trascrizione del messaggio vocale in una parola scritta tramite e-mail. La segreteria telefonica per e-mail è una buona funzionalità per chi ha bisogno di multitasking: gestire una telefonata mentre vede ciò che un chiamante separato ha lasciato come messaggio.

40. Telefonate VoIP

Vo IP sta per Voice over Internet Protocol. Invece di utilizzare una linea telefonica, la chiamata viene effettuata tramite IP. Vo IP funziona al meglio con l'accesso a Internet a banda larga ad alta velocità se desideri tutte le funzionalità disponibili. Ma se non disponi di Internet ad alta velocità, se puoi inviare e-mail, puoi utilizzare il VoIP.

Le migliori opzioni di sistema telefonico aziendale per una piccola impresa

Se sei un imprenditore individuale o un titolare di un'azienda con un numero limitato di dipendenti, la tua organizzazione potrebbe non aver bisogno di tutte le funzionalità di un sistema di comunicazione. Ma se speri di crescere, potresti voler scegliere le funzionalità disponibili in modo proattivo per ottenere i migliori sistemi telefonici per le piccole imprese.

Durante la pandemia, i proprietari di piccole imprese si sono adattati. Hanno usato la tecnologia perché non potevano incontrarsi faccia a faccia. Anche se sei un unico proprietario o manager di un piccolo gruppo di dipendenti, potresti interagire con aziende più grandi.

Puoi scommettere che le aziende più grandi utilizzano la videoconferenza per le comunicazioni. Avere questa capacità potrebbe essere la caratteristica più importante del sistema telefonico dell'ufficio oggi.

Tipi di sistemi telefonici per ufficio da considerare

In passato, tutti usavano quella che viene chiamata PSTN, o rete telefonica pubblica commutata. In altre parole, PSTN è una linea fissa per le comunicazioni.

Hai bisogno di Internet ad alta velocità per utilizzare le comunicazioni VoIP. Se hai provato VoIP in passato, potresti essere stato disattivato da una scarsa qualità del suono. Questo è cambiato. Le chiamate VoIP tramite un computer desktop o laptop sono chiare come una linea fissa.

I sistemi telefonici cloud sono molto facili da usare nelle applicazioni aziendali. Le opzioni per accedere al sistema telefonico cloud sono varie e questo è uno dei motivi per cui è un mezzo popolare per le comunicazioni delle aziende.

Dovresti calciare la tua linea fissa sul marciapiede? E se la tua azienda utilizza lo stesso numero di telefono da anni? Potresti essere in grado di trasferire quel numero su un servizio VoIP.

Altre opzioni del sistema telefonico dell'ufficio

Ecco un paio di funzionalità che potrebbero adattarsi a determinate aziende:

Routing basato sul tempo

Indirizza le chiamate verso varie località in base ai fusi orari.

Messaggistica unificata

Più tipi di messaggi vanno a una casella di posta.

Baby Monitor

Alcuni telefoni possono essere collegati a un baby monitor, un'opzione particolarmente utile per i dipendenti che lavorano da casa.

Come funzionano i sistemi telefonici aziendali?

I sistemi telefonici funzionano in due modi principali, tramite le linee telefoniche tradizionali o tramite Internet. Con Internet, i sistemi telefonici possono essere basati su cloud o VoIP.

A cosa serve un telefono in un ufficio?

Un'azienda potrebbe comunque aver bisogno di un vero telefono in ufficio, anche se un'azienda non utilizza il telefono in modo tradizionale.

Ad esempio, le chiamate vengono ricevute dal telefono aziendale e instradate con un operatore digitale. Oppure il telefono aziendale può essere configurato per instradare le chiamate a un altro telefono o cellulare.

Un vero telefono aziendale in ufficio è ancora importante. Può fungere da hub che disperde le chiamate in arrivo nella posizione corretta.

Quali sono i diversi tipi di sistemi telefonici aziendali?

I principali tipi di sistemi telefonici aziendali sono PSTN (rete fissa), VoIP e basati su cloud.

Un sistema telefonico basato su cloud invia voce e informazioni su Internet. Gli utenti possono quindi accedere alle informazioni che si trovano nel cloud. È possibile accedere alle informazioni tramite una varietà di dispositivi, come i telefoni cellulari.

Che cos'è un sistema telefonico basato su cloud?

Un sistema telefonico basato su cloud trasmette voce e dati su Internet e tali informazioni vengono archiviate in un cloud. Gli utenti possono accedere alle informazioni Cloud utilizzando una varietà di dispositivi, purché i dispositivi dispongano di una connessione Internet.

L'utilizzo del Cloud crea comodità per tutti gli utenti. Non importa che tipo di dispositivo l'utente ha – cellulare, tablet, laptop – fintanto che c'è una connessione a Internet, l'utente può accedere alle informazioni.

Cosa sono i sistemi telefonici VoIP?

Esiste un numero crescente di fornitori di sistemi telefonici che utilizzano il sistema VoIP per le comunicazioni. Le comunicazioni su Internet tramite VoIP sono spesso meno costose dei sistemi di comunicazione tradizionali.

Ecco alcuni provider VoIP:

• RingCentral
• Vai a Connect
• 8X8
• Voce digitale Verizon
• Jack magico per affari

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